請求書の管理方法をSTEP方式で解説！ツールで管理するメリットも紹介

「請求書の管理方法が知りたい」と思うことはありませんか？

請求書は法律で保管が義務付けられているため、ポイントをおさえて効率良く管理することが大切です。

本記事では、

• 請求書を保管する必要性
• 請求書の管理方法
• 請求書をツールで管理する4つのメリット

などを紹介します。

なお、請求書を管理するなら効率化できるサービスの活用がおすすめです。

例えば「法人"ビリングONE"」は、複数の拠点ごとにバラバラ届く請求書や支払いタイミングが異なる請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめ、支払い処理を1回にできます。

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請求書の管理はなぜ必要？

請求書の管理が必要な理由は、請求書が証憑書類（取引の成立を証明する書類）であり、法律で保管すべき期間が定められているからです。

例えば、「法人税法第126条」には下記の規定があり、青色申告の承認を受けている法人は本条文に則った対応が求められます。

出典：法人税法｜e-Gov法令検索

一度発行された請求書は一定期間の保管が必須であることから、勝手に捨てたり紛失したりするようなことがあってはなりません。

さらに、請求書は取引先とのお金のやり取りに関わる重要な書類です。法人・個人に関わらず、すべての事業者が請求書を適切に管理する必要があります。

より詳しく請求書の必要性を知りたい方は、次の記事をご覧ください。

請求書は何年管理すべき？

請求書は、基本的に法人では7年間、個人事業主では5年間の保管が義務付けられています。

事業規模が大きくなればなるほど請求書の枚数も増え、数年分ともなると膨大な量です。

さらに、請求書は「仕入れ先から受領する請求書」と「取引先に送付する請求書」の2種類に分かれます。

両者はそれぞれ別々な管理が求められることから、毎月の請求書管理が負担になっている企業も少なくありません。

そのため、効率良く管理できる方法を取り入れ、請求書に関連する業務の負担を軽減することが重要です。

受領した請求書の管理方法をSTEP方式で紹介

ここからは、受領した請求書の管理方法をSTEP方式で紹介します。

1. 支払い期日ごとに「未払い分」ファイルに保管する
2. 支払いが済んだ請求書は「支払い済み」ファイルに保管する

受領する請求書は取引先の数だけ種類も多くなるため、支払い漏れを起こさないよう確実に管理することが重要です。

それでは、ひとつずつ解説します。

STEP1.支払い期日ごとに「未払い分」ファイルに保管する

まずは、届いた請求書を「未払い分」としてファイルや箱などで保管します。

PDFなど電子データのほうが効率的に管理できるものの、現状では紙の請求書を扱っている企業も多いです。

そのため、電子データはプリントアウトし、紙で受け取った請求書と一緒に管理するのが確実といえます。

その際、支払い漏れを防ぐために支払い期限が近いものから保管するのがおすすめです。

ただし、電子帳簿保存法の改正により、取引先からデータで受け取った請求書の紙での保管は無効となりました。

対策として挙げられるのは、データで受け取った請求書を効率良く管理できるサービスの導入です。

例えば「法人"ビリングONE"」は、Web上で請求書の集計や管理がおこなえる法人向け一括請求サービスです。

データで受け取った期日がバラバラな請求書をNTTファイナンスが一度立て替え、一括でお客様に請求するため、支払い・管理業務が楽になります。

詳細を知りたい方は、以下のボタンからお気軽に資料をダウンロードください。

STEP2.支払いが済んだ請求書は「支払い済み」ファイルに保管する

受け取った請求書は、「未払い分」と「支払い済み」に分けて保管するようにします。

支払いが済んだ請求書は、「済」のスタンプを押すなどして二重で支払うことがないように工夫しましょう。

また、ATMの利用明細や振込証明書などもセットで保管すると、後で確認しやすくなり二重払いも防げます。

支払いが済んだ請求書は、発行日順に整理しておくと後から検索しやすくなるのでおすすめです。

送付した請求書の管理方法をSTEP方式で紹介

続いて、取引先へ送付した請求書の管理方法をSTEP方式で紹介します。

1. 支払い期日ごとに「未入金分」ファイルに保管する
2. 入金を確認できた請求書は「入金済み」ファイルに保管する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

