電子請求書とは？メリット・デメリットやシステムの選び方など全まとめ

「請求書の電子化って何だろう？」
「電子請求書での取引に対応したい」と思うことはありませんか？

請求書の電子化とは、Web上で作成した請求書を電子データ化して取引先へ送付することです。

本記事では、

• 電子請求書の特徴や関連する法律

• 請求書の電子保存に必要な要件

• 請求書を電子化するメリット・デメリット

などを紹介します。

なお、請求書を電子化する際は、関連業務を効率化できるサービスの活用がおすすめです。

例えば、NTTファイナンスでは、毎月バラバラ届く通信費や公共料金などの請求書を、1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめて一括請求する「法人"ビリングONE"」を提供しています。

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電子請求書とは？関連する法律や必要な条件も解説

電子請求書とは、メールやWeb上でやり取りできるように電子データ化した請求書のことです。

具体的には、PDF化してメールで送ったり、請求書発行システムを利用したりして請求書を電子化します。

従来、請求書といえば紙や封筒を使ったやり取りが主流でした。

しかし、脱ハンコやペーパーレス化・テレワーク化の動きにあわせ、電子化する企業が増えています。

続いて、電子請求書と法律との関連について見ていきましょう。

電子請求書に関連する2つの法律

電子請求書に関連する法律は、次の2つです。

「電子帳簿保存法」とは、請求書や領収書など国税関係の帳簿や書類に関して、電子データでの保存を認める法律です。

2022年1月には「改正電子帳簿保存法」が施行され、電子取引の電子保存が義務付けられました。

これにより、2024年1月以降、取引先からデータ受領した請求書は紙での保存が無効となります。

2つ目の「e-文書法」も、電子帳簿保存法と似たような法律です。

具体的には、税法や商法などで保管が義務付けられた文書に関して、電子データでの保存を認める内容となっています。

請求書の電子保存に必要な要件

前述したとおり、2024年1月からは「電子取引の書面での保存」が廃止になりました。

そのため、取引先から受け取った電子請求書は、ルールに則ったうえで電子データでの保存が必要です。

請求書を電子データで保存する際は、次の要件を満たすことが求められます。

出典：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】｜国税庁

まず、データが唯一無二のものであり、改ざんできないことを証明できるようにしておかなければなりません。

具体的には、タイムスタンプの付与や、改ざんできないシステムの導入などが挙げられます。

さらに、検索すればいつでも請求書を見られる状態にしておくことが必要です。

例えば、税務調査時に請求書の開示を求められた際、検索してすぐ出せる状態にしておかなければなりません。

一例として、ファイルに日付・取引先名などをつけて保存したり、Excelで連番を付けて管理したりする方法があります。

なお、電子帳簿保存法の改正により、所轄税務署長からの事前承認は不要となりました。

請求書を電子化する5つのメリット

請求書を電子化するメリットは、次の5つです。

1. 印刷費・郵送費などの経費削減につながる
2. 請求書の処理時間が短縮され、業務を効率化できる
3. 自動化することで人的ミスを削減できる
4. データ化により、書類を保管するためのスペースが不要になる
5. Web上で完結するため、わざわざ出社する必要がなくなる

