各種料金（試験料・受講料・検定料など）の徴収業務の課題と解決策とは？回収代行サービスのメリットも
各種料金（試験料・受講料・検定料など）の徴収（回収）業務は、煩雑なフローなどの影響によって多くの時間と労力を使います。実際に、こうした非効率な運用に悩まされているケースは少なくありません。
そこでこの記事では、下記の内容を紹介します。
- 各種料金徴収（回収）で発生する課題
- 各種料金の回収におすすめのサービス
- 回収代行サービスが解決するメリット
業務改善に取り組みたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、効率よく料金を徴収するなら、顧客ニーズの高い決済手段を備えた回収代行サービスがおすすめです。例えば、ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」は、クレジットカード決済やバーコード決済など、30種類以上の決済方法を選択できます。
貴団体および利用者（受験者・登録者等）へ多様なキャッシュレス決済を提供し、業務の効率化や利用者の利便性向上などの支援が可能です。
気になる方は、下記のバナーをクリックのうえ「回収代行サービスのサービス資料」をお気軽にダウンロードしてみてください。
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目次[非表示]
各種料金徴収で発生する4つの課題
各種検定機関や教育系団体では、試験料や受講料の徴収業務に多くの時間と労力を費やしています。
ここでは代表的な課題を4つ紹介します。
課題1.人的ミスが起こりやすい煩雑な入金フロー
試験料・受講料・検定料などの各種料金においては、受検者や登録者の多様な申し込み形態に対応するため、支払い方法も複数用意されていることが一般的です。
一見すると利便性を高める工夫のように見えますが、実際の運用では別の課題を生んでいます。
例えば「個人と団体」「Webと郵送」といった組み合わせによって支払い方法や事務手数料が異なる場合、それぞれに応じた対応が必要となるため、入金までのフローは複雑化しがちです。
加えて「個人払い（Web）→CBTS経由でクレジット決済」「団体払い→マイページから請求書をダウンロードして銀行振込」など、対応パターンが多岐にわたることで、運用管理の手間が大きくなります。
こうした状況では、担当者による案内ミスや確認漏れが生じやすく、振込名義人と受検者名が異なるケースでは照合作業がさらに難航しかねません。
結果として、人的ミスや誤対応による二度手間の発生が避けられず、全体の業務効率を著しく低下させる要因となります。
課題2.戦略業務への集中を妨げる徴収業務の負担
前述した複雑な支払いフローに加えて、下記のような手入力・手作業を前提とした業務が多く、各種料金の徴収業務そのものの負担が大きいのが現状です。
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例えば、年2回実施の資格試験で3万人の受験者がいる場合、年間6万人分の振込証の貼付だけでも膨大な労力がかかります。
支払い対応や入金確認といった手作業中心の業務に多くの人手と時間が取られてしまい、運営側が「本来取り組むべき戦略的な業務」に集中できないことも一つの課題です。
その結果、下記のような業務が後回しになるおそれもあります。
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このような中長期的な価値を生む取り組みが後回しとなり、組織全体の生産性や意思決定のスピードにも悪影響を及ぼす可能性があります。
課題3.未収金発生と催促業務による精神的負担
試験料や検定料では即時決済が理想的ですが、実際の運用では下記のような後払いが必要なケースが少なくありません。
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上記のような後払いは本質的にBtoB取引における「掛売り（信用取引）※」と同様のリスクを内包しています。期限内に入金されない「未収金」が発生すると、催促業務による担当者の精神的負担が生じます。
※あらかじめ決めておいた期間（1ヵ月の場合が多い）の取引に関して一度にまとめて請求書を発行すること
課題4.多様化する決済ニーズへの対応困難
近年、キャッシュレス決済の普及により、受験者・登録者の決済ニーズは多様化しています。クレジットカード決済やバーコード決済を希望する受験者・登録者が増加しているなか、従来の銀行振込のみでは利用者満足度の低下を招いてしまいます。
とはいえ、新たな決済手段を導入するには下記のような多額のコストと専門知識が必要です。
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特に中小規模の検定機関では投資負担が重く、対応が困難な状況となっています。
さらに、24時間いつでも支払いできる環境を求める受験者・登録者のニーズに対して、従来の銀行振込では営業時間の制約があります。
次の章では、各種料金の徴収業務を効率化できる「ＮＴＴファイナンスの回収代行サービス」を紹介します。
各種料金の徴収ならＮＴＴファイナンスの回収代行サービス
