請求書をもらう側が実施すべき3つの業務！効率化する方法も紹介
請求書をもらう側の業務には、「支払消込」や「請求書の保管」などがあります。
請求書はお金が関わる重要な書類であり、もしミスが発生すると取引先との信用問題にも発展しかねません。
そこで本記事では、請求書をもらう側が実施すべき業務や気をつけるべきポイント・請求書を管理する方法などをまとめて紹介します。
なお、「毎月もらう請求書に関する業務を効率化したい」と感じている方は、請求書受領サービスの導入がおすすめです。
例えば、NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」は、支払い期日が異なる請求書（対象：通信費・公共料金・その他）をNTTファイナンスが一度立て替え、その後に一括請求するサービスです。
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請求書をもらう側の基礎知識
請求書をもらう側が実施する業務を解説する前に、基礎知識を紹介します。基礎知識の解説が不要な方は、次章の「請求書をもらう側が実施すべき3つの業務」までジャンプしてください。
1.請求書をもらう方法
請求書もらう方法は主に2つで、紙かPDFです。
紙は郵送、もしくはFAXで送られてくるので、必然的に保管場所や管理方法の確立が求められます。
PDFの場合はデータ化されたファイルをもらうことになるため、物理的な保管場所は必要ありません。
取引先によって紙 or PDFのどちらで対応すべきかが異なり、1本化されづらいのが現状です。
2.請求書をもらうタイミング
請求書は、月末～月初にかけてもらうケースが一般的です。ただし、成果物の納品と同時にもらう場合もあるため、一概に「◯日に送られてくる」とはいえません。
請求書を受け取るタイミングがずれると支払うための準備期間もずれるので、いつ頃もらうかは把握しておきましょう。
請求書をもらう側が実施すべき3つの業務
本章では、請求書をもらう側が実施すべき業務を3つ紹介します。
内容をしっかりと把握しておき、業務の抜け漏れが起きないようにしましょう。
業務1.支払消込作業
「請求金額 = 入金額」であるかを確認し、正しければ支払消込作業をおこないます。もし金額が違う場合は、迅速に原因究明しましょう。
消込をおこなうのは「買掛金」です。基本的には月末、もしくは月初にまとめて実施すると効率よく処理できます。
業務2.請求書の金額が違う場合の再送依頼
支払う予定の金額と請求書の金額に相違がある場合、再送依頼が必要になります。再送依頼が必要そうな取引先を、毎月リストアップしておきましょう。
ただし、まずは自社で確認漏れなどがないか事前の入念なチェックが必要です。
自社でのチェック漏れがないことを確認し、確実に取引先原因だとわかったら、リストアップした取引先に再送依頼をおこないましょう。
業務3.もらった請求書の保管
もらった請求書は法人は7年間、個人事業主は5年間保存しておく必要があります。管理方法は、主に下記の2つです。
どちらの方法も把握して、自社に合うほうをお選びください。
方法1.支払い済みと未払いで分ける
「支払い済み」「未払い」それぞれの請求書をファイルで分ければ、ひと目で支払いの状況がわかります。
未払いのものは期限内に支払いをおこない、完了したら「済」スタンプを押して支払い済みのファイルへ移動させましょう。
この方法は、「支払い済み」or「未払い」の2つのどちらかに分けるだけなので、取引数が増えても管理がそこまで大変にならないのがメリットです。
方法2.月ごとに分ける
続いて、請求書の期日順、もしくはもらった順番で月ごとにファイルにまとめる方法です。月単位での取引状況を把握しやすく、お金の流れの全体像をつかみやすいのがポイントです。
ただし、取引先の数が増えると管理が大変になるため「取引先数15社程度まで」の企業におすすめの方法といえるでしょう。
請求書の管理方法に関しては、下記の記事でも詳しく解説しているので併せてご覧ください。
請求書をもらう側が気をつけるべき2つのポイント
ここからは、請求書をもらう側が気をつけるべきポイントを2つ紹介します。
請求書は金銭に関わる重要な証憑書類なので、慎重に取り扱うことが大切です。
ポイント1.請求書の記載不備を検知できる体制を整える
