請求管理とは?業務の流れやリスク、管理システムの選び方も解説



請求管理業務とは、取引発生から代金回収までの一連のプロセスを管理することを指します。取引先との信頼関係や自社の資金繰りに直結し、適切な管理が求められる重要な業務です。

本記事では、請求管理業務の内容やリスクに触れ、効率化を図る手段としてシステム導入のメリットや選び方を解説します。

なお、請求管理が担当者の負担になっているケースにはNTTファイナンスが提供する「楽々クラウド決済サービス」がおすすめです。

請求する料金の計算から回収までを自動化するクラウドサービスで、散在しがちな顧客情報や収納状況がクラウド上で一元管理できるため、担当者の負担軽減に役立ちます。

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目次[非表示]

  1. 請求管理とは?請求書発行や入金処理など代金回収を担う業務
  2. 請求管理業務の流れ5ステップ
    1. ステップ1.請求内容の確定
    2. ステップ 2.請求書の作成
    3. ステップ3.請求書の送付
    4. ステップ4.入金の確認
    5. ステップ5.入金消込・入金伝票の作成
  3. 請求管理業務が抱えるリスク
  4. 請求管理にシステム導入をする4つのメリット
    1. メリット1.作業の自動化やペーパーレス化により業務効率が上がる
    2. メリット2.コストカットにつながる
    3. メリット3.人的ミスを削減できる
    4. メリット4.法改正にもれなく対応できる
  5. 請求管理システムの失敗しない選び方5選
    1. 選び方1.サービスの範囲はどのくらいか
    2. 選び方2.他のシステムとの連携性はどうか
    3. 選び方3.費用は自社に見合っているか
    4. 選び方4.セキュリティ体制はどうか
    5. 選び方5.サポート体制は充実しているか
  6. 請求管理業務のシステム導入事例
    1. 事例1.電話料金合算で負担軽減|株式会社メディカルファイナンステクノロジーズ様
    2. 事例2.業務効率化・集金トラブル解消|株式会社イーナカプロジェクト様
  7. 請求管理の効率化にはシステムを活用しよう

請求管理とは?請求書発行や入金処理など代金回収を担う業務


請求管理とは、企業の取引において取引発生から代金回収までの一連のプロセスを管理する業務です。予定どおりの入金がないと企業の資金繰りにも影響を及ぼすため、高い正確性が求められる重要な業務といえます。

取引に対する請求方法は、「掛け売り(締め)請求方式」と「都度請求方式」の2種類です。

種類

特徴

掛け売り請求方式      

  • 双方で設定した締め日を基準に請求を行う方法
  • 締め日までの期間内で生じた取引について、まとめて請求書を発行する

都度請求方式

  • 取引完了のたびに請求を行う方法
  • 請求書の発行回数や入金回数が多くなるため、新規取引先以外は掛け売り請求を行うのが一般的


取引先ごとに定められた請求方式に従って、商品販売やサービス提供の日時・金額を正しく記載した請求書を発行し、実際の入金確認までのプロセスを管理します。

請求管理業務の流れ5ステップ


それでは、具体的に請求管理業務の内容や流れを見ていきましょう。下記の5ステップに分けて解説します。

  1. 請求内容の確定
  2. 請求書の作成
  3. 請求書の送付
  4. 入金の確認
  5. 入金消込・入金伝票の作成

効率化のポイントも紹介している項もあるので、チェックしてみてください。

ステップ1.請求内容の確定

まずは、取引先に請求金額を確定させる作業です。掛け売り請求方式の場合は、前月の締め日翌日から当月の締め日までの取引内容を確認し、取引金額を集計します。

<効率化のポイント>

  • 取引先ごとに担当者を決めると、取引先の入金のルールや傾向を把握しやすいので効率化につながる
  • 営業担当者と密にコミュニケーションが取れるのもメリット

ステップ 2.請求書の作成

次に、確定した金額に基づいて請求書を作成します。記載内容に間違いがないか、慎重に確認しながら進めましょう。

なお2023年10月から、仕入税額控除の適用を受けるために、要件を満たした帳簿と適格請求書(インボイス)が必要になりました。請求書を適格請求書として扱うには、下記の記載項目に対応する必要があります。

