【事例あり】経理業務を効率化する6つの方法！メリット・注意点まで完全ガイド

経理業務は決算月や税務申告との関係も影響し、どうしても繁忙期がある仕事です。

経理業務の効率化が実現できると、空いた時間にコア業務に集中できるなど多くのメリットを得られます。

そこで本記事では、経理業務を効率化するために知っておくべき下記の内容を紹介します。

• 経理業務でよくある課題
• 経理業務を効率化するメリット
• 経理業務を効率化する方法
• 経理業務を効率化する際の注意点 

記事の後半では、経理業務を効率化した事例も紹介していますので、ぜひ最後までご一読ください。

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【前知識】経理業務とは？よくある4つの課題も紹介

経理業務とは、企業のお金や取引の流れを記録・管理することです。経理業務は、大きく下記の4つに分類されます。

1. 出納
2. 起票
3. 記帳
4. 集計

また、これらの業務は内容によってサイクルもさまざまです。経理業務の頻度と内容の例を、下記の表にまとめました。

毎日の業務、月単位の業務、年単位の業務に分類され、それぞれ実施する業務が決まっています。

なかでも決算月の前後は、年次決算書や税務申告・各種報告書などの提出が重なるため、業務が集中する時期です。

会社によっては、本決算以外にも中間決算や四半期決算があり、繁忙期が何度か訪れるパターンもあります。

「日々の業務を楽にすることや繁忙期の回避のために、すぐに効率化に取り組みたい」と考えている方もいるはずです。

しかし、いきなり効率化を進める前に、まずは経理業務の課題を把握しておきましょう。

なぜなら、課題をしっかり把握しておかないと改善点を見つけられず、どこから着手すべきか検討しにくいからです。

経理業務でよくある課題として、次の4つが挙げられます。

これらが問題なければ、自社でミスをしている可能性は限りなく低いと判断できます。

自社の業務効率化を進める前に、まずは「よくある課題」にあてはまるか確認し、課題を明確にしてみてください。

なお、経理業務のよくある課題と改善策について、下記の記事で詳しく解説しています。課題を見つけるのが難しいと感じた方は、ぜひご一読ください。

経理業務を効率化するために押さえるべきポイント

経理業務を効率化するために押さえるべきポイントは、次の2つです。

1. どの業務が非効率なのか具体的にする
2. なぜ効率化できていないのかを明確にする

そもそも効率化とは、「ムリ」「ムダ」「ムラ」を削減することです。

業務の流れのなかでボトルネックになっている箇所をしっかり把握して、無駄な作業を減らさなくてはなりません。

最も負担になっている部分を洗い出し、重点的に改善して効率化を進めると、より効果を実感できます。

経理業務を効率化する4つのメリット

ここからは、経理業務を効率化する4つのメリットを紹介します。

1. 負担が軽減して従業員の満足度が向上する
2. ヒューマンエラーの減少が期待できる
3. 空いた時間でコア業務に集中できる
4. コスト削減につながる

どのようなメリットがあるかを把握すれば、効率化すべき理由がより明確になります。それぞれ、詳しく見ていきましょう。

メリット1.負担が軽減して従業員の満足度が向上する

経理業務では、決算月の前後など通常業務にプラスして決算用の業務が発生するため業務負担が大きくなります。

繁忙期に残業や休日出勤が発生すると、従業員の負担増加は避けられません。

そのようななか、経理業務の効率化によって業務量を平準化すると、残業や休日出勤が減って従業員の負担を軽減できます。

業務負担が削減されるとプライベート時間の確保につながり、従業員の満足度も向上します。

さらに、従業員満足度の向上は離職率の低下にもつながり、人手不足の悩みも解消してくれるはずです。

メリット2.ヒューマンエラーの減少が期待できる

効率化するために業務の自動化を進めれば、人の手を介さずに済み、ヒューマンエラーがなくなります。

経理業務はお金が関わることもあり、ダブルチェックなどに時間を要するケースも少なくありません。

ダブルチェックを実施していたとしても、手作業の場合はどうしてもミスが発生しやすくなってしまうものです。

