コスト削減とは？即効性のあるアイデア6選・事例・進め方など完全ガイド

コスト削減はキャッシュフローに影響を与えることから、企業にとって重要な取り組みであることは間違いありません。

しかし、設備や人件費など規模の大きいものから通信費や光熱費のような細かい経費まで、具体的に何から取り組めばいいか悩んでしまうケースも少なくありません。

そこで本記事では、下記の内容を紹介します。

• 企業が知っておくべき主要なコスト
• 効果的なコスト削減の具体的な方法
• コスト削減を成功させる手順
• 即効性のあるコスト削減の6つのアイデア

これからコスト削減に取り組む方、さらに削減を進めたい方、どちらにも使えるアイデアを紹介しますので、ぜひ読み進めてみてください。

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コスト削減とは？

本記事でいうコスト削減とは、企業や組織が業務を効率化し、余分な支出を減らすことで経費を抑える取り組みを指します。

コスト削減は、企業の収益性の向上を目的とした重要な経営戦略の一つです。主に下記のようなメリットが得られます。

闇雲に経費を削減するのではなく、長期的な視点で企業価値の向上につながるような取り組みが必要です。

企業が知っておくべき4つの主要コスト

企業が知っておくべき主要なコストは、大きく下記の4つです。

1. 人件費
2. オフィスコスト
3. 原材料費
4. 販管費

順番に見ていきましょう。

コスト1.人件費

人件費は多くの企業にとって、最大の支出項目です。従業員の給与・賞与・社会保険料などが含まれます。

人件費の削減は慎重に行う必要がありますが、適切に管理することで大きな効果が期待できます。

業務の効率化や生産性向上を通じて、残業時間の削減や適切な人員配置で人件費の最適化が可能です。一方で過度な人件費削減は、従業員のモチベーション低下や人材流出につながるおそれがあります。

バランスの取れた対応が求められるため、単純な人員削減ではなく「業務プロセスの見直し」や「人材育成による生産性向上」に焦点を当てることが大切です。

コスト2.オフィスコスト

賃料・光熱費・維持管理費など、事業所の運営に関わるさまざまな経費が含まれるのがオフィスコストです。

近年テレワークの普及により、オフィススペースの見直しが進み「フリーアドレス制の導入」や「サテライトオフィス」の活用が活発です。そこでオフィススペースを削減することで、賃料や光熱費を大幅に抑えられます。

また「省エネ機器の導入」や「ペーパーレス化の推進」も、オフィスコスト削減の効果的な方法です。

オフィスコストの見直しは、単なる経費削減だけでなく働き方改革にもつながる可能性があります。柔軟な勤務形態の導入や快適な職場環境の整備によって、従業員の満足度向上と生産性アップが同時に実現できる点も魅力の一つです。

コスト3.原材料費

原材料費は、製造業やサービス業において重要なコスト項目です。仕入れ先の見直しや発注量の最適化、在庫管理の効率化などを通じて、原材料費を削減できる可能性があります。

複数の仕入れ先と交渉して価格競争を促したり、長期契約によって安定的に原材料を確保したりすることで、コストを抑えられます。生産工程の効率化や歩留まり（※）の改善によって、原材料の余分を減らすことも留意点の一つです。

原材料費の削減は安い材料を使うだけでなく、品質を維持しながら効率的に使用する点もポイントです。サプライチェーン（供給網）全体を見直し、余分のない調達・生産体制を構築できれば、長期的なコスト削減につながります。

コスト4.販管費

広告宣伝費・交通費・通信費・消耗品費など、日々の業務運営に関わるさまざまな経費が含まれるのが「販売管理費（販管費）」です。

これらの経費は、一つひとつは小さい額だとしても、積み重なると大きな金額になります。

また不要な出張を減らしてオンライン会議を活用したり、社用車の運用を見直したりすることで、交通費の削減が可能です。

さらに、それぞれの業務に適したクラウドサービスの活用により、システム運用のコスト削減も見込めます。

加えて、郵便料金の値上げも無視できないコストの一つです。2024年10月1日から郵便料金が大幅に改定され、下表の通り値上げされています。

扱う郵便物が少なければ問題ありませんが、 毎月多くの郵便を利用している企業にとっては、経費への影響は無視できません。

定期的に販管費の内訳を精査し、本当に必要な支出かどうかを見極めるような管理体制を組みましょう。ただし、広告宣伝費のような「売上に直結する経費」は、慎重に判断する必要があります。

