請求業務とは?主な流れやよくある5つの課題など総まとめ


請求業務とは、商品・サービスの提供にともなう対価を回収するまでの一連の業務です。企業の利益を計上するために欠かせない重要な業務ですが、内容は煩雑で多岐に渡ります。

また、請求業務にミスがあると取引先との信頼関係にも関わるため、間違いが許されません。

本記事では、請求書の未払いへの催促方法

  • 請求業務の流れ

  • 請求方法の2つの種類

  • 請求業務でよくある課題

  • 請求業務を効率化する方法

などを解説しますので、ぜひ最後までご一読ください。
 
なお、NTTファイナンスでは、請求する料金の計算から回収まで自動化できる「楽々クラウド決済サービス」を提供しています。

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目次[非表示]

  1. 請求業務とは、商品・サービスの対価を回収するまでの一連の業務
  2. 請求書の役割
  3. 請求業務の主な流れ
    1. 1.請求金額の確定
    2. 2.請求書の作成
    3. 3.請求書の封入・送付
    4. 4.入金確認
    5. 5.消込処理
    6. 6.未回収金の催促
    7. 7.請求書の保管
  4. 請求方法の2つの種類
  5. 請求業務でよくある5つの課題
    1. 課題1.請求業務が多岐にわたり多くの工数がかかる
    2. 課題2.人的ミスが発生しやすい
    3. 課題3.請求書を保管するスペースが必要になる
    4. 課題4.横領が起こり得る
    5. 課題5.未回収金のリスクがある
  6. 請求業務を効率化する5つの方法
  7. 請求書の未払いを事前に検知するなら「楽々クラウド決済サービス」がおすすめ
  8. 請求代行サービスの導入で業務の効率化を図ろう


請求業務とは、商品・サービスの対価を回収するまでの一連の業務


企業における請求業務とは、提供した商品・サービスの対価を回収するまでの一連の業務を指します。

後ほど詳しく解説しますが、請求業務は下記のようにさまざまな業務が存在し、商品・サービスを提供する企業に必ず発生するものです。


【請求業務の例】

  1. 請求金額の確定
  2. 請求書の作成
  3. 請求書の封入・送付
  4. 入金確認
  5. 消込処理
  6. 未回収金の催促
  7. 請求書の保管


請求業務でミスがあると、自社への信用に大きなダメージを与えてしまいます。したがって、請求業務を毎月確実にこなすことは、企業にとって非常に重要な意味を持ちます。

なお、請求書を発行しなければならないという法的な義務は存在しません。

しかし、「取引が実際におこなわれたことの証明を記録する」という意味で、書面として残すことが一般的です。

請求書の役割


請求書の主な役割は、顧客に対して商品・サービスの対価を支払うように求めることです。

商品・サービスの対価を得ることは、企業経営において存続に関わる重要な役割を果たします。

先述したように、請求書の発行は法律で義務付けられているわけではありません。

しかし、取引先との食い違いや支払い漏れなどのトラブルを防ぐためにも、請求書は発行しておくのが無難です。

請求書の意味や必要性に関しては、次の記事でも詳しく解説していますのでご一読ください。


  請求書とは?意味や必要性、作り方などをまとめて解説 請求書とは、仕事の報酬やサービス利用で発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書です。本記事では、請求書の意味や必要性から作り方・送り方まで詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。 NTTファイナンス株式会社


請求業務の主な流れ


請求業務は、一般的に次のような流れで進んでいきます。

  1. 請求金額の確定
  2. 請求書の作成
  3. 請求書の封入・送付
  4. 入金確認
  5. 消込処理
  6. 未回収金の催促
  7. 請求書の保管

