【5ステップ】請求書の未払いへの催促方法を例文付きで紹介
請求書の未払いに気付いた際は、取引先へ迅速に連絡したいものです。
ただし、催促の仕方を間違ってしまうと印象が悪くなってしまうリスクもあるため、注意しなければなりません。
そこで本記事では、下記について紹介します。
- 請求書の未払いへの催促方法
- 請求書の未払いにおける催促・督促状の書き方（例文付き）
- 請求書の未払いリスクを減らす方法
この記事を読めば「印象を悪くせず請求書の未払いへ催促する方法」がわかるので、ぜひ最後までご一読ください。
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目次[非表示]
【予備知識】請求書を送っても未払いになる3つの要因
なぜ請求書を送っても未払いになるのでしょうか。考えられる要因は、主に次の3つです。
事前に要因を知っておくと、「責任の所在」を把握しやすくなります。順番に見ていきましょう。
要因1.自社がミスをしている
相手を疑う前に、自社にミスがないかを必ずチェックしましょう。チェックしたい項目は下記の3つです。
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これらが問題なければ、自社でミスをしている可能性は限りなく低いと判断できます。
要因2.取引先がミスをしている
「自社のミス」がないことを確認したうえで、相手に請求書がしっかりと届いている場合は取引先のミスが考えられます。
取引先のミスで考えられるのは、次のようなケースです。
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注意すべきなのは、取引先がミスをしているからといって、高圧的な態度にならないようにすることです。
誰にでもミスが起きうることを念頭に置きながら、「入金されていない現状」と「いつまでに入金できるのか」を取引先へ迅速に確認しましょう。
要因3.取引先が故意に支払わない
非常に稀ではあるものの、「会社のキャッシュが回っていない」「貸し倒れが起きている」などの理由から、取引先が故意に支払わないケースもあります。
取引先が倒産してしまい、代金を回収できない状態になってからでは手遅れです。状況によっては、法的措置も視野にいれる必要があります。
【5ステップ】請求書の未払いへの催促方法
続いて、請求書の未払いに対する催促の手順や方法を紹介します。
相手からの印象を悪くしないためには、1から順に実施することが重要です。ぜひ上から読み進めてみてください。
ステップ1.自社に不備がないかをチェックする
まずは、自社に不備がないかを必ずチェックしましょう。チェックしておくべき項目の一例は下記のとおりです。
チェック項目の一例 |
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ステップ2.電話・またはメールで連絡する
可能であれば上司や同僚とダブルチェックをおこない、自社側のミスではないことをしっかり確認しておきましょう。
自社に不備がないことがチェックできたら、電話・またはメールで連絡します。連絡した証跡を残すためにも、はじめはメールで伝えるのがおすすめです。
もしメールを送ってから2・3日経っても返信がなければ、そのタイミングで電話しましょう。
なお、請求書の催促メールを送る際は「印象を悪くしないポイント」を押さえることが大切です
下記の記事では、催促メール文例とあわせて5つのポイントをまとめていますので、ぜひチェックしてみてください。
ステップ3.催促状を送る
電話やメールをしても入金の確認が取れない場合、催促状を取引先に送ります。
催促状には、下記のように明確な期日を記載しておきましょう。
- ○日に連絡をしたが、いまだに入金の確認が取れていない
- △日までにご連絡、もしくは入金をお願いします
なお、催促状に法的拘束力はありません。勘違いされやすいポイントなので、念頭に置いておきましょう。
ステップ4.督促状を送る
催促状を送ってもなお入金が確認できない場合、督促状を送ります。
催促状との違いは「意味合いの差」です。法律用語として利用される「督促」のほうが、「催促」よりも強い意味合いで使用されます。
督促状に記載する基本的な内容は、催促状と変わりません。
督促状の効果を最大限に高めるなら、督促状を送った証拠が残せる「内容証明郵便」を利用するのがおすすめです。
内容証明を送ることで、請求書の支払いの時効が2年間からさらに半年間延長されるメリットもあります。
なお、内容証明は集配郵便局・支社が指定した郵便局から手続き可能です。下記の公式サイトで利用方法も確認できますので、チェックしてみてください。
参考：内容証明｜郵便局
ステップ5.法的措置を取る
督促状までを取引先に送り、それでも入金が確認できないのであれば、下記のような法的措置も考えなくてはなりません。
支払督促とは、裁判所を利用した債権回収を指します。
裁判所が代わりに催促を実施してくれるうえ、「仮執行宣言付支払督促」というものを使って強制執行の申立が可能です。
参考：支払督促｜裁判所
