【テンプレあり】請求書の発行依頼メールの書き方・ポイントを伝授

毎月当たり前のように発行されている請求書ですが、予想していたタイミングで手元に送られてこないこともあります。

そのようなときは、請求書の発行依頼が必要です。

しかし、いざ請求書の発行依頼をしようとしても、どのような連絡をしたら良いのか迷う方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、下記の内容を紹介します。

• 請求書の発行依頼の重要性
• 請求書の発行依頼メールで押さえるべき4つのポイント
• 請求書の発行依頼メール文例

この記事を読めば、相手の気分を害さない発行依頼のメールが送れるようになるので、ぜひ最後までご覧ください。

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【予備知識】請求書の発行依頼の重要性

まず、予備知識として「請求書の発行依頼の重要性」に触れておきます。

取引をおこなううえで、請求書の役割は重要です。発行する側と受領する側で異なり、具体的には下記の役割を持ちます。

正確に会計処理をおこなって、会社のキャッシュフローを回すためにはどちらも重要です。さらに、請求書の発行により支払いの遅延を抑制する効果もあります。

請求書の発行依頼メールで押さえるべき4つのポイント

請求書を発行依頼する際は、すでに取引先から請求書が届いていないかを事前に確認することが大切です。

そのうえで、発行依頼メールを送る際は下記のポイントを意識しましょう。

1. 件名は簡潔にする
2. 謙虚な姿勢が伝わる文面にする
3. 入金が遅れる可能性があることを伝える
4. 行き違いの可能性を考慮した文章を入れる

順番に見ていきます。

ポイント1.件名は簡潔にする

ポイントの1つ目は「件名は簡潔にする」です。送られてきた際に、ぱっと見てどのようなメールかがわかるようにしましょう。

よりわかりやすくする方法として、【至急】【重要】などを件名に入れる方法があります。しかし、不快感を与えるリスクもあるため、あまりおすすめしません。

どうしても緊急を要す場面など、状況を見極めて使用しましょう。

ポイント2.謙虚な姿勢が伝わる文面にする

ポイントの2つ目は「謙虚な姿勢が伝わる文面にする」です。

請求書の発行依頼が必要になる場面では、基本的には取引先の発行漏れ、もしくは送付漏れである可能性が高いです。

とはいえ、今後の関係性も考えると強めの言葉や態度で対応するのはよくありません。

強めな口調を避けつつ、クッション言葉も入れるとより良い印象を与えられます。

ポイント3.入金が遅れる可能性があることを伝える

ポイントの3つ目は「入金が遅れる可能性があることを伝える」です。

手元に届くタイミングによっては、請求書の到着後すぐに入金対応ができないケースもあるでしょう。

「入金が遅い」といったトラブルに発展する前に、事前に「入金が遅れる可能性」を伝えておくことが重要です。

「早めに発行しないと入金も遅れる」といった意識から、催促できる効果も見込めます。

ポイント4.行き違いの可能性を考慮した文章を入れる

ポイントの4つ目は「行き違いの可能性を考慮した文章を入れる」です。

請求書の発行依頼を送ったタイミングと重なって、取引先が請求書を発行している可能性もあります。

さらに、自社側で請求書を受け取っているのに連携がされていなく、自分が把握できていないだけの可能性も否めません。

相手側が悪いと決めつけず、下記のような文章を入れることをご検討ください。

【テンプレあり】請求書の発行依頼メール文例を2つ紹介

請求書の発行依頼メール文例を2つ紹介します。

1. 汎用的な文例
2. 継続して取引している企業への文例

どちらも基本の文章は一緒ですが、少し砕けた表現を使えるかどうかが違います。ぜひ参考にしてメールを作成してみてください。

1.汎用的な文例

2.継続して取引している企業への文例

続いて、継続して取引している企業への文例を紹介します。日頃から良好な関係を築いている取引先に対し、少し砕けた文章にしつつも敬意を示す文章になっているのがポイントです。

なお、本記事で紹介した文例テンプレートは、あくまで参考例です。

取引先との関係値によって取り入れられる箇所だけ取り入れて、発行依頼のメールを作成してみてください。

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請求書の発行依頼に関する2つのQ&A

最後に、請求書の発行依頼に関するQ&Aを2つ紹介します。

1. 請求書の発行依頼を郵送で送る場合の文面は？
2. 請求書の催促メールの送り方は？

一度読んでおくだけでも、いざ対応が必要になった場合に対処しやすくなりますので、ぜひチェックしてみてください。

Q1.請求書の発行依頼を郵送で送る場合の文面は？

郵送の場合も、基本は本記事内で紹介した「汎用的な文例」と変わりません。ただ、発行依頼の文章を誰が確認するかがわからないので、より形式的な文面で送るのが無難です。

※件名や結びの言葉が少し変わります。

Q2.請求書の催促メールの送り方は？

請求書の催促メールも基本的な考え方は同じです。強い口調などは使わず、催促に必要な事項はしっかりと伝えましょう。

請求書の催促メールについて知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

請求書の発行依頼はポイントを押さえて伝えよう

請求書の到着が遅れると、自社の経理業務に影響を及ぼします。しかしながら、焦ってメールを送ってしまうと相手からの印象を下げる文面になってしまいかねません。

本記事でご紹介した文面も参考に、印象が悪くならない請求書の発行依頼メールをお送りください。

なお、請求書の発行依頼を送る以前に、請求・回収業務の効率化を実施する方法もあります。

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