請求業務を効率化する5つの方法！ムダをなくして業績を向上させる秘訣

「請求業務を効率化したい」
「毎月発生する煩雑な業務から解放されたい」

このようなお悩みはありませんか？
請求業務を効率化すると、空いた時間でコア業務に注力できて業績アップに貢献します。

本記事では、

• 請求業務のよくある課題

• 請求業務を効率化するためのポイント

• 請求業務を効率化する5つの方法

• 請求代行サービスの利用メリットと選定ポイント

などをお伝えしますので、ぜひ最後までご一読ください。

なお、NTTファイナンスでは、請求する料金の計算から回収までを自動化できる「楽々クラウド決済サービス」を提供しています。

システム開発不要なクラウド型であるため、コストを抑えた導入が可能です。

BtoB・BtoCのどちらにも対応できる「楽々クラウド決済サービス」について、詳しくは下記のボタンをクリックのうえお気軽にサービス資料をダウンロードしてください。

請求業務とは？よくある5つの課題も紹介

請求業務とは、簡単に言うと「お金のやりとり」に関する一連の業務のことです。

例えば、商品を販売したあとに請求書を作成したり、代金を受け取って金額を確認したりする行為は請求業務に該当します。

また、顧客からの支払いが遅れた場合に督促の電話をかけたり、催促メールを送ったりする行為も請求業務の一部です。

請求業務によくある課題として、次の5つが挙げられます。

請求業務はやるべきことが多く、「効率化しようと思ってもなかなか進まない」と悩む企業が少なくありません。

請求業務の特徴やよくある課題の詳細に関しては、下記の記事で解説していますのでご参照ください。

請求業務を効率化するためのポイント

請求業務を効率化するためのポイントは、最も負担に感じている部分から改善に着手することです。

そもそも効率化とは、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減することを指します。

下記に挙げる請求業務の流れのなかで、

• どこが非効率なのか
• なぜ効率化できていないのか

を明らかにすると、改善に向けて取り組みやすくなります。

同時に何ヵ所も着手するのではなく、最も負担に感じている部分から効率化してみてください。

請求業務を効率化する5つの方法

本章では、請求業務を効率化する具体的な方法を5つ紹介します。

1. 請求業務フローを改善する
2. 自動化できるところを探す
3. ペーパーレス化を進める
4. PDCAサイクルを活用する
5. 請求代行サービスを導入する

それぞれ詳しくみていきましょう。

方法1.請求業務フローを改善する

請求業務を効率化するためには、まず業務フローの見直しが必要です。業務の流れを見える化し、下記のポイントを紙に書き出して課題を明確にしましょう。

• いつ、誰が、どの業務を実施するのか
• どの業務にどのくらい時間がかかっているのか
• 効率化のネックになっている部分はどこなのか

このとき、請求業務に関わっている複数人で意見を出し合いながら確認すると、改善点を見つけやすくなります。

方法2.自動化できるところを探す

次に、見える化した業務フローを見ながら「自動化できるところはないか」探しましょう。請求業務を自動化すると、下記のような効果を期待できます。

自動化といっても、最初から高度なものに取り組む必要はありません。

例えば、請求書の金額を手計算しているのであれば、Excelやスプレッドシートを用いて自動計算できるように設定するだけでも効率化につながります。

無理ない範囲で、少しずつ自動化を進めてみてください。

方法3.ペーパーレス化を進める

続いて、紙でやり取りしている書類のペーパーレス化を検討しましょう。ペーパーレス化すると、業務効率化をはじめとする多くのメリットが得られます。

1点注意すべきなのは、取引先とやり取りする書類に関して、自社だけで勝手にペーパーレス化を進めないことです。

もし取引先が紙でのやり取りを希望する場合、いきなりペーパーレス化に着手するとトラブルの原因になりかねません。

したがって、まずは自社内で保管している書類のペーパーレス化から始めてみるのがおすすめです。

当サイトでは、請求書をペーパーレス化する際の注意点や具体的な進め方がわかる資料を無料配布しています。

ペーパーレス化を検討している方は、以下のボタンをクリックのうえお気軽にダウンロードしてください。

＼ペーパーレス化の進め方がわかる！／

方法4.PDCAサイクルを活用する

請求業務においても、PDCAサイクルの活用は効果的です。

PDCAとは下記の頭文字を取ったもので、サイクルを回して改善を重ねることでさらなる効率化を目指します。

• P（Plan）　：計画
• D（Do）　　：実行
• C（Check） ：評価
• A（Action）：改善

PDCAサイクルを回すと課題や問題点が明らかになるため、業務全体の見直しにつながります。

なお、請求業務で改善が必要な箇所は、いつも同じとは限りません。

「ある程度自動化できたら今度はペーパーレス化を進める」など、そのタイミングで最も大きな課題に対して改善を進めていきましょう。