 
それぞれどのような業務なのか、確認していきましょう。

1.請求金額の確定


「請求金額の確定」とは、請求の種類や顧客との契約内容・取引内容などを確認し、請求金額を正確に決める工程です。

金額の確定は、請求業務のなかでも特に重要な項目と言えます。


なぜなら、お金にダイレクトに関わる業務であり、ミスがあると取引先との信用問題に発展しかねないからです。


さらに、請求内容を確定させるタイミングについて、取引先と事前に確認しておくことも忘れてはなりません。

請求内容を確定するタイミングに双方でズレがある場合、「予定していた日付に入金されていない」などトラブルのもとになってしまいます。

2.請求書の作成


次に、確定した金額をもとに請求書を作成します。実は請求書の書き方も、法律で細かなルールが定められているわけではありません。


しかし、請求書に書くべき項目は存在するため、それらを満たしたうえで取引先に送付するのが望ましいです。


最低限、請求書に書くべき項目は次のとおりです。



【請求書に書くべき項目】

  • 請求先の宛先
  • 取引金額(小計・消費税・合計)
  • 取引年月日
  • 発行者情報
  • 振込先 

上記の他にも、必要に応じて請求番号や支払い期限を記載するなど、自社に合ったフォーマットで対応しましょう。
 
また、請求書の発行を効率化するためには、請求書のテンプレート活用も有効な方法です。
 
請求業務は毎月発生するため、あらかじめ決まった型に入力することで、効率的に発行業務が進められます。
 
なお、近年では電子請求書を発行する企業も増えていますが、すべての企業が電子化に対応できているわけではないため、取引先に合わせて作成するのがおすすめです。


請求書に記載すべき項目に関しては、下記の記事でも詳しく解説していますので関心のある方はご覧ください。

  失敗しない請求書の書き方・作り方|記載例付きで完全ガイド! 請求書の書き方・作り方に悩んでいる方必見!本記事では、請求書の書き方を記載例付きで紹介しています。請求書の作成前に準備しておきたいものや取引先に確認すべき内容も解説していますので、ぜひ参考にしてください。 NTTファイナンス株式会社


3.請求書の封入・送付

請求書の作成が終わり、社内での承認が済んだらメールや郵送で相手に送付します。

送付の際は、異なる取引先への請求内容を送らないように「宛先と内容が一致しているか」を必ずチェックしましょう。

また、請求書へは印鑑を押すことが望ましいです。というのも、取引先によっては改ざんのリスクなどを考慮し、請求書への押印がないと受領しないケースもあるからです。

なお刑法159条では、偽造が発生した場合に印鑑が押されていないと、印鑑を押してあるときよりも厳しく罰せられることが定められています。 

※参考:刑法 | e-Gov法令検索

4.入金確認

次に、支払い期限までに下記2点の確認が必要です。

  1. 入金があったか
  2. 入金額が一致しているか

もし入金額が間違っていた場合には、取引先に連絡して差額分の入金を依頼したり、返金対応をしたりといった重要な任務が発生します。

5.消込処理

入金の確認後に発生するのが、入金伝票の作成や売掛金としてのデータを消す「消込処理」です

売掛金として管理されていた金額の消込処理を実施して、はじめて月次決算や締め作業ができます。

消込処理は売上を正確に計上するために大切な作業ですが、担当者にかかる負荷も大きく、件数が増えるほど負担も大きくなりがちです。

6.未回収金の催促

前工程で、入金が行われていないのを確認した場合、取引先に支払いの催促をしなければなりません。

まずは電話やメールで連絡し、それでも入金を確認できないときには督促状を送るのが一般的な流れです。

未回収金の確認や催促は、担当者にとっても精神的な負担となります。

なお催促メールを送る際は、手元に「メール文例」があると、毎回イチから文章を考える手間を省けて対応しやすくなるのでおすすめです。

下記の記事では、請求書の催促メール文例と押さえておくべきポイントを紹介していますので、少しでも負荷を軽くする手段としてぜひお役立てください。

  請求書の催促メール文例と押さえておくべき5つのポイントを紹介 「請求書の催促メールはどうやって書けばいいの?」このようなお悩みをお持ちの方必見。本記事では、請求書の催促メール文例や押さえておくべきポイントを解説します。 NTTファイナンス株式会社


