請求書のファイリング方法を徹底解説！効率化できる取り組みも紹介

法人・個人にかかわらず、請求書は一定の期間、保管し続ける必要があります。しかし、請求書の数が増えるほど、ファイリング作業は時間と手間がかかるものです。

そこで本記事では、請求書のファイリング方法や分類方法・効率化できる取り組みなどを紹介します。請求書のファイリングでお悩みの方は、最後までご覧ください。

なおNTTファイナンスでは、請求書を保管する方法を「受領側」と「送付側」に分けて解説した資料を無料配布しています。

請求書を効率良く管理する方法も紹介していますので、下記よりお気軽に資料をダウンロードしてお役立てください。

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請求書をファイリングする方法とは

そもそも請求書は証憑書類であり、取引の証拠となる役割があります。

法律により一定期間の保管 が義務付けられており、整理と保管は欠かせない作業です。

保管対象は、主に「発行した請求書の控え」と「受領した請求書」の2種類がありますが、どちらもまとめてファイリングすると混同しやすいため、別々に保管するのがおすすめです。

さらに、支払いの状況に応じて「未払い」と「支払済」の請求書を区分けして保管することで、どの請求書が支払い完了なのか把握しやすくなります。

発行した請求書控えのファイリング方法

発行した請求書控えのファイリング方法は、下記の手順でおこないます。

「支払済」ファイルに移し替えることにより、入金状況が一目でわかり、正確性が向上します。

受領した請求書のファイリング方法

受領した請求書のファイリング方法は、次の手順でおこないます。

また、受領側は請求書が適格請求書に該当するかどうかを確認し、仕入税額控除が可能な請求書とそうでない請求書を分類してファイリングする必要もあります。

作業工程に沿ってファイルを分けることで、請求書管理がスムーズになり、業務の効率化に有効です。

なお、請求書受領者向けのインボイス制度対応について知りたい方は、下記のバナーより無料で資料をダウンロードしてご覧ください。

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「支払済」請求書の分類方法3選

「支払済」請求書の分類方法は、主に次の3つがあります。

1. 取引先別に分類
2. 請求月別に分類
3. 支払月別に分類

それぞれの分類方法とメリット・デメリットをみていきましょう。

方法1.取引先別に分類

取引先別に分類する方法は、同じ取引先の請求書を一つのファイルにファイリングする方法です。取引先に関連するすべての請求書を一箇所で管理できます。

取引先が多い企業は、取引先ごとに分類するのがおすすめです。

取引先別に請求書を整理すると請求書のフォーマットが統一されるため、見た目もスッキリと整理でき、管理もしやすくなります。

方法2.請求月別に分類

請求月別に分類する方法は、言葉のとおり請求書を請求月ごとにファイリングします。

月の経費や仕入額をわかりやすくしたい場合は、月ごとの分類がおすすめです。

請求月別のファイリングは、取引先名の五十音順や顧客番号順などに並べてファイリングすると、後から探しやすくなります。

方法3.支払月別に分類

支払月別に分類する方法は、請求金額を支払った月ごとに請求書をファイリングして保管します。

特に請求月と支払月が異なる場合に有効で、月のお金の出入りの管理をしやすくしたい企業におすすめです。

請求月別と同様に、取引先が多い場合は五十音順や顧客番号順などに並べてファイリングすると追跡しやすいです。

請求書の3つの保管方法｜メリット・デメリット

請求書は紙以外に電子データでの保管も可能です。ここでは、請求書の保管方法である下記の3つを紹介します。

1. 紙の請求書をファイリングする方法
2. 紙の請求書をスキャンして保存する方法
3. 電子データで請求書を保存する方法

それぞれの特徴を理解したうえで、自社に最適な方法を選ぶことが大切です。

1.紙の請求書をファイリングする方法

紙の請求書での保管は、昔から多くの企業でおこなわれてきた方法です。

取引先から受け取った請求書や、自社で発行した請求書（控え）を、紙のままファイリングします。

紙ベースのファイリングは、取引先が少ない小規模事業者に適しています。

2.紙の請求書をスキャンして保存する方法

スキャンして保存する方法は、受け取った紙の請求書をスキャニングして、画像データとして保存することです。

スキャナ保存は、電子帳簿保存法で定められた一定の要件を満たす必要があります。

スキャナ保存は、紙ベースの請求書から電子データ保存へ移行が可能となり、効率的な請求書保管を実現できます。

なお、電子帳簿保存法のスキャナ保存制度について詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。

3.電子データで請求書を保管する方法

電子帳簿保存法により、電子的に受け取った請求書はそのまま電子保存をおこなうことが義務付けられています。

請求書をメール添付や他の電子形式で受け取った場合、電子保存しなければなりません。

紙の請求書をそのままファイリングする場合、手間や工数がかかってしまいがちです。

一方で、請求書を電子データで保存することにより、ファイリングの手間が省け、請求書管理が格段とスムーズになります。

ペーパーレス化が実現すると、請求書の保管スペースは必要なくなり、ファイル代やレンタル場所の管理費などのコスト削減にもつながります。

当サイトでは、電子帳簿保存法の概要や必要な対策についてまとめた資料を無料配布していますので、気になる方は下記からお気軽にダウンロードしてください！

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請求書管理を効率化するならシステムの利用がおすすめ

「請求書のファイリングにかかる手間を減らしたい」

「請求書管理を効率化したい」

このような悩みを抱える方におすすめなのが、請求業務を効率化できるシステムの導入です。例えば、請求書受領サービスの多くは、下記の導入メリットがあります。

NTTファイナンスが提供する「法人"ビリングONE"」は、期日がバラバラな通信費や公共料金などの請求書をNTTファイナンスが一度立て替え、一括でお客さまに請求する請求書受領サービスです。

分散しがちな請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめることで、支払い処理を1回にでき、支払い・管理業務が楽になります。

また、 支払い金額を一元管理でき「見える化」により全体の金額も把握しやすいです。

インボイス制度にも対応している「法人"ビリングONE"」の資料は、下記から無料でダウンロードしてご覧ください。

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請求書の保管でよくある2つのQ＆A

​​​​​​最後に、請求書の保管でよくある質問をまとめました。

1. 請求書の保管期間はどのくらい？
2. 電子帳簿保存法に沿ったファイル名の付け方は？

疑問点の解消にお役立てください。

Q1.請求書の保管期間はどのくらい？

請求書の保管期間は法律で定められており、下表のとおり法人 or 個人で目安となる年数が異なります。

保管期間は、事業年度における確定申告書の提出期限の翌日から起算します。この保管期間より前に、事業者が勝手に破棄してしまうことは認められていません。

請求書の保管期間について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

Q2.電子帳簿保存法に沿ったファイル名の付け方は？

電子データの請求書を保存する場合、ファイル名に「取引年月日」「取引先名」「取引金額」の3項目を含める必要があります。

3項目を含める理由は、これらを検索条件として設定することが電子帳簿保存法で定められているからです。

具体的には、次のようなファイル名をつけます。

電子帳簿保存法に沿ったファイル名について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

請求書保管の効率化を図ろう

今回は、請求書のファイリング方法について解説しました。請求書は、一定期間の保管が法律で定められています。

「発行した請求書の控え」と「受領した請求書」をまとめてファイリングすると混同しやすいため、別々に保管するようにしましょう。

なお、請求書の受領業務を効率化するなら請求書受領サービスの活用がおすすめです。

例えば、NTTファイナンスの法人"ビリングONE"を導入した企業では、次のような導入効果がみられました。

法人"ビリングONE"の導入後は、自らでデータ化の作業をしなくても、Web上で請求書の集計や管理がおこなえます。

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