支払依頼書とは？記載すべき項目やミスを防ぐ書き方を解説

支払依頼書は、経理部門に正確な支払処理を依頼するための重要な書類です。記載漏れや金額の誤りがあると差し戻しや支払遅延につながりかねません。本記事では、記載すべき項目や書き方のポイントをわかりやすく解説します。紙やExcelでの運用に潜む課題や対策も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

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支払依頼書とは？押さえておきたい基礎知識

支払依頼書は、担当者が取引先からの請求書を受け取ったあとに「この内容で支払いをお願いします」と、経理部門に支払いを依頼する社内用の書類です。支払依頼書は、受け取った請求書とともに経理部門へ提出します。

支払依頼書の作成に馴染みが少ない方にも参考にしていただけるように、本章では基本的な内容からご紹介します。

• 支払依頼書の活用例
• 支払依頼書を運用するメリット
• 支払依頼書と請求書との違い

1つずつみていきましょう。

支払依頼書の活用例

支払依頼書は所属部署を問わず作成する機会があり、例えば下記のようなケースが挙げられます。

経理担当者は、現場でのやりとりを把握できません。そのため支払依頼書は、担当部署が請求内容を確認したうえで、その内容が正しいことを経理に伝えるための重要な書類です。正確な支払依頼書があれば、経理担当者の支払処理もスムーズに進みます。

支払依頼書を運用するメリット

支払依頼書を運用する主なメリットは、下記のとおりです。

• 差し戻しの発生を抑え、取引先への期日通りの入金を実現
• 取引先への期日通りの支払いによる、信頼関係の維持
• 支払いの透明性確保と、責任の所在の明確化
• 金額の誤りや不正な資金引き出しの未然防止
• 監査やトラブル発生時における証拠資料としての活用

支払依頼書を運用すると「誰が・どの取引について・何を根拠に支払うか」を社内で確認できるため、支払業務のミスやトラブルを防ぎやすいといえます。

支払依頼書と請求書との違い

両者の違いを一言でいうと、支払依頼書は「社内へ提出する支払いの許可証」であり、請求書は「社外から届く支払いを求める書類」です。

なお、慶弔費や交際費など取引先から請求書が発行されないケースでも、支払依頼書を作成することで経理部門に支払いを依頼できます。

【テンプレート付き】支払依頼書に記載すべき基本項目と書き方

ここでは、一般的な支払依頼書のフォーマット例をもとに、記載すべき基本項目を紹介します。支払依頼書をクリックすると無料でダウンロードしていただけますので、作成する際にお役立てください。

※記載すべき項目は、会社によって異なる点にご留意ください。

支払依頼書は、必要な情報が伝わりやすいようにシンプルなものをおすすめします。記載すべき基本項目と書き方は、下記のとおりです。

作成時の注意点を、下記にまとめました。

自社の支払依頼書のルールと照らし合わせ、添付書類の抜け漏れがないかも併せてご確認ください。

紙やExcelによる支払依頼書の3つの課題

支払依頼書を紙の書類やExcelで作成する際の課題は、主に下記の３つです。

1. 手入力によるミスや差し戻しが起こりやすい
2. 承認印をもらうまでに時間がかかることがある
3. 過去の書類の保管・確認に手間がかかる

自社の業務にも当てはまる点がないか、チェックしてみてください。

課題1.手入力によるミスや差し戻しが起こりやすい

手作業で起こりがちなミスとは、例えば慌てて書かれた口座番号の「0」と「6」を見間違えたり、乱雑な「1」と「7」を間違えたりするなどが挙げられます。

【手作業によるミスの具体例】

対策として、支払依頼書の作成をデジタル化・自動化することでミスの発生を抑えやすくなります。詳細は、「ミスや差し戻しを軽減できる」をご覧ください。

課題2.承認印をもらうまでに時間がかかることがある

紙ベースで支払依頼書を運用した場合、ボトルネックとなるのが承認プロセスです。上司の不在時や会議中には承認を得ることができず、支払依頼書の提出期限に遅れてしまうリスクが考えられます。

こうした承認待ちの時間は、目に見えにくいため見過ごされがちですが、下記のような影響があることも押さえておきましょう。

【承認待ちで考えられる影響】

承認待ちの間に支払期限が迫れば、焦りからミスにつながりかねません。対策として、オンラインで承認できる環境があれば、上司の外出中でもスムーズに対応できます。詳細は、「承認業務がスムーズになる」をご覧ください。

課題3.過去の書類の保管・確認に手間がかかる

支払依頼書は契約書や請求書と同様に、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間の保存が義務となっています。

支払依頼書を紙で作成している場合は書類の山が増え、Excelで作成している場合はシートやファイル、フォルダが増え続けるため、下記のような管理面での負担が考えられます。

【保管や確認時の負担とリスク】

書類の保存は企業の義務ですが、紙やExcelでの管理は書類探しに時間を取られがちです。対策として、データで管理すればキーワードや日付で素早く検索でき、問い合わせにも迅速に対応できます。詳細は、「書類の保管・検索の手間を削減できる」をご覧ください。

