請求書とは？意味や必要性、作り方などをまとめて解説

「請求書って何だろう？」
「役割や必要性を詳しく知りたい」

このように思うことはありませんか？

請求書とは、取引先に提供した商品やサービスの対価を請求する文書のことです。

ビジネス活動を円滑におこなうにあたり、報酬確定のための請求書のやり取りは欠かせません。

そこで本記事では、下記の内容を紹介します。

• 請求書の意味や必要性
• 請求書と見積書・納品書・領収書との違い
• 請求書の作成で準備すべきもの
• 請求書の書き方・送り方

請求書の意味から送り方まで網羅的に知りたい方は、ぜひ最後までご一読ください。

なお、請求書は作ったら終わりではなく、管理業務も発生します。毎月発生する請求書処理の煩雑さに、頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。

そのような場合には、請求書管理業務を効率化する「法人"ビリングONE"」がおすすめです。

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請求書とは？必要性やルールもあわせて解説

はじめに、請求書にまつわる下記3つの内容を紹介します。

1. 請求書の意味
2. 請求書はなぜ必要？
3. 請求書の書式のルール

それぞれ詳しく見ていきましょう。

請求書の意味

請求書とは、「仕事の報酬やサービス利用で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書」です。

取引先との間で発生した仕事やサービスに対する報酬を、文書で確定させるのが目的です。

ビジネス上の慣習として利用されている請求書ですが、実は請求書の発行が法律で義務付けられている訳ではありません。

それでは、なぜ請求書は多くの企業や個人事業主に利用されているのでしょうか。続いて、請求書の必要性を解説します。

請求書はなぜ必要？

請求書が必要な理由は、「請求する側」と「請求される側」で異なります。まず、請求する側の必要性は、下記のとおりです。

商品やサービスの対価は口頭でも請求できますが、書面に残しておくことで取引先との食い違いや支払い忘れを防ぎやすくなります。

続いて、請求される側の必要性は下記のとおりです。

各々必要性はありますが、請求書はトラブル防止に役立つ書面になりますので、できる限り発行するのが無難です。

請求書の書式のルール

実は、法的に請求書の書式のルールは存在しません。そのため、請求書の形式は自由に選択することが可能です。

とはいえ、文書や封筒に記載すべき項目は存在します。

正しい書式で記載できていないと、「ビジネス上のマナーを知らない相手だ」と判断され、取引をおこなううえで不利な展開を招いてしまうかもしれません。

書き方の詳細に関しては、後ほど「請求書の書き方を「文書」と「封筒」に分けて紹介」でお伝えします。

請求書と見積書・納品書・領収書との違い

請求書と同様、ビジネスシーンで見かける文書に「見積書」「納品書」「領収書」があります。

各文書の特徴は、下記のとおりです。

では、それぞれの文書の詳細を見ていきましょう。

見積書とは

見積書とは、「受注者がサービスを提供する前に、発注者に対してサービス内容やおおよその金額を伝える文書」のことです。

請求書と見積書では、それぞれ文書を発行するタイミングが異なります。

受注側は、見積書を事前に提示しておくことで、サービス内容の認識のズレを防ぐ効果があります。

また発注側は、サービス利用を検討する際に複数社を比較することも少なくありません。そのようなとき、見積書があると比較検討しやすくなります。

納品書とは

納品書とは、「仕事の受注者が商品・サービスを納品する際に、発注者へ発行する文書」を指します。

納品物が正しく納品されているのか、発注者が確認するために必要な文書です。

通常、納品書と請求書の金額は一致します。そのため、両者の金額が一致しない場合は文書を再発行したり不一致の理由を記録したりする作業が必要になります。

領収書とは

領収書とは、「仕事の受注者が報酬を受け取った際に発行する文書」です。領収書を発行することで、受注者と発注者は下記の内容を証明できます。

法律上、受注者が発注者に対して領収書の発行を求めた場合、発注者は領収書を発行する義務があります。

一方で、請求書は発行の義務が法的に定められているわけではありません。

また、請求書は「支払いがおこなわれる前に発行される文書」であるのに対し、領収書は「支払いが完了した後に発行される文書」であることも両者の違いです。

請求書の作成で準備すべき3つのもの

請求書の作成で準備すべきものは、下記の3つです。

1. 請求書の雛形（フォーマット）
2. 印鑑
3. （電子請求書の場合）ロゴデータ

特に「請求書の雛形」と「印鑑」は、ぜひとも準備しておきたいものになります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.請求書の雛形（フォーマット）

