請求書の電子化とは？関連法律や立場別メリット・進め方を解説

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請求書の電子化とは、請求書の発行・受領・保存を電子データで行うことです。本記事では、電子請求書の特徴や関連する法律、請求書の電子保存に必要な要件、電子化するメリット・デメリットなどを紹介します。

なお、請求書を電子化する際は、関連業務を効率化できるサービスの活用がおすすめです。ＮＴＴファイナンスでは、毎月バラバラ届く通信費や公共料金などの請求書を、1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめて一括請求する「法人"ビリングONE"」を提供しています。詳しくは下記のボタンから、お気軽に資料をダウンロードしてチェックしてみてください。

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※本記事の内容は、2026年6月18日時点の情報に基づいて作成しております。

請求書の電子化とは？関連する法律・制度と保存要件を解説

請求書の電子化とは「紙で発行・受領していた請求書をPDFなどのデータ形式に変換し、ネットワークを通じて送受信・保存する仕組み」のことです。

従来の紙運用では、物理的な配送コストや保管場所の確保が大きな負担となっていました。これに対して電子化を行うことで、インターネット環境があればどこからでも請求書の発行・受領が可能になります。物理的な配送コストや保管場所の確保は不要です。

具体的に請求書を電子化する方法は、下記のとおりです。

この手法は国税庁の指針においても「電磁的記録による保存」として認められています。適切に運用することで、ペーパーレスかつ迅速な経理業務が可能です。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

請求書の電子化はいつから義務化されている？

電子取引で受領した請求書や領収書などの取引データについては、2024年1月1日以降電子データのまま保存することが義務化されています。請求書はもちろん、領収書や注文書など取引関連の証憑書類が対象です。

出典：電子帳簿保存法対応！令和6年1月以降の電子取引データの保存方法について｜国税庁

請求書の電子化に関連する法律・制度

請求書の電子化を進めるうえで、関連する法律や制度は主に次の3つです。

【請求書の電子化に関連する法律・制度】

電子帳簿保存法とe-文書法があるおかげで、従来は紙での保存が義務付けられていた請求書も、電子データでの保存が可能になりました。

加えて消費税の取引においては、インボイス制度への対応も欠かせません。電子で発行・受領した適格請求書も、電子帳簿保存法の要件に沿って保存する必要があります。下記の記事では、電子帳簿保存法における保存要件についての詳細を紹介していますので、関心のある方はご一読ください。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁

参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律 | e-Gov 法令検索

参考：インボイス制度について｜国税庁

なお、請求書をデータ化する際は、法律で定められた要件を満たす必要があります。電子保存に必要な要件をみていきましょう。

請求書の電子保存に必要な要件

電子的に授受した請求書は、電子帳簿保存法のルールに沿って保存しなければなりません。電子取引データの保存で求められる要件は、主に次の2つです。

【電子取引データの保存要件】

参考：Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

まず、データが唯一無二のものであり、改ざんできないことを証明できるようにしておかなければなりません。具体的には、タイムスタンプの付与や、改ざんできないシステムの導入などが挙げられます。

さらに、検索すればいつでも請求書を見られる状態にしておくことが必要です。

例えば、ファイルに日付・取引先名などをつけて保存したり、Excelで連番を付けて管理したりする方法があります。つまり税務調査時に請求書の開示を求められた際に、検索してすぐ出せる状態にしておくことが求められます。

請求書を電子化する際の法律に関して理解を深めたい方は、下記の記事も併せてご活用ください。

【立場別】請求書を電子化するメリット

請求書の電子化は発行する側だけでなく、受け取る側にもメリットがあります。ここでは、発行側・受領側それぞれの視点から、得られるメリットを紹介します。

発行側のメリット

初めに、発行側のメリットを3つ紹介します。

メリット1.印刷費・郵送費などのコスト削減

請求書を電子化すると、発行してから取引先に届けるまでをWeb上で実施することになります。そのため、紙や印刷費・郵送費などのコストを削減することが可能です。

また、書類を記入したり印刷したりする作業も不要なことから工数削減につながり、紙で送る場合と比較して人件費をカットできます。

電子請求書は、封入・送付・開封作業やファイリング作業などが不要です。またデータ上で内容を修正・再発行できるため、請求内容の変更や訂正が発生した場合でも、紙の請求書に比べて迅速に対応できます。

