塾や習い事の月謝は口座振替でスマートに！メリット・方法・手続きを解説
塾や習い事を運営する事業者にとって、月謝の現金集金は多くの課題があります。
そこで本記事では、事前に登録した銀行口座から料金が引き落とされる「口座振替（口座引き落とし）」のメリットや注意点、導入方法などを紹介します。
口座振替を利用するには、塾や習い事に通う生徒の保護者の同意が欠かせません。スムーズな導入のために、生徒側のメリットも併せて理解しておきましょう。
なお、NTTファイナンスでは、全国の金融機関の口座振替に対応できる楽々クラウド決済サービスの活用ガイドを無料で配布しています。
煩雑になりがちな生徒や保護者の情報を一元管理できるほか、収納・未納状況が一覧で確認できるため確認作業の負担軽減にもつながります。
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目次[非表示]
- ・塾や習い事の月謝を口座振替にする2つの方法
- ・【立場別】塾や習い事の月謝を口座振替にするメリット
- ・塾や習い事の月謝で口座振替を利用するときの流れ
- ・口座振替を利用する際の3つの注意点
- ・口座振替でよくある4つのQ＆A
- ・Q1.口座振替の手数料は誰が負担する？
- ・Q2. 残高不足で引き落としができなかった場合はどうなる？
- ・Q3. 口座情報を変更（名義変更、口座変更など）したい場合はどうすべき？
- ・Q4. 口座振替と銀行振込の違いは？
- ・塾や習い事の月謝は口座振替が効率化できる代行サービスを活用しよう
塾や習い事の月謝を口座振替にする2つの方法
口座振替とは、利用者の銀行口座から指定された料金が自動的に引き落とされる仕組みをいいます。塾や習い事の支払い以外にも、公共料金や家賃など定期的な支払いに多くみられる支払い方法です。
塾や習い事の月謝で口座振替を導入するには、主に下記2つの方法があります。
方法1.金融機関に直接口座振替を申し込む
1つ目は、塾や習い事の事業者が、利用したい金融機関に直接口座振替を申し込む方法です。
保護者に、金融機関所定の口座振替依頼書を記入・捺印してもらい、事業者がその書類を回収して金融機関に提出します。
地域密着型の金融機関では、地域の企業を支援する制度などがある場合もありますが、その一方で複数の金融機関と契約する場合は、管理が大変になることを押さえておきましょう。
方法2.口座振替代行サービスを利用する
口座振替の代行サービスは、サービスを提供する会社が間に入り口座振替に関する事務処理を代行する仕組みです。
塾や習い事の事業者は、口座振替に関する事務作業（書類の回収、金融機関への提出、引き落としデータの処理など）を大幅に削減でき、複数の金融機関における引き落とし状況や未納状況を、一括管理できます。
保護者の同意が得られれば、代行会社の口座振替依頼書を保護者に記入してもらうか、Web上で口座情報を登録して利用開始となります。
例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、授業料の請求から収納までトータルでサポートするため、塾や英会話スクール、スポーツスクールなど幅広い業種で活用されているサービスです。
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【立場別】塾や習い事の月謝を口座振替にするメリット
塾や習い事の月謝は、一度口座振替の手続きを済ませれば次回からは毎月自動で口座から引き落とされます。そのため、事業者と塾や習い事に通う生徒側（保護者）の双方にとって便利な手段です。
具体的なメリットを、事業者側と生徒側（保護者）それぞれの立場で詳しく見ていきます。
・塾や習い事を運営する事業者側のメリット3選
・塾や習い事に通う生徒側（保護者）のメリット4選
口座振替を新たに導入する際は、生徒の保護者の同意が欠かせません。 保護者にどのようなメリットがあるかを具体的に伝えることで、同意を得やすくなりスムーズな導入につながります。 事業者は、自身のメリットだけでなく保護者側のメリットもしっかり把握しておきましょう。 |
塾や習い事を運営する事業者側のメリット3選
事業者側のメリットは、主に下記の3つです。
メリット1.回収漏れリスクの軽減
現金集金では、生徒が現金を持ってくるのを忘れたり保護者が支払いを忘れたりすることで、回収が遅れる場合があります。
しかし、口座振替ではあらかじめ登録した口座から決まった金額が指定の期日に引き落とされるため、月謝の回収漏れは起こりにくくなります。
