経理はテレワークできない？実現する4つの方法・失敗しないコツを解説

経理は、財務情報など自社の重要なデータを扱う部門です。

その性質から「テレワークは難しい・できない」というイメージを持つ方がいるかもしれませんが、実は経理をテレワーク化する方法は存在します。

ただし、経理をテレワーク化するメリットや実現するコツなどを理解していないと、いざテレワーク化が実現しても思うような成果を得られません。

そこで本記事では、下記の内容を紹介します。

• 経理でテレワークを導入するメリット
• 経理でテレワークを実現する方法

• 経理でテレワークを導入する際に失敗しないコツ

経理のテレワーク化を推進したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

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経理でテレワークは実現できる！国内の現状も解説

結論からお伝えすると、経理部門もテレワークは実現可能です。

詳しい方法は後ほど「経理のテレワークを実現する4つの方法」でも述べますが、紙で管理している請求書などの書類を電子化することで、経理業務でもテレワークが実現できます。

ここで少し、国内の現状も見てみましょう。

テレワーク導入が拡大したのは、新型コロナウイルス感染症の拡大防止対策のひとつとして注目を浴びたことがきっかけでした。

下記の図は、企業がテレワークを導入した状況の推移です。

出典：テレワーク総合ポータルサイト｜厚生労働省

政府としても、感染症対策をはじめとして、ワークライフバランスの実現や地域活性化などの理由からテレワークを推進しています。

そのなかでも、経理部門のテレワークの現状は次のとおりです。（2020年調べ）

※参考：一般社団法人日本CFO協会

経理・財務部門に所属している方のうち、半分近くはコロナ禍の緊急事態宣言中でもテレワークを一度もおこなっていないことがわかります。

さらに出社の原因（社外要因）は、「紙の書類の確認や押印のため」がほとんどでした。

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参考：一般社団法人日本CFO協会

以上のことから、「紙とハンコの文化からの脱却」がテレワーク実現の鍵になることが読み取れます。

「経理はテレワークできない」と言われる3つの理由

前述の調査結果からもわかるように、緊急事態宣言のさなかでも半数しか実施できないくらい、経理部門はテレワーク化が進んでいません。

「経理はテレワークできない」 と言われる理由として、主に下記の3つが挙げられます。

1. 紙媒体での業務が多い
2. セキュリティ面でのリスクが大きい
3. ハンコ文化により書類への押印が求められる

それぞれの詳細を見ていきましょう。

理由1.紙媒体での業務が多い

経理業務はいまだに「請求書」「納品書」「領収書」など、紙を媒体とした受け渡しが多いという特徴があります。

紙の媒体だと、印刷・記入・承認といった作業の流れのなかで、複数人の間で実際に紙の受け渡しをおこなわなければならず、出社が必要となるケースがほとんどです。

加えて、取引先や他の営業所から届く書類がある場合にも、内容の確認のために出社しなくてはなりません。

さらに、過去の書類を確認したくなった際にも紙で管理している場合は出社が必要となり、テレワークでの作業が難しくなります。

理由2.セキュリティ面でのリスクが大きい

経理はお金に関する機密情報を取り扱うため、高いセキュリティ意識が求められます。

紛失や情報漏洩が起きる可能性を考えると、会社から書類やPCを自宅に持ち帰る際のリスクは非常に高いです。

そのため、機密情報を含む書類やPCを自宅に持ち帰るのは、緊急の場合を除いて避けるのが賢明です。

ここで言うリスクには、下記のようなものが該当します。

• 電車・車への書類やPCの置き忘れ

• 同居者が誤ってデータに触れることで内容が変わる

• 暗号化されていないWi-Fi環境下など、情報漏えいの危険性がある場所で作業することによる情報流出

これらのリスクを考えると、あれこれデータや書類を移動するよりも「会社に出向いたほうが安全」と考えるのも無理はありません。

ゆえに、セキュリティ面でのリスクが大きいことは、経理のテレワーク化が難しくなる原因の一つと言えます。

理由3.ハンコ文化により書類への押印が求められる

日本は海外に比べてハンコ文化が根強く、紙媒体に承認印が必要なケースも多いのが現状です。

承認印がないと申請作業が滞ってしまうため、コロナ禍における緊急事態宣言の期間中でさえも、捺印のためだけに会社に行くケースが発生しました。

このように、承認印を紙に押さなければならないことも、経理のテレワーク化ができないと言われる理由の一つです。

経理でテレワークを導入するメリット

本章では、経理でテレワーク導入するメリットを「企業」と「従業員」の目線で紹介します。

両者の目線での良さを知り、自社にとってどれほどの導入メリットがあるかの判断にお役立てください。

企業目線の4つのメリット

企業目線でテレワークを導入するメリットは、主に次の4つです。

経理のテレワーク化が実現すると在宅ワークが可能になり、育児などで仕事を離れていた人が職場復帰しやすい環境が整います。

従業員の働きやすさが向上すると、離職率の低下・優秀な人材の流出阻止にも効果的です。

また、基本的にテレワーク化を実現するにはシステム導入が欠かせません。

これは、近年注目されている経理DX（デジタル技術を活用して、経理の業務フローなどを変革させること ）を推進するのと同義です。