さらに、日付やファイル名などで検索すれば確認したい請求書をデバイス上で見つけやすくなる点もメリットです。多くの企業と取引している企業ほど請求書の処理時間の短縮が見込め、業務効率化も期待できます。

電子請求書はWeb上でやり取りが完結するため、請求書の確認や承認作業のために出社する必要がなくなります。

紙での管理の場合、上司不在による承認待ちで作業が滞るケースも少なくありません。一方で、請求書受領サービスなどのワークフロー機能と連携すれば、承認作業もWeb上でスムーズに実施できます。

受領側のメリット

ここからは、受領側のメリットを紹介します。

メリット1.支払準備の時間を確保しやすい

電子請求書であれば発行されたその日に受け取れるため、支払いの準備期間を長く確保できる点が受領側のメリットです。

紙の請求書の場合は郵送に数日かかるうえ、配送状況によって到着日が不安定で読めないケースも考えられます。

一方、電子請求書であれば受領後すぐに内容を確認できるので、次のようなメリットが見込めます。

請求書を電子データで受領すれば、原本を保管する場所が不要になり、ファイリングの手間も省けます。

請求書には保管義務があり、一般的に法人では7年間、個人事業主で5年間の保存が必要です。紙で受領した場合、その間の保管スペースの確保や管理作業が発生します。

一方、電子データで受領すれば次のようなメリットが期待できます。

なお、電子帳簿保存法により、電子的に受け取った請求書などの取引データは電子のまま保存することが原則です。受領側にとっても、電子化への対応は避けて通れないテーマになりました。

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請求書を電子化しておけば、取引先名・日付・金額などのキーワードから、過去の情報をすぐに検索・照会できます。

紙の請求書の場合、ファイリング作業だけでなく、物理的な保管場所の確保も必要です。取引先が多い企業では、数年分の請求書がキャビネットや倉庫を圧迫するケースも少なくありません。

電子データであれば、物理的な保管スペースを削減できるだけでなく、大量のファイルから手作業で探し出す大変さも軽減されます。さらに過去の取引内容を振り返りたいときや、税務調査・監査への対応が必要なときも、該当データを速やかに取り出せる点などがメリットです。

なお、ＮＴＴファイナンスでは請求書の保管方法を「受領側」と「送付側」に分けて解説した資料を無料で配布しています。意識すべき3つのポイントも紹介していますので、下記のバナーをクリックのうえお気軽に資料をダウンロードしてお役立てください。

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請求書を電子化する3つのデメリット

ここまで発行側・受領側それぞれのメリットをみてきましたが、電子化には、立場を問わず共通して押さえておきたい注意点があります。

1. 新たにシステムを導入する場合はコストが発生する
2. 業務フローの見直しと社内体制の整備が必要になる
3. 電子請求書に対応していない取引先への個別対応が残る

順番にみていきましょう。

デメリット1.新たにシステムを導入する場合はコストが発生する

新たに請求書発行システムや請求書受領サービスなどのシステムを導入すると、初期費用の負担が発生します。それだけではなく、毎月支払うランニングコストの金額も考慮しなければなりません。

しかし、実際にはペーパーレスによる経費削減や業務効率化などのメリットを得られるため、トータルでの出費をおさえられることが多いのが現状です。

デメリット2.業務フローの見直しと社内体制の整備が必要になる

請求書を電子化する場合は、これまで紙を前提に組み立てていた業務フローの見直しが必要です。発行・承認・保管といった一連の流れをシステムに合わせて再設計するなど、移行期には一定の手間がかかります。

併せて担当者がシステムを使いこなせるように、社内での教育や周知も欠かせません。操作に不慣れなうちは問い合わせやミスが増える可能性もあり、定着までの時間がかかることを想定しておきましょう。

デメリット3.電子請求書に対応していない取引先への個別対応が残る

電子請求書が増えてはいるものの、なかには紙の原本を用いた請求書のやり取りしか受け付けていない企業も存在します。取引先企業が電子請求書に対応していなければ、個別に紙の請求書を発行しなければなりません。

