経理業務でよくある4つの課題とは？改善方法や手順、事例など総まとめ
経理業務は前任者から引き継いだままの慣例が多く、非効率な状態で作業をしているケースもよくあります。
このような状態では、経理業務の生産性が低下し、企業全体に悪影響を及ぼしかねません。
そこで本記事では、非効率な経理業務を改善したい方に向けて下記の内容を解説します。
経理業務でよくある課題
経理業務を改善する具体的な方法
経理業務を改善する手順
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経理業務において業務改善が必要な理由
経理業務において業務改善が必要な理由は、非効率な作業が経営判断を遅らせ、企業全体に悪影響を及ぼすおそれがあるからです。
本章では、経理業務の特徴を解説したうえで「経理業務で業務改善が必要とされる理由」をさらに深掘りしていきます。
そもそも経理業務とは
経理業務とは、簡単に言うと「会社のお金の流れを記録して管理すること」です。企業規模や業種により細かな内容は異なりますが、一般的には次のような業務が該当します。
業務頻度 |
業務内容の例 |
毎日の業務 |
・経費精算 |
月単位の業務 |
・在庫管理 |
年単位の業務 |
・賞与計算 |
経理業務は、ミスが起こると会社全体に大きなダメージを与えかねません。そのため、複雑な仕事が多いにもかかわらずミスの許されない業務です。
一方で、経理は社内で完結できる業務が多く、業務の大半はルーティン化しているという特徴もあります。
したがって、「ツールやシステムの利用などで自動化に取り組みやすい業務」とも言えます。
経理業務で業務改善が必要とされる主な理由
【経理業務で業務改善が必要とされる主な理由】
|
前任者から引き継いだ業務を見直さず、非効率なまま続けている場合、必要以上に人件費がかさんでしまいます。
また、無駄な作業が多いと紙代や印刷コストなども余計に発生し、経費が増える一方です。そのようななか、経理業務を改善すると業務負担が軽減され、余分な経費をカットできます。
さらに、経理業務の改善に成功し「コア業務」により注力できるようになると、スピーディーな経営判断につながります。
▼コア業務とは |
コア業務に注力するためには、請求書の作成や給与計算など「多くの作業時間を必要とするノンコア業務」の改善が欠かせません。
経理業務の改善は企業の利益にもつながるので、まずは課題がないかを確認し、優先的に着手すべきところを見つけましょう。
経理業務でよくある4つの課題
経理業務は業務内容ごとにさまざまな課題がありますが、ここでは下記の4つに絞って解説します。
詳細を見ていきましょう。
課題1.専門的な知識が求められ属人化しやすい
経理業務は簿記やOSスキル、税務面や資金面など多岐にわたる専門知識が必要です。そのため、業務を行える担当者が限定されるケースも少なくありません。
もし担当者が不在になると、業務遂行のプロセスがわからず、業務が進まなくなるリスクがあります。
業務内容の不透明さは不正のリスクにもつながるため、属人化を防ぐ仕組み作りが重要です。
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課題2.心理的負担などで作業遅延が起こりやすい
経理業務は金銭を扱ったり決算資料を作成したりと、経営に大きく関わる重要な業務も含まれています。
「ミスが許されない」という心理的負担がかかり、慎重に業務をおこなうあまり作業遅延が起こりやすくなります。
経理作業の遅れは経営判断の遅れにもつながり、会社全体に悪影響を及ぼしかねません。担当者の心理的負担を減らすためにも、経理業務の効率化が求められます。
課題3.紙での受け渡しによるムダが発生している
現在でも「請求書」「納品書」「領収書」などを紙で受け渡している企業がありますが、紙の書類を発行・管理すると業務は煩雑になります。
例えば、紙での書類発行や管理の数が膨大になると、ツールへの入力や確認作業などの業務が多くなり、印刷にかかるコストも増えます。
また、重要書類を紛失しないよう考慮しなければならず、書類関係を保存する場所の確保も必要です。
このようなデメリットをなくすためにも、ペーパーレス化に着手して、紙での受け渡しによるムダを排除しましょう。