なお、ここまで実施するとなると自分で対応するのは難しいため、弁護士に相談するのがおすすめです。
また法的措置は一番強い対応の仕方になるため、取引先との関係が途絶えるリスクがあることも覚悟しておきましょう。
【例文付き】請求書の未払いにおける催促・督促状の書き方
ここでは、請求書の未払いにおける催促・督促状の書き方を紹介します。
催促・督促状の内容に大きな差はありません。どちらにも使える文例なので、ぜひ参考にしてみてください。
件名：【◯月分 請求代金お支払いのお願い】 |
メールに書くべきポイントを下記にまとめました。自分でメールを作成する際の参考にしてください。
件名 |
・何月分の請求なのかを明記する |
宛先 |
・取引先の社名とお名前を記載する |
挨拶 |
・「いつもお世話になっております」とお伝えすればOK |
本文 |
・必ず下記の内容を網羅する |
結び |
・「状況を確認してほしい」など、何をしてほしいかを明記する |
請求書の未払いリスクを軽減する3つの方法
ここからは、請求書の未払いリスクを軽減する方法を3つ紹介します。
当然ですが、未払いが起きるからこそ催促が必要になります。未払い自体のリスクを軽減すれば、自ずと催促の必要性も減るため事前に対策しておきましょう。
方法1.管理体制・業務フローを改善する
自社におけるミスを減らすために、管理体制や請求業務が関わる経理のフローを見直しましょう。その際のポイントは、下記のとおりです。
- マニュアルを作成する
- 明確な役割を作り、従業員に遂行してもらう
- 請求書業務を外注する
- ダブルチェックなどをおこなう
管理体制・業務フローの改善として自社内でできることを実施しておけば、問題の所在を把握しやすいのも大きなメリットです。
経理業務フローの改善や効率化については、次の記事で詳しく解説しています。請求書未払い対応の第一歩として業務フローの改善を考えている方は、ぜひご覧ください。
方法2.与信管理をより強固におこなう
未回収金が発生すると、取引先への督促や回収業務を実施しなければなりません。
それにより工数が増えるだけではなく、「未払いの相手に督促をおこなう」という行為が、担当者の神経をすり減らす可能性があります。
一方で、代金回収代行サービスのなかには、口座振替ができなかった場合に請求書の自動送付に対応したり、督促をしてくれたりするサービスもあります。
毎月の督促や未回収金の徴収に多くの時間を使っている事業所にとっては、特に大きなメリットです。
方法3.請求業務を効率化できるサービスを導入する
請求業務そのものを効率化できるサービスを導入するのも、リスクの軽減につながります。
請求書の自動作成・送信先管理・初期催促など、サービスによって自動化・効率化してもらえる業務はさまざまです。
人の手を動かさずに業務を遂行できるようになれば、ヒューマンエラーの削減につながります。
サービス利用にともなうコストは発生しますが、ヒューマンエラーを含むミスの減少・工数削減などのメリットを得るために導入している企業も少なくありません。
「サービスにかけるコスト」と「中長期的なリターン」を天秤にかけて、導入を検討してみましょう。
下記の記事では「請求業務の効率化」をピンポイントに解説しているので、ムダをなくしていきたいと考えている方は、ぜひご一読ください。
請求書の未払いを事前に検知するなら「楽々クラウド決済サービス」がおすすめ
請求書の未払いへの催促は、できることなら発生させたくないものです。
しかし、自社だけではなく取引先がミスをするおそれもあるため「完全に発生させないようにするのは難しい」と言わざるを得ません。
そこでおすすめなのが、請求書の未払いを事前に検知できるサービスの導入です。
例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、請求する料金の計算から回収に至るまでの工程を自動化するクラウドサービスです。
顧客情報や入金状況をクラウド上で一覧にして閲覧できるため、未払いの事前の検知に役立ちます。
大規模なシステム構築は不要で、インターネット環境があれば手軽に利用可能です。
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請求書の未払いへの催促は手順を踏んで対応しよう
【本記事のまとめ】
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請求書の未払いへの催促は、決して気持ちの良いものではありません。しかし、サービスや商品を提供した以上、報酬を受け取る権利は発生します。
本記事で紹介した「印象が悪くならない手順」をもとに、段階を踏んで対応していきましょう。
なお、未払いのリスクを減らすための手段として「請求代行サービス」を活用するのも一つの手です。
その名のとおり「請求業務を代行してくれるサービス」ですが、なかには回収情報を一覧表に自動反映し、口座振替ができなかった場合は請求書を自動送付してくれるサービスもあります。
下記の記事で請求代行サービスのメリットやおすすめサービスも紹介しているので「未回収リスクを少しでも減らしたい」と考えている方は、ぜひご一読ください。
