請求書の宛名「正しい書き方と注意点」を徹底解説

請求書の宛名は、請求先の会社名や部署名、個人名を記載するものです。正しい書き方を知らないと、後々トラブルに発展することがあるので注意しなければなりません。

そこで本記事では、下記の内容を紹介します。

• 請求書の宛名を正しく書くべき理由
• 請求書の宛名の正しい書き方のルール
• 請求書の宛名の見落としがちなポイント

正しい宛名を記載し、取引先や顧客に対する信頼性の向上につなげたい方は、ぜひ最後までご一読ください。

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請求書の宛名を正しく書くべき3つの理由

はじめに、請求書の宛名を正しく書くべき3つの理由を紹介します。

1. 支払遅延による深刻なトラブルを避けるため
2. 取引先との関係や自社へのイメージ悪化を避けるため
3. 再発行などにかかる手間とコストを削減するため

それぞれ詳しく見ていきましょう。

理由1.支払遅延による深刻なトラブルを避けるため

請求書が担当部署や担当者に届かないと、支払いの遅延が生じます。

請求先が大口の取引先だった場合、消費税の納付や給与の支払い、銀行への返済に影響し、追加融資が受けられなくなるなどの深刻なトラブルになりかねません。

また、決算の時期が近いと決算書類や税務申告の修正が必要になったり、取引先の経費計上が間に合わなかったりするリスクもあります。

理由2.取引先との関係や自社へのイメージ悪化を避けるため

宛名を正しく記載できていないことが原因にもかかわらず、請求書が届いていないことを知らずに督促すると、取引先との関係が悪化してしまいかねません。

「注意を怠っている」というマイナスイメージは、経理部だけにとどまらず会社全体におよび、それが不信感へとつながるリスクもあります。

さらに、進行中のプロジェクトは継続しても、取引先が少しずつ取引の件数を減らしたり新規の契約を控えたりする動きが出る可能性も否定できません。

理由3.再発行などにかかる手間とコストを削減するため

請求書が取引先の元に届いていないと、正しい宛名の確認や請求書の再発行、取引先からの請求書関連の問い合わせに対応するなど、多くの手間がかかります。

また、請求書作成と顧客管理システムが別々に運用されていたり、取引先の情報更新が手動で行われていたりするケースでは、システムの改善を検討する必要性などが出てきます。

さらに、再発行した請求書の印刷や用紙、郵送費用などの追加コストがかかることも忘れてはいけません。

なお、こうした手間やコストを抑える方法として、紙の運用を見直すだけでなく、請求書を電子化するという方法もあります。

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請求書の宛名「正しい書き方」のルール

宛名の正しい書き方のルールは、「企業向け」と個人事業主などの「個人向け」に分かれます。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

会社名と担当者の個人名を入れる場合

まずは、請求書の宛名に会社名と担当者の個人名を入れる場合です。

（株）や（有）などの略称や通称の使用は避けます。後株前株があいまいな場合は、公式ホームページなどで必ず確認するようにしましょう。

「御中」や「様」の使い方は、下記の表を参考にしてください。

役職を記載する場合は、請求書送付時点で役職の変更がないか、必ず確認しましょう。 担当者宛の場合は、同じ名字の人がいることも想定し、フルネームを書くのがおすすめです。

個人事業主や士業などで個人名を入れる場合

個人向けの場合、宛名はフルネームで「様」を使用します。弁護士・税理士など、いわゆる士業の名称は、個人名の前に書くようにしましょう。

なお、手紙では「先生」を使うこともありますが、請求書では「様」を使うのが一般的です。「殿」は、目下に対して使う言葉なので取引先には使いません。

また、屋号を使用している個人事業主の場合、銀行口座名が屋号になっているケースもあるので、請求書の宛名はどう記載すればいいか、あらかじめ確認するのがおすすめです。

請求書「封筒の宛名」の注意点

請求書を郵送する場合は、封筒の宛名にも注意しましょう。注意するポイントは、主に下記の2つです。

特に注意すべきなのは、「取引は支店だが請求書は本社の経理部門宛」「請求書の処理を外部に委託している」などのケースです。

封筒の宛名が、通常の取引先と異なる場合があることを理解しておきましょう。

この機会に、請求書の正しい書き方を押さえておきたい方は、次の記事もあわせてご覧ください。

請求書の宛名「見落としがちなポイント」

請求書の宛名について、見落としがちなポイントが2つあります。

1. 合併などによる会社名や部署名の変更
2. 担当者や役職の変更

一部これまでと被る内容もありますが、大事なポイントなのであらためて見ていきましょう。

ポイント1.合併などによる会社名や部署名の変更

組織の再編や合併などで会社名や部署名が変わっていたり、請求関連を管理する担当部署が変わっていたりすることがあります。

請求書の宛名にその変更を反映させるためには、取引先の最新情報を営業担当者などと共有し、取引先からの通知を見逃さないようにする仕組みづくりが大切です。

ポイント2.担当者や役職の変更

請求書の宛名になっている担当者が異動などで変わっていないか、また担当者の役職が昇格などで変わっていないかを確認しましょう。

会社名や部署名と同様に、最新の情報を社内で共有しておくことが大切です。

請求書の宛名の正しい書き方を理解しよう

請求書の宛名は、書き方のルールを覚えてしまえば難しいものではありません。本記事で紹介した例を参考にして、正しい書き方を理解してください。

なお請求書の宛名を記載・確認する作業は、請求書発行から料金回収までの業務の一部に過ぎません。

繰り返される作業を自動化するなど請求書関連業務の全体を効率化することで、人為的なミスの削減や担当者の負担軽減など、多くのメリットを得られます。

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