請求・回収業務は丸投げでOK！既存システムと決済機能の連携で自社の負担を減らし、顧客満足度を高める方法

企業にとって費用の請求・回収業務は、必須ながらも負担が大きい仕事です。工程の多さ、煩雑さ、属人性や未回収リスクなど、現場の課題は尽きません。

こうした課題を迅速かつ簡単に解決する手段として注目されているのが、既存のシステムに決済機能を連携する方法です。

本記事では、その効果や活用事例に触れながら、業務効率の向上や顧客満足度アップに向けたアプローチを紹介します。ぜひ、最後までご覧ください。

なお、NTTファイナンスでは、エンドユーザーにあわせて30以上の決済手段から選択できる 「回収代行サービス」を提供しています。
ECサイトなどのAPI連携もできる本サービスの詳細は、下記からお気軽に資料をダウンロードしてご確認ください。

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請求・回収業務でよくある課題

請求・回収業務によくある課題は、大きく次の3点に集約されます。

1. 担当者の負担やリスクが大きい
2. 業務効率が悪い
3. 顧客の望む決済手段に対応できない

一つずつ、説明していきます。

課題1.担当者の負担やリスクが大きい 

請求・回収業務は企業の大切な資金を直接扱うため、細やかな管理と正確な処理が求められます。その分、工程数が多く、作業も複雑かつ煩雑になり、担当者には想定以上の負荷がかかりがちです。

特に現金を扱う現場では、会計ミスや盗難・紛失などのリスクが常につきまといます。高度なセキュリティ対策を社内に講じたとしても、人の手による処理がともなう限り、トラブル発生のリスクが0％になるとは言い切れません。リスクマネジメントに多大なリソースが費やされ、本来の業務が圧迫されるケースもしばしばです。

こうした問題に対しては、代金回収代行サービスの活用が有効です。商品やサービスの対価となる料金を自社に代わって回収してくれるため、大幅な業務フローの見直しが可能になります。重要な業務への適切なリソース配分で、効果的な改善が見込めます。

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課題2.業務効率が悪い

請求・回収業務では、請求・入金の管理や消込処理、未納者への対応など、似たような工程を何度も繰り返さなければならない状況が頻繁に発生します。

結果的に、担当者からは「毎回、同じような作業の個別対応に追われている」という嘆きの声があがっています。

このような課題には、ルーティン作業の自動化・システム化が有効です。個別にみると、たしかに異なる対応が必要です。しかし、業務全体を俯瞰すると、ルーティン作業には自動化・システム化できる部分も少なからず存在します。

初めから完全な自動化をめざすのではなく、まずはスモールスタートで、自動化できる工程を見極めてみるのはいかがでしょうか。

無理のない範囲で注力すべきポイントを絞ることが、業務の効率化につながります。

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課題3.顧客の望む決済手段に対応できない

国がキャッシュレス化を推進する背景もあり、近年、決済手段は急速な多様化を遂げています。消費者のニーズも日々高まる一方です。　

出典：「2023年のキャッシュレス決済比率を算出しました」 （METI/経済産業省）

ここで問題となるのが、決済サービス提供事業者の選定です。一般的に、導入には初期費用や継続的な運用コストがかかります。自社サービスとの相性や、顧客の需要の問題もあります。多忙な業務のなかで状況を的確に分析するのは、難しいと言わざるを得ません。効果的な決済サービス提供事業者を選定して1社ずつ契約していくプロセスも、非常に手間がかかります。

ニーズへの柔軟な対応はもちろん重要ですが、それ以上に大切なのは、採用した決済サービスが一過性ではなく、安定して提供され続けることです。今後の事業展開を見据え、信頼関係を長期的に構築できる事業者と手法の選定が求められます。

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既存システムと決済機能の連携で、早く、楽に、丸ごと解決！