それでは、ひとつずつ見ていきましょう。

メリット1.印刷費・郵送費などの経費削減につながる

請求書を電子化すると、発行してから取引先に届けるまでをWeb上で実施することになります。

そのため、紙や印刷費・郵送費などのコストを削減することが可能です。

また、書類を記入したり印刷したりする作業も不要なことから工数削減につながり、紙で送る場合と比較して人件費をカットできます。

メリット2.請求書の処理時間が短縮され、業務を効率化できる

電子請求書は、封入・開封作業やファイリング作業などが不要です。また、請求書を電子化すると修正や再発行にも対応しやすくなります。

さらに、日付やファイル名などで検索すれば確認したい請求書を見つけやすくなる点もメリットです。

多くの企業と取引している企業ほど請求書の処理時間が短縮され、業務効率化を期待できます。

メリット3.自動化することで人的ミスを削減できる

手書きの場合、書き間違いや請求漏れなどのミスが発生することもよくあります。

誤った情報の請求書を送ると取引先にも迷惑がかかり、信用問題に発展するので注意が必要です。

そのため、各事業者はミスを防止する仕組みを構築しなければなりません。

請求書を電子化すれば、自動計算や宛名書きの自動化などにより、人的ミスを削減することが可能です。

メリット4.データ化により、書類を保管するためのスペースが不要になる

請求書は、一般的に法人で7年間、個人事業主では5年間の保管が義務付けられています。

そのようななか、請求書を電子化すると原本を保管するためのスペースが不要となり、場所の有効活用ができます。

また、紙での保管のように、膨大な書類のなかから該当する請求書を探し出す必要もありません。

電子請求書は、紙とは異なり経年劣化の心配も不要です。

加えて、クラウドシステムを活用すれば、端末の故障時や盗難の被害にあった際もバックアップしておいたデータを復元できるメリットがあります。

メリット5.Web上で完結するため、わざわざ出社する必要がなくなる

電子請求書はWeb上でやり取りが完結するため、請求書の確認や承認作業のために出社する必要がなくなります。

紙での管理の場合、上司不在による承認待ちで作業が滞るケースも少なくありません。

一方で、請求書受領サービスなどのワークフローと連携すれば、承認作業もWeb上でスムーズに実施できます。

請求書を電子化する2つのデメリット

請求書の電子化は下記2つのデメリットも存在するため、事前に把握しておくことが重要です。

1. システム導入にともなう新たなコストが発生する
2. 電子請求書に対応していない企業も存在する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

デメリット1.システム導入にともなう新たなコストが発生する

新たにシステムを導入すると、初期費用の負担が発生します。それだけではなく、毎月支払うランニングコストの金額も考慮しなければなりません。

しかし、実際にはペーパーレスによる経費削減や業務効率化などのメリットを得られるため、トータルでの出費をおさえられることが多いです。

デメリット2.電子請求書に対応していない企業も存在する

電子請求書が増えてはいるものの、なかには紙の原本を用いた請求書のやり取りしか受け付けていない企業も存在します。

取引先企業が電子請求書に対応していなければ、一部の相手にだけ紙の請求書を発行しなければなりません。

紙での請求書発行から電子化に切り替える際は、取引先から事前に了承を得るようにしましょう。

電子請求書に切り替える際のポイントと注意点

電子請求書に切り替える際に意識すべきポイントと注意点は、次のとおりです。

請求書を電子化するサービスの4つの比較ポイント

請求書を電子化するにあたり、サービスの導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

サービスを選ぶ際は、下記4つの比較ポイントをおさえることが重要です。

請求書関連業務は、入金や管理などさまざまな業務が発生します。

導入予定のサービスでどこまでの作業を効率化できるか、事前に細かく確認しておきましょう。

会計システムをはじめ、自社で運用している他のシステムと連携できるサービスであれば、より効率化しやすくなります。

また、自社の業務フローを見直し、スムーズに組み込めるかあらかじめ確認することもポイントです。

電子請求書に関する3つのQ&A

電子請求書に関してよくある質問は、次の3つです。

1. 請求書を電子保存すれば紙の原本は破棄しても良い？
2. 電子請求書はインボイス制度下でも利用できる？
3. 「改正電子帳簿保存法」は個人事業主にも影響ある？

それでは、ひとつずつ回答します。

Q1.請求書を電子保存すれば紙の原本は破棄しても良い？

取引先から送られてきた「紙の請求書」は、原本で保存するのが原則です。

ただし、電子帳簿保存法の要件を満たした請求書であれば、紙の原本である必要はありません。

具体的には、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があります。

Q2.電子請求書はインボイス制度下でも利用できる？

電子帳簿保存法に則った電子データであれば、インボイス制度下でも利用可能です。

前提として、インボイス制度に対応しようとすると、請求書関連業務の負担が増え、さらに不備のない作業が求められます。そのため、経理担当者が疲弊しかねません。このような事態を回避するためにも、請求書を電子化して業務を効率化することがおすすめです。

Q3.「改正電子帳簿保存法」は個人事業主にも影響ある？

「改正電子帳簿保存法」は税務申告をする人はほぼ全員に関係するため、個人事業主も対象です。

特にインボイス制度下では、適格請求書（インボイス）の保存が節税の大きなポイントになります。

個人事業主を含めたすべての事業者において、インボイス制度と改正電子帳簿保存法への正しい理解は必須といえます。

請求書を電子化して業務効率化につなげよう

2022年に施行された「改正電子帳簿保存法」は、事業規模に関わらずすべての事業者に関係する法律です。

今回お伝えした内容を参考にして、法律に則った適切な対策を進めてください。

なお、請求書を電子化する際は、より効率化できるサービスの活用がおすすめです。

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