そのため紙から電子へ切り替える際は、取引先から事前に了承を得るようにしましょう。

下記は、電子請求書への切り替えを取引先へ知らせる案内文の一例です。自社の状況に合わせて日付やサービス名などを調整し、文面作成の参考にしてみてください。

【取引先向け 案内文の例】

請求書を電子化する際の失敗しない4つのポイント

請求書を電子化する際のポイントは下記の4つです。

1. 事前に取引先全社へ周知し合意を得る
2. 電帳法・インボイス制度の保存要件に対応する
3. 改ざんを防ぐセキュリティ対策を整える
4. スムーズに運用できるよう社内マニュアルを用意する

取引先との不要な衝突にもつながりかねないので、必ずポイントを押さえたうえで切り替えを進めていきましょう。

ポイント1.事前に取引先全社へ周知し合意を得る

前述したように、取引先企業のなかには紙の請求書しか受け付けていないケースもあります。電子請求書に切り替える前にすべての取引先へ周知し、対応の可否を確認しておきましょう。

合意を得ないまま切り替えると「請求書が届かない」といった行き違いや、取引先側の経理処理の混乱につながりかねません。

ポイント2.電帳法・インボイス制度の保存要件に対応する

電子請求書を導入する際は、電子帳簿保存法やインボイス制度の要件を満たせる保存環境を整えておきましょう。

電子取引データは、電子のまま保存することが義務付けられています。保存方法が法令要件を満たしていない場合は税務調査時の指摘事項になるので、保存要件に対応しておきましょう。

電子帳簿保存の保存要件に関しては、下記の記事でわかりやすく解説していますので、復習も兼ねて理解を深めておきたい方はご覧ください。

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ポイント3.改ざんを防ぐセキュリティ対策を整える

請求書を電子化する際には、データの改ざんや漏えいを防ぐ仕組みを整えましょう。

ExcelやWordのファイルは内容を簡単に変更できてしまうため、改ざんを防ぐ仕組みが必要です。具体的には、PDF化してから送付する、電子帳簿保存法に対応したサービスを活用するなどの方法があります。

セキュリティ体制が整ったサービスを選ぶこと自体が、取引先の信頼を守ることにもつながります。

ポイント4.スムーズに運用できるよう社内マニュアルを用意する

新たなサービスを導入する際は、社内マニュアルを整備して従業員が問題なく使えるように教育しましょう。

操作に不慣れなうちは、使い方に関する問い合わせやミスが増えることも少なくありません。発行→承認→保管までの手順をまとめておくと、担当者が変わっても運用を引き継ぎやすくなります。

なお「導入時の研修」や「サポート体制」が充実したサービスを選べば、社内への浸透を進めやすくなるのでおすすめです。

請求書の電子化を進める4つのステップ

請求書の電子化を検討していても、「何から手をつければいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。ここでは、請求書の電子化をスムーズに進めるための4つのステップを紹介します。

1. 電子化の方法とシステムを決定する
2. 全取引先の請求書授受の現状を洗い出す
3. 取引先に移行日と方法を案内する
4. 対応が難しい取引先には個別フォローを行う

ステップ1.電子化の方法とシステムを決定する

まずは、どの方法で請求書を電子化するかを決めましょう。主な方法は次のとおりです。

• PDFに変換してメールで送付する
• 請求書発行システムを利用する

PDFのメール送付は手軽に始められる一方で、件数が増えると送付漏れや管理の煩雑さが課題となる側面もあります。

請求書の発行件数や取引先数が多い場合は、送付・管理・保存まで一元化できるシステムの導入を検討するのがおすすめです。

ステップ2.全取引先の請求書授受の現状を洗い出す

次に、取引先ごとの請求書の受領方法を確認しましょう。

すでに電子請求書に対応している企業もあれば、紙の請求書のみ受け付けている企業もあります。対応状況を把握しないまま一斉に切り替えると、受領拒否やトラブルにつながりかねません。

事前に現状を整理しておけば、移行計画の優先順位もつけやすくなります。

ステップ3.取引先に移行日と方法を案内する

電子化の準備が整ったら、取引先へ移行日と運用方法を案内しましょう。

電子請求書への切り替えは取引先の業務にも影響するので、一方的に変更するのではなく、十分な周知期間を設けることが大切です。具体的には、下記の内容を案内に盛り込みます。

