三菱地所株式会社様

当社が経理業務において抱えていた課題の中に、次の2つがありました。

1. コロナ禍において「紙の請求書」の存在・取扱いがテレワーク推進の妨げのひとつになっていた
2. 改正電子帳簿保存法の対応において、払込取扱票（納付書）での支払の代替的な方法が求められた

法人"ビリングONE"導入検討のきっかけは、新型コロナウイルスの感染拡大にともない、従業員の出社比率を5割ないしは3割以下まで抑える必要があったことがあげられます。社内の感染拡大を防止するためにも、テレワーク推進は必須でしたが、当時、テレワークを全社的に推進するうえで大きな障壁になっていたことのひとつが「紙の請求書」にともなう業務の数々でした。具体的に、以前は次のような業務フローになっていました。

1. 各支店・事業部門が請求書を郵送で受領
2. 受領した請求書を開封
3. 請求書をスキャン
4. 請求情報を経理システムに入力
5. 請求書の原本を社内便で本社・経理部へ転送
6. 各支店・事業部門から転送された請求書を経理部が受領
7. 経理部が請求書を確認
8. 必要書類を銀行に持ち込み、支払い

上記のように、本社の経理部へは各支店・事業部門の請求書が届くのですが、出社しないとその請求書を受け取れません。つまり、「紙の請求書」が中心のフローだと、オフィスへ出社しないと経理業務を遂行できないということです。会社全体での出社制限がかかる中、オフィスへ出社しないと作業ができない状況をなんとか改善したいと思っていました。

当社では、2022年の電子帳簿保存法改正による国税関係書類のスキャナ保存の要件緩和化を受け、改正法施行後すみやかに適用し、業務効率化するため、取引先から受領する請求書等のスキャナ保存に係る運用の見直しや必要なシステム改修を、税制改正大綱が公表された時期から進めてきました。
その結果、銀行口座振込の請求書については、電子帳簿保存法が要求するスキャナ保存要件を充足することが可能となり、請求書原本の社内転送や原本の保管といった業務は削減の目途が立ちました。

しかしながら、その一方で、通信費などの払込取扱票（納付書）の請求書は、依然、その支払い手続きにおいて払込取扱票（納付書）の原本が必要となるため、従前からの社内での原本転送などの業務が残存し、テレワーク推進や業務削減の大きな妨げとなっていました。そのため、この課題を改善しうる代替的な方法を模索する必要に迫られていました。

先述の課題を解決するために、インターネットで請求書受領サービスについて検索したのが、法人"ビリングONE"を知ったきっかけです。そこでヒットした各社のサービス資料を入手し、商談の場を設けていただいて複数サービスを比較検討しました。コロナ禍だったため、各社とWeb会議ツールを使用して商談させていただきました。

法人"ビリングONE"採用の決め手は、大きく次の3つです。

1. 事務作業の負担が最も少なく済むと感じたから
2. コストを一番低く抑えられることがわかったから
3. 安定的なサービスを受けられると感じたから

1つ目は、我々にかかる事務作業の負担が最も少なく済むと感じた点です。特に重視したのは、経理担当として必要な機能が十分に備わっているかということです。

具体的には、

● 会計処理にあった勘定科目を自由に設定できるか
● 仕訳設定はいつでも変更できるか
● CSVで1ヵ月分のデータを丸ごとエクスポートできるか
● 既存システムとExcelを介した繋ぎ込みが容易におこなえるか

などの項目を判断基準としました。

この点、法人"ビリングONE"には、これらの経理担当が求める機能が十分に搭載されていることがわかりました。

2つ目は、NTTファイナンス様から納得できる利用料金を提示していただいたことです。具体的には、「今後当社で扱う件数が増えても、安心して使い続けられる金額設定だ」と感じました。

一方で、比較した他社サービスは従量課金制であるものもありました。複数サービスを比較した結果、法人"ビリングONE"がコストを一番低く抑えられることがわかった点も採用の決め手になりました。

NTTファイナンス様はNTTグループで基盤が盤石であり、安定的なサービスを受けられると感じました。

また、NTTグループならではの強みもあると考えました。具体的には、当社はNTTグループ各社のサービスを利用していますが「導入時・運用時ともに、グループ間での情報の連携をスムーズに行ってくれるだろう」と予想できました。

法人"ビリングONE"導入後の効果は、主に次の4つです。

1. 86枚分の請求書をたった1枚に削減できた
2. 毎月の支払業務にかかる時間が計860分削減された
3. 回線番号ごとの用途・使用料金が見える化
4. 改正電子帳簿保存法（スキャナ保存）の恩恵の最大化

法人"ビリングONE"は、複数の拠点ごとにバラバラ届く通信費や公共料金などの請求書（払込取扱票（納付書））を1枚の電子請求書にまとめられるサービスです。当社でも、法人"ビリングONE"の導入により、以前は紙で受け取っていた86枚分の請求書をたった1枚の電子請求書にまとめることができました。電子化により、当然テレワークを阻害する要因の排除にもつながっています。

先ほど導入前の課題としてお伝えしましたが、以前は請求書の受領から支払いまでに部門を超えた多くの社員がかかわっていました。

1. 各支店・事業部門が請求書を郵送で受領
2. 受領した請求書を開封
3. 請求書をスキャン
4. 請求情報を経理システムに入力
5. 請求書の原本を社内便で本社・経理部へ転送
6. 各支店・事業部門から転送された請求書を経理部が受領
7. 経理部が請求書を確認
8. 必要書類を銀行に持ち込み、支払い

そして、これらの作業を行うことに多大な時間がかかっていました。

法人"ビリングONE"の導入により、通信費の請求が一本化されたため、毎月の支払業務にかかる時間を計860分削減できました。以前は必要だった請求書の開封やスキャンなどの間の作業が、通信費に関してはほぼ無くなっています。請求業務に関わっていた各支店・事業部門のメンバーは、空いた時間をコア業務に注力できるようになりました。

また、支払い期日が異なる請求書の支払い処理を1回にできたことで、銀行へ持ち込む頻度が少なくなりました。法人"ビリングONE"の対象には含めていない請求書もあるため、今でも月に4回ほど銀行へ支払いに出向いています。しかし、月に6〜7回銀行へ支払いに出かけていた以前と比較すると、削減することができました。

銀行に出向く際には、必要な書類や情報を持ち歩かなくてはなりません。支払いに出かける回数が減ったことで、時間の削減だけではなく必要な書類や情報を持ち運ぶリスクの削減にもつながっています。

法人"ビリングONE"の場合、初期設定をしておくことで、回線番号ごとに「どのような用途で毎月どれだけ使われているのか」が見える化できます。また、使用していないにもかかわらず、料金が発生し続けている回線を早期発見でき、契約を解除することで余分なコストの発生を防ぐことにつながっています。

法人”ビリングONE“を利用することにより、通信費の支払いに関して、"個々の"払込取扱票（納付書）での支払から、NTTファイナンス様に対する"一括の"銀行口座振込に切り替えることが可能になり、社内での原本転送を大幅に削減することができました。また、最初から電子請求書で受け取ることができ、改めてスキャンの実施や原本保管などの業務の削減にもつながっています。

現在は、主に通信料金に係る請求書を法人"ビリングONE"の対象に利用しています。しかし、法人"ビリングONE"は電気・ガス・水道などの公共料金の請求書にも対応しているので、今後はそれらの請求書も法人"ビリングONE"の対象として広げていきたいです。