7.請求書の保管

請求書の保管期間は、法律で定められています。

立場によって保管期間が異なるため、次のどちらに該当するのかを把握して、期間が過ぎるまで適切に保管し続けることが大切です。

  • 法人の場合:基本は7年間の保管が必要
  • 個人の場合:基本は5年間の保管が必要

 
関連して、保管期間の起算点は間違いやすいので正しく理解することが大切です。

請求書の「発行日」や「受領日」が起算点と思われがちですが、正しくは「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間」となります(※法人の場合)。

請求書の保管期間に関する詳細は、下記の記事で詳しく解説していますのでご参照ください。

  請求書の保管期間には要注意!法人・個人がそれぞれ管理すべき年数とは 「請求書の保管期間はいつまで?」このようなお悩みをお持ちの方必見。本記事では、法人・個人事業主で異なる保管期間を解説しています。請求書を効率良く保管できる方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。 NTTファイナンス株式会社


また、電子で保存した請求書は、「電子帳簿保存法」に則った対応が必要です。

電子帳簿保存法で定められたルールに沿って保存できていない場合、青色申告の承認取り消しなどの罰則を受けるリスクがあります。

当サイトでは、電子帳簿保存法の改正ポイントや必要な対策がわかる資料を無料配布していますので、気になる方はお気軽にダウンロードしてください。


 
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請求方法の2つの種類


請求方法は、企業スタイルや顧客との契約内容によって、「締め請求」と「都度請求」の2種類に分かれます。

締め請求とは、ある期間(例えば月末)までの取引を一括計算して請求書を発行する方法です。

一方で都度請求は、商品やサービスが提供されるたびに請求書を発行する方法を指します。

下記の表に、それぞれの向いているシーンとメリット・デメリットをまとめましたので、自社はどちらが適しているかの判断にお役立てください。


締め請求(与信取引)

都度請求

向いているシーン

・定期的に商品やサービスを提供する場合
・信用のある顧客と長期的な取引をおこなう場合

・一度きりの取引が多い場合
・取引の規模が小さい場合

メリット

・お客さまからの支払いを一度に処理できる
・請求書の発行回数が少なくて済む

・一度きりの取引が多い場合
・取引の規模が小さい場合

デメリット

・代金未回収のリスクがある
・対策として十分な与信審査をする必要があり、審査に労力がかかる

・回数が多いと担当者の業務が増え、負担が大きくなる

請求業務でよくある5つの課題

請求業務は業務内容が幅広いため、効率化の部分から倫理的なものまでさまざまな課題があります。

請求業務でよくある課題は、大きく下記の5つです。

  1. 請求業務が多岐にわたり多くの工数がかかる
  2. 人的ミスが発生しやすい
  3. 請求書を保管するスペースが必要になる
  4. 横領が起こり得る
  5. 未回収金のリスクがある