• 移行開始日
• 受領方法・確認方法
• 問い合わせ窓口

案内文はメールやチャットで一斉送信するのが効率的です。ただし、重要な取引先には個別に連絡を入れておくとより丁寧な印象になり、移行後のやり取りもスムーズに進みやすくなります。

ステップ4.対応が難しい取引先には個別フォローを行う

紙運用を継続している企業では、移行準備に時間がかかる場合もあります。まずは電子化に対応できない理由を確認し、取引先の事情に配慮しながら進めましょう。

ここまで4つのステップを紹介しましたが、「手順はわかったものの、自社だけで進めるのは難しそう」「現状の洗い出しや取引先対応まで手が回らない」と感じた方もいるのではないでしょうか。

ＮＴＴファイナンスでは、請求書の電子化をはじめ、経理業務の負荷軽減を支援するコンサルティングサービスを実施しています。豊富な実例とＮＴＴグループのシェアードで蓄積したノウハウをもとに、現場業務の可視化・標準化から、その後の改善策や最適な業務体制までご提案いたします。

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請求書を電子化するサービスの5つの選び方

請求書の電子化にあたりサービスを選ぶ際は、下記の5つの選び方をおさえておくと失敗を防ぎやすくなります。

1. JIIMA認証を取得しているか
2. 電帳法・インボイス制度に対応しているか
3. 会計・販売管理システムと連携できるか
4. どこまでの作業を自動化できるか
5. 自社の業務量に合った料金体系か

選び方1.JIIMA認証を取得しているか

JIIMA認証とは、電子帳簿保存法の要件を満たしていると公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認めたソフトウェアに付与される認証です。

公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA（ジーマ））の認証を受けた会計ソフトは、優良な電子帳簿の機能要件を満たしており、そのパッケージや説明書に、「JIIMA認証マーク」がついています。

引用：優良な電子帳簿のススメ！｜国税庁

法令への対応をうたうサービスは数多くあるものの、その内容を自社だけで正確に判断するのは簡単ではありません。第三者機関の認証があれば、要件を一つひとつ確認する手間が省けて安心して導入検討できます。

導入を検討しているサービスの公式サイトや製品ページで、認証ロゴの有無をあらかじめチェックしておきましょう。

【電子帳簿保存法対応の目安となるJIIMA認証マーク】

出典：Ⅲ 申請手続等 【提出時期】｜国税庁

選び方2.電帳法・インボイス制度に対応しているか

電子帳簿保存法とインボイス制度は、請求業務に直結する2つの制度です。対応していないサービスを選んでしまうと、保存要件や記載要件を自社で補わなければならない場合があります。

電子帳簿保存法への対応状況を確認する際は、次のポイントをチェックしましょう。

併せて、インボイス制度の適格請求書に必要な記載事項をカバーしているかも見ておくと安心です。

なお、制度は今後も改正される可能性があります。改正時にアップデートで対応してくれるサービスかどうかも、長く使ううえでの判断材料になります。

選び方3.会計・販売管理システムと連携できるか

すでに使っている会計システムや販売管理システムと連携できるかも、重要な比較ポイントです。連携が可能であれば「請求データの再入力」や「手作業での転記」が不要になり、業務全体の効率化につながります。

連携の方法は、次の2種類です。

請求件数が多い場合は、データを自動でやり取りできるAPI連携のほうが手間を抑えやすい傾向にあります。導入前に自社で使っているシステムの名称をサービス提供元に伝え、連携実績があるかを確認しておくと進行がスムーズです。

選び方4.どこまでの作業を自動化できるか

サービスによって、自動化できる業務の範囲は異なります。発行のみに対応するものから、送付や受領、入金消込・保管までを一括で管理できるものまであるため、自社が効率化したい作業をカバーしているかをチェックしましょう。

「どの作業に最も時間がかかっているか」を起点に比較すると、自社に必要な機能が見えやすいのでおすすめです。

選び方5.自社の業務量に合った料金体系か

導入しようとしているサービスの料金体系が、自社の業務量に見合っているかも忘れずに確認しましょう。

サービスによって、取引先数や請求件数に応じた「従量制」、月額固定の「定額制」など料金モデルはさまざまです。業務量と料金が釣り合わないと、想定以上に割高になってしまうケースも珍しくありません。