なお、請求書のペーパーレス化の進め方については、次の記事で詳しく解説していますので、ご参照ください。
課題4.法改正に対応しなければならない
会計基準や税法などが改正されると、経理担当者は最新のルールに則って業務を行わなければなりません。
例えば、2022年に電子帳簿保存法が改正されたことで、領収書や請求書などの取引情報を電子授受する「電子取引」への対応が求められるようになりました。
現時点で電子取引しているものを把握し、取引データの保存方法や保存場所、業務フローなどを再考して法律に準拠する必要があります。
電子帳簿保存法に正しく対応できないと、罰則を課されるリスクもありますが、通常業務に加えてルール変更に対応するのは容易なことではありません。
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【部署編】経理業務を改善する具体的な3つの方法
経理業務の課題を改善する具体的な方法は、「部署別で行える方法」と「会社全体で取り組むべき方法」に分かれます。
まず、部署別で行える改善方法は下記のとおりです。
方法1.経理業務を可視化する
まず、経理業務の属人化を防ぐため
- 誰が
- いつ
- 何の業務をしているのか
を洗い出して現状を分析します。
その際、可視化する観点を揃えるために「業務別」「案件別」「利用ツール別」に分類してから実施するのがおすすめです。
業務別 |
仕訳業務・決算業務・税務業務・決算業務・給与労務業務の可視化 |
案件別 |
A社・B社・C社にかかる時間や業務内容の可視化 |
利用ツール別 |
ExcelやWordなどのツール使用状況の可視化 |
作業にかかる工程や時間・人数を可視化すると、
- この業務はツールを導入して自動化すべき
- この業務は◯◯さんも担当につけて複数人で進めるべき
など、今まで気付かなかった課題を明確にできます。
方法2.フォーマットを統一する
2つ目の方法は、社内で使用する書類フォーマットの統一です。
各書類のフォーマットが部署ごとに異なると、経理業務に必要な情報を探し出す作業に時間がかかってしまいます。
一方で、部署間でフォーマットを統一しておくと、書類のチェックが簡単に済み、経理業務の効率化につながります。
方法3.経理担当者のITリテラシーを高める
経理業務の課題を改善する方法の一つに、「ITツール導入によるシステム化」があります。
この方法の注意点は、ITへの理解が足りないとツールを使いこなせず、経理業務の課題を改善できないことです。
ITツールの利用は、経理業務をサポートして効率的に業務を行えるメリットがある一方で、誤った知識や理解不足によって情報漏洩やウイルス感染のリスクがあることも覚えておかなければなりません。
そのため、自社へのITツール導入を考えている場合は
- ITパスポートなどの資格を取得
- ITリテラシーについての講座を受講
といった「社員のITリテラシーを高めるための取り組み」に注力することも大切です。
経理業務を効率化する方法に関しては、下記の記事でも詳しく紹介しているので参考にしてください。
【全社編】経理業務を改善する具体的な4つの方法
続いて、会社全体で取り組むべき方法を4つ紹介します。
方法1.キャッシュレス化・ペーパーレス化を促進する
小口現金の取り扱いや紙の書類での管理を続けていると、現金の入出金管理や顧客情報の管理などが煩雑になりがちです。
一方で、キャッシュレス化・ペーパーレス化をおこなうと、下記のようなメリットが得られます。
キャッシュレス化のメリットの例 |
・現金を引き出す業務を削減できる |
ペーパーレス化のメリットの例 |
・書類の保管スペースが不要になる |
キャッシュレス化・ペーパーレス化を会社全体で促進させると、金銭管理や書類管理の手間を削減でき、経理業務の負担が軽くなります。
上述しましたが、2022年に改正された電子帳簿保存法では、電子的に授受した取引情報を電子のまま保存することが義務化されました。
電子帳簿保存法の目的として、ペーパーレス化による文書管理の手間削減やコストカットなどがあり、政府もペーパーレス化を後押ししている状況です。
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方法2.マルチディスプレイを導入する
