【保存版】入金管理とは？業務内容・ポイント・実施方法など網羅的に解説

入金管理は、会社経営におけるキャッシュを回すうえで欠かせない業務です。

取引先からの入金遅れをすぐに検知するためにも、毎月の管理が欠かせません。

そこでこの記事では、下記の内容を紹介します。

• 入金管理の業務内容
• 入金管理で気をつけるべきポイント
• 入金管理をおこなう方法

この記事を読めば「どのように入金管理すれば良いか」がわかるので、最後までご一読ください。

入金管理とは？

入金管理とは、サービスの提供などをおこなって取引先に請求した金額に対し、入金予定日までに入金があったかを確認することです。

当然、予定日に入金されないと会社のキャッシュが回りません。

簡単な業務に思われがちですが、会社経営において非常に重要な業務といえます。

入金管理の具体的な作業は次の章で解説します。

入金管理の業務内容

入金管理の具体的な業務内容を紹介します。

1. 入金消込作業
2. 未入金取引先への催促
3. 入金予定確認

実施すべき内容を把握して、適切な入金管理ができるようになりましょう。

1.入金消込作業

まずは、入金の消込作業を実施します。「請求金額 = 入金額」であるかを確認し、正しければ消込作業をおこないましょう。

もし金額が違う場合は、

• 自社の請求書作成時のミス
• 取引先の振込金額のミス

など、迅速な原因究明が必要です。

なお、帳簿上で消込をおこなうのは「売掛金」です。基本的には月末、もしくは月初にまとめて実施することで漏れを防ぎます。

2.未入金取引先への催促

1の入金消込作業をおこなう際、もし入金されていない取引先があれば、別途リストアップしておきましょう。

リストアップしたのち、自社での確認漏れなどがないか入念にチェックします。

なぜなら、取引先に落ち度がなくて疑ってしまった場合に、関係性が悪くなるリスクがあるからです。

入念にチェックした後、確実に取引先が原因であるとわかれば、リストアップした対象の取引先に催促をおこないます。

請求書の未払いへの催促方法を知りたい方は、下記の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。

3.入金予定確認

翌月の請求書を発行するタイミングが近ければ、入金予定額も確認しておきましょう。

システムで自動化されていれば特に必要ない業務ですが、Excelなど手入力であれば必要になってきます。

なぜなら、次月にどれくらいの入金がなされるかを把握しておくことで、会社のキャッシュの回し方を臨機応変に変更できるからです。

次の章では、入金管理で気をつけるべきポイントを紹介します。

入金管理をおこなう方法をすぐに知りたい方は、下記のリンクをクリックして飛んでください。

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入金管理で気をつけるべき2つのポイント

入金管理で気をつけるべきポイントは、主に下記の2点です。

1. 振込手数料はどちらが負担すべきか決めておく
2. 入金額が異なる場合の対処を把握しておく

事前にポイントを把握しておき、いざ事象が起きたときにすぐに対応できるようにしておきましょう。

ポイント1.振込手数料はどちらが負担すべきか決めておく

振込手数料は、自社と取引先どちらが負担するか決めておきましょう。

基本、発注する側が手数料を負担するケースが多いです。

もし受注側の負担になると、入金額から振込手数料が引かれて振り込まれることもあります。

銀行によって振込手数料が異なるので、振り込まれた際の「金額と手数料の突き合わせ作業」だけでも手間になってしまう点は留意しておきましょう。

ポイント2.入金額が異なる場合の対処を把握しておく

2つ目のポイントは、入金額が異なる場合の対処を把握しておくことです。

このとき、取引先が新規か得意先か・金額が多いか少ないかによって対応が異なります。

表にまとめましたので、自社と取引先の状況にあてはめて確認してみてください。

入金管理をおこなう2つの方法

ここからは、入金管理をおこなう方法を2つ紹介します。

1. Excel（エクセル）で入金管理する
2. システムで入金管理する

前提として、件数が少ないうちはExcelでも問題なく処理できる可能性があります。

ただし、件数が増えることを想定するならば、より負担を軽減できるシステムでの入金管理がおすすめです。

​​​​​​​それでは詳しく見ていきましょう。

方法1.Excel（エクセル）で入金管理する

Excel（エクセル）での入金管理は導入のハードルが低く、誰でも使いやすい点がメリットです。関数などを活用すれば、計算も自動化できます。

ただし、「未入金」「入金済み」などのステータス更新は、毎月手作業で実施しなければなりません。

加えて、ファイルやPCの破損対策で定期的なバックアップ取得も必要です。3ヵ月・半年など、決めたタイミングで忘れずに実施しましょう。

なお、Excelで入金管理するなら、ネットでさまざま公開されているテンプレートを活用するのがおすすめです。

Microsoftからも公式テンプレートが出ています。

方法2.システムで入金管理する

Excelは身近で便利ですが、件数が多くなるとどうしても管理が大変です。人件費がかさむうえ、手作業によるミスが起きる原因になりかねません。

その点、入金管理がおこなえるシステムはミスが起きにくいのが大きな利点です。

システムを導入するとなると、金銭的なコストはどうしてもかかります。

しかし、口座と紐づけて自動で管理したり、顧客情報も事前に入力しておけば一元管理できたりするので負担が減ります。

業務効率化できて、結果的にコスト削減になることも少なくありません。

次の章でおすすめのシステムを紹介するので、ぜひ読み進めてみてください。

システムで入金管理するなら「楽々クラウド決済サービス」がおすすめ

入金管理は効率的に実施して、なるべくミスがなく、コストをかけずに済ませたいものです。しかし、Excelで管理しているとどうしてもミスが発生してしまうことは避けられません。

そこでおすすめなのが、請求書の未入金を事前に検知できるサービスの導入です。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、請求する料金の計算から回収に至るまでの工程を自動化するクラウドサービスです。

クラウド上で管理している情報に収納状況が自動反映され、顧客情報や入金状況をクラウド上で一覧にして閲覧できるため、未払いの事前の検知に役立ちます。

大規模なシステム構築は不要で、インターネット環境があれば手軽に利用可能です。

NTTグループの安心感も兼ね備えた「楽々クラウド決済サービス」について、詳しくは下記のボタンからお気軽にサービス資料をダウンロードしてご覧ください。

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入金管理は正確に効率よく実施しよう

入金管理は、正確性が求められる重要な業務です。押さえておくべきポイントを把握して、スムーズな管理を実現しましょう。

なお、未払いのリスクを減らすための手段として「請求代行サービス」を活用するのも一つの手です。

その名のとおり「請求業務を代行してくれるサービス」ですが、なかには回収情報を一覧表に自動反映し、口座振替ができなかった場合は請求書を自動送付してくれるサービスもあります。

下記の記事では、請求代行サービスのメリットやおすすめサービスを紹介していますので「未回収リスクを少しでも減らしたい」と考えている方は、ぜひチェックしてみてください。