経理システムとは？主な4つの種類や導入のメリット、システム選びのポイントを解説
経理システムは、企業の財務情報を一元管理し、効率的な会計処理をサポートするツールです。
システムを導入することで、経理業務の複雑化によるミスの削減や業務負担の軽減が期待できます。
法改正や働き方改革が進むなか、従来の手作業での限界を感じる企業にとって有力な解決策となり、おすすめです。
本記事では、経理システムの主な種類・機能や導入のメリット・選び方のポイントを詳しく解説します。
導入時の流れについてもご紹介していますので、経理の業務改善にお困りの方はぜひ参考にしてください。
なお、NTTファイナンスでは、お客さまの経理業務の課題を分析して最適な解決策を提案するサービス「経理コンサルティング」を提供しています。
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経理システムとは
経理システムとは、企業や組織が財務管理や会計業務を効率的に行うためのソフトウェアやシステムのことです。
経理システムは収入や支出の管理・請求書の発行・経費精算・仕訳処理・財務報告書の作成など、多岐にわたる経理業務を自動化できる機能がついており、手作業に比べて大幅な業務の効率化が期待できます。
詳しくは後ほど「経理システムの4つの主な種類と機能」で解説します。
経理システムの導入が進んでいる背景
経理システムは、多くの中小企業で導入が進んでいます。
商工中金の調査によると、中小企業で導入されているさまざまなIT・ソフトウェアのうち、最も導入比率が高いのは「経理・経費・会計システム」でした。
このことからも、経理システムの導入が進んでいることがわかります。
出典：中小企業のIT・ソフトウェアの活用状況に関する調査（2023年1月）｜商工中金
経理システムの導入が進んでいる背景には、近年の法改正や働き方改革の推進が挙げられます。
経理に関連する法改正としては、電子帳簿保存法が2022年1月1日より改正、インボイス制度が2023年10月1日に開始されました。
どちらも経理業務に大きな変化を与える法改正であり、業務がさらに複雑化している企業が多いと考えられます。
さらに働き方改革の一環として、2020年4月より時間外労働の上限が法律に規定されました。
業務が煩雑化するなか、残業できる時間が法律で定められたことにより、効率よく作業を進めなければならないという背景があります。
インボイス制度や電子帳簿保存法の概要は下記の記事で解説していますので、併せてご覧ください。
経理システムの4つの主な種類と機能
経理システムの主な種類や機能を解説します。
主な種類や機能を理解し、どのシステムを導入すべきか検討しましょう。
種類1.会計システム
会計システムは、取引の記録や帳簿の作成を自動化し、財務状況を管理するシステムです。主な機能は次のとおりです。
【主な機能】 |
会計システムは、AIによる自動仕訳機能や決算書の作成、税務申告書類の自動作成など、業務の効率化をサポートします。
また、内部用の予算管理やプロジェクト管理も可能です。
種類2.経費精算システム
経費精算システムは、経費の申請・承認フローを電子化し、領収書や請求書をデータ化して管理するシステムです。主な機能は次のとおりです。
【主な機能】 |
経費精算に関わる多くの手作業を省けるため、業務を効率化できます。
また、書類を印刷して申請・承認を行う必要がなくなることで、ペーパーレス化にもつながります。
種類3.請求書管理システム
請求書管理システムは、請求書の発行から受領、支払い処理まで一元管理するシステムです。主な機能は次のとおりです。
【主な機能】 |
請求書管理システムを使うと、仕訳の自動処理やインボイス制度に対応した請求書の管理ができます。
また、システム内で請求データを保存できるため、ファイリングの手間や保管場所の削減が可能です。
なおNTTファイナンスでは、毎月バラバラ届く請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可能）にまとめ、支払処理を1回にできる「法人"ビリングONE"」を提供しています。
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請求書の開封やコピーの保管作業などが不要になり、煩雑な仕訳作業も自動化できます。
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種類4.債権・債務管理システム
債権・債務管理システムは、債権・債務の管理を自動化するシステムです。主な機能は次のとおりです。
【主な機能】 ・入金消込の自動化 |