請求・回収業務でよくある課題に対し、最も効果的な解決策として注目されているのが、代金回収代行サービスの活用です。理由を詳しく説明します。

1. 負担やリスクの激減
2. 業務の効率化
3. 顧客満足度の向上

解決1.自動化による工程数削減で「負担やリスクが激減」 

代金回収代行サービスを活用すると、複雑かつ煩雑だった契約や管理などの業務が一本化されるため、極めてシンプルなフローになります。

サービスの導入で請求・入金確認・消込作業など、オペレーションは自動化で進むため、「工程数が激減する」と高く評価されています。

また、システムメンテナンスも代行するため、自社の社内リソースが圧迫される心配はありません。セキュリティ対策も万全です。業務の負担が大幅に軽減し、本業の重要業務にリソースが集中しやすくなるという大きなメリットがあります。

解決2.情報の一括管理で「業務の効率化」

代金回収代行サービスのなかには、顧客情報を一元管理できるシステムが含まれているものがあります。散在しがちな情報も、一元管理することで汎用性が高いデータベースになります。いつでも誰でも欲しい情報に迅速にアクセスできるため、作業時間の短縮やミス防止に効果的です。

■塾の情報管理例

また、集めたデータは現状把握やマーケティング分析にも役立ちます。多角的な視点で業務を見直すことで、全体の効率化が図られます。企業の将来を見据えたより戦略的な企画立案という側面から見ても、積極的に取り組んでいきたい施策です。

解決3.多様な決済方法で「顧客の満足度が向上」

自社のサービスにおいて、顧客が多様な決済方法のなかから自由に選択できるようになると、利便性や満足度の向上が期待できます。一方で、導入障壁は高く、既存の決済サービス提供事業者と個別に契約を結んでいくのも、決済システムを自社でイチから開発するのも、時間や労力、コストなどの面で、大きな負担となります。

この点、代金回収代行サービスを活用すると、多様な決済方法の導入が迅速かつ簡単です。また、ツールやアプリなどに決済機能を連携することで、顧客にとってもスムーズに受け入れられやすいという利点があります。

多様なサービスと選択肢のご提供で高い満足度を維持し、自社のブランディングへ貢献する「回収代行サービス」 の詳細は、下記からお気軽に資料をダウンロードしてご確認ください。

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【業界別】活用シーンと導入効果の事例紹介

ここでは、既存システムと決済機能の連携例と導入効果を紹介します。

1. 医療業界
2. 通信コンサルティング業界

事例1.医療業界

病院やクリニックの医療費を「あと払い」にすることで、受診後、会計を待たずに帰ることができる「医療費のあと払い」サービスを展開する企業様。

事例2.通信コンサルティング業界

企業の財務部門などが担当するような、業務用携帯電話の導入手配やアフターサポートを代行する企業様。サービス導入後は、業務にかかる時間が約半分にまで削減できました。

「決済機能のシステム連携」事業者を選ぶポイントは？

効果的で信頼できる回収代行サービス会社、ひいては決済機能のシステム連携を行う事業者を見極めるには、いくつかのポイントがあります。
信頼できる長期的なパートナーを選ぶ基準として、ひとつの参考にご活用ください。

迷ったときは、信頼と安全のNTTファイナンスに丸ごとお任せ！

代金回収代行サービスを導入すると、請求・回収業務、顧客管理など煩雑な業務にかかる負担を軽減できます。なかでも、NTTファイナンスの「回収代行サービス」は、ご担当者様の負担をほぼ丸投げでお任せいただけるサービスです。

請求情報を作成するだけで、あとの作業は自動化。NTTファイナンスが企業様の代わりに顧客（エンドユーザ）へ請求・回収を行います。適格請求書の郵送や電子送付にも対応しており、ECサイトなどのAPI連携もできるため、おすすめです。

支払い方法も口座振替、払込票（請求書送付）、クレジットカードなど30以上から選択でき、利便性の高い決済手段のご提供が可能です。

NTTグループの料金請求・回収を長年実施してきた信用を背景に、NTTグループだけでなく、民間企業や自治体等のお客さまが提供したサービス料金の請求・回収を実施してきました。

これまでの豊富な支援実績から、貴社の業務効率化やDX推進を全面的にサポートいたします。

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