請求書の保管方法を受領側・送付側に分けて解説！効率良く管理する方法も紹介

請求書は、受領側・送付側に分けて保管することがポイントです。

法律で保管すべき年数が定められているため、一定期間が過ぎるまで確実に請求書を保管しなければなりません。

そこで本記事では、下記の内容を解説します。

• 受領側・送付側それぞれの請求書の保管方法
• 請求書の保管で意識すべき3つのポイント

• 請求書を効率良く管理する2つの方法

なお、請求書はペーパーレス化することで、紙の保管と比べて請求業務を効率化できます。

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請求書の保管方法を受領側・送付側に分けて解説

受領した請求書と送付した請求書は、それぞれ別個で保管することが大切です。まず、受領した請求書は次の方法で保管します。

受領した請求書の保管で重要なのは、「未払い分」と「支払い済み」でしっかり分けて支払い漏れを防ぐことです。

また、同じ未払い分の請求書でも、支払い期日が近いものから順に保管することで支払い漏れを防ぎやすくなります。

支払いが済んだ請求書は、「済」のスタンプを押すなどして二重支払いが起きないように工夫しましょう。

続いて、送付した請求書の保管方法は次のとおりです。

具体的には、取引先が10社程度の場合は月ごとの保管、取引先が10数社以上ある場合は取引先ごとに保管するのがおすすめです。

請求書の管理が必要な理由や保管方法の詳細な解説が知りたい方は、下記の記事をご参照ください。

請求書の保管で意識すべき3つのポイント

請求書の保管で意識すべきポイントは、下記の3つです。

1. 請求書に通し番号を付ける

2. 感熱紙レシートへの対策を施す

3. スキャナ保存する場合は電子帳簿保存法の要件を満たす

より確実に保管するために、ぜひ重要ポイントをチェックしてみてください。

ポイント1.請求書に通し番号を付ける

前提として、請求書の通し番号は法的な効力を持つわけではありません。ただし、請求書を管理しやすくするために、あらゆる企業が通し番号を付けています。

通し番号の付け方に正解はありませんので、自社で管理しやすい方法を取り入れてみてください。

ポイント2.感熱紙レシートへの対策を施す

インボイス制度では、条件を満たしたレシートは適格簡易請求書（簡易インボイス）として扱われます。

しかし、感熱紙レシートの場合、時間の経過とともに文字が消えてしまうことがある点に注意しなければなりません。

したがって、文字が消えても保管書類であることを証明できるように、事前の対策が必要です。下記に具体的な対策の例を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

なお、インボイス制度について詳しく知りたい方は、概要や事業者別の対策をまとめた次のお役立ち資料がおすすめです。

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ポイント3.スキャナ保存する場合は電子帳簿保存法の要件を満たす

紙で受け取った請求書をスキャナ保存する際は、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。具体的には、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2点を満たさなければなりません。

参考：Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

例えば、請求書に認定タイムスタンプを付与することで、その時刻以降に改ざんがおこなわれていないことを証明できます。

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請求書を効率良く管理する方法を2つ紹介

ここで、請求書を効率良く管理する方法を2つ紹介します。

1. Excelでの管理
2. 文書管理システムでの管理

各方法のメリット・デメリットをお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

方法1.Excelでの管理

PCの普及とともに一般的になったのが、Excelでの請求書管理です。

取引先の一覧（管理表）を作成し、ステータスの項目を用意することで支払い漏れや二重支払い、入金漏れなどがあった場合に気付きやすくなります。

請求書をExcelで管理するメリット・デメリットの例は、次のとおりです。

Excelはビジネスマンにとって親しみやすいツールではありますが、そもそも請求書の管理に特化したツールではありません。

そのため、取引先が増えるほど検索に手間がかかったりミスが発生しやすくなったりと、課題点も挙げられます。

請求書をExcelで管理する手順や問題点は、下記の記事で詳しく解説してありますのでご参照ください。

方法2.文書管理システムでの管理

文書管理システムとは、文書をデジタル化して保管・活用・廃棄のサイクルで一元管理できるサービスのことです。

文書管理システムの導入は初期費用や維持費が発生するものの、業務効率化や印刷代の削減などにより、トータルコストを抑えられるケースが多いです。

文書管理システムで請求書を管理するメリット・デメリットには、次のようなものが挙げられます。

文書管理システムには、請求書管理を効率化できる機能が複数搭載されており、ミス削減や担当者の負担軽減に効果的です。

また会計システムをはじめ、自社の既存システムと連携できるサービスもあり、データ入力や転記作業などを効率化できます。

おすすめの請求書管理システムや選定ポイントは、次の記事で紹介してありますのでご参照ください。

請求書を管理するなら電子帳簿保存法に対応したシステムの導入がおすすめ

2022年に電子帳簿保存法が改正され、すべての事業者は本法律に則った対応が求められています。

なかでも電子取引した請求書は、要件を満たしたうえで電子データによる保存が義務化されました。

そこでおすすめなのが、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud」は、電子帳簿保存法のすべての保存区分に対応しています。

本サービスを導入することで、電子帳簿保存法について深く把握していなくても法令に準拠した税務処理業務が可能です。

さらに、請求業務の自動化や既存システムとの連携にも対応しており、バックオフィス業務のデジタル変革（DX化）を支援します。

月額900円から利用できる「楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud」について詳細が気になる方は、下記のボタンから資料をダウンロードしてください。

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請求書の保管でよくある3つのQ&A

最後に、請求書の保管でよくある3つの質問に回答します。

1. 請求書の保管期間は法律で定められている？
2. 自社で発行した請求書の控えの保存期間や保管方法は？
3. 取引先から受け取った電子請求書の保管方法は？

気になったものがあれば、ぜひチェックしてみてください。

Q1.請求書の保管期間は法律で定められている？

請求書の保管期間は法律で定められているため、勝手に捨てたり紛失したりすることがあってはなりません。

法人・個人事業主における一般的な保管期間は、次のとおりです。

請求書の保管期間については、下記記事で詳しく解説していますのでご参照ください。

Q2.自社で発行した請求書の控えの保存期間や保管方法は？

自社で発行した請求書の控えの一般的な保存期間は、下記のとおりです。

つまり、「取引先から受け取った請求書の原本」も「自社で発行した請求書の控え」も保存期間は変わりません。

なお、自社で発行した請求書の控えの保管方法は次のとおりです。

詳しくは、「請求書の保管方法を受領側・送付側に分けて解説」をご参照ください。

Q3.取引先から受け取った電子請求書の保管方法は？

電子帳簿保存法の改正により、2024年1月以降、取引先から受け取った電子請求書は電子データでの保管が必須になりました。

しかし、電子データで保管するには必要な要件を満たさなければなりません。

当サイトでは、電子データでの保管に必要な要件がわかる資料を無料配布していますので、関心のある方はお気軽に資料をダウンロードしてください。

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請求書を効率良く保管できる方法を選択しよう

請求書は最低でも7年（個人では5年）の保管が義務付けられており、支払い漏れなどのミスがあると取引先との信用問題にも関わるため、適切に保管したいものです。

ミスを削減し、より効率良く保管できる方法を選択しましょう。

なお、下記の記事ではおすすめの請求書管理システムをタイプ別に紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

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