請求書の雛形（フォーマット）を準備するメリットは、請求書作成の効率が上がることです。

請求書を発行するたびに新たな書式を作成すると、請求書の発行だけで大変な労力を使うことになってしまいます。

しかし、フォーマットの場合、発行者は必要な部分を埋めるだけで済みます。

またフォーマットの使用は、請求書の作成にともなうミスを削減する意味でも効果的です。

発注者が定めたフォーマットがあれば、そちらを使用するようにしましょう。もし指定のフォーマットがなければ、市販のものや請求書作成サービスを利用するのが便利です。

なお、下記の記事では請求書のテンプレートを用途別に10個紹介しています。いずれも無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

2.印鑑

請求書の書式に法的なルールが存在しないのと同様に、請求書への押印も必須ではありません。

しかしながら、

• 受注者が発行したことを証明できる
• 請求書を偽造されにくくなる

などの理由から、請求書へ押印するケースが多いです。法人の場合は角印、個人の場合は印鑑を使うのが一般的です。

3.（電子請求書の場合）ロゴデータ

電子請求書を利用する場合、ロゴデータを載せられます。

請求書は取引先が毎月のように目にするため、ロゴデータを載せることで会社のロゴを覚えてもらいやすくなる点がメリットです。

また、ロゴデータがあることで請求書を改ざんされにくくなったり、「信用できる取引先である」と会社のイメージアップにつながったりすることもあります。

請求書へのロゴデータは必須ではありませんが、あったらプラスαのメリットを期待できますので、迷ったら設置するのがおすすめです。

下記の記事では、電子請求書の特徴や請求書を電子化するメリットなどを解説していますので、あわせてチェックしてみてください。

請求書の書き方を「文書」と「封筒」に分けて紹介

ここからは、請求書の書き方を「文書」と「封筒」に分けて紹介します。

1. 請求書の「文書」に記載すべき項目
2. 請求書の「封筒」に記載すべき項目

それぞれ記載すべき項目がありますので、請求書を作る際の参考にしてください。

請求書の「文書」に記載すべき項目

一般的に、請求書の「文書」に記載すべき項目は下記の5点です。

参考：国税庁｜請求書等の記載事項や発行のしかた

請求書発行者は、氏名に加えて会社名や屋号・住所・メールアドレス・振込先などを記載します。

名称は、会社名がなければ個人名でも構いません。取引を行った内容は、商品・サービスの名称や数量、単価などを記載します。

取引金額は、請求する商品・サービスをまとめた「小計」と消費税も加えた「合計」を記載しましょう。

なお、下記の記事では記載例付きで請求書の書き方を詳しく紹介していますので、より本格的に知りたい方はぜひご参照ください。

請求書の「封筒」に記載すべき項目

請求書の「封筒」に記載すべき項目を、表面と裏面に分けて紹介します。まず、請求書の表面に記載すべき項目は、下記のとおりです。

請求書受け取り先の宛名は、会社や部署宛の場合は「御中」、担当者宛の場合は「様」を使用します。

また「請求書在中」の明記は、手書きではなく印鑑やスタンプでも問題ありません。

続いて、請求書の裏面に記載すべき項目は下記のとおりです。

上記の内容をすべて記載した後は、封をした場所に「〆」を記載します。加えて、請求書の封筒には表面へ切手の貼付も必要です。

請求書の送り方は？「紙」と「電子」に分けて紹介

請求書を作り終えた後は、取引先に送る作業が発生します。ここでは、請求書の送り方を「紙」と「電子」に分けて紹介します。

• 「紙の請求書」の送り方
• 「電子請求書」の送り方

請求書の送り方にもマナーが存在しますので、ぜひチェックしてみてください。

「紙の請求書」の送り方

「紙」で請求書を送る際は、請求書と一緒に送付状（添え状）を同封します。

その際、請求書は三つ折りにするのが一般的です。記入面が内側になるように折ってください。

また、請求書の用紙はA4、封筒のサイズは長形3号を使用するのがベターです。

1点注意すべきなのは、請求書を郵送する際にメール便を使わないことです。信書である請求書をメール便で送ると違法行為に該当しますので、普通郵便で送るようにしましょう。

