支払管理とは？基本的な流れや4つの課題・効率的な管理方法を解説

支払管理とは、発注した商品や受けたサービスに対する代金の支払いを管理し、確実に実行することです。支払管理がおろそかになると会社の財務が乱れ、予算オーバーや支払遅れなどにつながり、信用失墜になりかねません。

そこで本記事では、支払管理の流れや課題・効率的に支払管理を行う方法などを解説します。

なおNTTファイナンスでは、支払期日やタイミングが異なる通信費や公共料金などの請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめて一括請求する「法人"ビリングONE"」を提供しています。

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支払管理とは？管理すべき理由も解説

支払管理とは、仕入れ先から受けた商品やサービス提供に対する支払いを管理することです。経理部門の重要な業務の一つで、正確さ・迅速さが求められます。

また、企業間の信用と財務の健全性を維持するためにも支払管理は欠かせません。

支払管理が必要な理由は、大きく下記のとおりです。

支払管理は企業の信用問題に直結し、企業活動を円滑に進めるうえで重要な役割を果たしています。

支払管理の基本的な流れ

支払管理の基本的な流れは、次のとおりです。

1. 請求書の受領
2. 支払管理表の作成
3. 支払先への振込
4. 記帳・ 消込作業

順を追って見ていきましょう。

1.請求書の受領

取引先から送られてきた請求書の内容を、発注内容や契約内容と照らし合わせて確認します。確認すべき情報は、主に下記のとおりです。

受領時の確認の際に誤りや不明な点があれば、取引先に問い合わせを行います。

また、2023年10月からインボイス制度が開始されたことにともない、「インボイス（適格請求書）の記載要件を満たせているのか」の確認も必要になりました。

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2.支払管理表の作成

支払管理表とは企業の支払予定と実績を追跡するための表で、最低でも下記の項目を盛り込みます。

支払管理表の一例を作成したので、参考にご覧ください。

【支払管理表の例】

作成の際は、「支払いのステータスを一目で把握」できるようにするのがおすすめです。

なお、Excelでの支払管理には注意すべき点もいくつかあります。下記の記事では、毎月の請求書をExcelで管理する方法や問題点を解説しているので、ぜひチェックしてみてください。

3.支払先への振込

支払期日に合わせて、登録された口座に自動または手動で振込を行います。毎月発生する定期的な支払いを自動化すると、大幅な効率アップにつながります。

「振込に漏れや誤りがないか」の確認を、支払管理表と照らし合わせて行いましょう。

4.記帳・消込作業

支払いが完了したら、出金日・支払先・勘定科目・支払金額などを出金伝票に記帳します。記帳により、財務状態を正確に反映させることができます。

記帳後は支払情報と請求書を照合し、消込作業を実施しましょう。支払いの完了と精算の確認をすることで、未払いの買掛金が把握できます。

支払管理でよくある4つの課題

本章では、支払い管理でよくある課題を4つ紹介します。

1. 支払漏れ・二重払いのおそれがある
2. 業務が煩雑で現状把握が難しい
3. 人為的ミスのリスクがある
4. 管理に手間・時間がかかる

詳しく見ていきましょう。

課題1.支払漏れ・二重払いのおそれがある

取引先や取引内容が多いほど、支払漏れや二重払いのリスクが高まりかねません。

支払漏れと二重払いの意味とリスクは、下記のとおりです。

支払管理のフローの確立や請求業務を自動化するなどの対策で、リスクを最小限に抑えることが可能です。

課題2.業務が煩雑で現状把握が難しい

複数の取引先からの請求書を、それぞれに合った条件で確実に処理しなければならないため、業務は多岐にわたり煩雑になりがちです。

さらに、企業の規模が大きくなるなどして支払管理の過程が複雑になると、処理の遅れや現状把握が難しくなる場合があります。

課題3.人為的ミスのリスクがある

人間が関与する限り、数字の入力間違いや記載漏れなどの人為的ミスのリスクが高まります。

また手作業に依存する場合、計算間違いや誤入力などが発生しやすく、発見まで時間がかかってしまうことも少なくありません。

人為的ミスは担当者の精神的負担にもつながるため、システムの導入などで自動化し、人為的ミスを減少することが望ましいといえます。

課題4.管理に手間・時間がかかる

支払管理が煩雑で時間を要する作業であるため、他の重要な業務に時間を割くことが難しくなります。

企業規模が大きくなるにつれて、部署間での情報共有や膨大なデータの管理など業務量も増えるのが通常です。

また多岐にわたる専門知識を必要とするため、支払管理の担当者が限定される場合も少なくありません。異動・退職によって担当者が代わった際、引き継ぎが不十分だと正確な情報の蓄積ができなくなるおそれもあります。