経理業務では、複数のソフトやシステムを同時に使用して画面を切り替える場面も少なくありません。
情報の参照やデータ入力などの作業を効率化したい場合、マルチディスプレイの導入がおすすめです。
複数のディスプレイを使用すると、異なるファイルやサイトを見ながら作業できるため、効率アップを期待できます。
方法3.ITツールを導入してシステム化する
作業量が多く内容も複雑な経理業務には、事務処理能力の高い経理システムやクラウド会計システムの導入がおすすめです。
特に、経費精算や請求書の発行はチェック業務や作成業務、発行業務など煩雑な作業が多く、担当者の負担も大きくなりがちです。
そのようななか、自動化・効率化できるITツールを導入すると
- 計算ミスを減らせる
- 経費を削減できる
- 確認や訂正作業を減らせる
- 担当者の負担が減り、コア業務へ注力できる
などのメリットを得られます。
例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、請求する料金の計算から回収までを自動化できるクラウドサービスです。
金融機関へのデータ送付、請求書の印刷・封入などの業務を自動化し、担当者の負担を軽減できます。
また、事前に顧客情報や請求情報を登録しておくと、毎月の請求金額を自動計算して請求・回収業務を代行してもらえます。
「楽々クラウド決済サービス」は大規模なシステム構築は不要で、インターネット環境があれば手軽に利用できる点も特徴です。
本サービスの詳細が気になる方は、下記のバナーをクリックのうえお気軽にサービス資料をダウンロードしてください。
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方法4.経理のアウトソーシングを利用する
人材不足の解消や煩雑な業務からの解放を希望する場合、経理業務を代行してくれるアウトソーシングの利用もおすすめです。
経理業務のアウトソーシング先としては、「経理代行会社」や「税理士法人」などが挙げられます。
経理のアウトソーシングを利用すると、
- 人手不足の解消
- 内部コストの削減
- 属人化からの脱却
といったメリットが得られ、空いた時間でコア業務に注力することも可能です。
経理業務の一部だけをアウトソーシングする方法も選択できますので、自社の課題にあわせて利用を検討してみてはいかがでしょうか。
経理アウトソーシングを利用するメリット・デメリットに関しては、次の記事で詳しく解説していますのでご参照ください。
また、次の記事では経理代行に依頼できる業務の例や、経理代行サービスの料金相場などを徹底解説しています。
経理代行サービスの失敗しない選び方も紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。
経理業務を改善する3つの手順
経理業務を改善する手順は、次の3ステップです。
ぜひ上から順に取り組んでみてください。
手順1.業務内容をすべて洗い出す
まずは、経理業務をすべて洗い出して可視化することから始めます。
前章でもお伝えしましたが、
- 誰が
- いつ
- 何の業務をしているのか
を業務頻度（日次・月次・年次）で分けて洗い出し、業務内容の漏れがないようチェックしていきます。
その際、すべての業務内容を平等に可視化することが大切なので、「業務分類別」「案件別」「ツール別」など観点や粒度を揃えながら実施しましょう。
業務内容をすべて洗い出したら業務フローを作成し、漏れがないか再度確認します。
下記の記事で経理業務フローの例や作成手順を紹介していますので、詳しく知りたい方はチェックしてみてください。
手順2.ECRS（イクルス）の4原則を活用して無駄な作業を省く
次に、ECRS（イクルス）の4原則というフレームワークを使用し、課題を改善できるか具体的に考えていきます。
ECRS（イクルス）の4原則とは、業務の課題を洗い出し、効率化を図るためのフレームワークです。
このフレームワークを活用すると、コストカットや職場の環境改善に役立ちます。下記の表に一例をまとめましたのでご覧ください。
【ECRSの4原則と具体例】 | |
E：Eliminate（排除） |
現在の業務で省略できるものはないか |
C：Combine（接合） |
類似した業務がある場合はまとめられないか |
