請求管理とは？業務の流れやリスク、管理システムの選び方も解説
請求管理業務とは、取引発生から代金回収までの一連のプロセスを管理することを指します。取引先との信頼関係や自社の資金繰りに直結し、適切な管理が求められる重要な業務です。
本記事では、請求管理業務の内容やリスクに触れ、効率化を図る手段としてシステム導入のメリットや選び方を解説します。
なお、請求管理が担当者の負担になっているケースにはＮＴＴファイナンスが提供する「回収代行サービス」がおすすめです。
請求情報をご準備いただくだけで、ＮＴＴファイナンスが代わりにエンドユーザーへ請求するサービスです。Web上の管理画面からエンドユーザーごとに入金があったかを判別し、消込まで自動反映できるため、手作業による確認・入力作業を大幅に削減できます。
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請求管理とは？請求書発行や入金処理など代金回収を担う業務
請求管理とは、企業の取引において取引発生から代金回収までの一連のプロセスを管理する業務です。予定どおりの入金がないと企業の資金繰りにも影響を及ぼすため、高い正確性が求められる重要な業務といえます。
取引に対する請求方法は、「掛け売り（締め）請求方式」と「都度請求方式」の2種類です。
種類 | 特徴 |
掛け売り請求方式 |
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都度請求方式 |
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取引先ごとに定められた請求方式に従って、商品販売やサービス提供の日時・金額を正しく記載した請求書を発行し、実際に入金があるまでを管理します。
請求管理業務の流れ5ステップ
それでは、具体的に請求管理業務の内容や流れを見ていきましょう。下記の5ステップに分けて解説します。
効率化のポイントも紹介している項もあるので、チェックしてみてください。
ステップ1.請求内容の確定
まずは、取引先に請求金額を確定させる作業です。掛け売り請求方式の場合は、前月の締め日翌日から当月の締め日までの取引内容を確認し、取引金額を集計します。
＜効率化のポイント＞
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ステップ 2.請求書の作成
次に、確定した金額に基づいて請求書を作成します。記載内容に間違いがないか、慎重に確認しながら進めましょう。
なお2023年10月から、仕入税額控除の適用を受けるために、要件を満たした帳簿と適格請求書（インボイス）が必要になりました。請求書を適格請求書として扱うには、下記の記載項目に対応する必要があります。
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当サイトでは、インボイス制度の対策ガイドを無料配布しています。関心のある方は、ぜひ下記のバナーから資料をダウンロードしてご確認ください。
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ステップ3.請求書の送付
次は、請求書の送付です。紙の請求書の場合は郵送します。近年では、メール等でPDFや電子請求書のリンクを送付するケースも一般的になってきました。
いずれの場合も、請求書の発行・送付は遅滞なく行いましょう。
＜請求書控えの保存方法＞
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請求書の保存方法については、下記の記事で詳しく解説しているので、ご一読ください。
ステップ4.入金の確認
入金の確認とは、期日までに取引先から入金があるか、銀行の通帳やファームバンキングデータで確認する作業です。入金されたら、金額に間違いがないか請求額と突合します。
ステップ5.入金消込・入金伝票の作成
入金が確認できた請求は、入金リストから消込をします。回収の抜け漏れを防止するために、担当者は不確かな点をそのままにせず細心の注意を払って作業する必要があります。
＜効率化のポイント＞
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請求管理業務が抱えるリスク
正確性が求められる請求管理業務ですが、Excelなどを使用して手作業で実施している企業も少なくありません。
実は手作業での請求管理は、下記のようなリスクを抱えています。自社と照らし合わせて、チェックしてみてください。
手作業によるリスク | 概要 |
人的コスト |
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記載ミスや抜け漏れ |
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請求書の送付ミス |
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業務の属人化 |
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保存の手間 |
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手作業での請求管理のリスクを把握して管理を徹底していきたいところですが、すべてを自社で実施すると負担が大きく、本来の業務が疎かになりかねません。
そこでおすすめなのが「請求管理業務を自動化するシステム」の導入です。次の章では、システム導入のメリットを紹介します。
請求管理にシステム導入をする4つのメリット
本章では、請求管理にシステムを導入した場合のメリットを4点紹介します。
詳しく見ていきましょう。
メリット1.作業の自動化やペーパレス化により業務効率が上がる
システム導入によって、手作業で手間と時間がかかっていた業務を自動化できます。削減した作業時間で、より重要な業務に時間が割けるようになるでしょう。
例えば、請求書管理システムを導入して請求書をペーパレス化すれば、印刷や封入、郵送などの作業は不要です。さらに、Web画面上で請求書の内容が確認できるので、リモートワークの推進にも役立ちます。
まずペーパレス化に着手したい方は、当サイトが無料で配布している「ペーパーレス化導入までの進め方完全ガイド」もチェックしてみてください。あとから見返せるように資料をダウンロードしておくのがおすすめです。
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メリット2.コストカットにつながる
請求書のやりとりを電子化することで、印刷代や郵送費などをカットできる点もメリットです。
電子請求書であれば物理的な保管スペースも不要になるうえ、発送の事務作業やファイリングにかかっていた手間も省けて人的コストの削減にもつながります。
メリット3.人的ミスを削減できる
システムによっては、会計システムと連携して入金管理まで対応できるサービスや、支払業務を代行してくれるサービスもあります。
これまで担当者の手間や心理的負担が大きかった請求書作成や入金消込作業も、自動化することでさらに正確かつ効率的に進められるようになる点が魅力です。