債権・債務管理システムと銀行口座を連携して入金確認をすることで、債権の自動消込ができます。そのため、手作業のミスを防ぎつつ、効率的に業務を進められます。
債権回収の管理が強化され、回収漏れのリスクを減らす効果が期待できるシステムです。
NTTファイナンスの「回収代行サービス」ではお客さまが作成した請求情報に基づき、自動でエンドユーザーへ請求を行います。
入金データと請求データの照合を自動で行うため、入金状況を確認する手間が省けます。
電話料金合算（※）をはじめ、口座振替や払込票・クレジットカード・バーコード決済・電子マネーなど国内の主要な決済手段に対応しているため、法人・個人にかかわらず利便性の高い決済手段の利用が可能です。
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経理システムを導入するメリット4選
経理システムを導入することで得られるメリットは、大きく次の4つです。
順番に見ていきましょう。
メリット1.経理業務を効率化できる
経理システムを導入すると、日常の経理業務を自動化・効率化できます。
自動入力機能を活用することで、手作業での入力を減らせるため、業務負担の軽減が可能です。
経理担当者は、空いた時間で財務分析や予算策定など企業のコア業務に集中できます。
メリット2.人的ミスを防止できる
手作業による経理業務は、どうしても入力漏れや消込忘れなどのミスが発生してしまいがちです。
しかし、経理システムには自動入力や自動消込機能が備わっているため、ヒューマンエラーが起こりづらくなり、人的ミスの防止に役立ちます。
人的ミスの防止は、経理担当者の「間違えてはいけない」というストレス軽減にもつながるといえるでしょう。
メリット3.データを一元管理できる
経理システムを通じて、社内のすべての経理情報を一元的に管理できる点もメリットの一つです。
従来のように部署や拠点ごとに分散して管理する手間を削減でき、複数拠点からの経理情報を集約することで、後から簡単に検索や確認が行えます。
また一元化により、税務や監査の際に求められた資料をシステム内から即座に取り出せるため、書類を探す手間や誤記入のリスクが減り、スムーズな対応が期待できます。
メリット4.法改正にも迅速に対応できる
経理業務は法改正の影響を受けやすい分野です。例えば、2023年10月1日に開始したインボイス制度では、請求書を受け取った際に「適格請求書発行事業者かどうか」に応じて、対応を変える必要が出てきました。
その点経理システムを使えば、法改正があった際の迅速な対応が可能です。
システムの設定を変更するだけで新しい法規に準拠できるため、経理担当者の負担軽減や企業全体のコンプライアンス強化にもつながります。
経理システムのタイプは2つ
経理システムのタイプは、大きくクラウド型とインストール型の2つに分けられます。
ここからは、クラウド型とインストール型それぞれの特徴やメリット・デメリットを解説します。
運用スタイルやニーズによってもどちらが適しているかが異なるため、それぞれの特徴を理解しておきましょう。
タイプ1.クラウド型の経理システム
クラウド型の経理システムは、インターネットを介して利用できるのが特徴です。ネット環境さえあれば場所や端末を選ばずにアクセスできるため、リモートワークにも適しています。
また、クラウド型の経理システムは、法改正や機能追加に対するアップデートが自動で行われることから、システムの維持管理に手間がかかりません。
加えて、データはクラウド上に保存されるためバックアップの心配がなく、端末の故障時でもデータを失うリスクが低い点もメリットです。
ただし、利用には常にインターネット接続が必要なため、ネット環境が不安定な場合にはシステムの使用が困難になるリスクがあります。
また注意点として、システム利用中は月額や年額の利用料がかかり続ける点・クラウド上にデータを保存することでセキュリティ対策が必要な点も押さえておきましょう。
タイプ2.インストール型の経理システム
インストール型の経理システムは、ソフトウェアをパソコンにインストールして利用します。オフライン環境でも利用でき、インターネットの接続状況に依存しないため、安定した動作が期待できます。
また、外部にデータを保存しないことにより、セキュリティリスクが比較的低いのも特徴です。
一度ソフトウェアを購入すれば追加の利用料が発生しないため、ランニングコストがかからない点も魅力といえます。
しかし、導入時には高額な初期費用がかかります。法改正や機能追加が必要な場合には、アップデート作業を手動で行う必要があり、場合によっては追加費用が発生することもあります。
またシステム利用は、ソフトをインストールした端末に限られているため、複数端末やリモートワークでの利用には向いていない点にも留意しましょう。
経理システムを導入する際の5つのステップ