テレワーク化や経理DXが進んだ場合、経理業務の観点で見ると下記のようなコスト削減が見込めます。

• オフィス代・交通費の削減
• ペーパーレス化による印刷代・紙代・ファイル代などの削減
• システム導入後の自動化による業務軽減・人件費の削減

経理のコスト削減を実現したい方は、経理DXも積極的に推進されてみてはいかがでしょうか。

当サイトでは、経理DXのメリットや進め方がわかる資料を無料配布していますので、ご興味のある方は下記のボタンをクリックのうえダウンロードしてください。

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従業員目線の3つのメリット

続いて、従業員目線で見たテレワーク導入のメリットを紹介します。

従業員にとって最大のメリットは、会社まで行く必要がなくなるため通勤時間を削減できることです。通勤ラッシュや渋滞なども避けられるので、身体的・精神的負担が軽減される効果もあります。

加えて、通勤時間が削減される分だけプライベートの時間を確保しやすくなることもメリットです。

空いた時間を有効活用できると、仕事をこなしながら育児・介護・通院などに充てる時間を増やせます。

これまで状況的に短時間勤務しかできなかったケースでも、働き方の選択肢が増えることで積み上げてきた経理スキルを活かせる幅が広がります。

また、経理システムの導入で業務が自動化されると、それまで手作業でおこなっていた作業の負担軽減が可能です。

人的ミスが少なくなり、精神的に楽になるメリットもあります。

経理のテレワークを実現する4つの方法

経理のテレワークを実現するにはさまざまな方法がありますが、ここでは下記の4つに絞って紹介します。

1. ペーパーレス化を進める
2. 電子署名の導入を進める
3. 経理業務をアウトソーシングする
4. クラウド会計システムを導入する

自社と状況と照らし合わせ、取り組みやすい方法から進めてみてください。

方法1.ペーパーレス化を進める

経理のテレワークを実現するなら、紙での管理方法から電子データを用いた管理への変更が欠かせません。つまり、ペーパーレス化を推進する必要があります。

とはいえ、急に完全なペーパーレス化を目指すことは難しいため、下記2つの方法を併用するのがおすすめです。

スキャナ保存は、請求書などの書類をスキャンしてから、電子帳簿保存法の要件に沿って保存する方法です。

一方で、電子データ保存は、メールなど電子的にやり取りしたデータを電子帳簿保存法の要件に沿って保存する方法です。

電子帳簿保存法の概要や保存方法のルールを知りたい方は、下記からお気軽にお役立ち資料をダウンロードしてください。

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方法2.電子署名の導入を進める

ハンコの押印目的で出社する必要性をなくすために、電子署名ができるツールを導入する方法もあります。

電子署名は、法的にも手書き署名や押印と同等に通用するため、違法になる心配はありません。

また、電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」と「電子取引制度」の保存要件の一つにタイムスタンプの付与があります。

▼電子署名とタイムスタンプの役割 

つまり、電子署名とタイムスタンプを併用することで、テレワーク化を推進しつつ、電子帳簿保存法の保存要件の一つである「真実性の確保」にも対応できます。

電子帳簿保存におけるタイムスタンプについての詳しい内容を知りたい方は、下記の記事をご一読ください。

なお、電子署名による電子契約サービスを導入する際は、

• セキュリティ対策が万全か
• 電子署名を取り入れたい書類に対応しているか
• 既存システムと連携できるか

などのチェックポイントをもとに、複数社を比較検討することがおすすめです。

方法3.経理業務をアウトソーシングする

社員のテレワーク化の実現という観点では、経理業務をアウトソーシングするのも一つの手です。経理アウトソーシングとは、企業における経理業務を外部に委託することを言います。

自社で実施している経理業務を専門のサービスに任せることで出社する必要性をなくし、テレワークを実現させる方法です。

経理アウトソーシングについて、詳しくは下記の記事で解説しています。メリット・デメリットや料金相場、サービスの選び方などを徹底解説していますので、ぜひご覧ください。

方法4.クラウド会計システムを利用する

経理のテレワークの実現に向けて、クラウド会計システムを導入するのも有効です。

クラウド会計システムはWeb上で業務が完結するため、書類の確認や押印のために出社する必要がありません。

そもそも経理業務は、作業量が多く内容も複雑なことから、可能な限り自動化するのがおすすめです。そして、経理業務は「定型業務」も多いため自動化に向いている部門とも言えます。

クラウド型の会計システムで実現できることの一例は、下記のとおりです。

• インターネット環境があればいつでもどこでも手軽に利用できる
• 毎月の請求業務を自動化できる
• クラウド上で情報を一元管理できる

次の章で、ここに挙げた内容を実現できるクラウド型の会計システムを紹介します。どのようなサービスがあるか気になる方は、ぜひ読み進めてみてください。

経理のテレワークを実現するなら「楽々クラウド決済サービス」がおすすめ

前述したとおり、経理のテレワーク化にはWeb上でやりとりが完結するクラウドサービスがおすすめです。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、請求・回収・顧客管理をワンストップで自動化できるオールインワン型クラウドソリューションです。

