株式会社ブルボン様

最も大きな課題は、毎月大量に届く請求書を処理する作業が、精神的にも肉体的にも大きな負担になっていたことです。

当社は営業所が全国各地に存在しています。工場を含めて、拠点ごとに発生する通信に関する様々な請求書が大量に届くため、それらの請求書を一つずつ開封し、目視で記載内容を確認してから仕分けをおこない、手入力で集計していました。さらに、決裁権を持つ上長へ請求書を回して、承認してもらう作業も必要です。この一連の作業をこなすために、月末月初は時間が取られて仕方がありませんでした。明細まで含め膨大な請求処理をおこなう必要があり、「この処理にかかる作業負担を軽減したい」と感じていたんです。

そのようなとき、請求書を一括に取りまとめてくれる便利なサービス（一括請求サービス）があることを思い出しました。そこで、NTTファイナンスの一括請求サービスを実際に利用している知人に連絡し、法人"ビリングONE"を紹介してもらったのがサービスを知ったきっかけです。

導入の決め手は、サービス説明を聞いたとき「法人"ビリングONE"なら、当社が抱える課題を1発で解決できる」と感じたことです。以前は、請求処理にかかわる業務の多くを手作業で実施していたため「電子化・自動化できるサービスを導入したい」と感じていました。法人"ビリングONE"のデモンストレーションを拝見し、「このサービスを導入すれば業務に余裕ができる」と具体的にイメージできたことも大きかったです。

とはいえ、法人"ビリングONE"の導入を検討してから実際に利用するまでの期間が短く、導入前にサービスの仕組みを完璧に理解できていたわけではありません。しかし、営業担当の水飼さんがキャッチアップしてくださり、『マニュアル』や当社用にアレンジされた手作りの『操作手順書』などを用意してくれたので、サービスの特徴をよりイメージしやすくなりました。当社からの相談にも速やかに対応してくださり、導入時のサポート面に関してマイナスな要素は全くなかったです。

導入前に磯野様と直接お会いしたのは、初回訪問の30分間だけで、残りはメールや電話でのやり取りのみでスムーズにご利用開始まで至ったと記憶しています。

導入前には、「既存のワークフローに法人"ビリングONE"から吐き出したCSVファイルを投入したい」というご要望もいただきました。法人"ビリングONE"では複数のフォーマットを用意していますが、そこからブルボン様のワークフローにあうフォーマットを複数提案しました。その中から最適なフォーマットを選択いただき、今でもそのフォーマットを活用いただいています。

法人"ビリングONE"導入後の効果は、主に次の4つです。

1. 業務負担を軽減できた
2. 手作業によるミスを削減できた
3. スケジュール管理がしやすくなった
4. 精神的な余裕が生まれた

1つ目は、請求処理に関連する業務の負担を軽減できたことです。先述したとおり、サービス導入前は届いた請求書の開封・内容の確認・仕分け・入力・集計・承認などと、多くの作業工程が発生していました。担当者は、毎月届く大量の請求書を処理していたので、紙の請求書を見ると嫌気が差すほど、肉体的にも精神的にも大きな負担になっていました。それが今では、法人"ビリングONE"が1枚の電子請求書にまとめてくれるので「一括請求サービスを使うとこんなにも楽になるんだ！」と強く実感しています。

また、請求処理に関連するメールのやり取りが少なくなったことも、法人"ビリングONE"導入で得られたメリットの一つです。以前は、月末から月初にかけて「この請求情報でよいか確認してください」といったメールが次々と飛び交っていました。加えて、「紙に判子を押してください」といった連絡も中にはあったため、負担はかなりのものだったと思います。

法人"ビリングONE"の導入により、大量に届く請求書を1枚の電子請求書にまとめられるようになったことで、おそらく毎月1営業日分の稼働時間は確保できていると思います。年換算すると12営業日分なので、大きなインパクトです。

これまで手作業で実施していた業務のほとんどを今は法人"ビリングONE"が担ってくれているので、締め作業をする際に「あれ、今月の業務はこんなものでいいの？」と驚くほどです。

2つ目は、サービス導入による電子化・自動化で手作業によるミスを削減できたことです。以前は、請求情報の入力や仕訳する作業だけでも相当な数がありました。手作業の場合、気をつけていても入力ミスや計算ミスが発生するものです。法人"ビリングONE"の導入後は、入力作業も自動化できているので、入力ミスが発生することはなくなりました。

また、法人"ビリングONE"は勘定科目を自由に設定でき、請求書の仕訳を自動でおこなってくれる点も特長です。事前に設定することで、部課ごとの請求情報の振り分けも自動化できます。手作業で発生していたミスを修正する作業がなくなった点も、自動化ならではのメリットです。

3つ目は、スケジュール管理がしやすくなったことです。現在、法人"ビリングONE"で自動化できている業務を手作業で実施していた頃は、担当者のその月の業務量によって予定どおりに作業が進まないケースもよくありました。もし作業に遅れやミスがあると、締め作業が完了するまでのスケジュールもどんどん後ろ倒しになっていきます。予定どおりに作業を進められない日が続くことで、小さなストレスも積み重なっていました。

法人"ビリングONE"の導入後は、人が手作業で実施していた業務をサービスに任せられるため、人がおこなうことによるスケジュールのズレはなくなっています。突発的な作業が発生しないので、月末月初の処理に慌てることもなくなりました。

法人"ビリングONE"の導入前は、別の業務に関する突発的な依頼がきても「そもそも手一杯だから対応できない」なんてこともありました。しかし今では、スケジュールどおり作業を遂行できるようになったので、突発的な依頼にも対応できる余裕が生まれています。

4つ目は、法人"ビリングONE"の導入により、精神的な余裕が生まれたことです。一度サービス設定を済ませたあとは、毎月決まったタイミングで法人"ビリングONE"が自動的に作業を遂行してくれます。当社の設定内容の場合、法人"ビリングONE"で必要になるのは毎月ほんの少しの操作のみです。毎月の作業内容が変わることはなく、イレギュラーも発生しないため、安心して他の業務を遂行できます。

先述したとおり、従来は請求書が届いてから承認するまで多くの労力やストレスがありました。それが法人"ビリングONE"の場合、そもそも最低限の操作で済むようになり、担当者もその操作性と正確性に驚いています。

NTTファイナンスによるサポートが手厚いのも、我々が安心できている要素の一つです。不明点が出てきた際も、電話やメールをするとすぐに「操作手順書の◯ページ目の内容に沿って作業すると解決できますよ」などと返信が来ます。このように、操作面などで迷った際も迅速に解決策を提示してくださるので安心です。

肉体的な負担の軽減だけではなく、精神的面での余裕が生まれたことも含めて考えると、法人"ビリングONE"の導入はお金では測れない価値があると思います。

法人"ビリングONE"には、コスト削減に貢献する機能も搭載されていると聞いています。現在、当社では最低限の機能しか活用できていないので、今後はまだ使ったことのない機能も試してみたいと思っています。