経理業務を自動化する3つの方法！メリットやポイントなど総まとめ

経理業務を自動化すると、人的ミスの削減や作業効率化に役立ちます。

電子帳簿保存法やインボイス制度の影響もあり、経理部門にかかる負担が大きくなるなか自動化・効率化の需要はますます高まってきました。

しかし、なかには自動化に適さない経理業務も存在するため、自動化すべき業務を明確にしたうえで適した方法を選ぶことが大切です。

そこで本記事では、下記の内容を解説します。

• 経理部門で自動化できる業務の例
• 経理業務を自動化するメリット
• 経理業務を自動化する方法

記事の後半では「経理業務の自動化で押さえるべきポイント」も解説しますので、ぜひ最後までご一読ください。

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経理部門で自動化できる業務の例

経理部門で自動化しやすい業務は、フローやプロセスが明確化されている「定型業務」です。

繰り返しおこなう作業は、人の手で実施するよりツール・システムの力を借りて自動化したほうがミスの削減にもつながります。

例えば、下記に挙げるような業務は、経理部門のなかでも特に自動化しやすいものです。

一方で、経理業務のなかでも「パターン化できない業務」や「人の判断が必要な業務」は自動化に適していません。

定型業務ではなく、その都度判断が必要な作業にツールやシステムを導入すると後で大量の修正が必要になり、逆に業務効率を低下させるリスクもあるためご注意ください。

総務省が調べた「自動化して欲しいと思う業務」

経理業務を自動化するメリットは、主に次の4つです。

1. 人的ミスを減らせる
2. コア業務に注力できる
3. 素早く的確な経営判断に役立つ
4. コストを削減できる
   
   

経理業務の効率化はもちろん、企業の経営成果を向上させることにも役立ちます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

メリット1.人的ミスを減らせる

お金に関わる経理業務は、ミスが許されないものです。もし二重請求や支払い漏れなどが発生すると、取引先からの信用低下にもつながりかねません。

経理業務を自動化すると手作業がなくなるため、データ入力の打ち間違えや計算ミスなど人的ミスを減らせます。

それと同時に、ミス発生にともなう修正時間の削減にもつながります。

また人的ミスを減らせると、自社の大切なお金を管理している経理社員のプレッシャーを軽減できる点もメリットです。

メリット2.コア業務に注力できる

経理業務の自動化が実現すると、それまで担当者が費やしていた時間をコア業務に充てられます。

例えば、自動化により毎月50時間分を削減できるとすると、コア業務に費やす時間を年間で600時間分も増やせるということです。

また、作業時間の短縮で月末月初の経理負担をカットできると、残業や休日出勤を減らせます。

メリット3.素早く的確な経営判断に役立つ

経理業務を自動化すると、経営状況の概要を把握できる試算表も以前より早く作成できます。

リアルタイムに近い経営結果をもとに、

• 新ビジネスを取り入れるかどうかの判断
• 会社の危機を乗り越えるヒント

など、素早く的確な経営判断に役立てることが可能です。

また早めに試算表を作成すると、分析をもとにした施策の改善にもスピーディーに取り組みやすくなります。

メリット4.コストを削減できる

4つ目のメリットは、経理業務の自動化によるコスト削減です。

例えば、システム導入により自動化とあわせて書類の電子化・ペーパーレス化も実現できたとしましょう。

経理業務で扱う書類の電子化・ペーパーレス化が進むと、紙代や印刷コスト・郵送代などをカットできます。

紙の取り扱いがなくなると当然、書類を保管するためのスペースは必要ありません。もちろん、業務の自動化によって残業代を減らせるため、人件費の削減にもつながります。

ここで、これまでの内容をまとめます。

メリットがわかったところで、次は「具体的にどのような方法で経理業務を自動化すれば良いのか」を見ていきましょう。

経理業務を自動化する3つの方法

経理業務を自動化する方法として、下記の3つを紹介します。

1. Excelのマクロ機能を活用する
2. RPAを導入する
3. システム/ツールを導入する

各方法のメリット・デメリットもお伝えしますので、自社にあったものをお選びください。

方法1.Excelのマクロ機能を活用する

Excelには「マクロ」という、複数のExcel操作を自動化できる機能があります。Excelを使用して定型業務をこなしている場合、マクロ機能を活用すると一連の処理を自動化することが可能です。

