請求書の催促メール文例と押さえておくべき5つのポイントを紹介

「請求書の催促メールはどう書くべき？」
「催促メールの送付で失敗したくない」

と思うことはありませんか。

​​​​​​​請求書が手元に届かないときは、早めに取引先へ連絡することが大切です。一方で、間違った書き方をしてしまい、こちらの印象が悪くなるのは避けたいものです。

そこで本記事では、請求書の催促メールに関する下記の内容を紹介します。

• 請求書の催促メール文例（テンプレート）
• 印象を悪くしない催促（リマインド）メールを書くポイント
• 催促メールでよくある質問

この記事を読めば請求書のリマインドで迷わなくなるので、ぜひご一読ください。

「請求書の催促メール文例」を今すぐ知りたい人は、下記をクリック！

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請求書が届かないときに取るべき対応を3ステップで解説

請求書が届かないときに取るべき対応は、次の3ステップです。

期日までに請求書が届かない場合、なるべく早い段階で担当者へ連絡しましょう。

このとき、電話・メール・チャットアプリなど「連絡方法」に決まりはありません。緊急性が高い場合は、早めに状況を確認しやすい電話での連絡がおすすめです。

請求書が手元に届かない主な原因としては、「担当者が対応を失念していた」パターンが大半です。他の原因としては「社内での連携ミス」といったケースも考えられます。

もし先方が未対応であれば、いつまでの対応を希望するか伝えて請求書の送付を依頼しましょう。

また、送付済みで行き違いの可能性もあるため、お詫びの言葉を添えることもポイントです。

請求書の催促メール文例をシーン別に2つ紹介

請求書の催促メール文例を、2つのシーン別に紹介します。

1. 通常の催促メール
2. 毎月取引している会社への催促メール

大きな違いはないものの、少し異なる部分もありますのでぜひ参考にしてください。

文例1.通常の催促メール

はじめに、通常の催促メールを紹介します。幅広く使えるテンプレートですので、ぜひご活用ください。

文例2.毎月取引している会社への催促メール

続いて、毎月取引を実施している会社への催促メールを紹介します。

良好な関係を保てている取引先に対して敬意を払いつつ、少しだけ砕けた文章にしているところがポイントです。

なお、今回紹介したテンプレートは、まるっきり同じ文章にする必要はありません。参考にしたいところだけを取り入れて、メールを作成してみてください。

請求書の催促メールで押さえておくべき5つのポイント

請求書の催促メールで押さえておくべきポイントは、以下の5つです。

1. 件名を簡潔にする
2. 強い口調にならないようにする
3. クッション言葉を必ず添える
4. 予定どおりに入金できない可能性があることを伝える
5. 行き違いの可能性を考慮したお詫びを伝える

前述した内容と重複するポイントもありますので、気になるものだけチェックしてみてください。

ポイント1.件名を簡潔にする

1つ目は、メールの件名を簡潔にすることです。下記の例のように、パッと見てどのような内容なのかが伝わる件名を作成しましょう。

なお、【重要】【至急】などを件名に添えると、急ぎの要件であることが伝わりやすくなるものの、相手に不快感を与える恐れがあります。

そのため、どうしても必要な場面のみ使用するなど、使い方には気を付けましょう。

ポイント2.強い口調にならないようにする

催促メールを送る際は、強い口調になっていないか送信前にチェックするのが望ましいです。

相手の不備の可能性が高いことから高圧的な文面になりがちですが、少しの言い回しの違いで受け取る側の印象は変わります。

下記に「避けたい表現」と「使いたい表現」の例を挙げますので、ぜひ参考にしてみてください。

ポイント3.クッション言葉を必ず添える

3つ目は、メールの文頭にクッション言葉を添えることです。

催促メールは相手を急かす行為ではありますが、クッション言葉を添えることで与えるプレッシャーが弱まります。

代表的なクッション言葉を紹介しますので、上手に利用してこちらの印象を悪くしないように心がけましょう。

ポイント4.予定どおりに入金できない可能性があることを伝える

社内の業務フローによっては、すぐに入金対応できないケースもあるでしょう。

トラブルを防止するためにも、請求書の到着が遅れると支払いが遅くなってしまう恐れがあることを先に伝えておくのがおすすめです。

取引先もなるべく早い入金を望んでいる可能性が高いので、素早い対応を促す効果も期待できます。

ポイント5.行き違いの可能性を考慮したお詫びを伝える

自社の連絡と先方の手続きが行き違いになった場合を想定し、末尾にお詫びの文言を入れましょう。請求書が届いていないことは事実ですが、取引先がすでに手続きを済ませていることも考えられます。

