【見本あり】請求書をエクセルで管理する方法！手順を送付・受領に分けて紹介

請求書を手作業で管理すると煩雑になりがちですが、エクセルを活用することで効率化できます。

しかし、エクセルでの管理方法を間違うと後から修正するのが大変になるため、最初から正しい手順に沿って作業を進めたいものです。

そこで本記事では、下記の内容を見本付きで紹介します。

• 送付した請求書をエクセルで管理する4つの手順
• 受領した請求書をエクセルで管理する3つの手順

あわせて「請求書をエクセルで管理するときの問題点」や「より効率良く管理できるおすすめのシステム」も紹介しますので、ぜひご一読ください。

【見本あり】送付した請求書をエクセルで管理する4つの手順

送付した請求書を管理する手順は、次の4つです。

1. 請求先の一覧を作成する

2. 請求書のテンプレートを用意する

3. 管理するためのフォルダを作成する

4. 実際に運用を開始する

見本と照らし合わせながら作成することで完成版をイメージしやすくなりますので、ぜひ参考にしてみてください。

手順1.請求先の一覧を作成する

はじめに、請求先の一覧を「独立したエクセルファイル」で作成します。請求先の一覧を作成する目的は、主に次の2点です。

• 請求先（取引先）を一覧で見られるようにする

• 請求書の作成数を把握する

上記を押さえておくことで、請求書の作成漏れや入金漏れに気付く可能性が高まります。

下記の見本のように、会社名・部署名・住所など必要な情報だけに項目を絞って「請求先の一覧」を作成するようにしましょう。

現在の状況を正しく把握するためにも、管理ステータスはステータスごとに色分けするのがおすすめです。

また「請求先の一覧」は、取引先の増減に応じて更新作業が必要になります。他の情報が混ざるのを防ぐためにも、「独立したエクセルファイル」で作成するようにしましょう。

手順2.請求書のテンプレートを用意する

▲請求書のテンプレートの見本

請求作業が発生するたびに1から請求書を作成するのは、とても大変で非効率といえます。そのため請求書のテンプレートを用意し、流用しながら効率良く請求書を作成するのがおすすめです。

請求書のテンプレートを用意する際は、手順1で紹介した「請求先の一覧」と連動するように項目を設けることで、管理がしやすくなります。

なお、請求書に記載すべき基本の項目の例は、下記のとおりです。

次の記事で「無料で使える請求書のエクセルテンプレート10選」を用途別にまとめてありますので、ぜひご活用ください。

手順3.管理するためのフォルダを作成する

続いて、請求書を管理するためのフォルダを作成します。

フォルダを作成する際は、月ごともしくは取引先ごとに分けるのが一般的です。加えて、請求書に割り振っている番号（請求書番号）があれば、フォルダ名に反映させると効率的に管理できます。

一例として、月ごとにフォルダ分けした見本は下記のとおりです。

上記のポイントは、各会社名の先頭に請求書番号を割り振っていることです。取引先ごとの請求書を検索しやすくなりますので、ぜひ参考にしてみてください。

手順4.実際に運用を開始する

フォルダ分けまで完了したら、実際に運用を開始してみましょう。「作業が必要な場面」と「実施すべき作業」の例は、次のとおりです。

特に重要なのは、ステータスの更新です。

ステータスを管理しておくことで、入金漏れがあった場合に気付きやすくなるため、トラブル防止につながります。

取引先ごとに更新するのは手間ですが、ミスがあると会社の信頼を落とすことにもつながりますので、適切に管理していきましょう。

なお、同じ管理表を使い続けているとファイルサイズが増えてしまいます。そのため、1年・3年など使用する期間を決めてファイル分けするのがおすすめです。

【見本あり】受領した請求書をエクセルで管理する3つの手順

受領した請求書をエクセルで管理する手順は、次の3つです。

1. 取引先の一覧を作成する

2. 管理するためのフォルダを作成する

3. 実際に運用を開始する

請求書のテンプレートを用意すること以外は、基本的に「送付した場合の手順」と変わりません。大きな違いは、管理ステータスの項目です。

受領した請求書をエクセルで管理する場合、「未確認」「支払い可能」「支払い済み」などの項目に分けて管理しておきましょう。

支払い前なのか支払い後なのかを明確にすることで、二重支払いや支払い漏れを防げます。

なお、送付だけではなく受領した請求書も同じエクセルファイルで管理する場合、下記のように「送付」「受領」でシートを分けるのがおすすめです。

請求書をエクセルで管理するときの問題点

請求書のエクセル管理は取りかかりやすい方法ですが、そもそもエクセルは請求書の管理に特化したツールではありません。

そのため、請求書のエクセル管理には下記のような問題点が挙げられます。

請求書をエクセルで管理し、どれだけ注意深く運用していてもミスは起こり得ます。

ミスを防ぐには「ダブルチェック」「トリプルチェック」などが必要ですが、チェック体制を構築すると手間やコストが増えてしまうのも事実です。

また、VBAと呼ばれるプログラミング言語を使ってマクロを作成すると、エクセルで請求書を管理する際の負担を軽減できますが、プログラミングの知識が必要です。

そこで、特別な知識がなくても効率良く請求書を管理でき、なおかつエクセル管理の問題点を解決できるおすすめの方法を紹介します。

請求書を管理するならシステム化できるサービスの導入がおすすめ

請求書を管理するなら、システム化できるサービスの導入がおすすめです。請求書の管理をシステム化することで、下記のようなメリットが得られます。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud」は、電子帳簿保存法のすべての保存区分に対応した請求書管理サービスです。

請求書をはじめ、書類管理に関する印刷・保管コストを削減し、資料を探す手間も減らせることからバックオフィス業務のデジタル変革（DX化）を支援します。

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請求書を効率良く管理しよう

請求書は法人だと基本7年（最長10年）、個人だと基本5年（最長7年）保存することが法律で定められています。

手作業で管理すると煩雑になるため、エクセルや請求書管理システムを活用して効率良く管理しましょう。

なお当サイトでは、請求書をペーパーレス化するメリットや進め方がわかる資料を無料配布しています。

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