塾や習い事の月謝は一定の金額のケースが多いものの、金額が変動することも少なくありません。
受験が近くなってから受講する科目やコマ数を増やして追加費用が発生したり、ピアノや英会話などの習い事では、進級によって月謝が上がったりすることもあります。
事業者側にとって、こうした生徒一人ひとりの情報を把握し月謝に反映するのは大変です。現金や手渡しでの集金に比べ、口座振替はより確実で効率的な回収方法を提供できます。
メリット2.事務作業とコストの削減
現金集金では、生徒の情報をもとに集金袋を準備し、集金した金額が合っているか全員分確認したり、集金した現金を銀行に入金したりと多くの手間がかかります。
さらに、作業に関わる人件費や集金袋など事務用品費のコストも忘れてはいけません。
一方で口座振替では、金融機関や代行会社が生徒の保護者の口座から月謝を自動で引き落とすので、事務作業の手間が大幅に省けます。
ちなみに、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、月謝の集金代行に加え、生徒の情報も一元管理できるサービスです。
口座振替ができなかった場合に、請求書を自動送付する機能も付いているため、その都度電話やメールで未納者に請求書送付の確認をする手間もかかりません。
夏期・冬季講習などで追加になった教材費など、生徒の状況が管理画面に自動反映されるので、計算する必要がなく便利です。
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メリット3.保護者との信頼関係の構築
塾や習い事を長く通い続けてもらうには、保護者との信頼関係も大切です。現金集金で下記のような問題が起こると、信頼関係に影響が出るおそれがあります。
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一方で口座振替では、引き落としの日時や金額、支払先の口座名など記録が残るため確実で安心です。支払いに関するトラブルを防ぐことは、保護者との良好な関係維持にも役立ちます。
なお、下記の記事では口座振替を導入する事業者側のメリットについて、さらに詳しく解説しています。
おすすめの口座振替代行サービスについてもタイプ別に紹介しているので、併せてご覧ください。
塾や習い事に通う生徒側（保護者）のメリット4選
口座振替を導入する際、生徒側（保護者）にどのようなメリットがあるかを具体的に伝えましょう。そうすることで、導入後のイメージが湧き、保護者の理解を得やすくなります。
【生徒側（保護者）の主なメリット】
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ちなみに、代行サービスでは口座振替だけでなくクレジットカード払いやコンビニ払いなど、豊富な決済方法に対応しているものもあります。
口座の残高不足が心配な方や仕事が忙しく日中はなかなか銀行に行けないという保護者でも、希望する決済方法を選べるため支持されやすい点にも注目すべきです。
例えば、NTTファイナンスの回収代行サービスは、30種類もの決済サービスに対応しています。クレジットカード払いを希望する保護者、コンビニ払いを希望する保護者など、多彩なニーズに合わせられるのが特長です。
引き落とし状況は、収納者・未収納者で検索し管理画面上でいつでも確認できます。
ひとまず詳しい決済方法を確認したい、資料を見ながら上司と検討したいという方は、下記のバナーをクリックして資料をダウンロードしてください。
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塾や習い事の月謝で口座振替を利用するときの流れ
塾や習い事の月謝で新たに口座振替を利用する際の手続きは、おおまかに下記のとおりです。
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各項目の詳細を表にまとめました。
手続き |
具体的な内容 |
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1 |
必要書類の準備 |
登記簿謄本、印鑑証明書など、契約に必要な書類の準備 |
2 |
金融機関または代行会社に口座振替の申し込み |
資料請求や問い合わせて内容を確認し、希望にあったサービスに申し込み |
3 |
保護者への案内と手続き |
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4 |