金融機関へのデータ送付、請求書の印刷・封入などの業務を自動化できるため、これまでオフィス内でしかできなかった業務のテレワーク化が実現します。

さらに、事前に顧客情報や請求情報を登録しておくと、毎月の請求金額を自動計算して請求・回収業務を代行する機能も備えています。

BtoB・BtoCのどちらにも対応できる「楽々クラウド決済サービス」について、詳しくは下記のボタンをクリックのうえサービス資料をダウンロードしてください。

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経理でのテレワーク導入時に失敗しない5つのコツ

経理部門でのテレワークを実現する際は、事前に押さえておくべき5つのコツがあります。

1. テレワーク導入の目的を明確にする
2. セキュリティを万全にする
3. コミュニケーション用のツールを準備しておく
4. ルールを整備する
5. 社内教育を実施する

テレワーク導入で失敗しないためにも、ぜひチェックしてみてください。

コツ1.テレワーク導入の目的を明確にする

1つ目のコツは、テレワーク導入の目的を明確にすることです。「テレワーク導入の目的」をもう少しわかりやすくするために、実際にテレワークを有効活用している企業の例を紹介します。

ここから読み取れるのは、目的を「能動的」にしていることです。「社会的にウケそうだから」「同業他社が取り組んでいるから」などと受け身の姿勢では、なかなかテレワーク化は実現しません。

何のためにテレワークを導入をするのか、導入により課題がどう解決されるのかを明確にしましょう。そして従業員にも目的を共有することで、さらに積極的なテレワーク活用につながります。

コツ2.セキュリティを万全にする

2つ目のコツは、セキュリティを万全にしておくことです。

繰り返しになりますが、経理は自社のお金にまつわる重要な情報を取り扱う部門です。オフィス外で作業する際は、情報漏洩が起きないようにセキュリティを万全にしなければなりません。

下記は、テレワーク実施におけるセキュリティ対策を項目ごとにまとめたものです。多角的な視点での対策が必要なことがわかります。

【セキュリティ対策の一例】

テレワークはICT環境（情報通信技術） の整備が欠かせませんが、その際にセキュリティの確保は必須です。

上の表で挙げた例の他にも「情報を社外に持ち出さない」、「機密情報が書かれた画面を開いたまま離席しない」などのルール作りも進めていきましょう。

コツ3.コミュニケーション用のツールを準備しておく

3つ目のコツは、テキストベースで円滑にコミュニケーションが取れるツールを準備しておくことです。

当然ながらテレワークは対面で会話しないため、意思の疎通や認識の一致などに今まで以上に気を配る必要があります。

そこで、「ChatWork」や「Slack」「Microsoft Teams」などのビジネス用チャットをあらかじめ導入しておくのがおすすめです。

これらのツールはファイル添付も可能なため、経理で必要な書類などもメッセージで送れます。

また、顔を見ながら話すようにしたいなら「Zoom」や「Skype」などのWeb会議システムも活用しましょう。

コツ4.ルールを整備する

4つ目のコツは、ルールを整備しておくことです。テレワーク導入にあたり、企業側は下記のようなルールを整備しておく必要があります。

テレワークの特性により、会社から離れた場所で自律的に自己管理をおこないながら仕事を進めることが求められます。

そのため、仕事の進め方や報告・連絡の手段、労働時間に関するガイドラインを作るなど、会社の規則やルールを整備しておくことが大切です。

コツ5.社内教育を実施する

5つ目のコツは、社内教育を実施することです。具体的には、下記のような内容の教育が求められます。

従業員に積極的なテレワーク活用を望むなら、テレワークの導入目的や目標を明確にし、一人ひとりに理解してもらうことが大切です。

さらに、社内での認識の共有を図るため、一般社員だけでなく管理職にも教育をおこないましょう。

経理業務の自動化でテレワークを進めよう

優秀な人材を確保するためにも、各企業には「現代の多様な働き方」に柔軟に対応する姿勢が求められます。そのなかでテレワーク導入に積極的に取り組むと、ブランドイメージの向上にも効果的です。

本記事で紹介したテレワークを実現する方法や失敗しないコツを参考にして、経理業務のテレワーク化を推進してみてはいかがでしょうか。

なお、経理のテレワーク化を実現するなら、クラウド型サービスの導入がおすすめです。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、顧客情報管理や請求・収納管理をクラウド上で提供するオールインワン型クラウドソリューションです。

収納状況はクラウド上で管理している情報に自動反映され、請求・回収・顧客管理をワンストップで自動化できます。

本サービスは、スポーツクラブやWeb制作会社・学習塾など多種多様な業種の企業に導入されてきました。

大規模なシステム開発不要で利用できる「楽々クラウド決済サービス」の詳細は、下記から活用ガイド集をダウンロードしてご確認ください。

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