株式会社イーナカプロジェクト様

Case study

月に約2営業日かかっていた集金業務が1時間に！
塾ならではの集金トラブルも"サービス導入"で解決

主に高校生を対象に英語を指導している「株式会社イーナカプロジェクト」様は、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」を導入し、集金業務の効率化や集金トラブルの解消を実現しました。
サービス導入前の課題や採用の背景、導入後の効果について、代表の笹木氏にお話をお聞きしました。

Profile

株式会社イーナカプロジェクト様

「株式会社イーナカプロジェクト」様は、学習の『質』は当然のこと、学習の『量』にもこだわって英語専門塾を経営しています。

子どもたちが英語を楽しみ、より理解しやすくなるように「勉強効率化のための電子黒板の導入」や「コンセント付き個別ブースの自習室完備」など、新しい設備の導入にも力を入れています。

イーナカプロジェクト様公式Webサイト：

https://e-nakaproject.com/

代表　笹木宣彰様

導入効果

集金業務にかかる時間を大幅削減
盗難・紛失リスクを軽減
未納リスクを削減

楽々クラウド決済サービス導入前の課題は？

楽々クラウド決済サービス導入前の課題を教えてください。

笹木氏

当社では、毎月生徒から月謝の集金をしているのですが、以前は現金手渡しでやり取りをしていました。その際に抱えていた課題は、主に下記の3つです。

1. 事務処理の煩雑さ
2. 盗難・紛失のリスク
3. 未納リスク

課題1.事務処理の煩雑さ

笹木氏

楽々クラウド決済サービスを導入する以前は、何十人分もの月謝の集金を、代表者である私がすべて1人で担当していました。

集金業務は、

・徴収金額の設定
・支払い条件（支払い日・支払い方法など）の明確化
・支払い受領の確認、記録

など、多くの作業をこなさなければなりません。

また、月謝を受け取ったあとは領収書を発行していましたが、過去に数回だけ領収書を渡し忘れてしまうことがありました。というのも、他の生徒の英語指導に集中しているときに、違う生徒から月謝を受け取っても、急には領収書を発行できないからです。

さらに、学年によって月謝の金額も異なるため、生徒ごとにExcelで金額に誤りがないか確認するなど、何をするにも時間がかかっていました。本来は英語指導に多くの時間を費やしたいものの、集金業務に多くの時間を取られている状況でした。

課題2.盗難・紛失のリスク

笹木氏

現金を直接扱うことは、盗難や紛失のリスクがともないます。月謝を受け取ったあと、ずっと手元で保管しておくのは不安なので、定期的に銀行へ出かけて入金・記帳をしていました。

また、現金手渡しならではの課題として「徴収金額に過不足があった場合に、いつ・どこでズレが発生したのかを証明しにくい」ことが挙げられます。例えば、保護者が月謝袋に2万円を入れたつもりでも、私が受け取ったときには1.1万円しか入っていなかった場合、保護者が入れ間違えた可能性もあれば、生徒が塾に向かう途中で使った可能性もあります。もしかしたら、生徒が気付かない間にこっそり盗まれていたのかもしれません。また、もし私がすり替えたと疑われても「そんなことはしていない」という証明はしにくいものです。

生徒と信頼関係が築けていたら「間違えて、塾に来る前に使ってしまったのでは？」と聞くこともできますが、でも生徒を疑うようなことは本来したくありません。金銭トラブルが原因で、本業の英語指導で獲得した信頼を失うことはしたくありませんでした。

課題3.未納リスク

笹木氏

生徒が月謝袋を忘れたり、故意に支払われなかったりした場合、未納が発生するリスクがあります。

私が「◯月分の月謝はお支払いいただきましたでしょうか？」と尋ねて、保護者から「支払いを失念しておりました」と返ってくることもありました。そのときは、保護者と私の間の信頼関係が築けていたため、その後に気まずくなることはなかったのですが、できればこういった催促行為は発生しないのがベストです。

また、「誰が渡していて誰が渡していないのか」「過不足はないか」などを業務外の時間で対応しており、その確認作業に多くの時間を費やしていました。

楽々クラウド決済サービス採用の背景

数ある集金代行サービスのなかで、当社の「楽々クラウド決済サービス」を知ったきっかけや採用したきっかけを教えてください。

笹木氏

楽々クラウド決済サービスの採用は、2021年に新店舗を出すことになったのがきっかけです。集金業務に毎月多くの時間を費やしていたので、新店舗を運営する際はなんとか効率化できないかと考えていました。

集金代行サービスについて調べていると、NTTファイナンスが同様のサービスを出していることを知りました。ちょうど楽々クラウド決済サービスが、官公庁や自治体から民間企業向けにもサービスを展開し始めたタイミングだったと思います。

