請求書チェックを効率化する4つの方法！課題やシステム導入のメリットも紹介

請求書チェックは、発注書と請求書の内容が一致するか確認する業務であり、正確性が求められます。しかし、請求書は紙・電子データ・専用システムなど、さまざまな形態で受け取ることが多く、それぞれ異なるフォーマットでの対応が必要です。

そこで本記事では、請求書チェック業務の課題や効率化する方法・請求書業務の自動化がもたらすメリットなどを紹介します。

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なおNTTファイナンスでは、毎月バラバラに届く通信費や公共料金などの請求書を、1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめて一括請求する「法人"ビリングONE"」を提供しています。

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請求書チェックにおける主な3つの課題

請求書の受領後は、不備がないかチェックする作業が必要です。確認作業には多くの項目があり、ミスも許されないため、時間と労力を要します。

請求書チェック業務の主な課題は、下記の3つです。

1. 手間と時間がかかる
2. ヒューマンエラーが発生しやすい
3. 各種法律への対応が必要になる

まずは課題を理解し、効率的な業務運営への改善点を探ることが大切です。

課題1.手間と時間がかかる

請求書は、郵送・メール・専用システムでのダウンロードなど、取引先によって異なる方法で届きます。

さらに、各取引先からの請求書は独自のフォーマットで提供されるため、チェック作業は煩雑になりがちです。

請求書チェックの主な項目には、下記が挙げられます。

加えて、不備がある場合の再発行依頼・支払いの処理・入金消込・ファイリングなど、多くの工程が必要です。

請求書チェックは、1件1件に時間がかかるため、特に月初・月末など締め切りが集中する時期には、担当者の負荷が非常に高くなる傾向があります。

なお、請求書の確認項目や請求書処理について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

課題2.ヒューマンエラーが発生しやすい

多くの工数を必要とする請求書チェックは、特に手作業の場合、ヒューマンエラーが発生しやすい傾向です。

請求書チェックのヒューマンエラーは、不必要な税金の支払いや、取引先への信頼関係を損なうなどのリスクがあります。

取引先や顧客との信頼関係は、長期的な経営活動において極めて重要であることは言うまでもありません。

ヒューマンエラーは、疲労や思い込み・ダブルチェックの欠落などが原因で発生します。

さらに、「ミスをしてはいけない」というプレッシャーが担当者の精神的負担になることもあるため、ヒューマンエラーを起こさない仕組みづくりが大切です。

課題3.各種法制度への対応が必要になる

請求書チェックは、取引先が適格請求書発行事業者である場合、インボイスの記載内容も確認しなければなりません。

インボイスの対応が不十分な場合、消費税の過不足が生じるリスクもあります。インボイスの主なチェック項目は、下記のとおりです。

出典： 適格請求書等保存方式の概要｜国税庁

受領した請求書がインボイスの要件を満たしているのかチェックし、仕入税額控除の適用が可能な請求書とそうでない請求書を区別して保存します。

また電子帳簿保存法に従い、電子取引された請求書は電子データでの保存をおこなわなければなりません。

このように、請求書チェックは法的要件を満たす処理も必要なため、手間が増えてしまいます。

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請求書チェックを効率化する4つの方法

請求書チェックを効率化する主な方法は、下記の4つです。

1. 請求書のフォーマットを統一する
2. 非効率な作業を見直す
3. 重複入力を省く
4. システムを導入して自動化する

効率化する方法を参考にし、自社に適した内容を取り入れてください。

方法1.請求書のフォーマットを統一する

請求書のフォーマットを統一すると、請求書チェックにかかる手間が減少し、ヒューマンエラーの軽減に役立ちます。統一されたフォーマットにより、請求書の内容が予測可能となり、チェック作業の迅速化に有効です。

具体的な実践方法としては、すべての取引先に自社の特定のフォーマットで請求書を発行してもらうよう依頼します。

なお請求書を電子化する際は、取引先への依頼や利用方法のサポートが必要です。

方法2.非効率な作業を見直す

業務フローを見直すことで、非効率な作業が明らかになることがあります。

具体的には、請求書チェックに関連するすべての作業工程を洗い出し、各工程で要する時間と労力を評価する方法です。

この評価により、特に時間がかかっている作業や非効率な工程が浮き彫りになります。

できる対策から実践することで、請求書チェックが効率化し、全体の業務工程がスムーズになります。

方法3.重複入力を省く

同じデータを複数のシステムに入力する作業は、非効率なだけではなくヒューマンエラーを引き起こす要因の一つです。

請求書をチェックする際、一元的なデータまたは管理システムに保存し、すべての関連業務で同じ情報を参照することで、異なるシステムへの重複入力を防げます。

不必要な作業を削除し、繰り返しのない仕組みを整えることで、作業時間の短縮に効果的です。

方法4.システムを導入して自動化する

システムを導入すると、請求書チェック業務の効率化と正確性が向上します。

例えば、NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」は、支払い期日が異なる通信費や公共料金などの請求書をNTTファイナンスが一度立て替え、お客さまに一括請求するサービスです。

分散しがちな請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめられるため、支払い処理を1回にできるだけではなく、請求書チェックも1枚の請求書だけで済みます。