  1. 書類作成者の氏名又は名称、登録番号
  2. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
  3. 取引年月日
  4. 取引内容
  5. 税率ごとに区分して合計した取引金額(税抜あるいは税込)および適用税率
  6. 税率ごとに区分した消費税額等
    ※通常の請求書は太字部分が不要

参考:4 適格請求書の記載事項/国税庁


当サイトでは、インボイス制度の対策ガイドを無料配布しています。関心のある方は、ぜひ下記のバナーから資料をダウンロードしてご確認ください

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ステップ3.請求書の送付

次は、請求書の送付です。紙の請求書の場合は郵送します。近年では、メール等でPDFや電子請求書のリンクを送付するケースも一般的になってきました。

いずれの場合も、請求書の発行・送付は遅滞なく行いましょう。

<請求書控えの保存方法>

  • 法人の場合、請求書・適格請求書(インボイス)ともに保存期間は原則7年間
  • 電子取引でやりとりした場合は、請求書控えも電子データで保存


請求書の保存方法については、下記の記事で詳しく解説しているので、ご一読ください。

  請求書の保管方法を受領側・送付側に分けて解説!効率良く管理する方法も紹介 請求書の保管方法を受領側・送付側に分けて解説しています。あわせて、請求書を効率良く管理する2つの方法を紹介していますので、ぜひご一読ください。 NTTファイナンス株式会社

ステップ4.入金の確認

入金の確認とは、期日までに取引先から入金があるか、銀行の通帳やファームバンキングデータで確認する作業です。入金されたら、金額に間違いがないか請求額と突合します。

ステップ5.入金消込・入金伝票の作成

入金が確認できた請求は、入金リストから消込をします。回収の抜け漏れを防止するために、担当者は不確かな点をそのままにせず細心の注意を払って作業する必要があります。

<効率化のポイント>

  • 月に1回程度、担当者全体で消込のフォローアップを行う
  • 入金期日を超過しても消込がされていない売上債権について、状況確認や相互にアドバイスをするのがおすすめ

請求管理業務が抱えるリスク


正確性が求められる請求管理業務ですが、Excelなどを使用して手作業で実施している企業も少なくありません。

実は手作業での請求管理は、下記のようなリスクを抱えています。自社と照らし合わせて、チェックしてみてください。

手作業によるリスク
概要

人的コスト                  

  • 高い精度が求められるため、手作業での請求管理業務は時間と手間がかかる

記載ミスや抜け漏れ

  • 請求書作成や入金消込などは、ミスがあると取引先とのトラブルにつながりやすい
  • ヒューマンエラーを防ぐためにダブルチェックを実施すると、人的コストを圧迫する

請求書の送付ミス

  • 紙の請求書を郵送する場合、送付時に誤送付や紛失などのトラブルが起きるおそれもある
  • メールで送付する場合も誤送信に注意が必要

業務の属人化

  • 特定の担当者に業務が集中すると属人化しやすい
  • 担当者の異動や退職で、業務の遅延やミスが発生するおそれがある

保存の手間

  • 紙の請求書の場合、法令に則った保存をするためには管理の手間や物理的なスペースが必要


手作業での請求管理のリスクを把握して管理を徹底していきたいところですが、すべてを自社で実施すると負担が大きく、本来の業務が疎かになりかねません

そこでおすすめなのが「請求管理業務を自動化するシステム」の導入です。次の章では、システム導入のメリットを紹介します。

請求管理にシステム導入をする4つのメリット


本章では、請求管理にシステムを導入した場合のメリットを4点紹介します。

  1. 作業の自動化やペーパーレス化により業務効率が上がる
  2. コストカットにつながる
  3. 人的ミスを削減できる
  4. 法改正にもれなく対応できる

詳しく見ていきましょう。

メリット1.作業の自動化やペーパーレス化により業務効率が上がる

システム導入によって、手作業で手間と時間がかかっていた業務を自動化できます。削減した作業時間で、より重要な業務に時間が割けるようになるでしょう。

例えば、請求書管理システムを導入して請求書をペーパーレス化すれば、印刷や封入、郵送などの作業は不要です。さらに、Web画面上で請求書の内容が確認できるので、リモートワークの推進にも役立ちます。

まずペーパーレス化に着手したい方は、当サイトが無料で配布している「ペーパーレス化導入までの進め方完全ガイド」もチェックしてみてください。あとから見返せるように資料をダウンロードしておくのがおすすめです。

