トヨタホーム愛知株式会社様

当社が抱えていた主な課題は、下記の3つです。

1. 紙を中心とした請求業務を電子化したかった
2. 到着から支払い期限が短い請求書の対応が大変だった
3. 拠点別の経費を効率よく算出したかった

最も大きかった課題は、紙を中心とした請求業務からの脱却です。法人"ビリングONE"の導入以前、当社に届く請求書のほとんどは「紙の請求書」でした。毎月月末になると、次から次へと届く紙の請求書をどんどん処理しなければなりません。電子帳簿保存法が改正され、世の中的にも”請求書の電子化”が叫ばれるなか「紙を中心とした業務形態を変えないと、いずれ対応しきれなくなる」と悩んでいました。

2つ目は、到着から支払い期限が短い請求書の対応が大変だったことです。当社が受け取っていた請求書のなかには、請求書の到着後7〜10日後に支払い期限が設けられているものもありました。そのため、お盆休み明けやGW明けなどに「出社した際に支払い期限ギリギリの請求書が見つかり、現金を握りしめて急いで銀行窓口へ支払いに出かける」なんてことが年に数回発生していました。

法人"ビリングONE"の導入前は、「この請求書だけはすぐに封を開けて支払い期限を確認しないといけない」といったプレッシャーも感じていました。

3つ目は、拠点別の経費を効率よく算出したかったことです。請求書の種類によっては、1枚の請求書のなかに複数の部課の請求情報が混在しているものもあります。例えば、当社の名古屋本社では通信関係だけで20回線分ほど契約しているのですが、この20回線分が1枚の請求書でまとめて送られてきます。しかし、そこから「この部署は今月いくら使用した」などと詳細がわかるように割り当てる作業が必要です。とはいえ、すべて手作業で割り当てると大変なので、効率化できる方法を探していました。

法人"ビリングONE"導入の決め手は、「本サービスなら当社が抱える課題を確実に解決できる」と感じたからです。そもそも、当社には「紙を中心とした請求業務を電子化したい」という課題があったため、紙の請求書を電子化できるサービスを探していました。しかし、Web上で複数サービスを比較したり、実際にサービス提供事業者から直接説明を聞いたりしても、マッチするサービスとは出会えずにいたんです。

そのようなとき、NTTファイナンスの担当者から「請求関連でお困りごとはないですか」と連絡をいただきました。さらに詳しく説明を聞くと、法人"ビリングONE"には、他社サービスにはない「請求書の立替払いの仕組み」と「NTTグループならではのブランド力」を備えていることがわかったんです。

我々は「ただ電子化できるだけのサービス」ではなく、「請求処理に関連する業務の負担を一気に軽減できるサービス」を求めていたので、法人"ビリングONE"の仕組みがピッタリでした。

法人"ビリングONE"のような「一括請求サービス」を利用する場合、サービス提供事業者に当社の請求情報をお渡しすることになります。お金に直接かかわるサービスでもあるので、信頼できる企業かどうかは重要なチェックポイントです。この点、NTTグループのブランド力を備えているNTTファイナンスであれば、安心してお任せできると感じました。

もう一つ、私のなかで大きな導入の決め手になったのは、システムの「操作性」の部分です。一括請求サービスに限らず、新しいシステムを導入する際は、導入後でないと操作のしやすさがわからないこともあります。一方で法人"ビリングONE"の場合、契約前にデモンストレーションを見せてもらえたため、パンフレットだけではわからない細かな操作性の部分も事前に確認できました。「機械の操作が苦手な人でも直感的に操作できる！」と感じましたし、迷ったときのNTTファイナンスのサポートも手厚いことがわかったので、安心して導入できました。

サービス導入による効率化の部分や信頼性・操作性などをトータルで考えたとき、法人"ビリングONE"以上に当社にマッチするサービスは他になかったですね。

法人"ビリングONE"導入後の効果は、主に次の5つです。

1. 紙の請求書を処理する作業が減少した
2. 社内の処理期日までに慌てて支払い処理をすることがなくなった
3. 拠点別の経費の内訳を自動的に算出できるようになった
4. 利用料金の見える化でコスト削減を実現できた
5. インボイス制度への対応も最小限の業務で済んだ

