会費を集金する4つの方法！課題や効率化するコツも紹介
会費の集金とは、団体や組織に所属している人からお金を集めることです。
日常生活やビジネスなど、さまざまな場面・方法で必要とされていますが、集金の方法や周知の仕方に悩んでいる人も少なくありません。
そこで本記事では、会費の集金における課題を紹介したうえで、具体的な集金方法や効率化するコツなどを網羅的にお伝えします。
「会費の集金を効率化できるおすすめのサービス」も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
なお、集金そのものの基本から押さえたい方は、下記の記事をチェックしてみてください。
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会費の集金における3つの課題
会費の集金は、「ただお金を集めるだけで簡単」と思われがちです。しかし、意外と大変な側面を持っています。
本記事では、会費の集金における主な3つの課題を紹介します。
課題1.集金のタイミングと方法の設定
会費の集金では、「集金タイミング」で悩むケースが多くあります。集金する側、される側にとって適切なタイミングを設定することが重要です。
例えば、年会費を集金するなら年度初めに一括で集金するのが望ましいでしょう。
また、集金方法も現金払いや銀行振込など複数用意し、集金する会員の利便性を高めることが求められます。
毎月違うタイミングで集金していると、支払い漏れなど思わぬトラブルに発展する可能性があるので注意しましょう。
課題2.未払い者への対応と督促
会費の集金においては、「未払い者への対応」も大きな課題のひとつです。
会費の未払いが発生した場合、早期に把握して督促しなくてはなりません。ただし、高圧的にならないよう、伝え方には気をつける必要があります。
督促をする方法は、LINEやメール・電話や郵送などがあるので、相手が受け取りやすい手段を選択するのがおすすめです。
未払い者とコミュニケーションを取り、支払いを促す努力が求められます。
課題3.集金した会費の管理と入金消込
実は、会費の集金では集金できた後も課題があります。
集金した会費は適切に管理し、速やかに入金消込を行わなければなりません。この「速やかに」がなかなか難しかったり、入金消込そのものが難しいと感じる人がいたりするのも事実です。
加えて、当然のように集めたお金の管理も求められます。
現金の場合は金庫で保管し、定期的な銀行への入金が必要です。振込の場合は入金確認を怠らず、未入金者への対応も忘れずに実施することが求められます。
このように、意外と多くの課題があるのが「会費の集金」です。
会費を集金する4つの方法【メリット・デメリットつき】
続いて、会費を集金する方法を4つ紹介します。
気になる集金方法から、ぜひ読み進めてみてください。
方法1.現金での集金
メリット |
デメリット |
・手数料がかからず即時に資金を得られる |
・集金時に封筒を用意したり、人を用意したりで手間がかかる |
現金での集金は、最もオーソドックスな方法です。現金に触れない人はいないので、どのような人にも馴染みがある方法といえるでしょう。
ただし、直接手渡しすることによる手間や現金を管理するリスクがあるため、頻繁な集金や高額な集金には不向きといえます。
方法2.銀行振込による集金
メリット |
デメリット |
・安全にお金を回収できる |
・振込手数料が発生する |
銀行振込による会費の集金は、安全面で大きなメリットがあります。現金を保管する場所を用意したり、盗難を恐れたりする心配はありません。
直接の手渡しが発生しない分、定期的な集金向けですが、振込忘れへの対応が必要になる点には注意が必要です。
方法3.口座振替を利用した集金
メリット |
デメリット |
・安全にお金を回収できる |
・口座登録の手間がある |
口座振替は、会費の集金においては一番活用される可能性が高い方法です。安全面も優秀で毎月自動で集金できるため、双方にとってメリットが大きいといえます。
最初に口座登録の手間がありますが、「この手間を突破したら楽な未来が待っている」のは明白です。残高不足以外で催促する場面もありません。
下記の記事では、口座振替代行サービスの仕組みやメリットを紹介していますので、気になる方はチェックしてみてください。
方法4.クレジットカード決済での集金
メリット |
デメリット |
・安全にお金を回収できて即時の資金化が可能 |
・手数料が高い |
クレジットカードで会費の集金をする方法もあります。近年はクレジットカードを持っている人も増えており、利便性の面で優秀です。
参考：クレジットカードの保有率は87％と高水準を維持｜JSB
ただし、手数料が他よりも高めであることと、クレジットカードを持たない人への代替案が常に必要であることは事前に理解しておきましょう。
会費集金を効率化する3つのコツ
本章では、会費集金を効率化する3つのコツを紹介します。
面倒な会費の集金を効率化させて、コア業務に注力していきましょう。
コツ1.明確な集金ルールの設定と周知をおこなう
会費の集金を効率化するには、集金のルールを明確に定めて会員に周知することが大切です。
集金時期・金額・方法を具体的に決めて、書類やLINEグループなどで会員へ明確に伝えましょう。
会員に納得して会費を支払ってもらうためにも「ルールの背景」や「集金する理由」も添えると、トラブルを未然に防ぎやすくなります。
コツ2.支払いやすい金額と方法を選択する
スムーズな会費集金のためには、会員にとって支払いやすい金額設定と方法の選択が重要です。
一括払いが難しい場合は分割払いを認めたり、利便性の高い決済手段を導入したりと、柔軟に対応することで未払いを防げます。
寄り添い過ぎも大変になるだけですが、会員の事情に合わせた対応を心がけると効率化につながります。
コツ3.システムやサービスを導入する
集金の手間を減らすには、会費徴収システムや集金代行サービス・回収代行サービスの活用も有効です。
