帯広信用金庫様

当社が抱えていた主な課題は、下記の3つです。

1. 支払い業務にかかわる膨大な事務作業を減らしたかった
2. インボイス制度対応にともなう手間を省きたかった
3. 各支店の営業力強化のため本部業務を省人化したかった

最も大きかった課題は、毎月の支払い業務にかかわる膨大な事務作業を減らしたかったことです。当金庫の32店舗と提携先へのお支払い件数は、約1,500件/月にもおよびます。水道料金や電気料金などの公共料金だけではなく、出張にかかわる経費やシステム部門の保守、店舗の修繕費用など支払いは多岐にわたります。

さらに、請求書1枚をとっても開封後の帳簿記載、役席によるチェック、帳票入力、起票、検印、会計システムへの入力、決済など、かなりの工数があり、担当する職員の負担は相当なものでした。こうした中、業務効率化に向けた取り組みの一環として「法人"ビリングONE"」の導入につながりました。

2点目の課題は、インボイス制度に関連する手間の削減です。当金庫では、本部・支店を含めて回線系のサービスを多く利用しています。これらの回線系サービスの中には、請求書ごとにID・パスワードが割り振られ、自分たちで専用サイトを訪問して適格請求書を取得する仕様になっているものもありました。請求書ごとに異なるID・パスワードを入力し、適格請求書を取得する作業だけでも月に2時間ほどかかっていたのです。

このインボイス制度に関連する手間を省きたかったことも、請求業務の効率化を進める大きなきっかけになりました。

当金庫では、DX担当部署が2024年から部に昇格し、全金庫をあげてDXを推進する取り組みを実施しています。人材不足という環境にありながら、各支店の営業力を強化すべく営業職員を増やすには、本部の機能を可能な限り少人数でこなせるようDXによる業務効率化が必要でした。

導入の決め手は、やはりNTTグループの信用と安心感です。信用金庫という立場上、新しいサービスの導入後に「支払いがうまくできていなかった」では済まされません。導入後にサービスが停止したり、頻繁にトラブルが発生したりするようなことがあると、請求・支払い業務に大きな支障が生じてしまいます。そのため、サービス提供企業の信用力や安定性は絶対条件でした。

また、我々が使用していた回線の多くがNTT系列のものだったことから、長年のパートナーとしてお付き合いのあったNTT東日本の営業担当者に「法人"ビリングONE"」を紹介されたのも大きかったですね。

もともと複数の請求書をまとめて管理し、支払い業務を一元化するサービスを探していたこともあり、導入までの流れはスムーズでした。

法人"ビリングONE"は、導入前後のサポート体制もしっかりしています。操作面でわからないことも、NTTファイナンスの担当にすぐ相談ができ、的確なアドバイスがいただけたので、スムーズなサービス利用につながりました。手厚いアフターフォローは、大きな安心材料になっています。

導入を検討する中で、経理担当を新たに1人採用するより「法人"ビリングONE"」を導入して業務効率化したほうがコスト上のメリットもあると判断したため、サービス利用を決断しました。

法人"ビリングONE"導入後の効果は、主に次の5つです。

1. 請求業務にかかる稼働を月に約82時間削減できた
2. 月の支払い回数（NTT系サービスなど）が178回から1回になった
3. インボイス制度対応の手間を省けた
4. 担当者の精神的なプレッシャーがなくなった
5. リソースに余裕ができた

先に述べたとおり、サービス導入前は請求書開封後の帳簿記載、役席によるチェック、帳票入力、起票、検印、会計システムへの入力、決済など多くの工数が必要で、大きな負担になっていました。

しかし、一括請求サービスである「法人"ビリングONE"」なら、毎月178通届いていたNTT系サービスなどの請求書がわずか1通にまとまります。これまで大量に届いていた請求書の処理にかかる時間を大幅に削減でき、作業効率が格段にあがったのを実感しています。

導入前と導入後の作業時間の比較は、下記のとおりです。

1ヵ月に請求業務でかかっていた稼働を、約82時間も削減できました。これは、月に10営業日分の稼働を削減できたことになります。法人"ビリングONE"導入により、かなりのインパクトを生み出しました。

2点目の導入効果は、毎月の支払い回数（NTT系サービスなど）が178回から1回になったことです。

法人"ビリングONE"に取り込んだ請求書は、公共料金に関連するものが18通/月、NTT系サービスなどの通信に関連するものが160通/月（約500回線）の計178通/月です。請求書の数だけ支払い回数が発生していたため、以前はこれらの請求にともなう支払いだけで178回/月ありました。

10日払いや月末払いなど、毎月決まったタイミングで支払いをしている企業もあるかもしれませんが、当金庫では請求書が届いたらすぐに支払い処理を行います。月に178回の支払い処理だけで、かなりの労力が必要でした。

一方で、法人"ビリングONE"導入後は、それぞれの支払いをNTTファイナンスが一度立て替えてくれます。その後、当金庫に一括で請求してくる流れになっており、月の支払い回数はたったの1回になりました。

3点目は、インボイス制度対応の手間を省けたことです。前述のとおり、以前は請求書ごとに異なるID・パスワードを入力し、専用サイトから自分たちで適格請求書を取得する流れの回線サービスがありました。

法人"ビリングONE"では、システム上でボタン1つで簡単に適格請求書を取得できます。法人"ビリングONE"の導入前に取得していた178枚/月の適格請求書が、今では6枚/月に激減しました。年間で計算すると相当な枚数で、ペーパーレス化にも大きく貢献しています。

4点目は、請求業務を担っている職員たちの精神的なプレッシャーがなくなったことです。信用金庫の職員という立場上、1円たりとも金額を間違えられない毎日の作業は、神経をすり減らすものでした。請求書が届く時期には休みが取りづらく「もし自分が休んだら、請求業務を別の誰かにやってもらわなくちゃいけない……」そんな思いも抱えていたと思います。

当金庫では「社員の幸せを追求する」ということも、経営理念の一つに掲げています。日によって経理担当の業務にムラがあったり、残業せざるを得なかったりする状況を変えたいと、つねづね思っていました。法人"ビリングONE"の導入後は、請求業務の大部分をサービスに任せることができています。その結果、職員たちの精神的なプレッシャーがなくなったことでも、法人"ビリングONE"の導入効果を実感しています。

これまでは毎月膨大な事務処理に追われていましたが、法人"ビリングONE"の導入後は人的リソースに余裕が生まれ、他の業務の効率化にも目を向けられるようになりました。「さらに経費精算で改善できる部分はないか」「他の業務で効率化できる部分はないか」など、業務を俯瞰して見られるようになったことも、実感している効果の一つです。

法人"ビリングONE"には、使われていない回線を抽出する機能や割引漏れ回線を抽出する機能など、コスト削減に活用できるものがあります。そこを有効利用するのが、次のステージだと考えています。また導入効果をたくさん実感できているので、今後はこのサービスに取り込める請求書の種類を増やし、さらなる業務効率化につなげていきたいです。

当金庫では、今後もデジタル技術の活用を含めたDXの取り組みを加速させていく予定です。法人"ビリングONE"の導入で効率化できた時間を使ってアイデアを出し合い、さらなるDXの推進に向けて取り組んでいきたいと思います。