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メリット2.コストカットにつながる

請求書のやりとりを電子化することで、印刷代や郵送費などをカットできる点もメリットです。

電子請求書であれば物理的な保管スペースも不要になるうえ、発送の事務作業やファイリングにかかっていた手間も省けて人的コストの削減にもつながります。

メリット3.人的ミスを削減できる

システムによっては、会計システムと連携して入金管理まで対応できるサービスや、支払い業務を代行してくれるサービスもあります。

これまで担当者の手間や心理的負担が大きかった請求書作成や入金消込作業も、自動化することでさらに正確かつ効率的に進められるようになる点が魅力です。

また、手作業では属人化しやすかった業務もシステム導入により手順を見える化でき、異動や退職による担当者交代にも対応しやすくなります。

メリット4.法改正にもれなく対応できる

請求書のフォーマット作成や保存は、法令に則って正しく対応する必要があります。法改正にあわせて機能がアップデートされるシステムを導入すれば、利用しているだけで法令に準拠した対応がとれるので手間がかかりません

法令改正のたびに自社で業務フローを見直す必要がなく、効率的です。さらに、対応漏れによる罰則を受けるリスクも回避できます。

請求管理システムの失敗しない選び方5選


いざシステム導入を検討するとなると、機能や対応範囲がさまざまで迷ってしまいがちです。自社にぴったりのサービスを選ぶために、下記のポイントをチェックしてみましょう。

  1. サービスの範囲はどのくらいか
  2. 他のシステムとの連携性はどうか
  3. 費用は自社に見合っているか
  4. セキュリティ体制はどうか
  5. サポート体制は充実しているか

ここからは、各項目について詳しく解説します。

なお当サイトでは、サービス選びに関するより詳細なチェック項目をまとめた資料を、無料で配布しています。先にしっかりと内容を把握しておきたい方は、下記のリンクから気軽にダウンロードしてみてください。

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選び方1.サービスの範囲はどのくらいか

まずは検討しているサービスが、自社の課題を解決できるかどうかを確認しましょう。サービスを選定する前に、下記の項目をまとめておくとスムーズです。

【事前に洗い出しを行う項目】

  • 自社の課題とシステム導入の目的
  • 具体的に改善したい業務(毎月の負担になっているもの)
  • 予算


例えば、下記のような課題が考えられるでしょう。

選び方2.他のシステムとの連携性はどうか

自社の既存システムと連携できるかどうか確認しましょう。既存の会計システムと連動できると、人的ミスやデータ入力を二重に行う必要がなくなり、さらなる業務効率化が期待できます。

選び方3.費用は自社に見合っているか

システムによって料金体系もさまざまです。利用料に応じて変動するタイプや、月額で一定の料金がかかるタイプなど、自社の規模感や受けるサービスの範囲に応じて判断しましょう。

導入によるコスト削減効果に見合うかどうかも、チェックしておきたい観点です。

選び方4.セキュリティ体制はどうか

大切なクライアントの請求データを扱うため、セキュリティ面の手厚さも重視したいポイントです。例えば下記のような項目を確認しましょう。

  • SSL暗号化やパスワード設定の可否
  • IPアドレス制限などのアクセス制限機能やログ管理の有無
  • 十分な監視体制の有無
  • 自動バックアップの有無 など

選び方5.サポート体制は充実しているか

新しいサービスを導入する際は、サポート体制も重要です。円滑に移行を進めるために、導入準備や初期設定でサポートを受けられるか確認するとよいでしょう。

導入時はもちろん、利用開始後もサポートを受けられるサービスだとより安心です。

下記の記事では、請求書発行システムの比較や選び方もさらに詳しく解説しているので併せてチェックしてみてください。

  【2024年版】請求書発行システムの比較30選!メリットや選び方など総まとめ 請求書発行システムとは、請求書の発行や送付に関する業務などを効率化できるシステムのことです。本記事では、請求書発行システムのメリットや選び方、おすすめのシステムについて紹介します。 NTTファイナンス株式会社

請求管理業務のシステム導入事例


最後に、NTTファイナンスが提供する2つのサービス「回収代行サービス」と「楽々クラウド決済サービス」を導入して、業務の効率化や課題解決に役立てた事例を紹介します。