ただし、マクロ機能を活用するには、複数の命令を順番に実行させるための設定が欠かせません。

そのため「マクロの知識がある人に任せた」という流れになりやすく、結果的に属人化しやすい傾向にあります。

また複雑に設定するには、マクロの処理にある程度の時間が必要になることも頭に入れておきましょう。

方法2.RPAを導入する

RPA（ロボット・プロセス・オートメーション ）とは、転記作業や資料作成などあらゆる業務を自動化できる「ソフトウェアロボット」のことです。

事前にシナリオを作成して作業をルール化することで、24時間・365日休みなくロボットが稼働してくれます。

前述のExcelマクロがExcel内の処理を自動化できるのに対し、RPAはPC全体の処理の自動化が可能です。

ただし、RPAは法改正や業務変更などの変化に弱く、ルールが変わるたびにメンテナンスしなければなりません。

そのため運用・保守体制をしっかり構築し、継続して稼働させられる状態を作ることが大切です。

方法3.システム/ツールを導入する

経理業務は、請求書発行システムや会計ソフトなど、経理向けのシステム/ツールを導入することでも自動化できます。

これらのシステム/ツールは、特別な知識がなくとも誰でも扱えるものが多いです。

また、法改正に強いシステム/ツールも多いため、法改正があった際にもスムーズに対応しやすくなります。

システム/ツールを活用するには、当然ながら導入・運用コストを支払わなければなりません。

しかし、自動化による作業効率の向上や人件費カットなどにより、システム/ツールを導入したほうがトータルコストを削減できるケースも多いです。

なお、最新のデジタルツールを使って業務フローや従業員体験などを変革させることを「経理DX」と言います。

下記の記事では、経理DXを推進するメリットや正しい進め方を解説していますので、あわせてチェックしてみてください。

経理業務の自動化で押さえるべき2つのポイント

経理業務の自動化で押さえるべき主なポイントは、下記の2つです。

1. 業務を可視化してフローを見直す
2. 自社に適した方法を検討する

押さえるべきポイントを知ることで、経理業務の自動化をスムーズに実現しやすくなります。

ポイント1.業務を可視化してフローを見直す

経理業務の自動化に取り組む前に、まずは業務の可視化が必要です。

なぜなら、経理業務の可視化が不十分だと

• どこを優先的に自動化すべきか
• どのシステム/ツールを導入すべきか

などを的確に判断しにくくなるからです。

たとえ経理業務の一部を自動化できたとしても、関連業務が以前の業務フローのままだと非効率になってしまうこともあります。

業務を可視化する際は、「日次」「月次」「年次」ごとの業務内容を洗い出し、それぞれの業務にどの程度の工数や時間をかけているのかを確認しましょう。

▼業務頻度ごとの業務内容の例

経理業務を可視化することで、何が非効率なのかの原因が特定しやすくなり、自動化すべき業務が明確になります。

可視化できたあとは、業務フローの見直しもおこないましょう。

下記の記事では、経理業務フローの例や作成手順を解説していますのでチェックしてみてください。

ポイント2.自社に適した方法を検討する

前述のとおり、経理業務を自動化する主な方法として下記の3つが挙げられます。

1. Excelのマクロ機能を活用する

2. RPAを導入する

3. システム/ツールを導入する

各方法にはメリット・デメリットがありますので、自社の状況を踏まえたうえで最も適した方法を選択しましょう。

もしシステム/ツールを導入する際は、下記のようなチェックポイントを押さえることが重要です。

これらのポイントを考慮しながらツールを選ぶことで、導入後に「うまく連携ができない」「〇〇の機能がなかった」などの失敗を避けられます。

経理業務の自動化にはシステム導入がおすすめ

ここまで、経理業務を自動化するメリットや方法について解説してきました。

