支払業務とは？経理の基本フロー7ステップと効率化でミスを防ぐ方法

経理における毎月の支払業務は、会社の信用を左右する重要な業務の一つです。特に、経理初心者や若手社員にとっては、1件1件の請求書が会社の信用に直結する、担当者の負荷が高くなりやすい業務に感じられるのではないでしょうか。
本記事では、支払業務の基本から実務で押さえるべき7つのステップ、注意点、効率化までを、わかりやすく紹介します。自社の支払業務が適切なのかを確認したい方にも役立つ内容ですので、最後までご覧ください。

なお、支払業務を効率化し担当者の負担を軽減できるのがＮＴＴファイナンスの「法人"ビリングONE"」です。毎月バラバラに届く通信費や公共料金の請求書を1通にまとめることで、支払いが月1回になり、手作業による工程を大幅に削減できます。詳細は、下記のバナーをクリックのうえ資料をダウンロードしてご覧ください。

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支払業務とは？経理における3つの役割

支払業務とは、会社が外部から購入した商品やサービスの代金を、決まった期日までに支払う一連の業務のことです。支払業務の最大の目的は、取引先との約束と自社の経営状態を正しく管理することにあります。一度でもミスや遅れがあると、取引先との信頼関係に影響を与えるおそれがあるため、経理のなかでも責任が重い業務の一つです。

会社にとっての支払業務の役割を、大きく3つに分けて下記の表に整理しました。

このように、目の前の取引先の信頼を守り、かつ法律に則った健全な経営を行うために欠かせないのが支払業務です。

支払業務の基本フロー7ステップ

本章では、具体的な作業内容を7つのステップに分け、順を追って解説します。

1. 請求書を受け取り、間違いがないか確認する
2. 支払依頼書を作成し社内で承認を得る
3. 会計ソフトへの仕訳入力や記帳で取引内容を記録する
4. 振込データを作成し振込の準備をする
5. 登録した内容を最終確認し振込を実行する
6. 支払後に消込作業を行い残高を合わせる
7. 請求書をルールに沿って適切に保管する

支払業務は、単にお金を振り込むだけでなく、請求書の受け取りから記録や保管まで、多くの作業から成り立っています。自分が今どの段階の作業をしているのかわかりやすくなるよう、まずは全体の流れを理解しましょう。

ステップ1.請求書を受け取り、間違いがないか確認する

支払業務で肝心なのは、請求書を受け取ったときの最初の確認です。もし、受け取った請求書自体に間違いがあると、そのあとのすべての作業に影響してしまいます。

請求書を片手に確認すべき項目を下記にまとめましたので、チェックリストとしてご利用ください。

先述したとおり、支払業務は多くの作業から成り立っているため、それぞれの工程でミスを防いで次につなげていくことが重要です。

ステップ2.支払依頼書を作成し社内で承認を得る

次は、支払依頼書という書類を作成し、上司や責任者に内容を確認してもらう段階です。一人の判断だけでお金を動かせる仕組みだと、大きなミスを見逃したり不正が起きたりするおそれがあるため、それを阻止する工程の一つといえます。

記載する項目の例は、下記のとおりです。

金額に応じて、課長や部長など、誰の許可が必要かという自社のルールが決まっている場合もあります。ルールに則って申請し、承認されれば次のステップへと進んでいきます。

ステップ3.会計ソフトへの仕訳入力や記帳で取引内容を記録する

続いては、承認された請求書の内容の記帳や、会計ソフトに入力して記録する作業です。あとから見返した際に「何のお金か」が正確にわかるように入力するのがポイントです。

主な入力項目を下記に挙げてみました。

会計ソフトに正しく入力しておくことで、「支払忘れ」のトラブルを未然に防げるようになります。勘定科目の基本的なルールや分類についてもあらためて整理したい方は、下記の記事をご覧ください。

ステップ4.振込データを作成し振込の準備をする

送金ボタンを押してしまうと、あとから間違いに気付いても取り消すのは難しく、大事な取引先と大きなトラブルになりかねません。そこで、相手の口座へ送金する前に、金融機関へ正しいデータを送るためのデータ作成が必要です。

あくまで「この内容で振り込みたい」というデータを作るのがこのステップの役割なので、この段階ではまだお金は動きません。振込準備は、事業の規模や支払件数によって大きく2つに分けられます。

もしデータを手入力している場合、「1」と「7」の見間違いや桁の打ち間違いなどが起きやすいため、より慎重な入力作業が必要です。ここで正確なデータを作っておけば、次のステップでの最終確認の負担が少なくなります。

ステップ5.登録した内容を最終確認し振込を実行する

データが準備できたら、実際にお金を送金する段階へと移ります。振込を実行する際の最終確認では、必ず下記をチェックしましょう。

このステップで大切なのは、データを作った人とは別の人が最終確認してから送金ボタンを押すことです。振込データの作成から実際の支払いまですべてを一人で完結できてしまうと、万が一、操作ミスや不正があっても気付けません。

