「ChatGPT」は経理業務の効率化にも有効！メリット・注意点など網羅して解説

ChatGPTは、今やトレンドとなっているAIの代表格です。文章作成を筆頭に、さまざまな業務の効率化に使用できます。

もちろん、経理業務の効率化にも使用できるため、活用できるシーンで上手に使いたいものです。そこでこの記事では、次の内容を紹介します。

• ChatGPTで経理業務を効率化する具体的な活用方法
• 経理業務にChatGPTを活用するメリット
• 経理業務にChatGPTを活用する際の注意点

この記事を読めば、AIを活用した経理業務の効率化の方法がわかるので、ぜひ最後までご覧ください。

※本記事は、2024年9月時点の情報をもとに作成しています。

ChatGPTで経理業務を効率化！7つの具体的活用法

経理業務の効率化は多くの企業にとって重要な課題です。ChatGPTを活用することで、経理業務を迅速かつ正確にこなせるようになります。

具体的な7つの活用方法を見ていきましょう。

1. 決算書類作成の時短テクニック
2. 多言語対応：英文決算書と翻訳の裏技
3. 経理データ分析の新しいアプローチ
4. 報告書作成を素早く美しく
5. 請求書作成の自動化テクニック
6. ExcelとVBAの強力サポート
7. 社内問い合わせ対応の効率化

1.決算書類作成の時短テクニック

ChatGPTで「勘定科目の説明」や「注記事項の下書き」を作成してみましょう。

プロンプトとは、ChatGPTに限らずAIに命令する文章のことを指します。AIはこのプロンプトに沿って文章や画像などをアウトプットします。

ChatGPTの生成文をもとに、会計基準に沿って項目を微調整しましょう。

ただし、AIは文脈や専門的な要素を必ずしも正確に解釈できるとは限らず、異なるアウトプットをすることもあります。正確性や適合性などの最終確認は、必ず人間が行うことが重要です。

2.多言語対応：英文決算書と翻訳の裏技

ChatGPTの高度な翻訳能力を活用するのも一つの手です。例えば、日本語の決算書を英語に翻訳する際に役立ちます。

高度な翻訳機能を持ち合わせているため、海外取引先からの英文資料の日本語翻訳にも活用可能です。

ただし、こちらも専門家によるチェックは必須といえます。

3.経理データ分析の新しいアプローチ

ChatGPTで大量のデータを瞬時に分析し、改善点を洗い出す方法もあります。

アウトプットされた情報をもとに経理担当者がより深い洞察を得たり、経営陣への報告資料の作成に活かせたりします。

改善点を洗い出す「壁打ち」としてChatGPTを活用してみましょう。

4.報告書作成を素早く美しく

ChatGPTの文章作成能力を「経理関連の報告書作成」に活用してみるのも有用です。

ChatGPTの生成文をもとに、情報追加や表現の調整を実施しましょう。AIはときどきおかしな日本語や誤情報を入れるケースもあるので、必ず人によるチェックが必要です。

グラフや表の説明文作成にも活用可能なので、ぜひ試してみてください。

5.請求書作成の自動化テクニック

ChatGPTを活用することで、請求書作成プロセスを効率化できます。

また、請求書の文言や条件の調整にもChatGPTを活用可能です。

ちょっとした変化だとしても、自分で実行するよりも早く終えられるので、積極的に活用していきましょう。

6.ExcelとVBAの強力サポート

ChatGPTは、Excelの関数やVBAのコード作成をサポートしてくれます。

また、「以下のVBAコードを最適化してください」というプロンプトを使用すれば、既存のVBAコードの改善も可能です。

ChatGPTが生成したコードをもとにして経理担当者が必要な調整を加えると、より効率的なExcelシートやマクロを作成できます。

いわゆる「たたき台」を作るのに適しています。

7.社内問い合わせ対応の効率化

ChatGPTを使えば、経理部門への社内問い合わせ対応を効率化できます。

例えば、よくある質問とその回答をChatGPTに学習させ、「経費精算の提出期限について教えてください」といった問い合わせに自動で回答できるシステムを構築可能です。

また、経理担当者の回答作成の支援もできます。

これにより、経理担当者の負担を軽減しつつ、迅速かつ一貫性のある回答を提供できます。ただし、複雑な問い合わせには向かないので「よくある質問」に回答するくらいの使い方が適しています。