ちなみにメールでの書類添付やクラウドサービス経由で書類のやりとりをしている場合、電子帳簿保存法の要件にしたがって電子保存する義務がある点には注意が必要です。

下記の資料では、電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合の罰則について、詳しく解説しています。自社の保存方法が十分かどうかをあらためて確認したい方は、下記のバナーをクリックのうえ資料をダウンロードしてご確認ください。

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あなたの会社は大丈夫？支払依頼業務チェックリスト

紙やExcelでの運用に課題があるとわかっていても、長く続いている業務ほど「これが普通」と感じてしまいがちです。しかし日々の業務を振り返ると、次のような小さな手間が積み重なっていることはないでしょうか。

• 1ヵ所直しても、また同じ修正内容を別の欄に入力する必要がある
• 承認印をもらうために何度も席を立っている
• 過去の書類を探すのに毎回時間がかかる

こうした小さな違和感への気付きが、業務改善のきっかけです。

自社の支払依頼業務を見直すために、下記のチェックリストをご用意しました。ぜひチェックしてみてください。2つ以上当てはまる場合は、業務見直しの余地がある状況です。

なお当サイトでは、18項目の質問からどの分野の負担度が大きいかをより詳しくチェックできる資料を無料で配布しています。経理に限らず幅広い部署に共通する質問内容です。プロセスや部署の体制など、自社のどの分野に課題があるのかを確認したい方は、3分ほどで取り組める下記のチェックシートをご活用ください。

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上司や経理部門と課題を共有する際は、「どのような解決策があるのか」まで整理しておくと、より具体的に話し合えるものです。そこで次章では、前章で述べた課題を解決する「支払依頼書の作成・承認の電子化のメリット」を解説します。

支払依頼書の作成・承認を電子化する3つのメリット

本章では、支払依頼書の作成・承認を電子化する3つのメリットを解説します。

1. ミスや差し戻しを軽減できる
2. 承認業務がスムーズになる
3. 書類の保管・検索の手間を削減できる

支払依頼書の作成から承認までを電子化できると、作成・承認それぞれの工程で抱えている課題の解決につながります。

メリット1.ミスや差し戻しを軽減できる

支払依頼書の作成では、手作業や目視に依存している工程を電子化することで、負担やミスの軽減につながります。手作業との具体的な違いは、下記のとおりです。

【手作業による入力との違い】

オンラインで提出する前に抜け漏れを検知できるシステムであれば、事前にミスを防げるため、経理からの差し戻しも減らせます。

メリット2.承認業務がスムーズになる

支払依頼書を電子化し承認プロセスがシステム上で完結すると、紙の回覧や押印が不要になり、下記の効果が期待できます。

メリット3.書類の保管・検索の手間を削減できる

支払依頼書をデータで管理できれば、物理的な保管スペースを確保する必要がなくなります。また、年数が経過した書類であっても、データであれば劣化や紛失のリスクを抑え、手間をかけずに必要な時に迷わず探し出すことが可能です。

条件検索で必要な支払依頼書をすぐに見つけられるため、電子帳簿保存法で求められる「検索機能の確保」という要件も満たせます。

とはいえ、既存のフローを崩さずにこれらすべてのメリットを享受するのは、自社開発や簡易的なツールだけでは難しいのも事実です。そこで支払依頼書の電子化はもちろん、請求書の受け取りから支払いまでの一連の業務を一元管理し、請求書管理・支払いの効率化を支援するおすすめのサービスを、次章で紹介します。

支払業務を電子化し効率化するなら「法人"ビリングONE"」がおすすめ

支払依頼書の作成・承認を含む一連の支払業務を電子化し、効率化を推進するなら、ＮＴＴファイナンスの「法人"ビリングONE"」がおすすめです。支払期限が異なる請求書（対象：通信費・公共料金）をＮＴＴファイナンスが一度立て替え、1通にまとめて請求するため、支払処理を1回に集約できます。

「法人"ビリングONE"」は、支払依頼書の作成・承認だけでなく、従来の請求書の開封・支払い・保管の負担を軽減できるため、支払関連業務の効率化を支援します。請求情報はWeb上で一元管理でき、承認もWeb上で完結する点もメリットです。

クラウド上で管理でき、インボイス制度にも対応している「法人"ビリングONE"」についての詳細は、下記のバナーをクリックのうえ資料をダウンロードしてご確認ください。

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支払依頼書を電子化し、効率的な支払業務を実現しよう

支払依頼書は請求書の受け取りから承認、支払まで続く一連の業務の一部です。一部を電子化しただけでは、手作業や手入力が残ったままになるため、ミスやリスクがなくなりません。

とはいえ、長く業務を担当していると、非効率を感じながらもそれが当たり前になってしまうこともあります。「ここだけ変えても、結局また入力している」そんな違和感に気付けるのは、転記・チェック・再入力などを日常的に担っている担当者だからこそです。

その違和感は、支払業務全体を一元管理できるシステムで解消できる可能性があります。下記の記事では、課題や目的ごとにおすすめの支払管理システムを紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。