本章では、経理システムを導入する際の流れを5ステップで解説します。
STEP1.導入する目的を明確にする
まず、現行の経理業務での課題を洗い出し、経理システムの導入目的をはっきりさせましょう。
例えば、「業務を効率化して作業時間を◯％削減したい」「人的なミスを◯％減らしたい」など具体的な目標を設定するのがおすすめです。
目的を明確にしておくことで必要な機能を絞れるうえ、効果を測定する際の基準も定めやすくなります。
経理業務における課題の洗い出し方法は、下記の記事でも詳しく解説していますので、併せてご覧ください。
STEP2.経理システムを選ぶ
次に、導入する目的に応じて経理システムを選びましょう。
機能が豊富だとできることも増えますが、その分コストもかさみます。また、使える機能が多いがゆえに、社員の混乱につながるおそれもあります。
STEP1で絞った必要な機能から、適した経理システムを探していきましょう。
システム選びでお困りの際は、NTTファイナンスの「経理業務コンサルティングサービス」がおすすめです。
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STEP3.導入後の業務フローを決める
導入する経理システムが決まったら、導入後の業務フローを考えましょう。
これまで手作業で実施していた経理業務が自動化されることで、現行の業務フローが大きく変わることが予想されます。
例えば伝票入力や仕訳作業が自動化され、人手で実施していたデータ照合もシステムが担うようになるでしょう。
スムーズな運用につなげるためにも、業務プロセスの変更点や責任の所在を明確にすることがポイントです。
STEP4.社員への教育を行う
業務フローが決定したら、社員への教育を行います。
システムの操作方法や新たな業務フローについて説明し、実際の業務を想定した演習を実施しましょう。
本格的な導入前に理解を深めておくことで、社員の混乱を防ぎ、スムーズな運用につながります。
STEP5.導入・運用してPDCAを回す
いよいよ経理システムを本格導入し、運用を開始します。
運用中は定期的に業務の進捗や効果測定を行い、必要に応じて改善します。
PDCAサイクルを回し、システムの導入による効果を高めていきましょう。
経理システムを選ぶ際の3つのポイント
経理システムを選ぶ際のポイントは、大きく次の3つです。
ポイントを押さえたうえで、後悔のないシステム選びを行いましょう。
ポイント1.誰でも簡単に使えるシステムを選ぶ
経理システムを選ぶ際は、直感的に使えるものがおすすめです。
せっかく経理システムを導入しても、社員が使いこなせなければ効果が見込めません。パソコン作業が苦手な人など、誰でも簡単に使える操作画面かどうかは重要なポイントです。
実際の画面や操作性を確認したい場合は、無料トライアルを活用しましょう。多くの経理システムで、導入前にお試しで利用できる期間を設けています。
一部の部署で試験導入し、使用感を確認してみるのもおすすめです。
ポイント2.他のシステムと連携できるか確認する
経理システム選びでは、他のシステムとの連携ができるかどうかも重要なポイントです。
経理処理は、勤怠管理システムや給与システムなどの情報をもとに行うこともあります。システム間の連携がうまくいかない場合、重複入力やデータの不一致が発生しやすく、業務がかえって複雑化するおそれもあります。
社内で使っているシステムと連携できるかどうかを、事前に確認しておきましょう。
ポイント3.サポート体制を確認する
経理システム選びで重要なポイントには、サポート体制の充実度もあります。
具体的には、サポート対応の種類（電話・チャット・対面）、定期的なメンテナンスの有無などを確認しましょう。
システムの導入後には、予期せぬトラブルが発生する場合も考えられます。トラブルが発生すると経理担当者の作業が滞ってしまうことにもなりかねないため、いち早く解決する必要があります。
緊急時でも、迅速にサポートしてもらえるかどうかを確認しておくと安心です。
経理システムを活用して業務効率化を進めよう
近年の法改正や働き方改革などで煩雑な経理業務を効率よく行うためには、経理システムの活用がおすすめです。
自動化による業務負担削減や手作業によるミスの防止、法改正への迅速な対応など、導入にはさまざまなメリットがあります。
経理システムは機能によって種類が分かれるため、現行の経理業務が抱えている課題から適したものを選びましょう。
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請求ごとの収納状況を一覧で確認でき、顧客情報と紐づけることも可能です。
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