電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？要件やメリットデメリットなど全まとめ

2022年に電子帳簿保存法が改正され、スキャナ保存するための要件が大幅に緩和されました。

スキャナ保存しやすくなった一方で、違反した場合の罰則は強化されたため、電子帳簿保存法に関する正しい理解が求められます。

そこで本記事では、下記の内容を解説します。

• スキャナ保存制度の概要
• スキャナ保存の対象となる書類
• スキャナ保存するための要件

スキャナ保存するメリット・デメリットも紹介しますので、ぜひ最後までご一読ください。

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電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？

電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは、紙で受領・作成した書類の画像データでの保存を認める制度です。

スキャナ保存するためには、法律で定められた一定の要件を満たす必要があります。

2022年の法改正で保存要件が緩和されたこともあり、スキャナ保存をはじめる企業が増えてきました。

なお、スキャナ保存と混同しやすい保存方法に「電子取引」が挙げられますが、両者には次のような違いがあります。

ひとつ覚えておきたいのは、スキャナ保存制度への対応は任意であるのに対し、電子取引制度への対応は義務化されていることです。

2024年1月以降、電子データで授受した取引情報は、紙ではなく電子データのまま保存することが必須となりました。

次の記事では、電子取引の保存要件や対応方法をお伝えしていますので、詳しく知りたい方はチェックしてみてください。

スキャナ保存の対象となる書類

スキャナ保存の対象となる書類は、国税関係書類のうち「取引関係書類（請求書や領収書など）」に該当するものです。

国税関係書類は「決算関係書類」と「取引関係書類」に分かれますが、このうち「決算関係書類」はスキャナ保存の対象になりません。

さらに、国税関係書類は資金や物の流れに直結するかどうかで「重要書類」と「一般書類」に分類されます。

スキャナ保存の対象となる「重要書類」「一般書類」の具体例は、次のとおりです。

参考：Ⅰ 通則 【制度の概要等】｜国税庁

なお、電子帳簿保存法の対象書類に関しては、下記の記事でも詳しく解説していますのでご参照ください。

スキャナ保存するための要件

スキャナ保存するための要件として、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。

真実性とは、簡単に言うとスキャナ保存時の改ざん・削除を防止するための対策です。

一方で、可視性とは税務調査時にすぐ検索できる状態にしておくこと、および明瞭な表示を求めるものです。

具体的には、次のとおり対象とするものが「重要書類」か「一般書類」かによって細かな要件が異なります。

参考：Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

※1 記録の訂正・削除後にそれらの事実や内容を確認できるシステムを利用している場合、タイムスタンプの付与義務は免除される
※2 税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じる場合、範囲指定で検索できる機能や複数の記録項目を組み合わせて検索できる機能は不要