コスト削減を実現する5つの具体的な方法

コスト削減を実現する具体的な方法を、5つ紹介します。

1. 業務プロセスの見直し
2. テレワークの導入
3. 外部委託の活用
4. IT化の推進
5. エネルギー効率の改善

具体的な方法を知っておくと、いざ実行に移すときに役立ちますので、ぜひ読み進めてみてください。

方法1.業務プロセスの見直し

業務プロセスの見直しは、人件費の適正化と業務効率向上を実現する効果的な手段です。

まず、現在の業務フローを可視化し、余剰工程や重複作業がないか分析しましょう。そのうえで、非効率な作業や過剰な手順を特定し、それらの見直しや自動化を通じて、業務品質を維持しながら作業時間の短縮を図ります。

また部署間の連携を強化し、情報共有を円滑にすることで、意思決定のスピードアップや重複作業の削減につながります。

業務プロセスの見直しにより、残業時間の削減や人員の適正化が可能となり、結果として人件費を抑制できます。

方法2.テレワークの導入

テレワークの導入は、オフィスコストの削減に大きな効果があります。固定的なオフィススペースの縮小で、賃料や光熱費などの固定費削減が可能です。

例として、前述したフリーアドレス制を併用することで、必要なデスク数を減らしてオフィススペースを効率的に活用できます。また、サテライトオフィスやコワーキングスペースの活用も固定費削減の選択肢の一つです。

テレワークは単なるコスト削減だけでなく、従業員の働き方の柔軟性を高め、ワークライフバランスの向上にもつながります。副次的な効果として、生産性の向上や優秀な人材の確保・定着にも寄与するためテレワークの導入はおすすめです。

方法3.外部委託の活用

外部委託（アウトソーシング）とは、自社の業務の一部を外部の専門企業や人材に委託する経営手法のことです。

まず、「社内で行うよりも、外部の専門家に任せたほうが効率的な業務」を選出しましょう。

外部委託の対象となりやすい代表例として、経理・人事・IT管理などのバックオフィス業務や、専門性の高い法務・広報などの業務が挙げられます。

アウトソーシングすれば、固定費として抱えていた人件費を変動費に変えられます。必要な時に必要なだけのリソースを確保することが可能です。

ただし外部委託を行う際は、品質管理や情報セキュリティには十分に注意しましょう。内部情報を共有することになるため、信頼できるサービスを選ぶことが重要です。

経理のアウトソーシングについては下記の記事で紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

方法4.IT化の推進

IT化の推進は、業務効率化と長期的なコスト削減を同時に実現する効果的な方法です。クラウドサービスやAI、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの技術を活用することで、さまざまな業務を自動化・効率化できます。

例えば「経理業務の効率化」と「システム運用コストの削減」を目的として、クラウド型の会計ソフトを導入してみるのも一つの方法です。

また、社内コミュニケーションツールの活用により、会議時間の短縮やペーパーレス化を推進できます。

IT化の導入には初期投資が必要ですが、長期的に見れば人件費や運用コストの削減につながります。一度にすべてをIT化できなくても、一部だけ導入できないか検討していきましょう。

IT促進の最初の一手として取り組みやすい施策の一つに「ペーパーレス化」が挙げられます。請求書や領収書などの証憑書類の取り扱いが紙の場合は、着手してみるのもおすすめです。

当サイトでは、請求書をペーパーレス化するメリットや進め方がわかる資料を無料配布しています。

ペーパーレス化を進める際の注意点も紹介していますので、下記のボタンからお気軽にダウンロードしてみてください。

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また、経理業務のIT化については下記の記事で詳しく解説しています。メリット・デメリットも紹介しているのでぜひご覧ください。

方法5.エネルギー効率の改善

エネルギー効率の改善は、日常的なコスト削減を実現する効果的な方法です。まず、現在のエネルギー使用状況を把握し、余分な消費がないか分析します。

具体的な施策として、LED照明への切り替えや、高効率な空調設備の導入が挙げられます。長期的には大きな節約効果が期待できますが、初期投資が必要な点は留意しておきましょう。