「電子請求書」の送り方

「電子媒体」を利用して請求書を送る際は、事前に請求先から了承を得るようにしましょう。

電子媒体を利用した請求書のやり取りが増えてはいるものの、なかには紙での請求書しか受け付けていない相手も存在するからです。

また、トラブル防止のため請求書は必ずPDF化して送るようにします。

2022年には電子帳簿保存法が改正され、すべての事業者に「電子取引」への対応が義務化されました。

2024年1月以降、PDF化した請求書をメールに添付してやり取りする際は、法律で定められた保存要件を満たさなければなりません。

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罰則が課せられるのを避けるためにも、ぜひお役立ち資料をダウンロードして今すぐ知っておくべきポイントをご確認ください。

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請求書は、作成や送付だけではなく管理業務も発生します。

請求書の開封作業や入力作業などの業務が、経理担当者の負担になっている企業も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、請求書に関連する業務を効率化できるサービスの活用です。

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分散しがちな請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめることで、支払い処理を1回にできます。

それだけではなく、Web上での一元管理も実現します。

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請求書に関してよくある5つのQ&A

請求書に関してよくある質問は、下記の5つです。

1. インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは？
2. 請求書は再発行しても良いもの？
3. 請求書の振込手数料はどちらが負担すべき？
4. 請求書に収入印紙は必要？
5. 請求書の保管期間は？

それでは、ひとつずつ回答します。

Q1.インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは？

「インボイス」とは、適用税率や消費税額などの記載要件を満たした請求書のことです。インボイス制度が施行される背景には、「軽減税率」の存在があります。

2019年に消費税が引き上げられて以降、消費税率は10％です。しかし、食品やテイクアウトの宅配、週2回以上発行される新聞などには「軽減税率（8%）」が適用されます。

すなわち、現在は8％と10％の商品が混在する形になっています。

この商品によって異なる消費税率を、請求書内でしっかりと区分けするのがインボイス制度導入の目的です。

インボイス制度下では、課税事業者は制度の要件を満たした請求書を発行しなければなりません 。

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Q2.請求書は再発行しても良いもの？

請求書は、再発行することが可能です。請求書の再発行が必要になるケースには、下記のようなものが挙げられます。

ただし、請求書を発行する際は、

• 二重請求にならないように気を付ける

• 基本的には、前回と同じ発行日を記載する

などに注意が必要です。

Q3.請求書の振込手数料はどちらが負担すべき？

一般的に、請求書の振込手数料は「発注者」が負担するケースが多いです。しかし、企業によっては受注者が負担するケースもあります。

発注者が負担するのか受注者が負担するのかは、一概にはいえません。トラブル防止のためにも、事前に契約書などでどちらが負担するのかを確認しておくことが重要です。

Q4.請求書に収入印紙は必要？

基本的に、請求書へ収入印紙を貼る必要はありません。

ただし、請求書が領収書を兼ねるケースでは、収入印紙を貼らなければならない点に注意が必要です。

例えば、受け取った売上代金の記載金額が「5万円以上100万円以下」の場合、請求書兼領収書に貼る収入印紙の額は200円です。

請求書兼領収書に必要な収入印紙の額は、記載金額に応じて異なります。

Q5.請求書の保管期間は？

下記のとおり、請求書の保管期間は法人と個人事業主で異なります。

請求書の保管期間は、法律で定められています。

対象期間中の保管は請求書を扱う者に課せられた義務ですので、保管期間の経過を待たず勝手に請求書を破棄してはなりません。

請求書の保管期間について、詳しくは下記の記事で紹介しています。気になる方はぜひご一読ください。

請求書を正しく理解してスムーズに取引しよう

請求書を発行すると、商品やサービスの取引がおこなわれたことを証明できます。また、書面に残しておくことで、取引先との食い違いや支払い忘れを防止するのに効果的です。

請求書の書き方や送り方にはマナーが存在しますので、本記事でお伝えした内容を参考にしてスムーズな取引にお役立てください。

なお、請求書はペーパーレス化することで、再発行や修正対応が楽になるなど多くのメリットを得られます。

請求書を紙で保管する場合、やり取りする数が多くなるほど資料も膨大になりますが、ペーパーレス化すれば書類の保管スペースは必要ありません。

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