集金のシステムを導入すると、入金状況をシステム上で把握できたり未入金を事前に確認できたりします。
また、面倒な集金業務を丸ごと任せられる点が、集金・回収代行サービスを利用する大きな魅力です。
次の章でおすすめのサービスを紹介しますので、集金業務を効率化したいと考えている方はぜひ読み進めてみてください。
会費の集金を効率化できるおすすめのサービス
ここからは、会費の集金を効率化できるおすすめのサービスを2つ紹介します。
それぞれの特色を見ていきましょう。
おすすめのサービス1.楽々クラウド決済サービス
会費の集金業務は効率的に実施して、なるべくミスがなく、コストをかけずに済ませたいものです。加えて、事前に未入金を確認できると、より効率化が叶います。
そこでおすすめなのが、会費の未入金を確認できるサービスの導入です。
例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、請求する料金の計算から回収に至るまでの工程を自動化するクラウドサービスです。
クラウド上で管理している情報に収納状況が自動反映され、顧客情報や入金状況をクラウド上で一覧にして閲覧できるため、未入金の確認に役立ちます。
大規模なシステム構築は不要で、インターネット環境があれば手軽に利用可能です。
NTTグループの安心感も兼ね備えた「楽々クラウド決済サービス」について、詳しくは下記のボタンからお気軽にサービス資料をダウンロードしてご覧ください。
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おすすめのサービス2.回収代行サービス
NTTファイナンスの「回収代行サービス」は、請求情報さえ作成すればNTTファイナンスがエンドユーザーに請求するサービスです。
入金消込にも対応しているため、会費の集金で大変な「請求～入金処理」の状況を確認する手間が省けます。8種類の決済方法を用意しており、支払側の負担の軽減が可能です。
【利用できる決済方法】
|
なかでも「電話料金合算」はNTTファイナンスオリジナルであり、NTTグループの各種通信料金と一緒に支払いができて便利です。
「回収代行サービス」の詳細が知りたい方は、下記のボタンをクリックのうえ資料をダウンロードしてみてください。
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会費の集金に関する2つのQ&A
最後に、会費の集金でよくある2つの質問に回答します。
順番に見ていきましょう。
Q1.会費集金用の例文を知りたい
会費集金用の例文を、案内メールと催促メールに分けて紹介します。ご自身が必要とするメールの例文をご覧ください。
案内メール
案内メールは、会費の目的や使途・金額や期限・支払い方法を明記する必要があります。
例文は下記のとおりです。
【案内メールの例文】 拝啓 ◯◯の候、会員の皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。平素は〇〇の活動にご尽力いただき、誠にありがとうございます。 さて、令和◯年度の〇〇会費を下記の要領にて集金させていただきますので、お知らせいたします。 ※集金方法を記載 つきましては、ご多忙中誠に恐縮でございますが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。なお、何かご質問やご都合等があれば、下記の連絡先までご一報くださいますようお願いいたします。 敬具 |
督促メール
督促メールは、未払いの事実と金額・期限・支払い方法を再度伝えて早期の入金を促す必要があります。
例文は下記のとおりです。
【催促メールの例文】 拝啓 ◯◯の候、会員の皆様におかれましてはますますご健勝のことと存じます。平素は〇〇の活動にご尽力いただき、誠にありがとうございます。 さて、令和◯年度の〇〇会費の集金につきまして、◯月◯日にご連絡差し上げておりますが、入金が確認できておりません。 つきましては、◯日までに◯円をお振込みいただきますようお願いいたします。 ※集金方法を記載 なお、入れ違いでご入金いただいていた際はご容赦ください。ご多忙中誠に恐縮でございますが、ご協力のほどよろしくお願い申し上げます。 何かご質問やご都合等があれば、下記の連絡先までご一報ください。 敬具 |
Q2.会費の集金でトラブルを避けるには？
会費の集金でトラブルを避けるには、ルールを明確にしたうえで丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。
会費の使途や金額の根拠も示して、会員から理解を得ることが重要です。
トラブルに発展しやすい「未払い者」には、事情を聞いて柔軟に対応すると大きな事案に発展する可能性を下げられます。
会費の集金のコツを知って効率よく回収をしよう
【本記事のまとめ】
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会費の集金は簡単に思われがちですが、未払い者への対応など課題も多く存在します。本記事で紹介した効率化する方法を用いて、会費の集金にかける時間を減らしていきましょう。
なお、会費の集金業務は事前に未入金を確認できると、より効率化が叶います。
例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」なら、請求する料金の計算から回収に至るまでの工程を自動化できるサービスです。
クラウド上で管理している情報に収納状況が自動反映され、顧客情報や入金状況をクラウド上で一覧にして閲覧できるため、未入金の確認に役立ちます。
NTTグループの安心感も兼ね備えた「楽々クラウド決済サービス」について、詳しくは下記のボタンからお気軽にサービス資料をダウンロードしてご覧ください。
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