また下記のように、大きな課題がなくても改善が必要になるケースもあります。

自社の変化にあわせてPDCAサイクルで改善すると、請求業務の効率化が自然と進んでいきます。

方法5.請求代行サービスを導入する

請求代行サービスとは、煩雑な請求業務を自動化して負担を肩代わりしてくれるサービスです。

請求書の発行代行から代金回収まで、さまざまなサービスが存在します。

請求業務は毎月発生し、ミスが許されない重要な業務です。だからこそ、負担になっている業務を代行してもらえるサービスの活用が効果的です。

下記の記事では、おすすめの請求代行サービス11選を紹介しています。自社にあうサービスを比較検討したい方は、ぜひチェックしてみてください。
​​​​​​​

請求代行サービスの主な3つの利用メリット

ここからは、請求代行サービスの主な利用メリットを3つ紹介します。

1. 業務工数を削減できる
2. 人的ミスの減少につながる
3. 業務の平準化ができる

サービス利用時は初期費用や維持費が発生するものの、メリットが大きいことからコストを支払ってまでも導入する企業が多いです。

メリット1.業務工数を削減できる

1つ目は、請求業務の代行により、担当者の業務工数を削減できることです。空いた時間をコア業務にあてれば、会社の業績アップにつながります。

なお、サービス利用前には「自社でやるべき業務」と「サービスに依頼する業務」を整理しておきましょう。

そうすることで、どのような機能を有したサービスを選ぶべきか判断しやすくなります。

メリット2.人的ミスの減少につながる

お金に直接関わる請求業務は、ミスが許されません。

しかし、「顧客の数が増える」「請求時期が集中する」などの条件が重なると、注意散漫や疲労によるミスが発生しやすくなります。

ミス防止のために、ダブルチェック体制を構築するのも一つの手ですが、工程の追加により業務工数が増えることは否めません。

一方で、自動化や効率化につながる請求代行サービスを活用すると、人的ミスの削減に効果的です。

メリット3.業務の平準化ができる

請求業務は、月初や月末など「ある一定の期間」に集中しやすく、オーバーワークになってしまう担当者も多いです。

そのようななか、サービスを活用して業務を代行してもらうことで、ムラをなくして業務量の平準化ができます。

また請求業務の自動化により、「特定のメンバーしか対応できない」といった属人化を防げる点もメリットです。

請求代行サービスの主な3つの選定ポイント

請求代行サービスは種類が多く、どれを選ぶべきか迷ってしまいがちです。そこで本章では、特に押さえておくべき選定ポイントを3つ紹介します。

1. 自社に必要な機能があるか
2. 社員にとって使いやすいか
3. サービス導入前後のサポートは手厚いか

ポイント1.自社に必要な機能があるか

請求代行サービスは、どれを選ぶかで自動化・効率化できる業務も異なります。いくら機能が豊富でも、自社にとって必要な機能を有していなければ意味がありません。

どの業務を自動化・効率化したいのかを明確にして、課題解決につながる機能を備えたサービスを選びましょう。

ポイント2.社員にとって使いやすいか

社員にとって使いやすいかどうかも、重要な選定ポイントです。

せっかくサービスを導入しても、

• 社員が思うように使ってくれない
• 操作方法が複雑で時間がかかる

などの課題があると、サービス導入の効果が薄れてしまいます。

例えば、顧客管理・料金管理・代金回収などが、それぞれ違うシステムになっていると管理しにくくなります。

一方で、一つのシステムで管理できるオールインワン型のサービスであれば、社員も管理がしやすく効率的です。

また、既存システムと連携可能かどうかも確認しておきたいポイントです。

使い慣れた既存システムと連携できれば、新たな操作を覚える工数を減らせて社員が使いやすくなります。

ポイント3.サービス導入前後のサポートは手厚いか

3つ目は、サービス導入前後のサポート体制が手厚いかどうかです。

例えば、公式サイト上に「操作説明動画」を掲載しているサービスの場合、操作方法をイメージしやすくなります。

また、通話無料で「ユーザーサポートセンター」が対応してくれるサービスがあれば、導入後にエラーや不具合が発生した際も安心です。

なお、請求代行サービスの選定ポイントは、今回紹介した3つだけではありません。

当サイトでは、「請求代行サービスの失敗しない選び方」がわかる資料を無料配布しています。

自社にあうサービスを選定したい方は、ぜひ以下のボタンから資料をダウンロードしてください。

＼自社に適したサービスの選び方がわかる！／

​​​​​​​

請求業務を効率化して収益拡大につなげよう

請求業務を効率化し、社員がコア業務に集中できると収益拡大にもつながります。なかでも自動化・効率化を一気に進めるなら、請求代行サービスの導入がおすすめです。

NTTファイナンスでは、料金の請求から回収まで自動化できる「楽々クラウド決済サービス」を提供しています。

散在しがちな顧客情報や収納状況をクラウド上で一元管理できるため、素早く情報にアクセスできて手間や時間がかかりません。