R：Rearrange（交換） |
業務の順序や方法を変えられないか |
S：Simplify（簡素化） |
簡単にできる作業はないか |
浮き彫りになった課題に対して、優先順位の高い課題からE・C・R・Sの順に改善策を考えましょう。
前述したとおり、経理業務は前任者から引き継いだままの作業を慣例的に行っている場合も多いです。
ECRS（イクルス）の4原則を活用すると、工程を見直すきっかけにもなるため、無駄な作業を省いて効率化の促進が期待できます。
手順3.目標を設定して改善策を実行する
最後に、改善する作業の具体的な目標を決定します。目標の設定方法としては、SMARTの法則を参考にするとわかりやすいです。
【SMARTの法則】 | |
S:Specific（具体的・明確） |
明確な目標を設定する |
M:Measurable（計測可能） |
目標はできる限り数値化する |
A:Achievable（達成可能） |
達成可能な目標を定める |
R:Relevant（関連性） |
経理と関連性のある目標設定にする |
T:Time-bound（期限） |
目標達成までの期限を決める |
例えば、経費精算業務をITツールの導入で自動化し、負担軽減を目標に設定すると仮定します。
まずは、どの業務まで自動化するのかを明確にし、「経費精算業務にかかっていた時間を50%削減する」など目標を具体的に数値化しましょう。
そして、この目標は達成可能な内容なのか、経理と関係のある目標設定なのかを確認します。
さらに、モチベーションを高く維持するためにも「目標体制までの期限」を明確にしておきましょう。
改善策を実行しつつ、PDCAサイクルを回して定期的にチェックをすれば、改善効果も把握できます。
経理業務の課題をシステム導入で改善！2つの活用事例
最後に、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」をもとに、経理業務の課題をシステム導入で改善する例を2つ紹介します。
まずは、Web制作会社での活用事例です。
■ 事例1：Web制作会社
|
顧客情報や収納状況を別々のシステムで管理していると、取引先が多くなるほど情報の管理が煩雑になってしまいます。
「楽々クラウド決済サービス」は、顧客情報管理や請求・収納管理を一つのツール上で提供するため、システムの一元化による効率化が可能です。
また、事前に登録した情報をもとに毎月の請求金額を自動計算し、請求・回収する機能も有しています。
さらに、収納状況もクラウド上で管理している情報に自動反映されるため、照合作業は必要ありません。
続いて、通信機器取り扱い会社での活用事例です。
■ 事例2：通信機器取り扱い会社 【従来の課題】
|
請求業務は、払込票の印刷や送付・収納後の消込処理などの作業をミスなく遂行しなければなりません。
「楽々クラウド決済サービス」は、これらの作業を自動化できるため、担当者にかかる肉体的・精神的負担の大幅な削減につながります。
また、クレジットカード決済や口座振替など豊富な決済チャネルを有しており、利用者の支払い方法を拡充できます。
当サイトでは、「楽々クラウド決済サービス」の導入メリットや活用事例がわかる資料を無料配布していますので、下記からお気軽にダウンロードしてください。
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課題を把握して経理業務の改善を進めよう
【本記事のまとめ】
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経理業務を改善するためには、自社でどのような課題があるのかを可視化し、無駄な業務を省くことが重要です。
そのなかで、自社に合った改善方法を選択して実行すれば、業務の効率化だけではなく企業の利益拡大にもつながります。
経理業務の課題を把握し、業務改善を進めましょう。
なお、NTTファイナンスでは経理現場の課題を抽出し解決するサービス「経理コンサル」を提供しています。
経験豊富なコンサルタントが「実務者の視点」でアプローチし、お客様の課題に合わせた解決策を提案・支援します。
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