一方、経理業務を自動化できればダブルチェックも不要になり、負担になっていた業務を減らせてミスも少なくなります。

メリット3.空いた時間でコア業務に集中できる

経理業務の効率化が進んで通常業務の負担が減ると、コア業務に集中できます。

コア業務とは、企業経営において利益に直結する業務です。一般的には営業や広告活動などを指し、利益に直結することから企業が力を入れて採用や業務の遂行を命じます。

ほかにも、企業にとって重要な「株主総会で発表する各種報告書の作成」も含まれます。

会社の業績アップにつながる仕事など、コア業務に力を入れられるようになるのは、効率化を進める大きなメリットです。

メリット4.コスト削減につながる

経理業務の効率化が進むと、コスト削減にもつながります。

なぜなら、効率化するためにはデジタル化がほぼ必須ですが、Web上ですべて完結するようになると用紙や印刷コストが不要になるからです。

また、業務時間が短縮されると、残業代や休日出勤の賃金を従業員に支払わなくて済みます。

このように、経理業務の効率化は人件費や紙にかかる印刷代・管理費用などを削減できる施策です。

経理業務を効率化する6つの方法

ここからは、経理業務を効率化するための6つの方法を解説します。

1. 経理業務のフローを確認する
2. 経理業務で自動化できるところを探す
3. ペーパーレス化やキャッシュレス化を進める
4. ECRSの原則を活用する

5. 経理業務効率化コンサルティングを導入する

6. 経理代行サービスを導入する

無理なく実施できるものから取り組んでみてください。

方法1.経理業務のフローを確認する

経理業務の課題を見える化するためには、業務の流れの確認が必要です。経理業務のフローを確認することで、下記のような課題がわかりやすくなります。

• いつ、誰が、どの業務を実施するのか
• どの業務にどのくらい時間がかかっているのか
• 効率化のネックになっている部分はどこなのか

属人化している部分についても、業務フローを確認するとあぶり出しやすいです。

マニュアルや手順書の業務フローと実際の業務内容を照らし合わせて、問題が見つかれば改善していきましょう。

経理業務フローの作成手順は下記の記事で解説していますので、ご興味のある方はあわせてご覧ください。

方法2.経理業務で自動化できるところを探す

経理業務のフローを確認したら、自動化できる作業がないかを探しましょう。具体的には、自動化しやすい「定型業務」に絞って自動化を進めるのがおすすめです。

自動化といっても、難しく考える必要はありません。表計算ソフトや、その他のITツールを活用するのも立派な自動化です。

自動化できるところを探して、効率化を進めていきましょう。

方法3.ペーパーレス化やキャッシュレス化を進める

ペーパーレス化やキャッシュレス化を進めるのも、効率化につながります。

なぜなら、インターネット環境とデバイスがあればよくなり、リモートワークでも業務がおこなえるようになるからです。

ペーパーレス化が進むと、封入や開封といった作業や書類整理の作業は必要ありません。

またキャッシュレス化が進むと、小口精算などの現金取り扱い業務の負担が減り、リモートワークの推進にもつながります。

さらに、リモートワークを推進できれば通勤時間が短縮されて、人件費の削減も期待できます。

このように、さまざまな効果をもたらしてくれるペーパーレス化やキャッシュレス化ですが、実現するには経理業務のDX化が欠かせません。

経理業務のDX化については、下記の記事で詳しく解説していますのでご参照ください。

方法4.ECRSの原則を活用する

「ECRS（イクルス）」とは単語の頭文字を並べた言葉で、業務効率化を進めるためのフレームワークです。

経理業務の効率化を進めるにあたり、ECRSのようなフレームワークを活用すると、改善ポイントが明確になるのでおすすめです。

具体的なECRSのフレームワークは、下記の図のようになります。

上記の観点から業務の見直しを図ることで、経理業務の効率化に活用できます。一例を表にまとめましたのでご参照ください。

このように、ECRSの原則を活用して改善点を見つけ、経理業務の効率化を進めてみましょう。