経理業務にChatGPTを活用する3つのメリット

ChatGPTを経理業務に導入することで得られるメリットを3つ紹介します。

1. 作業時間の大幅削減
2. ミスの少ない正確な経理処理
3. コスト削減と生産性向上

どのようなメリットがあるか、見ていきましょう。

メリット1.作業時間の大幅削減

定型的な作業をChatGPTに任せることで、経理担当者はより複雑な業務に集中可能です。

例えば、データ入力や簡単な計算、文書作成などの時間を大幅に削減できます。月末や年度末の業務負荷を軽減し、戦略的な業務に時間を割けるのがメリットです。

作業時間の削減に有効なChatGPTですが、出力結果は必ず人間がチェックする必要あるので注意しましょう。

メリット2.ミスの少ない正確な経理処理

ChatGPTは、一貫して高い精度で作業が可能です。複雑な計算や大量のデータ処理では、人間よりも正確な結果を導き出せる可能性すらあります。

勘定科目の分類ミスや計算ミスなど、人間が陥りやすいエラーの減少に役立ちます。ChatGPTの活用で経理処理の品質向上、監査対応や財務報告の信頼性向上が可能です。

なお、メリットの1つ目と同様に、重要な処理については人間を含んだダブルチェックが必須なので押さえておきましょう。

メリット3.コスト削減と生産性向上

作業時間の短縮により、業務全体の効率化が図れます。作業にかかる工数が削減できることは、人員の効率的な配置が可能になることを意味します。

経理部門の人件費削減につながり、コア業務に取りかかれる時間を確保できるのは大きなメリットです。

経理処理速度の向上で、より迅速な経営判断にもつながります。企業全体の競争力向上にも寄与するので、積極的に活用してみましょう。

経理でChatGPTを活用する際の4つの注意点

ChatGPTは非常に有用なツールですが、経理業務への導入には慎重な対応が必要です。

1. 情報の正確性チェックは必須
2. 最新の会計基準への対応
3. 個人情報と機密情報の取り扱い
4. 人間の判断と組み合わせた活用

ChatGPTを経理業務に活用する際の4つの重要な注意点について、詳しく見ていきましょう。

注意点1.情報の正確性チェックは必須

繰り返しになりますが、ChatGPTの出力結果は、常に正確とは限りません。

経理業務では数値の誤りが重大問題につながるおそれがあります。したがって、出力結果は必ず人間が確認する必要があることを押さえておきましょう。

財務諸表の数値や税金計算は複数人でクロスチェックするのがおすすめです。ChatGPTの回答と既存の経理データを照合して確認しましょう。

定期的な抜き取り検査（業務の一部を抜き取って検査すること）で、ChatGPTの出力精度を評価するのがおすすめです。

注意点2.最新の会計基準への対応

ChatGPTは、常に最新の知識や情報を反映できるとは限りません。例えば2024年9月の時点では、有料版の「GPT-4」でも2023年4月までの情報を学習した状態です。

出典：ChatGPTの知識が2023年4月まで拡大｜ChatGPTの学校

したがって、最新の会計基準や法令と照らし合わせての確認が求められます。新しい会計基準の導入時は、特に注意が必要です。

定期的にChatGPTの知識をアップデートする必要があるでしょう。経理担当者は、最新の会計情報に注意を払う必要があります。

注意点3.個人情報と機密情報の取り扱い

ChatGPTは外部サービスのため、情報取り扱いに注意が必要です。個人情報や機密情報をそのままChatGPTに入力することは避けましょう。

学習されてしまわないよう、ダミーデータの使用や情報の匿名化が重要です。ChatGPTの使用に関する「社内ガイドライン」の策定は必須だと押さえておきましょう。

また、どの情報を入力してよいのかを明確に定義する必要があります。さらに、ChatGPTの利用ログを定期的にチェックする体制も必須です。

注意点4.人間の判断と組み合わせた活用

ChatGPTは、経理業務のすべてを任せられるわけではありません。複雑な会計判断や財務分析は、人間が中心となって行う必要があります。

ChatGPTはあくまで「補助ツール」としての位置づけです。ChatGPTで作成したレポートをもとに、経験豊富な担当者が精査をしましょう。

ChatGPTは大変便利です。しかし、とっつきにくさも相まって、経理業務で活用するハードルは少し高めもといえます。一気に業務に導入するのではなく、少しずつ活用するのがおすすめです。

経理業務を効率化するなら、改善しやすく効果が高いところから進めましょう。例えば、「請求書の支払いを1回にできるサービス」はハードルが低いのでおすすめです。

次の章でおすすめのサービスを紹介します。

経理業務を効率化するなら「法人"ビリングONE"」もおすすめ

「ChatGPTよりも、ハードル低めで効率化できるサービスが知りたい」または、「インボイスなど最新の法体制に適応できるか心配」「セキュリティは大丈夫だろうか」と考える方もいるでしょう。そのような方には、NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」がおすすめです。

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複数の拠点ごとにバラバラ届く請求書や、支払期日が異なる請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめることで、支払い処理を1回にできます。

従来の支払い作業・開封・保管の負担を軽減できるため、複数枚届く請求書にかかっていた経理業務の大幅な効率化が可能です。

さらに、ChatGPTの弱点である「最新の会計基準」にも問題なく対応しているだけではなく、セキュリティ対策も徹底しています。

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【補足】経理業務のITツール導入には補助金の活用がおすすめ

経理業務の効率化にITツールを導入する際は、「IT導入補助金」を活用するのがおすすめです。

IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業者等の労働生産性の向上を目的として、業務効率化やDX等に向けたITツール（ソフトウェア、サービス等）の導入を支援する補助金のことを指します。

相談対応などの「サポート費用」や「クラウドサービス利用料等」も補助対象です。申請要項など詳細については適用条件などの確認が必要なため、利用したい方はこちらのページをご覧ください。

参考：IT導入補助金とは | 経済産業省 中小企業庁

ChatGPTは経理業務にも活用可能！効率化に役立てよう

ChatGPTは、経理業務の効率化に役立ちます。特に、複雑な処理を必要としない「単純な作業」や「計算が絡む作業」はAIが得意とするところです。

AIに慣れていない人は、少しずつでもよいのでまずは触れてみて心理的ハードルを下げましょう。

なお、効率化するには経理のDX化も有効です。経理DXは、最新のデジタルツールを活用して業務フローや従業員体験などを変革させることを指します。

しかし2023年度の調査では、経理DX化の本格的な導入を完了しているのは国内企業のわずか15％ほどでした。残りの85％の企業は検討段階か、一部の業務に限定した導入にとどまっているのが現状です。

参考：中小企業の DX 推進に関する調査（2023年）I独立行政法人中小企業基盤整備機構

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