  1. 電話料金合算で負担軽減|株式会社メディカルファイナンステクノロジーズ様

  2. 業務効率化・集金トラブル解消|株式会社イーナカプロジェクト様

事例1.電話料金合算で負担軽減|株式会社メディカルファイナンステクノロジーズ様

出典:https://mdcom.jp/

株式会社メディカルファイナンステクノロジーズ様は、高齢者をメインに「医療費あと払い」サービスを提供している企業です。

高齢者層に広く受け入れられているNTTファイナンスの「電話料金合算」機能を持つ「回収代行サービス」を導入し、医療機関と患者の負担軽減を実現しています。

導入前の課題                

申し込み時に金融機関届出印の捺印が必要となることが入会のハードルになっていた

導入のきっかけ

  • 固定電話などで高齢者に広く受け入れられている「NTTの通信料金等との合算支払い」を求める利用者の声が多かった
  • NTTグループの高い信頼性や全国規模のカバー率・ブランド力も魅力的であると感じた

導入後の効果

  • HPに導入を掲載した結果、早くも利用者から問い合わせがあった
  • サービス導入を保留にしていた医療機関からの反響も大きく、「医療費あと払い」の全国展開に向けた今後の取り組みに弾みがつくと確信した


本事例は、高齢者向けの医療費支払いの負担軽減を実現するために、NTTファイナンスの「電話料金合算」機能を活用した、効果的なサービス導入の一例といえます。

なお、「回収代行サービス」では、口座振替を含む30種類以上の決済手段の利用が可能です。

なかでも、NTTファイナンスオリジナルの決済手段「電話料金合算」は、固定電話などNTTグループの各種サービスと一緒に料金回収ができるため、高い回収率を誇ります。

NTTファイナンスが導入企業と利用者の間に入り、自社商品やサービスの対価となる料金を代わりに回収するので、料金回収業務に課題を抱えている企業にとっても、非常におすすめです。

さらに、適格請求書の郵送や電子送付にも対応しており、ECサイトなどのAPI連携も可能です。「回収代行サービス」の詳細は、下記のバナーをクリックのうえ、資料をダウンロードしてご覧ください。

\国内の主要決済手段に対応!/

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事例2.業務効率化・集金トラブル解消|株式会社イーナカプロジェクト様

出典:https://e-nakaproject.com/

株式会社イーナカプロジェクト様は、主に高校生を対象に英語を指導している英語専門塾です。NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」を導入し、集金業務の効率化や集金トラブルの解消を実現しました。

導入前の課題      

事務処理の煩雑さ・盗難・紛失のリスク・未納リスク

導入のきっかけ

NTTグループの信頼とサポート体制のよさ

導入後の効果

  • 月に約2営業日かかっていた集金業務が1時間になった
  • 盗難・紛失リスクが軽減し、保護者とのトラブルも回避できるようになった
  • 未納リスクを削減できた

「楽々クラウド決済サービス」の導入後は、請求金額をシステム上に登録しておけば、月に1度、正しく入金されているかの確認をするだけでよくなったため、空いた時間を本来の指導業務にあてられるようになりました。

このように、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、顧客への請求金額を自動計算し、各金融機関へのデータ送付から集金までをクラウドで自動化できるサービスです。

定額の自動請求機能も搭載しており、自治体・学習塾・Web制作会社など幅広い業種で選ばれています。

「楽々クラウド決済サービス」の詳細は、下記からサービス資料をダウンロードのうえご確認ください。

\ 請求・回収・顧客管理をワンストップで自動化!/

請求管理の効率化にはシステムを活用しよう


【本記事のまとめ】

  • 請求管理とは、企業間の取引において取引発生から代金回収までの一連のプロセスを管理する業務のこと

  • 正確性が求められるため、手間と時間がかかり、人的ミスのリスクも課題になりがち
  • 請求管理業務を効率化するには、システム導入による自動化やペーパーレス化がおすすめ
  • システムは、自社の課題や業務プロセスにあうものを選定する必要がある


正確性が求められる請求管理業務を効率化するには、関連サービスをうまく活用するのがおすすめです。自社の業務プロセスや課題を把握して、適切なシステムを選ぶようにしましょう。

なお、請求管理の効率化なら「回収代行サービス」がおすすめです。さらに顧客管理も効率化するなら、回収代行サービスに顧客管理機能を加え、請求→回収→入金管理までの一連の関連業務をクラウド上で提供する「楽々クラウド決済サービス」もお役に立ちます。

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