金融機関への依頼書の提出または代行会社のシステムに登録 |
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5 |
運用開始 |
設定した引き落とし日に初回引き落としを行い、問題ないか確認 |
おおまかな流れを理解し、それぞれの手続きを着実に進めましょう。
口座振替を利用する際の3つの注意点
口座振替は、塾や習い事の月謝支払いをスムーズにする便利なシステムですが、利用にあたっては下記のような注意点があります。
これらの注意点を事前に把握し対策をしておくことで、よりスムーズに口座振替を利用できます。ぜひ押さえておきましょう。
注意点1.残高不足により引き落としできないケース
口座振替のエラーとして多いのが、引き落とし口座の残高不足です。口座の残高が不足していると、当然ながら月謝の引き落としは実行できず未払いになります。
引き落としができなかった場合の対応として、「後日あらためて引き落としをする」「銀行振込にする」など、事前に決めて保護者に伝えておくことが重要です。
再度引き落としの場合、手数料が追加で発生する可能性や支払期日も伝えます。
残高不足を防ぐため、保護者に対して「毎月〇日が引き落とし日です。前日までに入金をお願いします」といった、具体的なお知らせをしておきましょう。
注意点2.口座振替の手数料の負担
口座から月謝が引き落とされる際には振替手数料が発生する場合があり、事業者側が負担するのが一般的です。
事業者が手数料を負担することで生徒側の負担を減らし、その結果、継続率の向上や未回収のリスク軽減につながるメリットもあります。
ただし、金融機関によって手数料の金額が異なる点に注意が必要です。
また、残高不足により再引き落としが行われるケースでは、別途手数料が発生する場合もあります。
後々のトラブルを防ぐためにも、口座振替導入時、手数料の負担について契約書や利用規約などに明記しておきましょう。
注意点3.保護者への案内
口座振替の案内をする際のポイントは、保護者の不安を解消することです。保護者の理解を得るため、下記のポイントを押さえて案内しましょう。
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口座振替でよくある4つのQ＆A
最後に、口座振替に関してよくあるQ＆Aを4つ紹介します。
気になるものがあれば、ぜひチェックしてください。
Q1.口座振替の手数料は誰が負担する？
生徒側（保護者）の負担を軽減するため、事業者側が負担するのが一般的です。
保護者の負担軽減は、未回収のリスクを避け、継続率を高めることにもつながります。
ただし、事業者の取り決めによって異なるため、契約書や利用規約等で明記することが重要です。
Q2. 残高不足で引き落としができなかった場合はどうなる？
再引き落としや銀行振込、コンビニ払い、現金払いなど、あらかじめ事業者が取り決めた支払い方法となります。
Q3. 口座情報を変更（名義変更、口座変更など）したい場合はどうすべき？
変更後の情報を記入した口座振替依頼書を再提出する、あるいはWeb上での変更手続きが必要です。金融機関や代行会社に確認しましょう。
Q4. 口座振替と銀行振込の違いは？
口座振替は、あらかじめ決められた期日に決められた金額が自動的に口座から引き落とされます。それに対し、銀行振込は振込人が自分で送金を行います。
一般的に、一回きりの支払いや個人間送金の場合は銀行振込、定期的な支払いの場合は口座振替が便利です。
塾や習い事の月謝は口座振替が効率化できる代行サービスを活用しよう
【本記事のまとめ】
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塾や習い事の月謝は、今は問題なく処理できていても規模の拡大や人数の増加で月謝の集金が負担になる場合があるため、変化に備えておくことも必要です。
そこでNTTファイナンスでは、塾や習い事を運営する事業者と保護者の間に入り、月謝を代わりに集金する「回収代行サービス」を提供しています。
また、顧客管理機能を加え請求から入金管理まで一連の関連業務をクラウド上で行う「楽々クラウド決済サービス」もおすすめです。
口座振替はもちろん、クレジットカードや電話料金合算（※）にも対応し、幅広い支払い方法で保護者の利便性が向上するメリットもあります。
（※）電話料金合算とは、NTTグループ各社の通信料金などと一緒にご請求するお支払い方法です。
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