そこで解決策の一つとしておすすめなのは、「支払管理を自動化するシステムの導入」です。詳細は次の章で解説するので、ぜひ読み進めてみてください。

また経理の自動化については、下記の記事でも解説しています。

支払管理システムの導入で得られる3つの効果

支払管理システムは、支払管理を効率的に行うためのツールの一つです。ここでは、支払管理システムの導入で企業が得られる主な3つの効果を紹介します。

1. 作業の効率化
2. 人為的ミスの削減
3. 経理の透明性の向上

さっそく見ていきましょう。

効果1.作業の効率化

支払管理システムの導入により、手作業で毎月繰り返し実施していた請求書の照合や支払処理などが自動化されるため、作業の効率化が可能です。

自動化の結果、担当者は煩雑な事務作業から解放され、コア業務に集中できることから企業全体の生産性向上にもつながります。

効果2.人為的ミスの削減

システムの導入による単純作業の自動化によって、手作業で発生しやすい人為的ミスの削減にもつながります。例えば、よくある人為的ミスは次のとおりです。

支払管理システムを導入すると、会計業務の自動化によって業務の正確性が向上します。

加えて、担当者は「ミスできない」という精神的負担からも解放され、本来の業務により集中できるようになるのも効果の一つです。

効果3.経理の透明性の向上

支払いに関連するすべての取引が電子データで記録できるため、経理の透明性が向上し監査対応がスムーズになります。

また支払状況がリアルタイムで把握できるため、資金繰りの管理が容易になる点もシステムを導入するメリットの一つです。

加えて、担当者が限られる「属人化」も防げることから従業員間の情報共有が促進され、社内の風通しが良くなる効果が期待できます。

経理業務に関する課題や改善方法を下記の記事でも解説しているので、関心のある方はご覧ください。

支払管理システムの失敗しない選び方3選

本章では、支払管理システムの選び方を3つ解説します。

1. 自社の規模や業務内容に合った機能を選ぶ
2. 使いやすさや操作性を重視する
3. セキュリティ対策が万全であることを確認する

システム選びのポイントを押さえて、自社に最適なシステムの導入をご検討ください。

選び方1.自社の規模や業務内容に合った機能を選ぶ

まず、前章で挙げたような支払管理の現状から自社の問題点を洗い出し、課題解決に適したシステムを選びます。

企業規模によって必要とされる機能が変わる場合もあるので、下記のような自社のニーズを明確にして選ぶのがおすすめです。

実態にあったニーズを明確にするために、業務フローの可視化や担当者へのヒアリングを実施し、課題や要望を調査しましょう。

選び方2.使いやすさや操作性を重視する

システムの使いやすさや操作性は、日常的な業務の効率に大きく影響します。そのため、シンプルで誰にでも簡単に扱えるシステムを選ぶのが良いでしょう。

できれば実際にデモを使用し、経理担当者の意見を積極的に取り入れるのがおすすめです。

選び方3.セキュリティ対策が万全であることを確認する

支払情報は信頼関係につながる重要な情報であり、セキュリティの弱点を突かれると大きな損失につながるおそれがあります。

そのため支払管理システムを選ぶ際には、「万全なセキュリティ対策がされているかどうか」の確認が大切です。

確認の際のチェックポイントの例を下記に示します。

「情報漏洩リスクを最小限に抑えるための対策」が施されているかどうか、の視点を持つことがポイントです。

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支払管理システムの導入は、コスト削減だけでなく企業の競争力の向上にも有効です。

支払管理をはじめとする経理業務を効率化したい方は、支払管理システムの導入を検討してみてください。

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