集金と徴収の違いを丁寧に解説！集金業務の方法や効率化のコツも紹介
集金業務は、企業の収益に直結する重要な業務です。
しかし、消込作業や未払い取引先への催促などは手間がかかり、非効率になりやすい側面を持ちます。
そこで本記事では、集金業務における下記の内容をまとめました。
- 集金の基本情報と「徴収」との違い
- 集金業務の実施方法
- 経理担当が直面する課題と効率良くこなすコツ
この記事を読むと、集金業務を効率化する方法がわかるので、ぜひ最後までご覧ください。
なお、集金業務をまるっと請け負ってくれる「集金代行サービス」は下記の記事で紹介しているので、気になる方はご一読ください。
目次[非表示]
「集金」とは？
集金とは、文字通り「お金を集めること」です。
ビジネスの場面では、提供した製品やサービスの対価として料金を回収することを意味し、集めた金銭そのものを指す言葉でもあります。
一般的に、集金は経理担当者がおこなう業務です。収益を確定するためには、取引先からの支払いを確認した上で「入金消込」をおこなう必要があります。
しかし、取引先からの支払いがない、遅れる、金額が違うなどの問題が発生すると、スムーズな集金ができません。
未払いや回収忘れは未然に防ぐことが重要です。
「集金」と「徴収」の違いは？
集金と徴収はどちらも「お金を集める」という意味では共通していますが、下記のとおり明確な違いがあります。
意味 | 例文 | |
|---|---|---|
集金 | 「企業が受け取る権利が発生しているお金」に用いられる言葉 | 自治会費を集金する |
徴収 | 「権利など関係なく強制的にお金を回収」するときに用いられる言葉 | ・税金を徴収する |
徴収は言葉の印象が強いため、一般的なビジネスの場面では「集金」という言葉が使用されるケースが多いです。
集金業務を実施する方法
集金業務は、さまざまな方法で実施されています。代表的な方法は下記のとおりです。
【代表的な集金方法】
|
ビジネス上では、基本的に請求書払いが一般的ですが、BtoC向けのサービスでは他の手段を使う場合もあります。
それぞれの方法にはメリットとデメリットがあるため、自社のビジネスモデルや取引先の特性に合わせて最適な集金方法を選択することが重要です。
各方法のメリット・デメリットに関しては、後ほど「コツ2.自社に合う集金方法を確認する 」で紹介します。
集金で経理担当が直面する2つの課題
集金で経理担当が直面する課題を2つ紹介します。
課題を事前に把握して、実際に直面した場合に適切に対処できるようにしておきましょう。
課題1.入金した際の「消込」の作業が大変
入金消込作業では、「請求金額 = 入金額」であるかを確認し、正しければ消込をおこないます。
一つひとつ金額の正誤を確認する必要があり、簡単な作業ではありません。
もし金額が違う場合は、
- 自社の請求書作成ミス
- 取引先の振込金額ミス
などの原因が考えられ、迅速な対応が求められます。
取引先によって入金タイミングが異なるケースもありますが、基本的には月末、または月初にまとめて消込作業を実施することで、作業の漏れを防ぐのがおすすめです。
課題2.未払いの取引先への催促業務が大変
入金消込作業の際に未払いの取引先がある場合は、別途リストアップしておきましょう。
その上で、自社での確認漏れなどがないか入念にチェックする必要があります。
なぜなら、取引先に落ち度がなくて疑ってしまった場合、関係性が悪化するリスクがあるからです。
入念なチェックの結果、確実に取引先が原因であるとわかれば、リストアップした対象の取引先に催促を実施します。
催促は取引先との関係性を考慮しながら、適切なタイミングと方法でおこなうことが重要です。
請求書の未払いへの催促方法を知りたい方は、下記の記事で詳しく解説しているのでぜひご覧ください。
集金業務を効率良くこなすコツ
ここからは、集金業務を効率良くこなすためのコツを3つ紹介します。
これらのコツを習得して、集金業務にかける時間を効率化していきましょう。
コツ1.集金のフローを見直す
集金業務の効率化を図るためには、まず現状の集金フローを洗い出し、全体像を把握することが重要です。
その上で、どの業務が負担になっているのか、非効率なのかを特定します。これにより、効率化すべきポイントが明確になります。
明確にした後は、負担になっている非効率な業務から優先的に改善に着手していきましょう。
