株式会社はまなすインフォメーション様

当社は、ICTの先進自治体の第三セクター企業として1997年に設立されました。自治体ネットワークセンター、コミュニティプラザや新産業支援センター、テレワークセンターといった市のICT管理施設の管理・貸室の提供を行うほか、データセンター事業などを手がけています。

そのなかで、私は会社の財務管理やオフィスの環境維持・改善、社内の福利厚生業務など、バックオフィス全般を管理しています。

地域BWA（※）サービスの請求業務を行うにあたり、「請求情報登録用」と「入金管理用」の2つのシステムを併用していたため、データ入力や収納管理などの業務が煩雑になっていたことです。

以前は、売上データを作成・登録して送信するシステムと、送信された情報をもとに入金データの確認を行うシステムの2つを併用していましたが「1つのシステムで運用できると楽なのに」と常々感じていました。2つのシステムを併用していると、入力作業や登録情報の確認作業などが単純に2倍かかってしまいます。

このような課題を抱えていたため、請求業務をより効率化できる方法を模索していました。

先述した課題をNTTファイナンスへ伝えた際に、「楽々クラウド決済サービスであれば1つのシステムで管理できます」と紹介してもらったのがきっかけです。

楽々クラウド決済サービスは、請求する料金の計算から回収までを自動化できる仕組みで、収納状況もクラウド上の管理画面に自動反映されます。「このサービスを利用すれば、請求・回収業務を効率化できる」と思い、楽々クラウド決済サービスの導入を決めました。

サービス導入前後では、次のようなサポートをしてもらいました。

・導入前：デモを利用した楽々クラウド決済サービスの機能・操作説明
・導入後（インボイス制度対応時）：顧客登録のサポート、実機での操作説明（商材の登録、顧客の請求終了登録方法など）

これらのサポートのおかげで、当社の社員も操作方法に迷うことなくスムーズな運用が実現できています。

楽々クラウド決済サービスは、1つのシステム上で顧客管理・請求管理・入金管理ができるため、作業工数の削減につながりました。具体的な効果は、主に次の2つです。

1. 請求データを毎月作る手間が不要になった
2. 画面上で収納状況を確認しやすくなった

以前利用していたシステムだと、毎月の請求データを自分たちで作成する必要がありました。楽々クラウド決済サービスの場合、請求する金額が同じであれば、事前に登録した情報をもとに毎月の請求金額を自動計算のうえ請求・回収を実施してくれます。これにより、サービス導入後は自分たちで毎月の請求データを作成する手間が不要になりました。

以前使っていたシステムは、収納状況を見るための画面が小さく、拡大もできない設定だったため確認しづらい課題がありました。この点、楽々クラウド決済サービスは、収納状況をチェックするための管理画面がわかりやすく使いやすいです。入金一覧の確認はもちろん、エンドユーザーごとの過去の収納状況も確認できる仕様になっていて便利です。

未入金者の情報も画面上で簡単に確認できて助かっています。

岩見沢市では、地域BWAサービスの利用拡大に向けた取り組みの一つとして「スマート農業」が注目されています。具体的には、ビニールハウス内の温湿度データを収集するためのシステムの利用や、現場へ行かなくても畑を監視できる監視カメラの導入などです。

地域BWAサービスを農業の分野でも活用するとなると、さらに請求業務が増えるため、その際には楽々クラウド決済サービスを利用して効率化を図りたいと考えています。