学校集金をキャッシュレス化する方法とは？メリット・システムの選び方まで完全ガイド

学校での集金の対象は、給食費をはじめ教材購入や学校行事の積立・部活動やPTAの会費など多岐にわたります。

現金での取り扱いは紛失や盗難のリスクがあるだけではなく、教職員や保護者にとっても負担が大きいのが現状です。

そこで本記事では、学校での集金をキャッシュレス化する方法やメリット・おすすめのサービスについて解説します。

なお、NTTファイナンスでは学校の集金も代行できる「楽々クラウド決済サービス」を提供しています。

ひとつのシステム上で集金業務が完結する「楽々クラウド決済サービス」についての資料は、下記からお気軽にダウンロードしてみてください。

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学校の集金をキャッシュレスにする方法

学校の集金をキャッシュレスにするには、集金業務を代行してくれるサービスを利用するのがおすすめです。

集金業務を代行してくれるサービスとは、保護者に請求する給食費や教材費などを代わりに集めるサービスを指します。

例えば下の図は、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」を例にした集金代行の流れです。

学校側は「集金項目」や「保護者情報」などを事前に登録するだけで、毎月の請求処理や入金管理を自動でおこなえます。

自動化により、学校が保護者から集金する手間を大幅に減らし、安全かつ効率的に運営できる仕組みです。

集金を代行してくれるサービスの仕組みや利用時の流れについて、詳細を下記の記事で解説していますので、併せてご覧ください。

集金代行サービスでできること

次に、集金代行サービスでできることの一例を紹介します。下表はあくまでも例であり、サービスによって内容が異なる点をご了承ください。

サービスごとの詳しい機能は「学校の集金をキャッシュレスにするサービス3選」で解説します。

口座引き落としとの違い

学校によっては、口座引き落としで徴収している場合もあるでしょう。

「現金を扱わない」という点ではキャッシュレスですが、金融機関との契約・出金・振替などに関する事務手続きは集金代行サービスとは異なります。

口座引き落としの場合、教職員が金融機関窓口へ出かけるケースが多く、事務手続きが教職員にとってかなりの負担になっているのが現状です。

一方で、集金代行サービスを活用すると、教職員が実施していた事務手続きを肩代わりしてもらえるため、負担を大きく軽減できます。

学校集金における課題とトラブル

学校はキャッシュレス化が進んでいない領域の一つで、「教職員が現金を扱う負担の解消」が課題となっています。

文部科学省の発表によると、全国から抽出した小中学校444校のうち、約4割の学校で教職員が「現金で集金」していることがわかりました。

出典：学校徴収金会計業務における教員の負担軽減のための調査研究｜文部科学省

なお、文部科学省は学校給食費について徴収・管理を地方公共団体がおこなう「公会計化」を推進しています。しかし、2021年の調査では「公会計化の実施予定がない」と回答している自治体は42.9％で、導入があまり進んでいないのが現状です。

また学校の集金に関するトラブルでは、返金漏れや請求漏れが発生するケースが報告されています。行事などで実際に給食を食べなかった児童の給食費や、転出・転入した児童の給食費の徴収額を誤ったことなどが原因です。

学校の集金をキャッシュレスにする4つのメリット

集金代行サービスを利用して、学校の集金をキャッシュレスにする主なメリットは、次の4つです。

1. 教職員の負担軽減
2. 保護者の利便性向上
3. トラブル防止
4. 安全性の向上

学校・保護者どちらにとっても恩恵を受けられます。順番に見ていきましょう。

メリット1.教職員の負担軽減

集金をキャッシュレスにすると、教職員の事務作業が大幅に削減されます。削減される作業の一例は下記のとおりです。

集金代行サービスの導入で、教職員は本来の学校業務に専念できる環境が整います。

メリット2.保護者の利便性向上

学校集金のキャッシュレス化は、保護者の利便性向上にもつながります。

従来の集金では、多くの場合、支払いのために現金を用意する必要がありました。しかし、集金代行サービスを導入することで、保護者はスマートフォンやPCから簡単に支払いが可能になり、時間と労力を節約できます。

メリット3.トラブル防止

キャッシュレス集金は、トラブル防止にも効果的です。前提として、現金集金では金額の計算ミスや紛失・不正などのトラブルが発生しかねません。

しかし、集金代行サービスは手作業でお金を集めたり計算したりすることがなく、請求情報や入金履歴はサービス上に残るため、これらのリスクを大幅に減少させることができます。

また、支払い履歴がデジタルで記録されることから、未納や重複支払いなどのトラブルを防げます。

メリット4.安全性の向上

集金代行サービスを導入すると、支払いデータが暗号化されるため、個人情報の漏洩リスクが低くなります。

万が一、悪意のある第三者が盗み見ようとしても解読できない場合がほとんどです。また、現金が盗まれるリスクも削減できます。

学校の集金をキャッシュレスにするサービス3選

学校の集金をキャッシュレスにして効率化できるサービスを、3つ紹介します。

※表記の説明（◎：効果・充実度が特に高い　〇：効果・充実度が高い　△：効果・充実度が低い）

サービス1.楽々クラウド決済サービス

NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、定期的な請求書の発行や自動振替機能により、集金業務が効率化されるサービスです。

