会費徴収とは？基礎知識から課題解決できるシステムの選び方まで完全ガイド

顧客数の増加は企業にとって望ましい成長の証ですが、その一方で会費の徴収業務の複雑化という課題も招きます。

顧客基盤が広がるほど、会費の管理と徴収はより煩雑で時間を要する作業になりがちです。

そこで本記事では、会費徴収の基礎知識から課題や効率化する方法までまとめました。会費徴収システムの仕組みや導入メリットも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

なおNTTファイナンスでは、毎月請求する料金の計算から回収まで簡単に自動化できる「楽々クラウド決済サービス」を提供しています。

会費徴収を負担に感じている方や会費徴収システムにご興味がある方は、下記のバナーから無料の資料をダウンロードしてみてください。

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会費徴収とは？基礎知識も紹介

会費徴収とは、スポーツスクールや学習塾・オンラインサロンなどの会員制のビジネスにおいて会費を確実に徴収する業務のことです。

顧客から会費を徴収できない場合、運営資金の確保が難しくなり、結果としてサービスの提供が困難になる恐れもあります。

顧客からしっかりと会費を徴収するためにも、下記3つの基礎知識を押さえることが大切です。

1. 会費徴収の方法
2. 会費徴収するタイミング
3. 会費の管理方法

会計徴収に関する基礎知識を知り、ビジネスの円滑な運営に役立てましょう。

基礎知識1.会費徴収の方法

会費を効率よく徴収するためには、徴収する方法を事前に確立しておくことが重要です。

徴収方法は、現金・銀行振込・口座振替・クレジットカード決済など複数の候補が存在します。下記は、主な徴収方法の特徴をまとめたものです。

それぞれの徴収方法の特徴を理解したうえでの選択がおすすめです。

また、徴収方法は選択肢が多ければ多いほど現金回収を減らせるため、回収率が高められます。郵便局や銀行・コンビニが近くにあるかなど、地域の特性や利便性も考慮しての選択がおすすめです。

なお口座振替代行サービスについて、ご興味がある方は下記の記事をご覧ください。

基礎知識2.会費徴収するタイミング

会費を徴収するタイミングも、事前にしっかり決めておくことが大切です。徴収するタイミングを明確に設定しないと、顧客とトラブルになりかねません。

月額制のサービスでは、例えば毎月25日に徴収するなど、具体的な日付を決めておくことが重要です。日付を設定しておくことで、顧客は支払いの準備がしやすくなり、徴収がスムーズに進みます。

またイベントに関しては、イベント開催前に徴収するのか、あるいは終了後に徴収するのかを明確に決めることが大切です。

どちらのタイミングで徴収するのかを決定したら、情報を事前に顧客へ伝えましょう。情報を伝えておくことで、支払い忘れや回収漏れなどのリスクを減らせます。

基礎知識3.会費の管理方法

会費の管理は、主に帳簿やExcel・管理システムなどを利用した方法があります。それぞれの管理方法のメリット・デメリットを次の表にまとめました。

管理方法は、顧客の規模や自社にあった方法を選ぶことが大切です。

会費徴収における2つの課題

会費徴収において直面する主な課題は、下記の2つです。

1. 入金消込の作業
2. 未払い顧客への督促

課題を前もって知ることで、リスクに備えられます。

課題1.入金消込の作業

入金消込の作業は、顧客から入金があった場合に必要とされる、手間のかかる業務です。

具体的には、期日どおりに入金されているのか、未払いや過不足がないかを入金額と帳簿上の売掛金（※）を照らし合わせて確認します。

※売掛金とは、商品やサービスの提供と入金のタイミングがずれる場合、事業者が入金予定の金額を「売掛金」として帳簿に記入し管理すること

金額に問題なければ、帳簿に記録した売掛金データを削除する作業をおこないます。入金額と売掛金が一致しない場合は、顧客への確認連絡や状況に応じて督促が必要です。

課題2.未払い顧客への督促

未払いや不足が生じた場合、顧客への督促が必要です。具体的には、電話やメール・郵便などを通じて入金依頼をおこないます。

注意点として、督促する前は自社内に不備や誤りがないか必ず確認することが重要です。顧客が入金しているにもかかわらず、見落としによって督促してしまうと信用問題になりかねません。