集金代行サービスについて調査した際、他のサービスも候補に挙がったと思うのですが、楽々クラウド決済サービスを導入した決め手は何でしたか？

笹木氏

1番はNTTグループへの信頼です。サービス提供企業には、大事な生徒のお金を預けることになります。この点、「NTTグループの企業であれば今後も安心してお任せできるだろう」と感じました。

さらに、もう一つ「この企業は信頼できる」と感じたのが、NTTファイナンスのサポート体制です。何度も当社へ足を運んでいただき、サービスの利用方法をレクチャーしてくださいました。「もし不具合があると、生徒や保護者に迷惑をかけてしまう。なので、トラブルが発生しないような仕組み作りは、我々がサポートするべき部分です」と言ってくださったのが心強かったです。

関西の民間企業で初めて楽々クラウド決済サービスを導入

イーナカプロジェクト様は、関西の民間企業で楽々クラウド決済サービスを導入した初めての企業だったそうですね。導入時のエピソードがあれば、教えてください。

笹木氏

当時は、楽々クラウド決済サービスの価格や仕様などが、官公庁・自治体向けになっていたんです。そこで「学習塾であれば、価格帯はこの程度にすべきだと思います」「このような機能改善をしないと、民間企業では使いづらいと思います」といった意見を好き放題に言わせてもらいました。

NTTファイナンスからしても、民間企業からの意見は新鮮だったようです。とても興味深く聞いてくださり、「それなら民間企業向けのプランを作ってきますね」ということで、我々のような学習塾にマッチするプランを作ってきてくれました。

機能面の部分で、私から無理難題を押し付けた際も、可能な範囲で対応いただけて「大手とは思えないほどフットワークが軽いな」と感じました。導入前後の手厚いサポートには本当に助けられましたね。

楽々クラウド決済サービス導入による3つの効果

サービス導入後の効果をお聞かせください。

笹木氏

楽々クラウド決済サービス導入後の効果は、主に次の3つです。

1. 集金業務にかかる時間を大幅に削減できた
2. 盗難・紛失のリスクがなくなった
3. 未納リスクを削減できた

効果1.集金業務にかかる時間を大幅に削減できた

笹木氏

最も大きな効果は、集金業務にかかる時間を大幅に削減できたことです。集金業務をしっかりこなそうと思うと、月謝の案内や月謝の受領確認・支払い状況の確認・領収書の発行・催促など、多くの工数が必要になります。

現金手渡しで対応していた際は、これらの業務に毎月「約2営業日」ほどを要していました。楽々クラウド決済サービスの導入後は、集金にかかる業務は「1時間」ほどで済むようになっています。

極端な話、請求金額をシステム上に登録して、あとは正しく入金されているのかを月に1度確認すればいいだけ。収納状況もクラウド上で管理している生徒情報に自動反映されるので、どのご家庭から入金されているかが一目でわかります。

面倒な業務を自動化したことで、空いた時間を本来の指導業務にあてられるのも大きなメリットです。楽々クラウド決済サービスの導入前後で、英語指導への取り組み方が全く違います。今は集金業務に気を配る時間が少なくなったので、本来あたるべき指導に思い切り集中できています。

効果2.盗難・紛失のリスクがなくなった

笹木氏

楽々クラウド決済サービス導入後は、月謝の徴収方法として口座振替を採用しています。今までのような現金手渡しは一切なくなったため、盗難・紛失の心配はありません。

現金手渡しでは、事前に釣り銭を用意したり、月謝を受け取った後に入金したりする必要がありましたが、これらの作業が不要になりました。

効果3.未納リスクを削減できた

笹木氏

現金手渡しのときには、指定した日に月謝を持ってこない生徒もいました。そこで保護者に催促するとなると、肉体的・精神的な負担がかかります。また、予期せぬ金銭トラブルが発生した際は、その対応をするために他の業務にあてる時間を調整する必要もありました。

しかし今では、事前に登録した情報をもとに、毎月の月謝を自動計算のうえ、楽々クラウド決済サービスが請求・回収業務を代行してくれます。万が一、口座振替ができなかった場合には、請求書を自動送付してくれるので、未納リスクを大幅に削減できます。

また、もし金額に相違があったとしても、システム上に記録が残るので安心です。手渡しのときのように、「いつ・どこでズレが発生したのかを証明しにくい」といった悩みもなくなりました。

今後の活用プランは？

今後、楽々クラウド決済サービスをどのように活用していきたいですか。

笹木氏

多店舗展開したり新規事業を立ち上げたりする際は、引き続き楽々クラウド決済サービスを使って集金業務を効率化したいです。今は、月謝の支払い方法として口座振替を提供している塾も多いので、手渡しじゃないことがもはや当たり前になりつつあります。盗難・紛失リスクを考えても、生徒にお金を持たせるのは避けたいですね。

保護者の利便性や当社の管理面を考慮しても、集金代行サービスの利用は必須だと考えています。

※本ページの内容は2024年6月時点の情報です。

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