保護者への請求作業が自動化されるほか、収納状況も一覧で確認できるため、学校での集金管理業務が大幅に軽減されます。

大規模なシステム構築は不要で、インターネット環境さえあれば手軽に利用できます。

インボイス制度にも対応している「楽々クラウド決済サービス」の詳細は、下記からサービス資料をダウンロードしてご確認ください！

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サービス2.エンペイ

出典：https://www.enpay.co.jp/service/top

エンペイは、煩雑な集金業務のキャッシュレス化、ペーパーレス化で業務をシンプルにするサービスです。

学校側は、支払いを忘れた保護者への再請求メッセージや、請求内容の修正メッセージを保護者のLINEに簡単に送れます。

サービス3.スクペイ

出典：https://sukupay.jp/

スクペイは、学校と保護者の間での支払いをシンプルで安全におこなえるキャッシュレス決済システムです。

保護者のスマートフォンと連携することができ、請求内容や明細通知を受け取った保護者は、スマートフォンで即時支払いが完了します。

下記の記事では、集金代行サービスの選び方や活用事例・手数料などの相場を解説していますので、チェックしてみてください。

集金代行サービスを選ぶ際の4つのポイント

集金代行サービスを選ぶ際のポイントを、4つ紹介します。

1. 操作が簡単か
2. セキュリティ対策は万全か
3. 保護者との連携機能はどうか
4. 既存システムとの連携はスムーズか

サービスを導入する前に、見るべきポイントをしっかり押さえておきましょう。

ポイント1.操作が簡単か

作業効率化を図るうえで、システムの操作が簡単であることはとても重要です。下表に、学校側と保護者側の確認ポイントをまとめました。

自動化により、手作業によるミスを減らし事務作業の負担を大幅に軽減できると、教職員は本来の教育業務に注力できます。

また保護者側にとっても、利便性の高い支払い方法で現金を用意する手間が省け、忙しい日常のなかでもスムーズに支払いを完了できます。

導入前に実際の操作画面が確認できるサービスもあるので、操作が簡単かどうかを確かめるためにも事前にシミュレーションしてみるのがおすすめです。

▲例：NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」

ポイント2.セキュリティ対策は万全か

集金代行サービスの選定において、セキュリティ対策が万全であるかどうかの確認は欠かせません。システムが提供するセキュリティ機能には、下記のようなものがあります。

特に学校のように多くの個人情報を扱う場合、これらのセキュリティ機能が強固であることが大切です。

セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選び、保護者や教職員が安心して利用できる環境が整えば、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。

ポイント3.保護者との連携機能はどうか

「保護者との連携がスムーズにおこなえるか」も押さえておきましょう。例えば、下記のような機能があると便利です。

支払い状況がリアルタイムでわかると、教職員はいつでも状況を確認でき、未払いのフォローに手間取りません。また、保護者とのコミュニケーションが円滑になれば、集金業務が効率化されトラブルを未然に防ぐことも期待できます。

ポイント4.既存システムとの連携はスムーズか

集金代行サービスを選ぶ際には、学校の既存システムとスムーズに連携できるかどうかの確認も大切です。

例えばクラウド型サービスの場合、学校がすでに利用している基幹システムと低コストかつ円滑に連携できるものもあります。導入前には、テスト環境を利用して実際にシステム連携を試し、問題がないかを確認しましょう。

集金代行サービスを導入する5ステップ

集金代行サービスを導入する手順を、5つのステップに分けて解説します。

1. システムの選定
2. システムの導入準備
3. 教職員のトレーニング
4. 保護者への周知
5. システムの安全運用とメンテナンス

1つずつ見ていきましょう。

ステップ1.システムの選定

集金代行サービスを導入する最初のステップは、適切なシステムの選定です。

学校のニーズに合ったシステムを選ぶためには、下記のようなポイントを押さえて、システムの機能や特徴を比較検討しましょう。

※例：支払い期限や金額の通知をメールやSMS、LINEなどで自動送信できる機能

できれば、事前にデモンストレーションを活用するのがおすすめです。実際の使用感が確認でき、導入後のスムーズな運用につながります。

ステップ2.システムの導入準備

システムを導入する準備段階では、必要な機器やインフラの整備が不可欠です。下記のような準備をし、システムがスムーズに稼働するための基盤を整えましょう。

手厚い導入サポートを提供してくれるサービスもあるので、活用するのがおすすめです。

ステップ3.教職員のトレーニング

集金代行サービスの運用に必要な教職員のトレーニングは、導入成功の鍵となります。

上記のようなトレーニングの研修を計画し、実行しましょう。また、システム運用に関するマニュアルを作成し、教職員がいつでも参照できるようにしておくことも大切です。

定期的なトレーニングやサポート体制の整備により、教職員が自信を持ってシステムを運用できるようにしましょう。

ステップ4.保護者への周知

キャッシュレス集金を、保護者に周知することも重要です。

安心してシステム利用できる環境を整えると、保護者の疑問や不安の軽減につながります。

ステップ5.システムの安全運用とメンテナンス

システムの導入後は、安全安心なサービス運用とメンテナンスが必要です。

導入前だけではなく、利用開始後もサポートをおこなってくれるサービスを選ぶと、突発的なトラブルがあった際も慌てずに対応できて安心です。

そのためにも、導入前に対象サービスのサポート体制やヘルプデスクの有無を確認しておきましょう。

キャッシュレス化で学校の集金業務を効率化しよう

学校の集金をキャッシュレス化するには、集金代行サービスの導入がおすすめです。学校側にも保護者側にも下記のようなメリットがあります。

また、サービスを選ぶ際は下記の点を考慮すると良いでしょう。

なお、NTTファイナンスが提供する「楽々クラウド決済サービス」は、請求・回収業務の効率化をクラウド型で実現するサービスです。

幅広い決済方法に対応し保護者の利便性が向上するほか、学校側の毎月の請求額計算や保護者情報の管理など、集金業務にかかる負担を軽減します。

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