また顧客への督促は、会話によるストレスをともなうこともあり、精神的に負担を感じる方もいます。

入金消込や未払い顧客への督促は、顧客が増えるほど管理が煩雑になり、経理業務の負担が大きくなる傾向です。

そこでおすすめなのが、次に紹介する「会費徴収システム」の導入です。

キャッシュレスが可能な会費徴収システムの導入がおすすめ

会費徴収システムとは、会費徴収や入金管理を自動化できるシステムのことです。会費制の徴収業務を代行できるシステムで「集金システム」ともいいます。

キャッシュレスが可能な会費徴収システムを導入することで、会費徴収の業務効率化に有効です。

ここでは、会費徴収システムに関する下記の2点について紹介します。

1. 会費徴収システムの仕組み
2. 会費徴収システムを導入するメリット

会費徴収システムの仕組み

会費徴収システムは、請求書の自動作成や発行・支払い状況の管理・未払い顧客へのリマインドなど、徴収に関連する業務を代行してくれます。

顧客情報をシステムに登録すると、情報をもとに口座やクレジットカードといった決済手段と紐づけられ、毎月の会費の自動的な決済が可能です。

基本的に、会費徴収システムはキャッシュレスを採用しています。

キャッシュレス決済の導入により、顧客の「現金の持参忘れ」や「手持ちがないので支払えない」といったリスクへの対応にも有効です。

会費徴収システムは徴収業務の効率化ができるだけでなく、顧客にとっても支払いの利便性が高まり、満足度の向上につながります。

会費徴収システムを導入するメリット

会費徴収システムを導入する主なメリットは、下記の3つです。

会費徴収システムは、顧客管理ができ「どの顧客が会費を支払っているのか」また「どの顧客に対して督促する必要があるのか」を一目で把握できます。

システムにより支払い状況の確認が容易になるため、業務の効率化に有効です。

さらに会費徴収システムのなかには、入会手続きをWeb上でおこなえる機能が提供されているシステムもあります。

入会手続きは、手間がかかり途中で離脱する顧客も少なくありません。しかし、会費徴収システムの導入によって入会手続きが簡略化できると、新規会員の獲得率の向上も期待できます。

なお、会費徴収システムの概要や導入メリット・おすすめサービスなどを詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

会費徴収システムの選び方

会費徴収システムの選び方で注意すべきことは、主に下記の3つです。

会費徴収システムは、どこまでの業務をカバーできるのか、機能やサポート面などがサービスごとに異なります。

自社の課題や将来的な事業成長に柔軟に対応できるシステム選びが重要です。

また、多様な決済手段に対応しているかも大切なポイントといえます。

多様な決済手段に対応していると、顧客が好みの決済方法を選択しやすくなるため、滞納リスクの削減や顧客満足度の向上に効果的です。

毎月の会費徴収を効率化したいなら「楽々クラウド決済サービス」がおすすめ

NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、請求・回収代行に加えて顧客管理ができるシステムです。

顧客管理機能に顧客情報を入力するだけで、一人ひとりの請求金額を自動で計算できます。さらに、収納状況もクラウド上に自動反映されるため、一目で状況確認が可能です。

サービスを利用するユーザーは、電話料金の合算・口座振替・コンビニ払込票（請求書）・クレジットカードから支払い方法の選択が可能です。

多様な支払い方法に対応しているため、ユーザーの希望に合わせた支払い方法で準備ができ、顧客満足度の向上や競合他社への差別化にもなります。

また「楽々クラウド決済サービス」は毎月の会費徴収に加え、四半期や半期ごとに徴収する利用料や教材費などの徴収も可能です。事前に登録しておくことで、自動計算もできます。

自治体や学習塾・スポーツスクールなど多種多様な業種で導入されている「楽々クラウド決済サービス」の詳細については、下記のバナーより無料の資料をダウンロードしてご覧ください。
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会費徴収に関してよくある2つのQ&A

最後に、会費徴収に関してよくある2つのQ&Aを紹介します。

1. 会費徴収をお願いするときの例文は？
2. 会費徴収と集金の違いは？

クリックすると各質問に飛べますので、疑問点の解消にお役立てください。

Q1.会費徴収をお願いするときの例文は？

会費徴収のお願いをメールで送る際は、下記項目・内容の順序で書いていきます。

1. 件名
2. 挨拶
3. 本文（支払いの詳細）
4. 結び
5. 問い合わせ先

例文を紹介しますので、必要に応じてアレンジしつつご活用ください。

なお、下記の記事では「未払い顧客への督促方法」の例文も紹介しています。ご興味のある方は、併せてご覧ください。

Q2.会費徴収と集金の違いは？

会費徴収は、特定の組織やクラブのメンバーから、定期的に金銭などを取り立てることを指します。

一方、集金は資金を集める一般的な行為を指し、会費だけではなく、さまざまな形態の収入を収集する場合に使用されるケースが多いです。

つまり、会費徴収は集金の一部であるといえるが、集金は必ずしも会費のみが対象とは限りません。

会費徴収システムを導入して業務の効率化を図ろう

会費徴収ができなければ、運営資金の確保に支障をきたし、最悪の場合サービスの提供自体が困難になる恐れもあります。それを避けるためにも、会費徴収に関する基礎知識を押さえることが重要です。

また会費徴収は、顧客の人数が増えるほど業務が複雑化します。しかし、キャッシュレス決済が可能な会費徴収システムを導入することで、徴収業務の効率化に有効です。

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