請求書の受領メール文例を紹介！意識すべき2つのポイントも解説
請求書を受領した際は、速やかに、かつ丁寧な言葉でお礼のメールを送るのが基本です。
本記事では、コピーしてすぐに使える「請求書の受領メールの文例」や、お礼メールを送るときのポイント、請求書を受け取ったあとの流れを紹介します。
「適切な受領メールを送りたい」とお考えの方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、本記事で紹介する「文例」や「受領後の対応フロー」などをまとめたお役立ち資料を無料で配布しています。
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目次[非表示]
請求書の受領メール文例を2つ紹介
請求書の受領メールには、
- 請求書を確実に受け取ったこと
請求内容や期日を確認したこと
などを含めることで、取引先に安心感を与えられます。
メール文例を2つ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
（1）日常的な取引先へのお礼メール
件名：請求書（No××××）到着のご連絡 いつもお世話になっております。株式会社××××の△△です。 請求書（No××××）をたしかに拝受いたしました。 いただいた期日までに振り込みをさせていただきます。 取り急ぎ、請求書到着のご連絡を申し上げます。 |
（2）フォーマルな対応が必要な取引先へのお礼メール
件名：請求書（No××××）到着のご連絡 いつもお世話になっております。株式会社××××の△△です。 請求書（No××××）をたしかに拝受いたしました。 いただいた期日までに振り込みをさせていただきます。 取り急ぎ、請求書到着のご連絡を申し上げます。 |
請求書の受領メールを送信した後は、適切に請求書を保管しましょう。請求書を受け取った後の流れは、「請求書を受け取ったらどうすべき？流れを5ステップで紹介」で詳しく紹介しています。
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請求書の受領メールを送るときに意識すべき2つのポイント
請求書の受領メールを送るときに意識すべきポイントは、下記の2つです。
少しの配慮で相手の印象も大きく変わりますので、ぜひチェックしてみてください。
ポイント1.丁寧な言葉とともにお礼を伝える
請求書の受領メールでは、
- 「拝受しました」
「受領いたしました」
など、ビジネスメールでよく見かける丁寧な言葉を用いるのが一般的です。
また受領メールには、たしかに受け取ったことを知らせるとともに、お礼を伝える意味もあります。
「迅速なご対応に感謝いたします」「お忙しいなか、迅速なご対応ありがとうございます」など、感謝の気持ちを添えて丁寧な返信を心がけましょう。
ポイント2.できるだけ早いタイミングでメールを送る
「請求書を確認しました」と返信していない時間は、相手を待たせていることになります。
したがって、請求書を受け取ったあとは「できるだけ早いタイミング」で送ると取引先も安心できます。
ただし、休日や夜の遅い時間は避けるなど、メールを送る時間帯にも配慮が必要です。
請求書を受け取ったらどうすべき？流れを5ステップで紹介
請求書を受け取ったあとの流れは、次の5ステップです。
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受領メールを送ったあと、検印や捺印が必要な場合は速やかに担当者へ受け渡しましょう。
支払い漏れを起こさないためにも、受け取った請求書は支払い期限が近いものから「未払い分ファイル」に保管するのがおすすめです。
また支払いが済んだ請求書は、「済」のスタンプを押したり「入金済み」と記入したりすることで二重払いを防げます。
支払い済みファイルへ請求書を保管する際は、発行日順に整理すると後から確認しやすくなります。
請求書の管理方法は、以下の記事でも詳しく解説していますのでご参照ください。
また、請求書の保管期間は法人で7年、個人では5年が基本です。保管すべき年数は法律で定められており、すべての事業者が遵守する必要があります。
請求書の保管期間についてさらに詳しく知りたい方は、下記記事をご覧ください。
請求書の受領メールを正しいマナーで送ろう
本記事のまとめ
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本記事で紹介したテンプレートやメール送付時のポイントを、ぜひビジネス活動にお役立てください。
なお、請求書を受け取ったあとは開封作業や支払い処理など、関連する業務が煩雑になりがちです。「毎月届く請求書の管理が大変」という方は、請求書管理を効率化できるサービスの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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