JA高知県様

当組合が抱えていた課題は、大きく次の3つです。

1. 12のJA合併により、請求処理の仕組みがバラバラだった
2. 大量の紙請求書の処理に膨大な事務負担がかかっていた
3. 手作業による入力ミスが発生しやすかった

最も大きな課題は、合併前の12JAそれぞれで経理処理の仕組みが異なっていたことです。合併発足時点では、旧12JAの本所がそれぞれ機能しており、請求処理の方法も支払方法も本所ごとにバラバラでした。本所単位で処理が完結していたため、全体としての請求書の枚数や作業量が見えづらい状況でもありました。

膨大な請求書やそれぞれ異なる支払方法、本所ごとに違う事務処理フローを、どう統一していくかが大きな課題となっていたのです。

紙媒体の請求書処理にかかる事務負担も大きいものでした。電話・光回線をはじめとしてPOSレジ専用回線、クレジット決済用回線など多種類の契約があり、大量に届く紙媒体の請求書をキャリア会社ごとにファイリング、開封して中身を確認するという作業が日常的に発生していました。具体的な作業時間は下記のとおりです。

特に営業店舗では契約数が多く、支払関連業務に時間がかかっていました。合併当初は支所数だけでも70カ所、購買店舗・出荷場など経済事業を取り扱う営業店舗も多数あり、通信回線だけで全体では約1,600回線。県域全体で見ると、かなりのボリュームでした。

仕訳起票に必要な情報をまとめるExcel入力・計算の段階では、手作業によるミスが発生しやすいという課題もありました。詳しい担当者が組んだ数式でも、入力ミスで崩れてしまうといった問題が発生していました。請求情報の入力・計算・仕訳を、手作業で正確にこなし続けることには限界を感じていましたね。

導入の決め手は、主に次の3つです。

1. 合併にともなう請求業務の課題をダイレクトに解決できると感じた
2. 立替払サービスで複数社への支払いを1回に統一できるのが魅力的だった
3. ＮＴＴグループの安定した経営基盤が安心感につながった

法人"ビリングONE"の導入を決めた最大の理由は、合併にともなって抱えていた課題をダイレクトに解決できる仕組みだったからです。バラバラだった各本所の請求書がデータ化・一元管理できる点は、処理方法が本所ごとに異なって悩んでいた当組合にとって、まさに求めていた解決策でした。

法人"ビリングONE"を知ったのは、ＮＴＴ西日本さまと合併に向けた名義変更の手続きを進めていたときに、ＮＴＴ西日本さまから提案を受けたことがきっかけです。「そんなことができるんだ」というのが初めてサービスの説明を受けたときの率直な感想でした。発想にはなかったサービスだったので、正直、夢のようだと感じましたね。

当組合では、通信料金だけでもＮＴＴ系列の複数社と契約しており、支払期限や支払方法がバラバラでした。立替払サービスを導入することで支払期限が統一され、当組合からの支払いはＮＴＴファイナンス宛の月1回・1社のみで完結します。

期日管理の煩雑さから解放されるだけでなく、振込オペレーションや外部窓口への訪問納入といった作業も不要になる点に、大きな魅力を感じました。

ＮＴＴファイナンスさまは安定した経営基盤のある大手企業であるため、サービス内容や立替払いに信頼がおける点も大きな安心材料でした。

特に立替払サービスの場合、サービス提供会社が間に入って支払いを代行する仕組みのため、提供企業の経営基盤が盤石であることが重要です。ＮＴＴグループの一員であるＮＴＴファイナンスさまであれば、長期的に安心してお付き合いできると判断できました。

サポートも手厚く、導入時も合併準備段階でイレギュラーが起きても対応できるよう前倒しで動いてくださり、各拠点の担当者と連絡を取りながら請求書などの集約やデータ取込にご尽力いただきました。

法人"ビリングONE"導入後の効果は、主に次の5つです。

1. 請求業務の担当人数を15名から2名体制にできた
2. 支払関連業務にかかる時間を本部全体で月30〜40分程度にまで短縮できた
3. 手作業による入力ミスが起こりづらい環境を作れた
4. 回線の見える化により、約150回線を削減できた
5. 電子帳簿保存法・インボイス制度にもスムーズに対応できた

最大の効果は、合併以来の課題だった請求業務の本部集約を実現できたことです。導入前は各地区の拠点で支払対応をしており、全県で約15名の職員が通信関連の請求業務に携わっていました。法人"ビリングONE"の導入後は、本部の2名体制で回せるようになり、請求業務を離れた職員たちは別の業務に従事できています。

各本所で異なっていた仕組みやフローも、法人"ビリングONE"を介することで本部で一元的に管理できる体制が整いました。

請求書の開封から支払いまでの一連の請求業務にかかる時間を、大きく削減できました。なかでも支払関連業務は、これまで1拠点あたり約60分かかっていたものが、本部全体で30〜40分程度で完了するようになりました。

