経理のケアレスミスが多いときの対策を個人レベル・組織レベルに分けて解説！
経理はお金や数字を扱う業務であり、正しく遂行することが求められます。しかし、人間が実施している以上、ケアレスミスが発生してしまう可能性はゼロではありません。
本記事では、経理でよく起こるケアレスミスやその影響を押さえたうえで、行うべき対策を個人レベル・組織レベルの2つに分けて解説します。
経理のケアレスミスが多いことで悩みを抱えている方は、ぜひ参考にしてください。
＼デジタル技術で業務フローを変革！経理DXガイドはこちら／
目次[非表示]
経理のよくあるケアレスミス5選
ここでは、経理で起こりがちなケアレスミスを5つ紹介します。
よくあるミスのパターンを把握して、適切な対策につなげましょう。
よくあるミス1.数字を誤って入力する
よくあるミスの一つに、数字を間違えて入力してしまうことが挙げられます。例えば、「0の数を間違えて桁がずれる」「隣り合う数字を逆に入力する」などです。
数字の思い違いやキーボードの打ち間違いによって起こることの多いミスです。
よくあるミス2.計算を間違える
頭の中でできると思って電卓や表計算ソフトを使わず、簡単な計算を間違えてしまうミスもよくあります。特に桁の少ない数字を使った計算で起こりがちです。
また、本来「505＋23」であるはずが「550＋23」になっているように、そもそも計算に使う数字自体が誤っていることもあります。
よくあるミス3.二重計上をする
二重計上も多いミスの一つです。例として、下記のようなケースがあります。
- 請求書を再発行した際、訂正前のものと訂正後のものの両方を入力してしまう
- 同じ領収書を誤って2回入力してしまう
また「二重請求」は取引先にも影響が及ぶため、信頼を失うことにもつながりかねません。
よくあるミス4.在庫の計上が漏れる
在庫の数え間違いや入力漏れなど、在庫の計上漏れも経理のよくあるミスです。在庫が正確に記録されていないと販売の機会を逃したり、顧客の購入希望に応えられなかったりしてしまいます。
また、在庫は会社の資産として納税額の算出にも関わるため、正しく記録することが求められます。
よくあるミス5.必要書類を紛失する
経理のよくあるミスの中には、領収書や請求書などの書類を紛失してしまうことも挙げられます。
必要書類がなければ、取引の証明ができません。売上や経費として認められなくなってしまうため、書類を紛失しない工夫が求められます。
ケアレスミスの対策に限らず、客観的な視点で課題や改善施策を見出したい方は、経理業務を効率化できるコンサルティングの導入もおすすめです。
NTTファイナンスでは、現場での経験をもとに、マニュアルの作成を含む経理業務の効率化などをサポートしています。関心のある方は、下記のバナーをクリックのうえお気軽にご相談ください。
＼NTTグループ900社超えの経理のプロフェッショナルがサポート！／
経理でケアレスミスが発生する主な原因
経理でケアレスミスが起こってしまう主な原因は、次のとおりです。
【経理でケアレスミスが発生する原因の例】
|
経理は数字を扱うため、より高い集中力が求められる仕事です。しかし、繁忙期で連日残業が続いていたり、気が散ってしまうような作業環境だったりすると、集中力が続かずミスにつながってしまいます。
また、期日が差し迫る中であれば、「早く作業を進めなければ間に合わない」というプレッシャーからスピード重視になってしまい、ミスを招くことも考えられます。
そもそも経理担当者の経験が浅い場合、知識やスキルが不足している場合もあるでしょう。いずれの場合でも、ケアレスミスが発生しないような環境・仕組みを整えることが重要です。
経理がケアレスミスすることによる影響3選
ここでは、経理がケアレスミスをすることによる影響を3つ解説します。
経理はお金や数字を扱っている以上、小さなミスも会社全体に関わる事態につながるおそれがあります。
どのような影響が考えられるのか、順に見ていきましょう。
影響1.税金関連の手続きが必要になる
確定申告や消費税申告などは経理が入力した情報をもとに行うため、ミスが発覚すると再度手続きしなければなりません。
もし修正申告が必要になった際は、過少申告加算税や重加算税などを支払わなければならない事態になることも考えられます。その場合、会社全体の大きな損失になってしまいます。
影響2.経営判断を誤ってしまう
経理は売上や経費などの数値をもとに、会社の経営状況を可視化する重要な役割を持つ部署です。そのため、経理のミスが積み重なると正しい状況が把握できず、経営判断の誤りにつながる場合があります。
影響3.取引先との信頼関係が崩れてしまう
経理は社内だけでなく、社外の人にも大きく関わる業務です。よって、請求書や振込のミスなどがあった場合、取引先からの信用を失ってしまうおそれがあります。
長く築いた信頼関係を崩してしまわないよう、経理のミスを会社全体で予防する仕組みを作りたいところです。