スキャナ保存する際は、上記の要件を満たさなければなりません。

なお、要件を満たしているのであれば、スキャナー以外に「スマートフォン」や「デジタルカメラ」で読み取ってデジタル化したデータを保存することも可能です。

下記の記事では、タイムスタンプの仕組みや利用手順などを解説していますので詳しく知りたい方はチェックしてみてください。

スキャナ保存する3つのメリット

スキャナ保存するメリットは、大きく次の3つです。

1. 保管スペースが不要になりペーパーレス化を促進できる
2. 業務効率化につながり本来業務に注力できる
3. 脱ハンコやテレワーク化を推進できる

スキャナ保存することで、保管スペースの削減や業務効率化によるコストカットを期待できます。

どういうことか、詳しくみていきましょう。

メリット1.保管スペースが不要になりペーパーレス化を促進できる

請求書や領収書などの国税関係書類は、一般的に法人だと7年・個人だと5年間保存することが法律で義務付けられています。

これだけの期間にわたって保存し続けるとなると、取引先が多ければ多いほど保管スペースや保管コストが必要です。

一方で、一定の要件のもとにスキャンしてデータ保存すれば、紙の書類を廃棄することが可能です。

保管スペースが不要になり、ペーパーレス化を促進できます。

メリット2.業務効率化につながり本来業務に注力できる

スキャンしてデータ保存すれば、対象の書類を検索しやすくなり、社員間でのデータ共有も容易になります。

また、スキャナ保存の場合、紙で保存していたときのようなファイリングやタグ付けの作業は不要です。

このように、スキャナ保存に切り替えることで業務効率が改善され、空いた時間で本来業務により注力できるようになります。

メリット3.脱ハンコやテレワーク化を推進できる

書類をスキャンしてデータ保存すれば、該当書類をオフィスまで探しに行く必要はありません。

また、わざわざ出社しなくても社外から承認手続きが可能になるため、脱ハンコやテレワーク化を促進できます。

スキャナ保存する3つのデメリット

続いて、スキャナ保存するデメリットは大きく次の3つです。

1. 要件を満たした機器を用意する必要がある
2. スキャン作業や運用ルールの社内周知に手間がかかる
3. 電子帳簿保存法に違反した場合は罰則を課せられる

メリットとデメリットを天秤にかけ、自社でスキャナ保存を導入すべきか検討してみてください。

なお、自社だけだと電子帳簿保存法への対応に不安がある方は「法令に準拠した処理ができる専用システム」の活用がおすすめです。

それでは、デメリットの詳細について解説します。

デメリット1.要件を満たした機器を用意する必要がある

「スキャナ保存するための要件」でお伝えしたとおり、スキャナ保存するためには要件を満たした機器を用意する必要があります。

また、スキャン用の機器だけでなく「14インチ以上のディスプレイを備えたパソコン」も必要です。

スキャナ保存する際は、初期導入コストがかかる点に留意しましょう。

デメリット2.スキャン作業や運用ルールの社内周知に手間がかかる

スキャナ保存は業務効率化につながることをお伝えしましたが、スキャン作業の手間がかかることは受け入れなければなりません。

また繰り返しにはなりますが、スキャナ保存する際は法律に則った運用ルールを徹底する必要があります。

したがって、導入当初は「業務フローを作成して社内周知する作業」も発生することを想定しておきましょう。

デメリット3.電子帳簿保存法に違反した場合は罰則を課せられる

改正電子帳簿保存法ではスキャナ保存の要件が緩和された一方で、違反した場合の罰則が強化されました。

もしデータ改ざんなどの不正があった場合、重加算税10%が課されます。

具体的には、仮装・隠蔽行為をした会社への罰金は通常35%になるところが、デジタル改ざんの場合は45%となります。

電子帳簿保存法の罰則に関しては、次の記事で詳しく解説していますのであわせてご覧ください。

以上、スキャナ保存するデメリットを3つお伝えしました。続いて、スキャナ保存の導入を検討する人におすすめの専用システムを紹介します。

スキャナ保存するなら専用システムの導入がおすすめ

スキャナ保存する際、保存要件を満たせるのであれば自社での対応も不可能ではありません。

ただし、タイムスタンプの付与や検索機能の確保など法律で求められていることが多く、「手作業でこれらの要件を満たすのは容易でない」という側面もあります。

そこでおすすめなのが、電子帳簿保存法に対応した専用システムの導入です。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud」は、電子取引の書類やスキャンした書類にタイムスタンプを付与して保存することが可能です。

月額900円から利用でき、スキャナ保存は100ファイルまで0円・250ファイルまで5,000円と従量課金制になっているため、利用が少ない月はコストを抑えられます。

また、簡単な操作で法令に準拠したデータ検索ができること、Web APIにより関連システムと連携できることなども特徴です。

さまざまな帳票類に対応できる「楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloud」について、詳しく知りたい方は下記のボタンをクリックのうえお問い合わせください。

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電子帳簿保存法を正しく理解したうえでスキャナ保存しよう

2022年の法改正でスキャナ保存制度の要件が緩和され、スキャナ保存を導入しやすくなりました。

電子帳簿保存法を正しく理解したうえでスキャナ保存を導入し、経理業務のデジタル化を進めましょう。

なお、当サイトでは電子帳簿保存法に関するお役立ちコラムを発信しています。気になったものがあれば、ぜひチェックしてみてください。

▼電子帳簿保存法の対象企業が知りたい方はこちら

▼下記の記事では、電子帳簿保存法で必要な対応を2つのケースに分けて解説しています