STEP1.支払い期日ごとに「未入金分」ファイルに保管する

自社から送った請求書は控え（写し）を保管することになりますが、基本の保管方法は請求書を受け取ったときと変わりません。

具体的には、まず取引先に送付した請求書を「未入金分」として保管します。その際、支払い期日ごとに整理することで、入金の確認がしやすくなります。

STEP2.入金を確認できた請求書は「入金済み」ファイルに保管する

入金を確認できた請求書は、「入金済み」と記入したり「済」のスタンプを押したりして「入金済み」として保管します。

その際に、入金日を記入しておくと後で確認しやすくなるのでおすすめです。あわせて、入金日順や請求日順など保管するルールを設けておきましょう。

なお、取引先が多いほど月日が経つごとに保管する請求書の量も増えていきます。

そこで、請求書を管理しやすくするために、下記2パターンの方法で保管するのが一般的です。

上記のように、「月ごとの保管」と「取引先ごとの保管」にはそれぞれメリット・デメリットがあります。

どちらの保管方法を選択すべきか迷う方は、下記をひとつの目安にすると良いです。

• 取引先が10社未満：取引先ごとの保管

• 取引先が10社以上：月ごとの保管

請求書をエクセルで管理する際の4つの問題点

請求書をエクセルで管理する企業は多いです。しかし、エクセルでの管理には下記4つの問題点があります。

例えば、手作業で入力すると、記入漏れや数字の打ち間違いが発生する恐れがあります。

自動化できるツールとは異なり、人が作業する場合はミスの数や入力スピードなど、担当者によってパフォーマンスに差が生まれてしまうことも否めません。

また、請求書は一般的に法人で7年、個人事業主では5年間の保管が必要になります。

そのため、取引先が多い場合は特に、エクセルのデータ容量が増えて処理速度が低下してしまう点にも注意が必要です。

上記の問題点をすべて解決できるのが、請求書を管理するツールの導入です。どういうことか、詳しく見ていきましょう。

請求書をツールで管理する4つのメリット

請求書をツールで管理すると、以下4つのメリットを得られます。

• 関連する業務を一元管理できるため、コスト削減につながる
• リアルタイムで作業できるため、社内で情報を共有しやすい
• 検索性が高いため、手間や時間を削減できる
• 利用中の会計ソフトと連携できるため、業務を効率化できる

特に、自社ですでに利用している会計ソフトと連携できる点は、ツール活用ならではのメリットです。

それぞれ具体的に解説します。

メリット1.関連する業務を一元管理できるため、コスト削減につながる

請求書は作成や送付だけではなく、請求内容の入力作業や仕訳処理などの関連業務が発生します。

毎月発生する煩雑な作業が、大きな負担になっている担当者も少なくありません。

ツールを導入すると、請求書に関わるプロセスを一元管理できるため、担当者の負担を大幅に削減できます。

ツールによる自動化は、コスト削減だけではなく人的ミスの防止にも効果的です。

メリット2.リアルタイムで作業できるため、社内で情報を共有しやすい

クラウド型のサービスを導入すると、離れた社員同士であってもリアルタイムでの確認・承認作業がおこなえます。

インターネットに接続できる環境があれば、スマートフォンからでも操作することが可能です。

そのため、外出先からであっても社員同士で情報を共有しやすくなります。

また、請求書受領サービスを導入した場合、リモートワークでの経費処理ができたり出社しなくても請求書を受け取れたりと、テレワークを推進したい企業におすすめです。

メリット3.検索性が高いため、手間や時間を削減できる

請求書の管理用に作られたツールには、最適な検索機能が備わっています。

例えば、取引先や該当月などの検索条件を設定することで、目的の請求書を瞬時に見つけやすくなるため便利です。

請求書管理ツールは検索性が高く、紙やエクセルでの管理と比べて手間や時間を削減できます。

メリット4.利用中の会計ソフトと連携できるため、業務を効率化できる

請求書管理ツールのなかには、自社で利用している会計ソフトと連携できるものもあります。

会計ソフトと連携すれば入金管理まで処理できるため、大幅な業務効率化につながります。

どの会計ソフトと連携できるかは、ツールによってさまざまです。詳細は各ツールの公式サイトや営業資料などで確認できます。

請求書の一括管理なら「法人"ビリングONE"」がおすすめ

請求書に関連する業務で企業が抱える悩みには、管理・支払い業務もあります。

「毎回の支払い処理に手間がかかって大変……」と感じている人も多いのではないでしょうか。

そのような場合には、経理処理を効率化できるサービスの活用がおすすめです。

「法人"ビリングONE"」は、複数の拠点ごとにバラバラ届く請求書や支払い期日が異なる請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめることで、支払い処理を1回にできる法人向け一括請求サービスです。

従来の開封・保管・支払い作業の負担を軽減できるため、経理業務の大幅な効率化が実現します。

「法人"ビリングONE"」はインターネット環境があればどこでも処理できるため、リモートワークでの経費処理が可能です。

それだけではなく、Web上で一元的な管理も実現します。詳しくは下記のボタンから、お気軽に資料をダウンロードしてください。

ツールを活用して請求書を効率的に管理しよう

請求書は取引先との入出金に関わる重要な書類であり、適切な管理が求められます。

また、電子帳簿保存法の改正により、データ受領した請求書の紙での保存が無効となりました。

これを機に、請求書の管理体制を見直してみてはいかがでしょうか。

なお、NTTファイナンスでは、請求書の管理業務を効率化する「法人"ビリングONE"」を提供しています。

「法人"ビリングONE"」は、毎月バラバラに届く通信費や公共料金などの請求書をお客様に一括で請求するサービスです。