また、社員の意識改革も重要です。こまめな消灯や適切な空調温度設定など、日々の小さな取り組みの積み重ねで大きな効果を生み出します。

さらに予算が許す場合は、太陽光発電や風力発電などの再生可能エネルギーの導入も検討してみましょう。太陽光パネルの設置は初期投資は大きくなりますが、長期的には電力コストの大幅な削減につながる可能性があります。

加えて、「環境へ配慮している企業」としても評価され、ブランドイメージの向上にも寄与します。

コスト削減を成功させる6つのステップ

ここからは、コスト削減を成功させる6つのステップを解説します。

1. 現状分析
2. 目標設定
3. 削減計画の立案
4. 社内への周知
5. 実行とモニタリング
6. 改善と見直し

「ただ実行する」だけにならないよう、手順を踏んで進めましょう。

ステップ1.現状分析

コスト削減の第一歩は現状を分析し、自社のコスト構造を正確に把握することです。まず、過去数年分の財務諸表を精査し、主要なコスト項目とその推移を特定しましょう。

売上高に対する各コスト項目の比率を算出し、同業他社との比較を行うことで、自社の強みや弱みを明確にできます。例えば人件費比率が業界平均より高い場合、そこに改善の余地があるかもしれません。

また、部門別や製品別のコスト分析も重要です。収益に貢献している、またはコストを押し上げているのは「どの部門や製品か？」を把握することで、より的確な対策を講じられます。

ステップ2.目標設定

現状分析に基づき、具体的な数値目標を設定します。「コストを削減する」という漠然とした目標はおすすめしません。下記の例のように、具体的で測定可能な目標を立ててみましょう。

目標設定の際は、「短期的な目標」と「中長期的な目標」をバランスよく設定します。

短期的には即効性のある施策で成果を出し、中長期的には構造的な改革をめざすなど、段階的なアプローチを取ることが効果的です。

コスト削減が企業の成長や品質維持を阻害しないよう、売上高や顧客満足度などの指標も並行してモニタリングするのがおすすめです。

ステップ3.削減計画の立案

目標設定ができたら、目標達成のための具体的な実行計画を立案しましょう。

まず、前述の「コスト削減を実現する5つの具体的な方法」などを参考に、自社に適した施策をリストアップします。

次に、各施策の効果と実行難易度を評価し、優先順位をつけましょう。「効果が高くて、実行が容易なもの」から着手して早期に成果を出すことで、組織全体のモチベーションを高められます。

例えば、経理業務のペーパーレス化や不要な会議の削減のように、すぐに着手できる施策から始めましょう。「業務プロセスの見直し」や「IT化の推進」などの大規模な施策は、徐々に取り組む「段階的なアプローチ」が効果的です。