経理のケアレスミスを防ぐ方法
経理のケアレスミスは会社全体に関わる大きな問題になりかねません。人間が行う以上、限りなくミスをゼロに近づけられるよう対策をすることが重要です。
ここからは、ミスを防ぐ方法を個人レベルと組織レベルの2つに分けて解説します。
個人レベルでの対策3選
個人レベルでの対策は次の3つです。
できそうなものから取り入れてみましょう。
対策1.集中力を維持できる環境をつくる
集中力が下がってしまうと、通常時は問題なくできている作業でもミスが起こるおそれがあります。
「昼休憩の時間に10〜15分程度の短時間の仮眠を取る」「1時間に1度は立ち上がって気分転換をする」など、集中力を維持できるように工夫しましょう。
デスクの上に物が多いと集中力の欠如につながるため、定期的に整理整頓することも大切です。
対策2.ミスしやすい箇所を把握する
ミスが起こりやすい作業やミスの種類を把握しておくこともおすすめです。
例えば、数字の打ち間違いをしたが気付かずに提出した場合は、「どの数字をなぜ打ち間違えたのか」「入力後は十分に確認したのか」などを振り返りましょう。
対策を書き留めたメモをデスクのいつも見える位置に貼っておくと、常に意識できるため効果的です。
対策3.セルフチェックを徹底する
正しく入力できたと思っていても、見返すと間違っていることは珍しくありません。
業務が終わってすぐに次の業務に移るのではなく、自分なりのチェックリストを作っておいて確認する時間を設けるのがおすすめです。
セルフチェックだけでは心配な場合は、同僚や先輩に協力してもらってダブルチェックすると、よりミスの可能性を下げられるでしょう。
組織レベルでの対策3選
組織レベルでの対策は次の3つです。
組織で対策することで、経理部門全体でミスを防止できます。順に見ていきましょう。
対策1.マニュアルを作成する
組織としては、ミスが起こらないような体制を整えることが重要です。作業の進め方をまとめたマニュアルを作成すると、経験の浅い社員も他の社員と同じように進められます。
また、チェックに関するマニュアルを整備して、誰がどこをどのように確認したらよいかを明確にすることもチェック漏れを防ぐ手立てとなります。
対策2.ペーパーレス化を促進する
紙で請求書や領収書などの書類を管理しているなら、ペーパーレス化するのも一つの方法です。ペーパーレス化すると、書類の紛失リスクがなくなります。
また、自動でデータを取得できるよう連携すると、手入力によるミス防止も可能です。必要書類を電子化し、ミスが起こりにくい体制づくりにつなげましょう。
対策3.システムを導入する
煩雑な業務を効率よく進めるためには、システムを導入することもおすすめです。経理担当者の負担軽減につながるだけでなく、自動化により人為的ミスも減らせます。
例えば「法人"ビリングONE"」は、支払期日が異なる通信費や公共料金などの請求書をNTTファイナンスが一度立て替え、お客さまに一括請求するサービスです。
支払いが1回になるうえ、請求書のチェックも1度で済むため、経理処理の手間が省けます。
さらに、通信会社ごとに名称がバラバラの科目を自社の経理処理にあった勘定科目に自動で仕訳できるので、仕訳作業が不要です。手作業での入力がなくなるため、ケアレスミスの防止につながります。
下記のバナーをクリックすると、サービス内容が3分でわかる資料をダウンロードできますので、「法人"ビリングONE"」に関心のある方はご確認ください。
＼請求書管理・支払いを自動化できる！／
▲初期導入コスト無料で利用可能
経理のケアレスミスが多いときはシステムでの自動化を検討しよう
正確さが求められる経理業務でケアレスミスが続くと、最終的には経営判断の誤りや取引先からの信頼を失うなどといった事態にもつながりかねません。
経理担当者個人で取り組める対策も大切ですが、組織としてミスが起こりにくい環境を整えることが重要です。
業務マニュアルの作成やペーパーレス化の促進、システムの導入など「できそうな部分」からぜひ取り入れてみてください。
なお、請求に関する経理業務の負担軽減をお考えの場合は、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」がおすすめです。
本サービスは、お客さまへ請求する料金の計算から回収までを自動化し、収納状況もクラウド上で管理している情報に自動反映します。
【楽々クラウド決済サービスの導入で自動化できる業務】
|
毎月の請求額計算や金融機関へのデータ送付、請求書の印刷・封入などを自動化することで、人為的なミスを防ぎつつ業務稼働を削減できます。
BtoB・BtoCどちらにも対応している「楽々クラウド決済サービス」に関心のある方は、下記のバナーをクリックのうえお気軽に資料をダウンロードしてください。
＼定額の自動請求にも対応できる！／