もらった請求書をチェックして、記載不備を検知できるようにしておきましょう。検知する体制にするには、専用の経理担当を配置するのが一般的です。
1人だと抜け漏れが発生するリスクがあるため、2人配置してダブルチェックできるようにしておくと、盤石な体制で不備の検知ができます。
ポイント2.もらった請求書が混ざらない仕組みを作る
もらった請求書が混ざらない仕組みを作るのもとても重要です。
混ざる具体的な事例としては、
- 前月分と混ざる
- 支払うタイミングがずれている請求書同士が混ざる
- 紙で受け取る場合に2枚重なっていることに気付かず混ざる
などが挙げられます。
請求書をもらったタイミングで必ず仕分けをおこない、絶対に混ざらないようにしましょう。
もらった請求書を管理する2つの方法
請求書は、もらったあとの管理も重要です。本章では、もらった請求書を管理する2つの方法を紹介します。
手軽さをとるか将来的なコストダウンをとるか、現状だけではなく自社の将来も鑑みてご検討ください。
方法1.Excel（エクセル）で管理する
Excel（エクセル）での管理は導入のハードルがとても低く、経理以外の業務でも幅広く使いやすい点がメリットです。関数を活用すれば、支払いに必要な計算も自動化できます。
Excelは、ネットでさまざま公開されているテンプレートを活用するのがおすすめです。迷ったらMicrosoftの公式テンプレートから探してみましょう。
注意点として、関数などを活用して計算は自動化できるものの、毎月の「未払い」「支払い済」「再送依頼」などのステータス更新は手作業になります。
また、万が一に備えて定期的なバックアップ取得は必須です。請求書をExcelで管理することを検討している方は、下記の記事も併せてご覧ください。
方法2.請求書の受領サービスを利用する
Excelは身近で便利な反面、件数が多くなるとどうしても管理が大変になりがちです。人件費もかさむうえ、ミスの増加を引き起こす原因になりかねません。
その点、受領サービスは請求書の受け取りに関連する業務をプロに委託できるのでミスが起きにくいです。
サービスの種類によっては、さまざまな手段やタイミングで送られてくる請求書の支払いをベンダーが一度立て替え、導入企業側の支払いが1回で済むものもあります。
受領サービスの導入で業務効率化につながり、結果的にコストを削減できるケースも少なくありません。
次の章でおすすめのシステムを紹介しますので、効率化を求めたい方はこのまま読み進めてみてください。
請求書の受領業務を効率化するなら「法人"ビリングONE"」がおすすめ
NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」は、支払い期日が異なる請求書（対象：通信費・公共料金・その他）をNTTファイナンスが一度立て替え、その後にお客さまへ一括請求するサービスです。
複数の拠点ごとにバラバラ届く請求書や、支払い期日が異なる請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめることで、支払い処理を1回にできます。
従来の開封・保管・支払い作業の負担を軽減できるため、請求書をもらう側が実施しなくてはならない経理業務の大幅な効率化が可能です。
インボイス制度にも対応している「法人"ビリングONE"」の詳細が知りたい方は、下記のボタンをクリックのうえ資料をダウンロードしてみてください。
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請求書をもらう側は正確性と効率化を追求しよう
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【本記事のまとめ】
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請求書をもらう側の業務は、企業活動を進めるうえで重要な役割を担っています。対応漏れなどが起きないように、一つひとつ丁寧に作業を実施しましょう。
なお、もらった請求書の支払い漏れをなくすなら「請求書受領サービス」を活用するのも一つの手です。
請求書受領サービスは、もらうところから支払いまでの業務をワンストップで対応してくれます。
下記の記事で選び方や利用メリットを紹介しているので、「請求書の受領に関する業務を効率化したい」と考えている方はぜひチェックしてみてください。