方法5.経理業務効率化コンサルティングを導入する

「業務改善を検討する時間もない」
「実務経験が豊富なプロ集団に効率化を依頼したい」

このような悩みをお持ちの方におすすめなのが、経理業務効率化コンサルディングの導入です。

例えばNTTファイナンスには、NTTグループ900社超の経理を支える実務担当が多数在籍しており、実務者の視点で実務者自身がコンサルを実施します。

客観的な視点で課題や改善施策を見出したい方は、経理業務効率化コンサルディングの導入が特におすすめです。

NTTファイナンスでは、経理業務効率化コンサルディングについて3分でわかる資料を無料配布しています。

ご興味のある方は、下記のバナーをクリックのうえお気軽にダウンロードしてください。
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方法6.経理代行サービスを導入する

効率化を進めるためには、経理代行サービスを導入するのもおすすめです。

経理代行サービスとは、自社で実施している経理業務を代行してくれるサービスで、主に下記の業務を依頼できます。

経理業務を実施するには知識・経験が必要です。

自社内ですべて実施すると、どうしても負担が大きくなるので、経理代行サービスの利用も検討してみてください。

下記の記事では、経理代行サービスの導入メリットや選び方・料金相場などを解説しています。ぜひ併せてチェックしてみてください。

【ケース別】経理業務を効率化する際の注意点

経理業務を効率化する際の注意点について、下記2つのケース別に紹介します。

1. ツールを用いて経理業務を自動化する場合
2. 経理代行サービスを利用（アウトソーシング）する場合

「ツール・サービスの導入前に知っておくべきポイント」をお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

ケース1.ツールを用いて経理業務を自動化する場合

ツールを用いて経理業務を自動化する場合、下記4つの注意点を押さえておきましょう。

1. 効率化したい業務が機能に含まれているか
2. 既存のツールと連携できるか
3. 従業員にとって使いやすいか
4. セキュリティ面に問題はないか

自社が欲しいと思っている機能が無かったり、既存ツールと連携できなかったりすると、せっかくツールを導入しても効率化が進みません。

ツールを導入する前に、上記のポイントをしっかり確認しましょう。

ケース2.経理代行サービスを利用（アウトソーシング）する場合

経理代行サービスを利用（アウトソーシング）する際の注意点は、主に下記の3つです。

1. 自社が求めている業務を代行してくれるか
2. 中長期的に見て、コストに見合ったパフォーマンスを望めるか
3. 導入前後のサポートが手厚いか

経理業務のなかで効率化したい部分を、経理代行サービスが担ってくれないと意味がありません。

加えて、最初は費用が嵩（かさ）んだとしても、長い目で見てコストパフォーマンスが優れているかの確認も必要です。

さらに、導入前後のサポートが手厚くなければ、トラブルになったときに困るかもしれません。

経理業務はお金に関わる大事な業務なので、外部に委託する際には安心して任せるサービスかどうか確認しておく必要があります。

経理業務をアウトソーシングする際の選び方や注意点などは、下記の記事でも詳しく書いていますのでご一読ください。
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経理業務の効率化におすすめのサービスを場面別に紹介

経理業務といっても業務の範囲は多岐に渡るので、効率化したい業務は企業ごとに異なるでしょう。

なかでも、毎月発生する「請求に関する業務」を負担に感じている方も多いのではないでしょうか。

このような方に向けて、「請求書受領」「請求・回収業務」の2つの場面に分けておすすめのサービスを紹介します。

1. 請求書受領：法人"ビリングONE"
2. 請求・回収業務：楽々クラウド決済サービス

請求書受領：法人"ビリングONE"

請求書受領業務を効率化したい場合には、NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」がおすすめです。