役割を分担し相互にチェックするため、実務上は振込データの作成者と最終的な承認者を分けるのが基本で、これを職務分掌（しょくむぶんしょう）といいます。職務分掌は、ミスや不正が起きない仕組みづくりに必要な「内部統制」の要です。

なお、当サイトでは、経理で起きがちなミスを防ぐためのお役立ち資料を無料で配布しています。個人と組織に分けたそれぞれの対策も紹介しているので、下記のバナーをクリックのうえ資料をダウンロードしてご覧ください。

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ステップ6.支払後に消込作業を行い残高を合わせる

振込が無事に完了したら、必ず消込という照合作業を行います。消込は、帳簿上の「支払う予定のデータ」と実際の「口座の動き」を突き合わせ、未払金の状態を解消することです。

最近では、金融機関の入出金明細を会計ソフトに自動で取り込む「API連携」などを活用し、上記の消込作業を自動化している企業もあります。ソフト上で振込結果を取り込むと、あらかじめ登録しておいた買掛金や未払金の残高と照合してくれるため、手作業で1件ずつ突き合わせる必要がなくなり便利です。

ちなみに、支払業務をはじめとした支払管理についての詳細は、下記の記事で解説しています。支払管理システムの失敗しない選び方も紹介しているので、詳細は下記の記事をご覧ください。

ステップ7.請求書をルールに沿って適切に保管する

支払業務は、相手の口座に振り込んだら終わりではなく、使用した請求書を適切に保管するまでの工程が含まれます。請求書は、適正な取引が行われたことを証明する証憑（しょうひょう）であるため、税法によって一定期間の保存が義務付けられていることを押さえておきましょう。

請求書を保管する際のポイントは、下記のとおりです。

支払業務に使った請求書の保管はもちろん、請求書を発行する側になったときも同様に適切な管理が求められます。

当サイトでは、受領側と送付側それぞれの立場で請求書の保管について解説したお役立ち資料を無料で配布しています。効率よく管理する方法についても紹介しているので、気になる方は下記のバナーをクリックのうえ、資料をダウンロードしてご確認ください。

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支払業務をアナログで行う4つのリスク

支払業務のステップを把握できても、アナログ作業ではうっかりミスや想定外の事態が起こることもあります。そこで本章では、アナログでの支払業務にひそむ4つのリスクをまとめてみました。

1. 人的ミスが発生しやすい
2. 承認プロセスの停滞と紛失リスクがある
3. 進捗状況が見えず、属人化しやすい
4. インボイス制度・電子帳簿保存法への対応が負荷となる

リスク1.人的ミスが発生しやすい

人の手入力に頼る以上、タイピングミスや金額の読み間違いを完全にゼロにすることは難しいものです。特に、請求書の件数が増えるほど「未処理」と「処理済み」の混同が起きやすく、二重支払いや支払漏れが発生するリスクが高まります。

こうした人的ミスを減らすには、システムを導入し仕組みそのもので解消するのが最も確実な方法です。解消方法の詳細は、下記からジャンプしてご覧ください。

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リスク2.承認プロセスの停滞と紛失リスクがある

紙の請求書を回覧して承認を得るスタイルでは、担当者の不在によって処理が止まってしまうことがあります。また、デスクに積まれた書類の中から重要な請求書を紛失したり、支払期限を過ぎてしまったりといった、管理の甘さによるトラブルも起こらないとは限りません。

システム上で承認プロセスを完結できれば、業務をスムーズに進められます。解決方法は、下記をクリックするとジャンプしてご覧いただけます。

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リスク3.進捗状況が見えず、属人化しやすい

紙・Excel管理では、「今どこまで処理が終わっているのか」「誰がどの請求を担当しているのか」がリアルタイムで把握しづらいのが難点です。

また、「あの人にしかわからない」など支払業務が特定の人に偏りやすく、属人化の状況になりかねません。属人化が進むと不正があっても気付きにくく、内部統制の観点から脆弱な状態といえます。

属人化を防ぐには、業務フローの可視化が不可欠です。システムを導入すれば、業務の状況をリアルタイムで把握でき、可視化が進みます。解決方法は、下記からご覧ください。

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リスク4.インボイス制度・電子帳簿保存法への対応が負荷となる

近年のインボイス制度や電子帳簿保存法といった相次ぐ法改正により、支払業務の現場では確認の手間が増加しています。法律で定められた形式に則っているか、下記にある項目などをチェックしなければならないからです。

こうしたチェック事項に加え、例えば100社から受け取った請求書を法的に正しい手順で仕訳・保存するだけでも、作業時間は従来の数倍にふくらむことがあります。

経理現場で「今のやり方では限界だ」という声が上がる要因となっているのが、こうした制度の対応への負担です。今後も続くであろう法改正にも対応可能なシステムであれば、その負担を軽減できます。詳細は、下記をクリックしてご覧ください。