それぞれ詳しく見ていきましょう。

課題1.請求業務が多岐にわたり多くの工数がかかる

請求業務は多岐にわたり、手作業で実施する工程も存在するため多くの手間がかかります。

例えば下記は、請求業務の一部です。

  • 請求額計算
  • 金融機関へのデータ送付
  • 請求書の印刷封入
  • 収納状況のチェック

これらの業務を毎月確実に遂行する必要があり、月末など決まったタイミングに業務が集中しやすいといった課題もあります。

通常業務に限らず、トラブルが起きた際の対応や未回収の催促などが重なると、請求業務にかかる工数は膨らむ一方です。

加えて、経理や営業などの各部門をまたいで請求業務を実施すると「責任の所在がはっきりしない」といったトラブルにも発展しかねません。

課題2.人的ミスが発生しやすい

請求金額の計算や宛先の記入などを人の手でおこなっている限り、ミスが発生する可能性が高まります。

お金に関することでミスが発生すると、取引先との信用問題にも発展しかねません。

さらに、毎月のように「ミスしてはいけない」「ミスはないだろうか」などの責務を負うことになり、担当者にかかる精神的負担も大きいです。

課題3.請求書を保管するスペースが必要になる

前述したとおり、請求書は法律で定められた保管期限が過ぎるまで確実に保管しなければなりません。

そこで問題となるのが、書類の保管に必要なスペースの確保です。

顧客が多くなるほど保管スペースも増えるため、倉庫のレンタル代やキャビネット代といったコスト面での負担も無視できません。

加えて、要求された請求書がすぐに提出できるよう整理しておく必要があることから「管理の手間」も発生します。

下記の記事では、請求書の効率的な保管方法を受領側・送付側に分けて詳しく解説しています。請求書保管の参考にご一読ください。

  請求書の保管方法を受領側・送付側に分けて解説!効率良く管理する方法も紹介 請求書の保管方法を受領側・送付側に分けて解説しています。あわせて、請求書を効率良く管理する2つの方法を紹介していますので、ぜひご一読ください。 NTTファイナンス株式会社


課題4.横領が起こり得る

あってはならないことですが、請求業務の担当者が横領するケースもあり得ます。特に手作業の場合、改ざんしやすくなることから横領のリスクが上がります。

対策として、担当者を定期的に入れ替えたり会計システムを導入したりすることがおすすめです。

課題5.未回収金のリスクがある

請求業務には、常に未回収金のリスクがついてまわります。未回収金の発生で考えられる問題は、次のとおりです。

  • 催促などの対応にかかるコストが発生する
  • キャッシュフローが悪化し、企業の存続にも関わる
  • 督促などによる担当者の心理的負担が大きい

企業間取引においては特に、未回収を未然に防ぐためにも「取引前の与信審査」を正しくおこなうことが大切です。

請求業務を効率化する5つの方法

ここで、請求業務を効率化する5つの方法を紹介します。

【請求業務を効率化する5つの方法】

  1. 請求業務フローを改善する
  2. 自動化できるところを探す
  3. ペーパーレス化を進める
  4. PDCAサイクルを活用する
  5. 請求代行サービスを導入する

なかでも「業務フローの見直し」や「自動化できるところを探す」などは、すぐに着手しやすい方法です。

請求業務を細分化し、何にどれくらい時間がかかっているかなど、自社の現状を把握することが大切です。

また、効率化やミスの削減を求めるのであれば「請求代行サービスの導入」がおすすめです。 

煩雑な請求業務を自動化するなどして肩代わりし、業務の負担を大幅に減らしてくれます。

請求業務を効率化するためのポイントや具体的な方法に関しては、下記の記事で詳しく解説していますのでチェックしてみてください。

  請求業務を効率化する5つの方法!ムダをなくして業績を向上させる秘訣 本記事では、請求業務を効率化するためのポイントや具体的な5つの方法を紹介します。請求代行サービスの利用メリットもお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。 NTTファイナンス株式会社


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【楽々クラウド決済サービスの導入で自動化できる業務】 

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請求代行サービスの導入で業務の効率化を図ろう



【本記事のまとめ】

  • 請求業務とは提供した商品・サービスの対価を回収するまでの一連の業務のこと
  • 請求業務でミスがあると自社への信用に大きなダメージを与えるため、確実な業務遂行が求められる
  • 請求業務の効率化を図りたい人は「請求代行サービス」の導入がおすすめ


ここまでお伝えしてきたように、請求業務は企業のなかでも重要な位置付けです。少しでも担当者の負担を減らし、作業を効率化することで根幹事業の推進に注力できます。

なお、請求業務の効率アップを狙うには「請求代行サービス」の活用がおすすめです。請求に関わる工程を代行してくれるため、大幅な手間の削減につながります。



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