また、より細かくチェックしたい場合は、組織別の請求情報を確認することも可能です。

送られてくる請求書が自動的にデータ化されるため、手作業によるデータ入力が不要となり、作業時間の短縮やミス削減につながります。

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請求書チェックを自動化する4つのメリット

請求書チェックを自動化する主なメリットは、次の4つです。

1. 業務を効率化できる
2. ヒューマンエラーの削減につながる
3. 法改正に対応しやすくなる
4. テレワーク推進につながる

それぞれ詳しくみていきましょう。

メリット1.業務を効率化できる

請求書チェックの自動化につながるツールの一つが、「請求書受領システム」です。

請求書受領システムを導入すると、請求書の受け取り・開封・チェック・保管などの作業を自動化できます。これまで手作業でおこなっていた時間が大幅に削減され、他の重要な業務に時間を費やすことが可能です。

さらに、デジタル保管に移行することで、請求書のペーパーレス化が進みます。ペーパーレス化すると、物理的な保管スペースが必要ありません。よってオフィスの有効利用にもつながります。

デジタル保管された請求書は、紙の請求書と比べて検索を素早くおこなえるため、迅速な情報処理の実現が可能です。

メリット2.ヒューマンエラーの削減につながる

手作業による請求書チェックは確認項目も多く、時間がかかる作業です。請求書チェックを自動化すると、確認作業も機械的におこなわれるため、手作業で発生しやすい間違いを減少できます。

請求書チェックは自社内だけでなく、顧客や取引先との関わりを持つ重要な業務です。ヒューマンエラーを減少することで、顧客や取引先からの信頼を維持できます。

また自動化によりミスが減少すれば、経理担当者の精神的負担を和らげることにも効果的です。

メリット3.法改正に対応しやすくなる

多くのクラウドサービスでは、システムが自動アップデートされるため、最新の法規制に基づいて対応できます。

例えば、インボイス制度の導入や改正電子帳簿保存法に準拠した運用が可能です。

システムを利用することで、法律の専門的な知識がなくとも、法令遵守しながら請求書処理がおこなえます。

メリット4.テレワーク推進につながる

請求書をデジタル化し自動化することで、PCと通信環境さえあれば、テレワークも実現します。

従来、紙の請求書はオフィスに届き、手作業で開封してチェックをおこなう必要がありました。しかし、請求書の電子データ化により、出社せずとも自宅でも請求書チェックが可能です。

柔軟な働き方ができる企業は、従業員への配慮があるとみなされ、働きやすい企業として評価が高まります。結果的に、人材確保にも効果的です。

なお、請求書受領サービスの比較や選び方について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

請求書チェックの効率化を成功させる4ステップ

繰り返しお伝えしているとおり、請求書チェックは取引先が多いほど時間と労力がかかり、煩雑になりがちです。

本章では、請求書チェックの効率化を成功させる4ステップを紹介します。

1. 請求書チェック業務の課題を明確にする
2. 社内でおこなう業務と委託できる業務を分ける
3. 委託したい業務をカバーできるシステムを探す
4. システムの費用対効果・連携・操作性を確認する

ステップ1.請求書チェック業務の課題を明確にする

まずは、現在の請求書チェック業務の工程を洗い出します。

洗い出しでは、時間がかかる作業・工数・エラー発生率の高いタスク・不必要な手作業などを特定し、課題を明確にします。

具体的には、次のような課題です。

自社の請求書チェック業務に関連する課題を特定した後、それに対する改善策を具体的に計画して実行に移します。

ステップ2.社内でおこなう業務と委託できる業務を分ける

自社で業務効率化にチャレンジしてみても、まだ請求書チェックの負担が大きい場合は、業務を委託することも検討してみてください。

業務を委託するとコストはかかりますが、業務効率が向上し、ヒューマンエラーの減少に効果的です。

またシステムを通じて請求書を電子データで受け取ると、物理的な保管スペースやファイルなどが不要となり、設備や備品コストを削減できます。

さらに請求書チェックの作業時間が短縮されることで、月末・月初の残業が削減され、人的コストの節約にも有効です。

ステップ3.委託したい業務をカバーできるシステムを探す

請求書チェック業務の課題をもとに、カバーできるシステムを探します。

システムは、サービスによって機能がさまざまです。複数のシステムから候補を絞り込み、残った数社に資料請求をおこないましょう。

ただし、システムの機能や詳細な料金プランは、公式サイトだけでは得られない情報もあるため、問い合わせして比較検討することもおすすめです。

ステップ4.システムの費用対効果・連携・操作性を確認する

システムが絞れたら、費用対効果や連携の容易さ、操作性を確認することも忘れてはいけません。

費用対効果は、システムによって得られる期待・効果からシステムのコストを差し引いたものです。

期待・効果は、作業効率の向上やエラーの減少・人件費の削減などが含まれます。システムのコストと照らし合わせて判断することが大切です。

またシステムを導入する際には、他のシステムとの連携や操作性が容易なものを選びましょう。連携や操作が複雑な場合、かえって工数が増えてしまうリスクもあります。

自社に最適なシステムを導入することで、業務効率の最大化を期待できます。

請求書チェック業務を自動化して効率化を図ろう

請求書チェックが自動化できるシステムを導入すると、作業の効率化や正確性の向上に有効です。

請求書チェック業務を効率化したい方は、複数システムを比較して自社に合うものを見つけてみてください。

なお当サイトでは、請求書受領者向けのコラムを複数公開しています。気になる記事があれば、チェックしてみてください。