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なお、ＮＴＴファイナンスが提供するサービス「法人"ビリングONE"」は、インボイス制度に対応しているクラウドサービスです。「法人"ビリングONE"」を導入した場合のインボイス制度への負担軽減について詳しく知りたい方は、下記のバナーをクリックのうえお役立ち資料をダウンロードしてご覧ください。

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このように、アナログな支払業務を続けることは、手間がかかるだけでなく、会社の信用失墜や法令違反を招きかねない大きなリスクと隣り合わせの状態です。しかし、これらのリスクは支払業務を自動化するシステムの導入で解決できます。

次章では、支払業務をシステム化することで、具体的にどのようなメリットが得られるのか、また現場の負担がどう解消されるのかを紹介します。

支払業務をシステムで効率化するメリット

本章では、支払業務のシステム化によって「課題をどのように解消できるのか」を、4つのメリットとして紹介します。

1. 自動化で人的ミスが削減される
2. 場所を選ばない承認フローで、停滞と紛失を解消できる
3. 進捗が可視化され、属人化を防げる
4. 法改正への対応コストと「紙」の負担を軽減できる

前章で整理した4つのリスクは、いずれも「人の注意力」に依存した運用が原因でした。支払業務をシステム化することで、これらの課題が個人の努力ではなく、仕組みそのものによって解消できます。ただし、サービスによって細かなメリットは異なる点にご留意ください。

メリット1.自動化で人的ミスが削減される

請求書データが直接システムに自動反映されるため、金額の読み間違いやタイピングミスなどの人的ミスが物理的に起こらなくなります。

また複数の支払先を一つにまとめられるため、振込作業の回数そのものが減り、支払ミスのリスクを最小限に抑えられるのもメリットです。

メリット2.場所を選ばない承認フローで、停滞と紛失を解消できる

支払業務をシステムで自動化すれば、請求書はすべてデータで管理され、承認もWeb上で完結します。そのため、場所や時間に縛られず、スムーズに承認フローを進めることが可能です。

承認プロセスをシステム上で完結させることで、これまで発生していた止まる・探す・待つといった作業が不要になります。また、請求書はデータで一元管理されるため、デスクへの放置や紛失の心配がなくなり、支払期限を厳守できるのもメリットの一つです。

メリット3.進捗が可視化され、属人化を防げる

システム上で支払業務を管理すれば、進捗や担当状況が管理画面上でリアルタイムで可視化でき、担当者が不在でも経営状況や支払状況を確認できます。

また、集計や仕訳などの付随業務が自動化されることで、経理担当者はより重要度の高い経営管理などのコア業務に時間を割ける点もメリットです。

メリット4.法改正への対応コストと「紙」の負担を軽減できる

請求書の内容チェックや法令に沿った保存まで対応している支払業務システムであれば、インボイス制度や電子帳簿保存法といった複雑な法令への対応も、日々の業務フローのなかで完結できます。都度ルールを調べたり、別途保存方法を考えたりする必要がありません。

例えば、適格請求書発行事業者の登録番号の照合や税率の区分確認といった、人の目では時間がかかる作業をシステムが代替し、ミスによる仕入税額控除の適用漏れを防げる点もメリットです。

なおＮＴＴファイナンスの「法人"ビリングONE"」は、支払期限が異なる請求書（対象：通信費・公共料金）をＮＴＴファイナンスが一度立て替え、お客さまに一括で請求するサービスです。
支払処理を1回にできるだけでなく、従来の請求書の開封・支払い・保管の負担を軽減できるため、支払業務を一気に効率化できるのが特長です。

当サイトでは、紹介したメリットをはじめ「法人"ビリングONE"」の特長や機能、約1,500件／月の支払業務を約82時間削減した事例など網羅的にまとめた資料を無料で配布しています。詳細は下記の画像をクリックのうえ、資料をダウンロードしてご覧ください。

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支払業務を効率化するシステムを選ぶ際に比較すべきポイントを、下記の表にまとめました。

支払業務を効率化するためのシステム選びは、「多機能であれば良い」というわけではありません。自社の現在の課題に合わせて選ぶことが大切です。

支払業務の自動化でミスや遅延が起こりにくい仕組みを構築しよう

支払業務は、1円単位のズレも許されない正確さが求められる業務です。担当者にとって精神的な負担も大きいため、ツールによる自動化やシステムの力を借りて効率化し、負担を減らすことをおすすめします。

なおＮＴＴファイナンスでは、毎月バラバラに届く通信費や公共料金の支払を月1回にまとめて行える「法人"ビリングONE"」を提供しています。請求書の受領から管理・支払いまで完全自動化のうえ、請求情報はWeb上で一元管理できるため、支払業務の効率化を支援するサービスです。

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