請求書の開封・中身の確認・ファイリングといった工程も、下記のとおり大きく短縮されています。

支払回数も月1回の自動引落のみとなり、以前は各地区で発生していた振込オペレーションや外部窓口への訪問納入も不要になりました。

この体制は、ＮＴＴファイナンスさまの継続的なサポートによって現在も維持されています。新規加入回線について地区や現場から集約の追加依頼があった際にも、迅速に対応してくださり、依頼した翌月にはデータが反映されています。取込にあたって請求元会社の担当者とも連携してくださるため、私たちは負担削減の恩恵を受け続けることができています。

法人"ビリングONE"の導入により、手作業による入力ミスが発生しない体制を構築できたことも大きいです。以前はExcelで数式を組んで集計していましたが、入力ミスで数式が崩れると集計自体ができなくなるといった問題が発生していました。

現在は、法人"ビリングONE"から出力された生のCSVデータをそのまま会計アプリに取り込む仕組みになっており、自動的に集計されてすぐに伝票が起票できる体制が整っています。手作業が介在しないため、ミスが起こりづらい環境になりました。

法人"ビリングONE"でよく使う便利機能が「回線番号別レポート」です。該当拠点で使用している回線ごとの料金プラン・サービス名・使用状況・契約先キャリア会社がひとめでわかるため、不要回線の解約などコスト削減の取組みに活用しています。

▲回線番号別レポートのイメージ

合併当初は1,609回線あった契約回線が、現在は1,451回線（2026年3月時点）となり、約150回線を削減できました。店舗再編の経過もありますが、支所が閉店して不要になった回線について、地区から「この回線は使わない」と判断してもらえるようになった結果です。総務課のほうで法人"ビリングONE"の明細を毎月各地区に共有しており、それを見た地区本部から廃止依頼が来て、解約手続きを進めるという流れができています。

当組合では2019年からサービスを利用しており、電子帳票の保存義務への対応でも、法人"ビリングONE"を導入して大変良かったと実感しています。

コピー機でのスキャナ保存となると、枚数が多い場合はスキャン漏れや機器トラブルで正しく取り込めないといった心配がつきものです。法人"ビリングONE"はそういった心配がなく、PDFのダウンロードからツールへの保存という流れで効率的に処理できます。また、すべての取引先の法人番号が記載されている点も優れています。

インボイス制度開始時期においても、適格請求書への変更対応で取引先さまへの確認が必要になるケースが多いなか、法人"ビリングONE"ではその心配もなく、スムーズに事務処理ができました。

特に一部の通信キャリアの請求については、当初マイページから契約形態ごとに適格請求書をダウンロードして保存する必要があり、データ発行まで時間がかかることもありました。郵送でも届いていたものの、インボイス制度の要件を満たさない請求書だったため、別途対応が必要だったのです。

しかし、ＮＴＴファイナンスさまのご担当者が該当キャリアと直接やり取りして、法人"ビリングONE"にその分も取り込める体制を整えてくれました。現在は立替金精算書がインボイス要件を満たしているため、1通の請求書ですべてが完結しています。

次なるステップとして、2026年5月請求分から、約200件ある水道料金の本部集約をスタートしました。現在、各支所や営業店舗、出荷場などでそれぞれ支払いしている水道料金は、管理事業者の市町村や自治体によって支払日や支払方法も異なるため、なかなか集約に取り組めずにいました。しかし、法人"ビリングONE"では通信料金と同じように対応できるというご提案をいただき、取り組むことに決めました。水道料金の請求書は紙での受領が基本のため、データ化されることのメリットは非常に大きいと期待しています。

▲公共料金使用量レポートのイメージ

法人"ビリングONE"は、合併の前・後に係る業務集約の課題、または単一JAとしても同様の課題を抱えているJAにおすすめしたいサービスです。煩雑な請求処理や、拠点ごとにバラバラな事務フロー、全体像が見えない契約回線の数々は、複数の拠点を抱えるJAに共通する悩みだと思います。各JAの規模や体制にもよりますが、導入の価値は十分にあると感じています。

昨今はあらゆる組織で人材不足が深刻化していますが、高知県も例外ではありません。JA高知県でも職員が減少しており、県全体として人がいなくなるという実態を肌で感じています。四国地方では、今後こうした状況がさらに顕著になってくると思っています。

こうした状況のなかで、自分たちでできる業務は自分たちで行い、都市部で業務代行していただけるものはお願いするという考え方がこれからのJAには必要だと思います。法人"ビリングONE"の活用によって生まれた時間を、組合員のみなさまへのサービス維持・向上といった本来のコア業務に振り向けることができます。人手不足・DX推進への有効な手段として、全国のJAのみなさまにも検討してほしいと考えています。