もし「どの方法を選ぶべきか迷う」という方は、経理向けのシステム/ツールを導入してみてはいかがでしょうか。

経理向けのシステム/ツールは、特別な知識が不要で誰でも扱えるものが多いため「担当者が不在で業務が進まない」といった状態に陥りにくい点もメリットです。

そこで本章では、経理業務に役立つおすすめのサービスを3つ紹介します。

1. 請求書受領サービス

2. 代金回収代行サービス

3. 電子帳簿保存システム

おすすめ1.請求書受領サービス

請求書受領サービスは、請求書の仕訳処理や会計システムへの入力など請求書の受け取りに関連する業務を代行するサービスです。

請求書の受け取りの部分から自動化させたい人（企業）に特におすすめです。

例えば「法人"ビリングONE"」は、期日がバラバラな請求書（対象：通信費・公共料金・その他）をNTTファイナンスが一度立て替え、一括でお客さまに請求するため支払い・管理業務が楽になります。

請求書の開封や入力などの作業が一切不要となり、請求書確認のためにわざわざ出社する必要はありません。

また、会計処理にあった勘定科目を自由に設定し、仕訳を自動化することが可能です。

Web上で請求書の集計や管理がおこなえる「法人"ビリングONE"」の詳細は、下記からサービス資料をダウンロードしてご確認ください。

＼請求書管理・支払いを自動化できる！／

おすすめ2.代金回収代行サービス

代金回収代行サービスは、商品・サービスの対価となる料金の回収を代行するサービスです。請求書の発行や入金受付、支払い催促など手間のかかる業務の負担を大幅に軽減できます。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、毎月の請求額計算や金融機関へのデータ送付、請求書の印刷・封入などの業務の自動化ができるサービスです。

収納状況はクラウド上で管理している情報に自動反映され、申込書や名簿など散財しがちな情報ツールを一括管理できます。

また本サービスは、システム開発不要で手軽に利用できる点もうれしいポイントです。

BtoBだけでなくBtoCにも対応している「楽々クラウド決済サービス」の詳細が気になる方は、お気軽にサービス資料をダウンロードしてください。
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＼定額の自動請求にも対応できる！／

おすすめ3.電子帳簿保存システム

電子帳簿保存システムは、電子帳簿保存法の保存区分の要件に対応したサービスです。

請求書や領収書など国税関係の帳簿・書類の電子データ保存ができ、経理業務のデジタル化が図れます。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド電子帳簿保存サービス」は、改正電子帳簿保存法に完全対応した文書管理システムです。

本サービスを導入することで、電子帳簿保存法について深く把握していなくても法令に準拠した税務処理業務が可能になります。

ITツールに不慣れでも簡単に操作できる点が特徴で、「電子取引の書類（電子データ）のみ」などスモールスタートも可能です。

初期費用0円、月額900円から利用できる「楽々クラウド電子帳簿保存サービス」の詳細は、下記のバナーをクリックのうえサービス資料をダウンロードしてご確認ください。

＼法令に準拠した税務処理業務が手軽に！／

経理部門は自動化できる業務が多い

経理は定型業務が複数存在するため、自動化できる業務が多い部門です。

繰り返しおこなう作業は、人の手で実施するよりツール・システムの力を借りて自動化したほうがミスの削減にもつながります。

経理向けのツール・システムは、特別な知識が不要で誰でも扱えるものが多いため、ぜひ自社に適したものを導入してみてください。

なお、当サイトでは、経理業務に関連するお役立ち記事を発信しています。気になるものがあれば、ぜひチェックしてみてください。

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