また、手作業では属人化しやすかった業務もシステム導入により手順を見える化でき、異動や退職による担当者交代にも対応しやすくなります。
メリット4.法改正にもれなく対応できる
請求書のフォーマット作成や保存は、法令に則って正しく対応する必要があります。法改正にあわせて機能がアップデートされるシステムを導入すれば、利用しているだけで法令に準拠した対応がとれるので手間がかかりません。
法令改正のたびに自社で業務フローを見直す必要がなく、効率的です。さらに、対応漏れによる罰則を受けるリスクも回避できます。
請求管理システムの失敗しない選び方5選
いざシステム導入を検討するとなると、機能や対応範囲がさまざまで迷ってしまいがちです。自社にぴったりのサービスを選ぶために、下記のポイントをチェックしてみましょう。
ここからは、各項目について詳しく解説します。
なお当サイトでは、サービス選びに関するより詳細なチェック項目をまとめた資料を、無料で配布しています。先にしっかりと内容を把握しておきたい方は、下記のリンクから気軽にダウンロードしてみてください。
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選び方1.サービスの範囲はどのくらいか
まずは検討しているサービスが、自社の課題を解決できるかどうかを確認しましょう。サービスを選定する前に、下記の項目をまとめておくとスムーズです。
【事前に洗い出しを行う項目】
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例えば、下記のような課題が考えられるでしょう。
料金の請求や未入金の回収作業に時間が取られている【同じ悩みの解決事例はこちら】
- 取引先が多く、定期的な請求作業が逼迫している【同じ悩みの解決事例はこちら】
選び方2.他のシステムとの連携性はどうか
自社の既存システムと連携できるかどうか確認しましょう。既存の会計システムと連動できると、人的ミスやデータ入力を二重に行う必要がなくなり、さらなる業務効率化が期待できます。
選び方3.費用は自社に見合っているか
システムによって料金体系もさまざまです。利用料に応じて変動するタイプや、月額で一定の料金がかかるタイプなど、自社の規模感や受けるサービスの範囲に応じて判断しましょう。
導入によるコスト削減効果に見合うかどうかも、チェックしておきたい観点です。
選び方4.セキュリティ体制はどうか
大切なクライアントの請求データを扱うため、セキュリティ面の手厚さも重視したいポイントです。例えば下記のような項目を確認しましょう。
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選び方5.サポート体制は充実しているか
新しいサービスを導入する際は、サポート体制も重要です。円滑に移行を進めるために、導入準備や初期設定でサポートを受けられるか確認するとよいでしょう。
導入時はもちろん、利用開始後もサポートを受けられるサービスだとより安心です。
下記の記事では、請求書発行システムの比較や選び方もさらに詳しく解説しているので併せてチェックしてみてください。
請求管理業務のシステム導入事例
最後に、ＮＴＴファイナンスが提供する「回収代行サービス」を導入して、業務の効率化や課題解決に役立てた事例を紹介します。
事例1.電話料金合算で負担軽減｜株式会社メディカルファイナンステクノロジーズ様
株式会社メディカルファイナンステクノロジーズ様は、高齢者をメインに「医療費あと払い」サービスを提供している企業です。
高齢者層に広く受け入れられているＮＴＴファイナンスの「電話料金合算」機能を持つ「回収代行サービス」を導入し、医療機関と患者の負担軽減を実現しています。
導入前の課題 | 申し込み時に金融機関届出印の捺印が必要となることが入会のハードルになっていた |
導入のきっかけ |
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導入後の効果 |
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本事例は、高齢者向けの医療費支払いの負担軽減を実現するために、ＮＴＴファイナンスの「電話料金合算」機能を活用した、効果的なサービス導入の一例といえます。
なお、「回収代行サービス」では、口座振替を含む30種類以上の決済手段の利用が可能です。
なかでも、ＮＴＴファイナンスオリジナルの決済手段「電話料金合算」は、固定電話などＮＴＴグループの各種サービスと一緒に料金回収ができるため、高い回収率を誇ります。
ＮＴＴファイナンスが導入企業と利用者の間に入り、自社商品やサービスの対価となる料金を代わりに回収するので、料金の回収業務がネックになっている企業にもおすすめです。
さらに、適格請求書の郵送や電子送付にも対応しており、ECサイトなどのAPI連携も可能です。「回収代行サービス」の詳細は、下記のバナーをクリックのうえ、資料をダウンロードしてご覧ください。
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事例2.業務時間を約半分に削減｜株式会社SKY CONNECT様
株式会社SKY CONNECT様は、通信コンサルティングを行う企業として、業務用携帯電話の導入手配やアフターサポートなど、本来は企業の財務部門などが担う業務を代行しています。
クライアント数の増加に伴い、問い合わせ対応や、端末ごとの請求業務が増大するなかで、ＮＴＴファイナンス株式会社の「回収代行サービス」を導入しました。
導入前の課題 |
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導入のきっかけ |
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導入後の効果 |
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また、クライアントから高い信頼を得ているＮＴＴグループのブランド力を活かした「電話料金合算」は、通信費とまとめて請求ができるため、提供サービスの信頼性を高めたい企業に最適です。
当サイトでは、回収代行サービスのイメージやサービス導入企業の声を掲載した資料を無料で配布しています。詳細は、下記から資料をダウンロードのうえご確認ください。
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請求管理の効率化にはシステムを活用しよう
【本記事のまとめ】
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正確性が求められる請求管理業務を効率化するには、関連サービスをうまく活用するのがおすすめです。自社の業務プロセスや課題を把握して、適切なシステムを選ぶようにしましょう。
なお、当サイトでは、請求管理を含む「経理業務の可視化」に役立つお役立ち資料を無料で配布しています。まずは、月次や定期で実施している作業を洗い出し、業務のボトルネックを特定することで、ミス防止や作業効率の向上が期待できます。
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