ステップ4.社内への周知

コスト削減を成功させるには、全社的な取り組みが不可欠です。経営陣や経理担当が率先してコスト削減の重要性を説明し、全従業員の理解と協力を得る必要があります。

具体的には、全体会議やメールなどを通じて、コスト削減の目的や目標、具体的な施策を明確に伝えましょう。

単なるコスト削減ではなく「企業の競争力強化」や「持続可能な成長のための取り組み」であることを強調し、従業員の前向きな参加を促します。

また、下記のように部門ごとの目標を設定して進捗状況を定期的に共有するのもおすすめです。

組織全体の当事者意識が向上し、より高い効果が見込めるようになります。

他にも、従業員からの改善提案を奨励して優れた提案には報奨を設けるなど、ボトムアップの取り組みも効果的です。

ステップ5.実行とモニタリング

計画を着実に実行し、その効果を定期的に測定・分析することも重要です。施策ごとに担当者を決め、実行スケジュールと進捗状況を管理します。

効果測定は、できるだけ数値化して行いましょう。数値化しやすい項目を、下記に挙げてみました。

具体的な指標を設定して定期的にモニタリングするのがポイントです。

数値化したら月次や四半期ごとに進捗会議を開催し、社内で成果と課題を共有します。

予想以上の効果が出ている施策は他部門にも展開し、期待通りの成果が出ていない施策は原因を分析して対策を講じます。

ステップ6.改善と見直し

コスト削減は一度行えば終わりではなく、継続的な改善が必要です。定期的に計画の見直しを行いPDCAサイクルを回すことで、持続的なコスト削減が実現します。

第一に実施すべきは、これまでの取り組みの成果を総合的に評価することです。目標達成度や想定外の影響などを分析し、成功要因と改善点を明確にします。

次に、新たな課題や環境変化を踏まえて次期の目標と計画を策定しましょう。成功した施策はさらに強化し、効果が不十分だった施策は見直しや代替案の検討を行います。

また、業界動向や新技術の導入など、外部環境の変化にも注目しておきましょう。新しいサービスの利用により、現状よりも大きなコスト削減が可能になるかもしれません。

即効性のあるコスト削減アイデア6選！

即効性のあるコスト削減のアイデアを、6つ紹介します。

1. ペーパーレス化
2. 余分な会議の削減
3. 節電対策
4. 在庫の最適化
5. 経費精算の厳格化
6. 請求書の受領サービスを利用する

自社に当てはまりそうなものから、ご覧ください。

アイデア1.ペーパーレス化

ペーパーレス化は、印刷コストの削減だけでなく業務効率の向上にもつながる施策です。まず、社内文書の電子化から始めましょう。

紙の配布を最小限にするには、会議資料はプロジェクターやタブレットで共有するのがおすすめです。

また、電子署名システムを導入すれば、契約書や申請書の印刷の必要性もなくなります。

さらに、クラウドストレージの活用もコスト削減に効果的です。文書を電子化してクラウドに保存することで、保管スペースの削減と情報共有の円滑化を同時に実現できます。

請求書のデータ化で郵便料金値上げへの対策を！

ペーパーレス化は、文書の検索性向上や情報セキュリティの強化にもつながります。比較的取り組みやすいのは、請求書のデータ化です。

請求書のデータ化は、郵便料金値上げへの対策にも効果が見込めます。年間で請求書を発行している数が多い企業ほど、大きなコスト削減につながります。

請求書をデータ化するサービスはたくさんあり、大きな手間もかからないのが特徴です。

例えば、NTTファイナンスの回収代行サービスは、請求データさえ作成すれば自動でエンドユーザーに請求してくれるサービスです。

収納状況も管理画面上で確認できるので、入金状況を確認する手間も省けます。適格請求書の電子送付にも対応しており、ECサイトなどのAPI連携も可能です。

請求・料金回収の効率化が実現する「回収代行サービス」の詳細は、下記からサービス資料をダウンロードのうえご確認ください！

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アイデア2.余分な会議の削減

会議の見直しは、時間とエネルギーの大きな節約になります。まず、各会議の必要性を再評価し、不要な定例会議は思い切って廃止しましょう。

必要な会議についても、参加者を最小限に絞り、事前に明確なアジェンダを設定します。

アジェンダがあることで会議の目的や議題が明確になるだけでなく、参加者が事前に準備を整えられるため無駄な説明が省け、会議の時間短縮につながります。

会議の時間制限を設け、例えば1時間の会議を45分に短縮するなど、集中して議論を行うように心がけましょう。

またオンライン会議ツールの活用も効果的で、移動時間の削減や会議室の有効活用につながります。

アイデア3.節電対策

節電は、「小さな積み重ねが大きな効果を生む」の典型例です。

まず、不要な照明の消灯を徹底しましょう。昼休みや退社時の消灯はもちろん、晴れた日は窓際の照明を落とすなど、細かな対応が大切です。

空調設定温度の最適化も効果的です。夏は28度、冬は20度を目安に設定し、クールビズやウォームビズを推奨します。

出典：エアコンの使い方について｜環境省

直射日光を遮り空調効率を上げるには、ブラインドやカーテンの活用も有効です。

PCやコピー機などのOA機器は、未使用時にはこまめに電源を切るか、省エネモードに設定しましょう。細かいことではありますが、小さな取り組みを全社で実践することで、電気代の大幅な削減につながります。

アイデア4.在庫の最適化

在庫の最適化は、資金繰りの改善とコスト削減に直結します。

まず現在の在庫状況を正確に把握し、過剰在庫や滞留在庫を特定しましょう。需要予測の精度を上げ、適正な在庫量を再設定します。

例えば、ABC分析を用いて回転率の高い商品と低い商品を区別し、それぞれに適した発注方法を採用します。

またサプライヤーとの関係を見直し、小ロット・多頻度納品への切り替えを検討するものおすすめです。在庫の削減と同時に、保管スペースの縮小や管理コストの削減も期待できます。