1つ目は、法人"ビリングONE"の導入により、紙の請求書を処理する作業が減少したことです。当社では現在、通信関係の請求書「約70通」を法人"ビリングONE"に登録しています。以前は、この70通の請求書すべてを自分たちで開封し、部課ごとに請求情報を割り当てたり集計したりしていました。今考えると、紙の請求書を処理する時間が結構かかっていたんですよね。

それが今では、法人"ビリングONE"が70通分の請求書を1枚にまとめてくれるので、大量の紙の請求書を処理する作業が大幅に減少しました。サービス導入により請求書を電子化できたことで、今は毎月1回データをダウンロードするだけで済んでいます。

2つ目は、社内の処理期日までに慌てて支払い処理をすることがなくなった点です。法人"ビリングONE"の導入前は、請求書単位で支払い処理が必要で、70通の請求書に対してネットバンクでの支払い処理を70回おこなっていました。先述のとおり、ネットバンクの事務処理が期日に間に合わない場合、現金を握りしめて急いで銀行窓口へ支払いに出かけることもありました。

この点、法人"ビリングONE"の場合、70通分の請求書をNTTファイナンスが一度立て替え、その後に一括で請求してくれます。請求書の支払い期限に毎月追われるプレッシャーから解放され、事務処理に要する時間的な余裕も生まれました。

3つ目は、拠点別の経費の内訳を自動的に算出できるようになったことです。以前は、1枚の請求書のなかに各拠点や部課の請求情報が混ざっている場合、Excelに手入力して部署ごとに振り分ける作業が必要でした。この作業に結構な労力がかかっていて、「もう手作業ではやりたくない」と不満の声も出ていました。

しかし、法人"ビリングONE"には「組織別レポート」があり、拠点別・部署別・電話番号別の請求情報をサービス側が識別して自動でまとめてくれます。そのため、経費の内訳を手間いらずで正確に算出できるようになりました。

4つ目は、利用料金の見える化によりコスト削減を実現できたことです。法人"ビリングONE"には、回線ごとの請求金額を一覧で見られる「請求金額検索機能」があり、どの回線の利用料金が高い・低いかをPC画面上で判別できます。また、「請求金額検索機能」で利用料金が高い・低いと判断した回線を「内訳表示機能」で確認することにより、利用量が少ない回線や割引漏れ回線を抽出できる点もメリットです。

当社でも、これらの機能を活用して「この電話回線は必要なさそうだから、もう止めようか」などと各店舗と確認を取り合いながらコスト削減を実現できています。

5つ目は、インボイス制度への対応も最小限の業務で済んだことです。前提として、1枚の請求書のなかに課税・非課税の項目が混在していたり、請求内訳を細かく見ないと税率がわからなかったりする場合、消費税率ごとに分けて記載する作業が煩雑になります。

法人"ビリングONE"の場合、そもそも約70通分の請求書が一つになるので、1枚1枚消費税率を細かくチェックする必要がありません。さらに最終的に受け取る1枚の「立替金等精算書」は、適格請求書と同等の効力を持っており、また消費税率ごとに正しく集計された状態で表示してくれます。

項目ごとに内訳も表示されるので、正しい税率が反映されているかひと目で判断できるようになりました。結果として、インボイス対応も最低限の業務負担で済んだので助かっています。

今後は、より多くの請求書を法人"ビリングONE"で取り込めるようにしたいです。今は当社側の事情で取り込む請求書の数を制限していますが、法人"ビリングONE"は本来、通信・公共料金等の請求書が対象になると聞いています。複数の請求書が1枚にまとまると、作業時間が大幅に減ってとても便利だと感じているので、今後は法人"ビリングONE"へ取り込む請求書対象を拡大していきたいです。