「回収代行サービス」とは、ＮＴＴファイナンスが検定機関と受験者の間に入り、検定料を代わりに回収するサービスです。
クレジットカード決済やバーコード決済など、30種類以上の幅広い決済方法を選択できます。
貴団体および利用者（受験者・登録者等）へ多様なキャッシュレス決済を提供し、業務の効率化や利用者の利便性向上等を支援します。
利用者の決済は貴団体のオンラインシステムへ必要情報入力後に自動遷移（リンク型決済）されるため、貴団体が決済情報を直接取り扱う必要がなくなります。
また、決済情報（カード番号等）を貴団体が保持・介在することなくリアルタイムに決済が可能なので、情報漏洩リスクを削減して貴団体のセキュリティ対策費用と運用負担を軽減します。
利用者にとっても、スムーズな決済で満足度が高まり、未収金リスクの低減にもつながります。
加えて、複数の決済事業者との精算はＮＴＴファイナンスが実施するため、貴団体は本サービスとの精算のみで完結します。「回収代行サービス」について、詳細は下記のバナーをクリックのうえ無料で資料をダウンロードしてみてください。
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回収代行サービスが解決する4つのメリット
回収代行サービスは、請求書の発行から代金回収・入金消込まで請求にかかる業務を代行するため、検定機関や教育系団体が抱える徴収業務の課題を根本的に解決します。
ここでは、回収代行サービスが解決する4つのメリットを紹介します。
メリット1.自動化によるミスの削減と確認作業の負担軽減
回収代行サービスの導入により、ご請求から入金消込まで一連の業務が自動化されます。
この自動化により確認作業の負担が軽減され、手入力や照合作業によるミスが大幅に削減可能です。
特に「繁忙期の作業負荷軽減」や「問い合わせ・再確認の対応工数の削減」に直結するため、担当者の安心感と正確性が向上します。
メリット2.戦略業務への集中を可能にする徴収業務の効率化
回収代行サービス導入後は、下記のような徴収業務にかかる多くの手間が不要になり、団体側は請求処理や入金管理の煩雑さから解放されます。
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利用者の決済は、団体のオンラインシステムから自動で決済ページに遷移する仕組み（リンク型決済）となっており、団体側がクレジット情報などのセンシティブなデータを保持・確認する必要がありません。
入金後は加盟店サイトで確認が可能なため、個別の入金確認や消込作業が不要となり、人的作業の大幅削減が実現します。
このように、ＮＴＴファイナンスが決済処理の中核を担うことで運営側は面倒な処理から解放され、財務分析・予算策定・データ活用などの戦略業務に集中できる業務体制が整います。
メリット3.即時決済による未収金リスクの回避
回収代行サービスでは、クレジットカードやバーコード決済など即時決済が可能な決済手段を提供します。
リンク型決済により、受験者・登録者が申し込み時に入力を完了するとＮＴＴファイナンスの決済画面に自動遷移し、その場で支払いを完了できます。これにより、団体申し込みの後払いや法人請求書払いで発生していた未収金リスクの根本的な回避が可能です。
従来の銀行振込では避けられなかった催促業務も不要となり、下記のような効果が見込めます。
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また、即時決済により資金繰りが安定し、教育事業の継続性も向上します。
メリット4.豊富な決済手段による利用者の満足度向上
回収代行サービスでは、下記のような多様な決済手段を一括で提供します。
【対応している決済手段】
※電話料金合算とは、ＮＴＴグループ各社の通信料金などと一緒に請求するお支払い方法です。 |
受験者・登録者は自分の好みに合わせて決済方法を選択でき、利便性が大幅に向上します。
24時間いつでも決済可能な環境により、受験者・登録者は自分の都合に合わせて支払いを完了できます。営業時間の制約がないため、仕事終わりや休日でも手続きが可能です。
利用者満足度の向上は、検定機関の競争力強化にもつながります。決済方法の豊富さが受験者・登録者の選択理由となり、他の検定機関との差別化要素として機能します。
試験料・受講料・検定料の徴収は「回収代行サービス」を使用して効率化しよう
【本記事のまとめ】
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各種料金の徴収業務は、想像よりも労力がかかるものです。煩雑な支払いフローや戦略業務集中の妨げなどにより、本来の業務に取り組む時間が減ってしまいます。
このような状態は「徴収業務の自動化」をすると解消につながります。徴収業務の自動化は「回収代行サービス」を利用することで実現が可能です。
とはいえ「どのような回収代行サービスを選べばいいかわからない」と悩む方もいるでしょう。そのような方に向けて、当サイトでは「回収代行サービスの選び方」を無料で配布しています。
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