「法人"ビリングONE"」なら、分散しがちな通信費・公共料金の請求を1つにまとめることができます。

具体的には、下記のような活用が可能です。

• 請求書を取りまとめて1枚にして、支払いも月1回にできる
• 請求書の開封や入力などの作業が不要になり経理業務を効率化できる
• 支払い詳細の見える化ができるので無駄な費用の削減に貢献する
• Web環境があればどこでも処理できるため、リモートワークでの経理処理が可能になる
•  自社の会計ソフトともデータ連携ができる

請求書受領業務を効率化できる「法人"ビリングONE"」の詳細が知りたい方は、下記のボタンをクリックのうえサービス資料をダウンロードしてください。

＼請求書の受領〜管理・支払いまで完全自動化！／

請求・回収業務：楽々クラウド決済サービス

請求・回収業務の効率化を図るなら、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」がおすすめです。

「楽々クラウド決済サービス」は、請求する料金の計算から回収、顧客管理までをワンストップで自動化できるクラウドサービスです。

大規模なシステム構築は不要で、インターネット環境があれば手軽に利用できます。

NTTグループの安心感も好評の「楽々クラウド決済サービス」について、詳細は下記のボタンからサービス資料をダウンロードしてご確認ください。

＼収納状況が管理画面に自動反映される！／

▲1分でダウンロード完了！

【効果あり】経理業務を効率化した事例を2つ紹介

最後に、経理業務を効率化した事例を知りたい方に向けて「楽々クラウド決済サービス」の活用事例を2つ紹介します。

1. 学習塾
2. Web制作会社

 自社の事業により近いほうを参考にしてみてください。

事例1.学習塾

1つ目は、学習塾での活用事例です。学習塾でありがちな課題とサービス導入による効果を、下記の表にまとめました。

学習塾では、利用者の数が増えるほど保護者情報や生徒情報の管理が複雑になりがちです。

そこで「楽々クラウド決済サービス」を導入すると、顧客情報をクラウド上で一元管理できるようになり、効率化が実現します。

顧客情報を手書きや手入力でまとめたり、一人ひとり集金袋を手渡したりする作業も必要ありません。

さらに、請求処理の自動化で月謝回収の稼働も削減でき、収納者・未収納者の検索でも工数削減が実現します。

事例2.Web制作会社

2つ目は、Web制作会社に「楽々クラウド決済サービス」を導入し、経理業務の効率化を実現する例です。
 
Web制作会社でありがちな課題とサービス導入による効果を、次の表にまとめました。

「別々のシステムで管理する」などの理由で、顧客情報と収納状況がリンクしていないと、照合するのが大変になります。

そこで「楽々クラウド決済サービス」を導入し、顧客情報と収納状況を一つのツール上で一元化することで、管理にかかっていた手間を削減できます。

また、口座振替が全国の金融機関で対応できるようになるのも「楽々クラウド決済サービス」の導入メリットです。

さらに、請求書発行後の照合作業が自動反映で不要になるので、その分ほかの業務に集中できます。

「楽々クラウド決済サービス」のメリットや活用事例は、資料にまとめて無料配布しています。
詳しく知りたい方は下記のボタンから、お気軽にサービス資料をダウンロードしてください。

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経理業務を効率化してコア業務に集中しよう

経理業務は基本的に毎日発生する作業です。ゆえに一度効率化してしまえば、その後も継続して恩恵を得られます。

この記事で紹介した「経理業務を効率化する方法」を参考にして、自社のコア業務に集中できる環境を整えていきましょう。

なお、経理業務のなかでも、請求・回収業務を負担に感じているなら「請求代行サービス」の導入がおすすめです。

ただし、自社の負担を解消できる請求代行サービスを選ばないと、外部に委託する意味がなくなってしまいます。

そこで、当サイトでは、請求代行サービスの失敗しない選び方がわかる資料を無料配布中です。

請求代行サービスの正しい選び方を知りたい方は、ぜひ下記のボタンをクリックのうえダウンロードしてください。

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