一定の件数まで無料で使えるサービスや無料トライアル期間を設けているサービスもあるため、まずは試してみるのも一つの手です。複数のサービスを比較し、削減できるコストと利用料が見合うかを試算したうえで選びましょう。

導入時の初期費用だけでなく、月額の運用コストも含めて検討すると、長期的な失敗を防ぎやすくなります。

請求書の電子化を進めるなら関連業務も効率化できるサービスがおすすめ

ここまで見てきたように、請求書の電子化は受領側にも多くのメリットがあります。一方で、取引先ごとにバラバラの形式・期日で届く請求書を1枚ずつ電子化・管理するのは、それ自体が負担になる場合もあり、一概にメリットのみとはいえません。

そこで、毎月届く請求書の電子化とあわせて「受領業務そのものを効率化」したい場合に検討したいのが、ＮＴＴファイナンスの法人"ビリングONE"です。

法人"ビリングONE"は、通信費や公共料金など支払期限が異なる請求書をＮＴＴファイナンスが一度立て替え、お客さまへ一括で請求するサービスです。毎月バラバラな請求書受領が一本化・電子化されるので、大量の紙を保管する必要がありません。

【法人"ビリングONE"の特長と利用料金】

請求書の受領だけでなく管理・支払いまでの自動化が可能です。受領後のお支払いは月1回、支払先はＮＴＴファイナンスのみで済むため、振込手数料や支払作業の工数の削減につながります。

クラウド上で管理可能かつインボイス制度にも対応している「法人"ビリングONE"」について詳しく知りたい方は、下記のボタンをクリックのうえ、サービス資料をダウンロードしてチェックしてみてください。

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電子請求書に関する3つのQ＆A

最後に、電子請求書に関してよくある3つの質問に回答します。

1. 請求書を電子保存すれば紙の原本は破棄しても良い？
2. 電子請求書はインボイス制度下でも利用できる？
3. 「改正電子帳簿保存法」は個人事業主にも影響ある？

Q1.請求書を電子保存すれば紙の原本は破棄しても良い？

取引先から送られてきた「紙の請求書」は、紙（原本）のまま保存するのが原則です。

ただし、電子帳簿保存法が定める「真実性の確保」と「可視性の確保」などの要件を満たしたうえで電子保存を実施している場合は、紙（原本）を廃棄することが可能です。要件に関する詳細は、下記の記事をチェックしてみてください。

Q2.電子請求書はインボイス制度下でも利用できる？

電子帳簿保存法に則った電子データであれば、インボイス制度下でも利用可能です。

前提として、インボイス制度に対応しようとすると、請求書関連業務の負担が増します。さらに記載内容の不備のないよう、これまで以上に正確な作業が求められるため経理担当者が疲弊しかねません。このような事態を回避するためにも、請求書を電子化して業務を効率化することがおすすめです。

Q3.「改正電子帳簿保存法」は個人事業主にも影響ある？

影響があります。「改正電子帳簿保存法」は税務申告をする人はほぼ全員に関係するため、個人事業主も対象です。

特にインボイス制度下では、適格請求書（インボイス）の保存は、仕入税額控除を受けるための重要な要件です。個人事業主を含めたすべての事業者において、インボイス制度と改正電子帳簿保存法への正しい理解は欠かせません。

電子帳簿保存法とインボイス制度の関係についての詳細を知りたい方は、下記の記事もご活用ください。

請求書を電子化して業務効率化につなげよう

2022年施行の改正電子帳簿保存法により、2024年1月以降は電子取引データの電子保存が義務化されました。事業規模に関わらずすべての事業者に関係するため、まだ対応できていない場合は早めに移行作業を進めましょう。

なお、請求書を電子化する際は、より効率化できるサービスの活用がおすすめです。

例えば、ＮＴＴファイナンスの「法人"ビリングONE"」は、支払期日が異なる通信費や公共料金などの請求書を1つにまとめられるサービスです。

当サイトでは、法人"ビリングONE"を導入し、月860分の業務削減を実現した企業の事例をはじめ、導入によってどのような業務改善効果が期待できるのかをまとめた資料をご用意しています。請求書業務の効率化やコスト削減を検討している方は、ぜひダウンロードしてご活用ください。

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