請求書の受領メール文例を紹介！意識すべき2つのポイントも解説

「請求書の受領メールは、どのように書けば良いのだろう？」
「受領メールの例を参考にしたい」

と思うことはありませんか。

請求書を受け取ったあとは、丁寧な言葉とともにお礼のメールを送ることで良い印象を与えられます。

受領メールには記載しておきたい内容が存在するため、文例を参考にして基本の型を押さえるのがおすすめです。

そこで本記事では、下記の内容を紹介します。

• 請求書の受領メール文例
• 請求書の受領メールを送るときに意識すべき2つのポイント
• 請求書を受け取ったあとの流れ

「適切な受領メールを送りたい」とお考えの方は、ぜひ最後までご一読ください。

なお本記事の内容は、お役立ち資料として無料配布しています。

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請求書の受領メール文例を2つ紹介

請求書の受領メールには、

• 請求書を確実に受け取ったこと

• 請求内容や期日を確認したこと

などを含めることで、取引先に安心感を与えられます。

メール文例を2つ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

請求書の受領メールを送るときに意識すべき2つのポイント

請求書の受領メールを送るときに意識すべきポイントは、下記の2つです。

1. 丁寧な言葉とともにお礼を伝える
2. できるだけ早いタイミングでメールを送る

少しの配慮で相手の印象も大きく変わりますので、ぜひチェックしてみてください。

ポイント1.丁寧な言葉とともにお礼を伝える

請求書の受領メールでは、

• 「拝受しました」

• 「受領いたしました」

など、ビジネスメールでよく見かける丁寧な言葉を用いるのが一般的です。

また受領メールには、たしかに受け取ったことを知らせるとともに、お礼を伝える意味もあります。

「迅速なご対応に感謝いたします」「お忙しいなか、迅速なご対応ありがとうございます」など、感謝の気持ちを添えて丁寧な返信を心がけましょう。

ポイント2.できるだけ早いタイミングでメールを送る

「請求書を確認しました」と返信していない時間は、相手を待たせていることになります。

したがって、請求書を受け取ったあとは「できるだけ早いタイミング」で送ると取引先も安心できます。

ただし、休日や夜の遅い時間は避けるなど、メールを送る時間帯にも配慮が必要です。

請求書を受け取ったらどうすべき？流れを5ステップで紹介

請求書を受け取ったあとの流れは、次の5ステップです。

受領メールを送ったあと、検印や捺印が必要な場合は速やかに担当者へ受け渡しましょう。

支払い漏れを起こさないためにも、受け取った請求書は支払い期限が近いものから「未払い分ファイル」に保管するのがおすすめです。

また支払いが済んだ請求書は、「済」のスタンプを押したり「入金済み」と記入したりすることで二重払いを防げます。

支払い済みファイルへ請求書を保管する際は、発行日順に整理すると後から確認しやすくなります。

請求書の管理方法は、以下の記事でも詳しく解説していますのでご参照ください。

また、請求書の保管期間は法人で7年、個人では5年が基本です。保管すべき年数は法律で定められており、すべての事業者が遵守する必要があります。

請求書の保管期間についてさらに詳しく知りたい方は、下記記事をご覧ください。
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請求書の受領メールを正しいマナーで送ろう

請求書の受領メールを正しいマナーで送ることは、トラブル回避にもつながります。

本記事で紹介したテンプレートやメール送付時のポイントを参考にして、ビジネス活動にお役立てください。

なお、請求書を受け取ったあとは開封作業や支払い処理など、関連する業務が煩雑になりがちです。

請求書の届くタイミングや支払期限も取引先ごとに異なるため、負担に感じている担当者様も多いのではないでしょうか。

そこでおすすめなのが、請求書に関連する業務を効率化できるサービスの活用です。

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