アイデア5.経費精算の厳格化

直接的なコスト削減と従業員の意識向上につながるのが、経費精算の厳格化です。

まずは、経費使用のガイドラインを明確化して全社に周知しましょう。交通費や宿泊費、接待費などに上限を設定し、上限を超える場合は事前承認を必要とするルールを導入します。

また経費精算システムを導入し、申請から承認までのプロセスを電子化するのもおすすめです。電子化できれば、チェック機能の強化と処理時間の短縮を図れます。

経費精算の厳格化は、直接的なコスト削減効果に加え、従業員のコストに対する意識を高められます。「コスト削減文化の構築」にも役立つため、従業員の理解と協力を得て上手に進めていきましょう。

アイデア6.請求書の受領サービスを利用する

「請求書の受領サービス」の活用で、経理業務の効率化とコスト削減が期待できます。

例えば、拠点ごとにバラバラに届く請求書を一括で受けとることができれば、人件費の削減につながります。また同時に、処理時間の短縮やペーパーレス化の推進も進められるのも魅力の一つです。

次の章でおすすめのサービスを紹介します。

コスト削減を推進するなら「法人"ビリングONE"」がおすすめ

コスト削減の推進には、NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」がおすすめです。

「法人"ビリングONE"」は、支払い期日が異なる通信費や公共料金などの請求書をNTTファイナンスが一度立て替え、その後にお客さまへ一括請求するサービスです。

複数の拠点ごとにバラバラ届く請求書や、支払い期日が異なる請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめることで、支払い処理を1回にできます。

支払いの処理を1回にまとめられるため、今までかかっていた人件費や確認作業のコスト削減が可能です。

インボイス制度にも対応している「法人"ビリングONE"」の詳細は、下記からサービス資料をダウンロードのうえご確認ください。

＼請求書管理・支払いを自動化できる！／

▲初期導入コスト無料で利用可能

コスト削減の事例

コスト削減の事例を知りたい方に向けて、前章で紹介した「法人"ビリングONE"」を活用した例を2つ紹介します。

1. 信用金庫｜帯広信用金庫様
2. ホテル事業｜ワンファイブホテルズ様

事例1.信用金庫｜帯広信用金庫様

1つ目は、信用金庫の事例です。創業から100年以上の歴史をもつ「帯広信用金庫」様は、下記の3つの課題を抱えていました。

特に、支払いに関する業務が毎月1,500件もあり、多くのコストがかかっていました。

そこで「法人"ビリングONE"」を導入してみると、毎月176通届いていたNTT系の請求書がわずか1通にまとまりました。

具体的には下表の通り82時間かかっていた作業が5分で済むようになり、大幅な効果を実感できています。

事例の詳細は、下記からチェックしてみてください。

事例2.ホテル事業｜ワンファイブホテルズ様

2つ目は、ホテル事業の事例です。全国にホテルを14店舗展開する「ワンファイブホテルズ」様は主に2つの課題を抱えていました。

ホテルが1つオープンする際に「30回線15請求」ほど増えることもあって、負担が増え続けていた背景があります。

そこで「法人"ビリングONE"」を導入すると、毎月200通弱届いていた請求書がわずか1通の電子請求書にまとまりました。

かかっていた時間などは下表の通り削減され、確かな効果を実感できています。

事例の詳細は、下記からご覧いただけます。

コスト削減は重要！できるところから始めよう

コスト削減は、「今どれくらいかかっていて、どの程度改善できるのか」を明確にするのが重要です。人件費やオフィスコストなのか、それ以外なのか、現在の課題にあったコスト削減の方法を実施していきましょう。

なお、バランスの良いコスト削減をめざすなら、経理に関する業務のコスト削減がおすすめです。

NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」なら「人件費」と「紙などのオフィスコスト」両方のコスト削減が見込め、導入のハードルも高くありません。

具体的な導入事例を資料にまとめていますので、下記のボタンをクリックのうえ無料でダウンロードしてみてください。