事例：ワンファイブホテルズ株式会社様（複数請求書の1枚化）

最も大きな課題は、増え続ける請求書を処理する作業に毎月苦労していたことです。当時はホテル運営事業が急成長しており、短いスパンで新たな店舗が次々とオープンしていました。ホテルが1店舗オープンするごとに電話回線やインターネット回線などが増え、それにともなって請求書の数も増えていました。

私は以前から、ワンファイブホテルズ様の回線系の調達全般に携わっています。当時、ワンファイブホテルズ様はホテルを12店舗運営されており、各ホテル分の請求書がバラバラ届いて経理担当がパニック状態になっていました。多いところだと、新しくホテルが1つオープンする際に30回線15請求ほど増えることもあります。当時、桑水流さん達から「この請求処理にかかる負担をどうにかしたい」とお問い合わせをいただいていました。

そこで、同じNTTグループのNTTファイナンスに相談したところ「その課題は当社の一括請求サービスで解決できます」と返事をいただいたので、ワンファイブホテルズ様に法人"ビリングONE"を紹介しました。

法人"ビリングONE"導入後の効果は、主に次の5つです。

1. 請求書を開封する時間を削減できた
2. 請求書の仕分け作業にかかる負担を軽減できた
3. 金融機関で振り込む作業が不要になった
4. インボイス制度に対応する手間を削減できた
5. 不要な回線を抽出しやすくなった

1つめは、請求書を開封する時間を削減できたことです。

法人"ビリングONE"の導入前は、束になった請求書を1枚1枚開封する作業が大きな負担になっていました。しかし今では、バラバラ届いていた請求書を法人"ビリングONE"が1枚の電子請求書にまとめてくれるので、開封にかかる時間を大幅に削減できています。

もし法人"ビリングONE"を導入していなかった場合、今の規模感だと200通弱の請求書が届いていたことになります。それだけの請求書を毎月開封していたのかと思うとゾッとしますね。今はその開封作業がないから良いのですが、もし法人"ビリングONE"を導入していなかったら、開封作業だけでもとても時間がかかっていたと思います。

2つめは、バラバラ届く請求書の仕分け作業にかかる負担を軽減できたことです。請求書が届いたら、どこのホテルのものなのか、どの回線のものなのかを調べるところから始まります。膨大な量の請求書を仕分ける作業に、毎月多くの時間を費やしていました。

それが今では、複数の請求書を法人"ビリングONE"が一つにまとめてくれるので、請求書の枚数が減り、仕分け作業にかかる負担を軽減できています。また、法人"ビリングONE"の画面上でどのホテル・どの回線の請求なのかを一目で判断することが可能です。

法人"ビリングONE"の導入前も、ワンファイブホテルズ様は回線系の請求書だけで100通以上あったので、毎月の仕分け作業は大きな負担になっていたと思います。どこからの請求書かわからないときには、私のもとに「この請求書はどこの回線のものですか？」と毎回メールが届いていました。このようなメールでのやり取りを、毎月何度もおこなっていた記憶があります。

一方で、法人"ビリングONE"の導入後は、同様の問い合わせをいただくことはなくなりました。問い合わせ対応が不要になるという点において、法人"ビリングONE"は回線の発注企業の負担も軽減してくれるサービスと言えます。

3つめは、月に3〜4回おこなっていた「金融機関で振り込む作業」が不要になったことです。当時は、大量の請求書を抱えながら片道20分ほどの距離にある金融機関まで歩いて振り込みに出かけていました。毎回60分〜90分ほど銀行での待ち時間が発生しており、振り込みに出かける日は貴重な稼働時間が削られてしまうことも課題でした。

この点、法人"ビリングONE"なら、バラバラに届く各ホテル分の請求書を1枚の電子請求書にまとめてもらえます。そして、NTTファイナンスが一度立て替えて一括で請求してくるため、そもそも当社が銀行へ振り込みに出かける必要はありません。以前は、銀行へ出かける際に大量の請求書や通帳を持ち歩いていたので、それらの紛失リスクを減らせたこともメリットですね。

4つめは、インボイス制度に対応する手間を削減できたことです。

回線系のサービスのなかには、請求書1枚1枚に固有のID・パスワードが振られて、自分たちで適格請求書を取得する流れになっているものもあります。もし法人”ビリングONE”も同様の流れで適格請求書を取得する仕組みの場合、毎月200通分ほどのID・パスワードを管理して、自分たちで1枚1枚適格請求書を取得しなければなりませんでした。

しかし法人”ビリングONE”の場合、インボイスと同等の効力を持つ「立替金精算書」をホテルごとに出してくれます。自分たちで各社から適格請求書を取得しなければならないところを、法人”ビリングONE”がまとめて出してくれるので、インボイス制度に対応する手間を削減できました。

5つめは、不要な回線を抽出しやすくなったことです。そもそも我々がホテル運営事業を手がける際は、営業中のホテルの運営を引き継ぐことがあります。このとき元々のホテルにあった回線も引き継ぐことになるのですが、数が多くて回線の取捨選択がなかなかできない状況でした。紙の請求書がバラバラ届く状態だと、どの回線を解約すべきか判断がしづらかったんです。

一方で、法人"ビリングONE"の導入後は、回線ごとの内訳が画面上で明確になったので、解約しなければならない回線がわかりやすくなりました。