例えば、請求書の発行や入金消込の自動化、未払い取引先のリスト化などが考えられます。
改善策に着手した後は、その効果を検証してさらなる改善につなげていくことが大切です。
集金に限らず、経理全体の業務フローを改善したい方は下記の記事をご覧ください。
コツ2.自社に合う集金方法を確認する
企業の規模感や事業内容によって、適した集金方法は異なります。
そのため、自社に合う集金方法を選定し、場合によっては集金方法を見直すことも重要です。
代表的な支払方法のメリットとデメリットを、下記の表にまとめました。自社に合う集金方法を選ぶ際のご参考になさってください。
【代表的な集金方法】
方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
請求書払い | ・取引先との信頼関係を構築できる ・入金日を設定できる | ・入金確認作業が必要 ・未払いリスクがある |
口座振替 | ・自動で入金されるため手間が少ない | ・取引先の同意が必要 |
コンビニ決済 | ・顧客は24時間365日支払いが可能 | ・手数料がかかる |
銀行振込 | ・手数料が安い | ・入金確認作業が必要 |
クレジットカード決済 | ・支払いの利便性が高い | ・手数料がかかる |
現金手渡し | ・手数料がかからない | ・現金管理のリスクがある |
コツ3.集金代行サービスを利用する
集金代行サービスとは、商品・サービスの料金回収を代行してくれるサービスです。
すべての集金・回収業務を自社で実施するとなると、管理コストの負担が大きくなります。集金代行サービスは、負担が大きくなりがちな自社の管理コストを肩代わりしてくれる存在です。
集金代行サービスについて、詳しくは下記の記事をご覧ください。
もし「選ぶのが大変」という方には、ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」がおすすめです。次の章で詳しく紹介しますので、ぜひ読み進めてみてください。
集金業務を効率化するなら「回収代行サービス」がおすすめ
集金業務は効率的に実施して、なるべくミスがなく、コストをかけずに済ませたいものです。加えて、未入金を確認できるとより効率化が叶います。そこでおすすめなのが、請求書の未入金を確認できるサービスの導入です。
ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」は、請求情報をご準備いただくだけで、ＮＴＴファイナンスが代わりにエンドユーザーへ請求するサービスです。
なかでも特長的なのは、30種類以上の主要な決済手段に対応している点です。特に、ＮＴＴファイナンスオリジナルの電話料金合算は、ＮＴＴグループ各社の通信料金などと一緒に請求するお支払方法です。
現金以外の支払方法に抵抗があるエンドユーザーの方にとっても電話料金などとまとめて支払えることで、面倒な手続きや支払作業が不要になり利便性向上につながります。
入金状況はWeb上の管理画面で一元的に確認でき、消込まで自動で反映されるため、担当者は現金対応に時間を取られることなく、本来注力すべき他の経理業務に時間を使えるようになります。
ＮＴＴグループの安心感も兼ね備えた「回収代行サービス」について、詳しくは下記のボタンからお気軽にサービス資料をダウンロードしてご覧ください。
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集金業務は効率良くこなして漏れのないようにしよう
【本記事のまとめ】
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集金業務は、企業の収益に直結する重要な業務です。しかし、消込作業や未払い取引先への催促などは手間がかかり、非効率になりがちです。
集金業務を効率化するためには、現状の集金フローの見直し、負担・非効率な業務の改善などが挙げられます。
漏れのないように管理できる体制を整えて企業の財務体質を強化し、安定的な成長につなげていきましょう。
なお当サイトでは、ＮＴＴファイナンスの回収代行サービスが選ばれる理由や成功事例をまとめた資料を無料で配布しています。詳細は、下記のバナーをクリックのうえ資料をダウンロードしてぜひチェックしてみてください。
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