また、自社側のチェック漏れがある可能性もゼロではありません。メールの受信フォルダや郵便の受け取り状況などをチェックし、先方の対応を見逃していないか事前に確認しておく必要があります。

良好な関係を続けるためにも、相手の手続き漏れだと決めつけないことが大切です。

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開封作業や支払い処理など、請求書は督促・催促以外にも関連する業務が多岐にわたります。「毎月発生する煩雑な業務を効率化したい」と感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

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請求書の催促・督促メールに関してよくある5つのQ&A

請求書の催促・督促メールに関してよくある5つの質問と、回答をまとめました。

1. 請求書が届かない場合は代金を支払わなくても大丈夫？
2. 2回目の催促メールを送るときに注意すべきことは？
3. 催促メールを受け取ったときの返信で注意すべきことは？
4. 支払いを促す「督促メール」の送り方は？
5. 督促・催促メールを送るべきタイミングは？

クリックすると各質問に飛べますので、疑問点の解消にお役立てください。

Q1.請求書が届かない場合は代金を支払わなくても大丈夫？

たとえ請求書が届かない場合でも、60日以内に代金を支払うのが原則です。公正取引委員会・中小企業庁から出ている資料にも、次のとおり記載があります。

出典：ポイント解説 下請法｜公正取引委員会・中小企業庁

つまり、請求書が届かないからといって、代金を支払わなくても良い理由にはなりません。

それどころか、納品日から60日以内に支払いを済ませないと「下請法違反」になってしまうため注意が必要です。

Q2.2回目の催促メールを送るときに注意すべきことは？

2回目の催促メールを送るときは、まず1回目の催促メールが未送信になっていないかチェックしましょう。

もし未送信になっていた場合は、送信できていなかった旨をお伝えしつつ、催促メールを送ります。

1回目が送信できていた場合、2回目との間隔が短すぎると心象が良くないため、3日後を目安に送付するのがおすすめです。

また、2回目のメール送信だとしても、以下のように行き違いを考慮したメール内容にすることがポイントです。

Q3.催促メールを受け取ったときの返信で注意すべきことは？

催促メールを受け取った場合は、事実確認をおこなったうえで、とにかく迅速に返信することが大切です。

自社に不備がある場合は、

• 謝罪の言葉

• 現在の状況

• 今後のアクション

• お詫び

を忘れずに記載し、メールを返信しましょう。

Q4.支払いを促す「督促メール」の送り方は？

請求書の督促メールも、基本とするポイントは催促メールと変わりません。取引先に最大限配慮しつつ、伝えるべきことはしっかり伝えることが重要です。

下記に督促メールのテンプレートを紹介しますので、参考にしてください。

Q5.督促・催促メールを送るべきタイミングは？

督促・催促メールを送るタイミングの目安は、下記のとおりです。

上記はあくまで目安であり、取引先が法人なのか・個人で経営しているのかによってもタイミングは異なります。

また、休日や就業前の時間は避けるなど、メールを送る時間帯にも配慮することが大切です。

請求書の催促メールは相手への配慮も忘れずに

請求書の催促メールは、送る文面によって与える印象が変わります。メール作成が不安な方は、本記事で紹介した作成ポイントやテンプレートをぜひ参考にして催促メールを作成してみてください。

なお、無事に請求書を受け取ったあとは、なるべく早いタイミングで受領メールを送信すると取引先も安心できます。

下記の資料では、「請求書の受領メール文例」や「メール送付時に意識すべきポイント」を紹介しています。

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