架空請求・不正請求の罠から会社を守る！手口と対策を経理担当向けに解説
架空請求・不正請求は、現代社会が直面する深刻な社会問題の一つです。
実は企業を狙った架空請求・不正請求も存在し、企業経営に深刻な影響を及ぼす脅威としてビジネス界で大きな懸念事項となっています。
そこで本記事では、下記の内容をまとめました。
- 見落としやすい架空請求・不正請求の兆候
- 架空請求・不正請求の典型的な5つの手口
- 架空請求・不正請求を防ぐ効果的な対策
自社の利益をしっかりと守りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
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架空請求・不正請求とは？
架空請求とは、実際には商品やサービスの提供がないにもかかわらず、虚偽の請求書を送付して金銭を騙し取ろうとする行為のことです。
一方、不正請求は実際の取引に基づいているものの、金額を水増しするなど不当に請求する行為を指します。
これらの請求は、多くの場合、正規の請求書と見分けがつきにくいように巧妙に作られているのが特徴です。
見落としやすい架空請求・不正請求の兆候
架空請求・不正請求には、見落としやすい兆候がいくつかあります。例えば、下記のようなケースです。
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また、請求書の発行日と商品・サービスの提供日に不自然な隔たりがある場合も要注意です。
経理担当者はこれらの兆候を常に意識し、疑わしい請求書には徹底的な確認を行う習慣をつける必要があります。
【要注意】架空請求・不正請求の典型的な5つの手口
架空請求・不正請求の手口は年々巧妙化していますが、典型的なパターンがいくつか存在します。
経理担当者が特に注意すべき、5つの手口を詳しく見ていきましょう。
手口1.偽装された請求書の送付
偽装された請求書の送付は、最も一般的な架空請求の手口です。
犯罪者は、実在する企業の請求書を模倣し、口座番号のみを変更するなどして送付します。この手口は、大量の請求書を処理する大企業を狙って行われることが多く、見破るのが非常に難しいのが特徴です。
新規取引先からの請求書や、普段と異なる口座への振込指示には特に注意しましょう。
手口2.経費の水増し請求
経費の水増し請求は、実際に発生した経費を過大に請求する不正請求の一種です。
具体的には、出張費の領収書を改ざんして高額な宿泊費を請求したり、実際よりも多い人数分の飲食代を請求したりするケースがあります。社内の従業員による不正も多いため、内部統制も重要です。
経費の妥当性を常にチェックし、必要に応じて詳細な証憑の提出を求めるなど「厳格な確認プロセス」を設ける必要があります。
手口3.架空の取引や役務の請求
架空の取引や役務の請求は、実際には存在しないサービスや商品に対して請求を行う手口です。
一例として、コンサルティング料や広告費など、成果が目に見えにくいサービスを装って請求されるケースがあります。取引の実態を確認しにくいため、見破ることが難しいのが特徴です。
「新規の取引」や「通常と異なる高額な請求」に対しては、取引の実態や成果物の確認を徹底的に行いましょう。
手口4.二重請求や重複請求
二重請求や重複請求は、同じ商品やサービスに対して複数回請求を行う手口です。大量の取引を行う企業や、複数の部署が関わる取引で発生しやすい傾向があります。
「同じ請求書を異なる時期に再度送付する」「わずかに内容を変更して複数回請求する」などが、手口の一例です。
請求書の管理を徹底し、過去の支払い履歴と照合するシステムを構築して対策するとよいでしょう。
手口5.正規の請求書の改ざん
正規の請求書の改ざんは、実際に発行された請求書の内容を不正に変更する手口です。
手口の例として、「請求金額や振込先の口座番号の書き換え」や「支払期限を早める」などがあります。
この手口は「電子メールで送付された請求書のPDFファイルを改ざんする」など、デジタル化にともなって新たな形態が出現している点も把握しておかなくてはなりません。
時代の変化とともに、請求書の真正性を確認する手段を確立することがより重要になってきています。
架空請求・不正請求を防ぐ6つの効果的な対策
架空請求・不正請求の発生は、経理部門にとって大きな課題です。しかし、適切な対策を講じることで、そのリスクを大幅に軽減できます。
ここからは、架空請求・不正請求を防ぐ効果的な6つの対策について見ていきましょう。
- 厳格な請求書確認プロセスの導入
- 取引先の定期的な見直しと検証
- 従業員教育とセキュリティ意識の向上
- 内部通報制度の設置と運用
- 監査チームの強化と定期的な内部監査
- 請求書管理システムの導入・請求書の電子化
対策1.厳格な請求書確認プロセスの導入
厳格な請求書確認プロセスは、架空請求・不正請求を防ぐ最も基本で重要な要素です。
対策の例としては、
- 請求書の内容と契約内容の照合
- 取引の実在性の確認
- 金額の妥当性チェック
などが挙げられます。
特に新規取引先からの請求や高額な請求に対しては、複数の担当者によるダブルチェック体制を構築して、対策を講じることが効果的です。
より厳格にするなら、請求書の受領から支払いまでの各段階で承認プロセスを設ける手もあります。ただし、どうしても確認のコストが上がる点は留意しておきましょう。
対策2.取引先の定期的な見直しと検証
取引先の定期的な見直しと検証は、架空請求・不正請求のリスクを低減するうえで重要な施策です。
半年や1年など定期的なスケジュールを決めておいて、取引先の実在性、財務状況、評判などを確認しましょう。
対策1と同様に、新規取引先との取引開始時には特に慎重な審査をするべきです。必要に応じて、現地訪問や顧客の取引銀行への照会なども検討しましょう。
見直しを実施する際は、「長期間取引のない顧客」「取引内容に変化のあった顧客」についても一緒に再評価を実施すると、効率よく検証が進みます。
対策3.従業員教育とセキュリティ意識の向上
従業員教育とセキュリティ意識の向上は、組織全体で架空請求・不正請求に対抗するために不可欠です。
1～3年程度で定期的スケジュールを組み、研修やワークショップを通じて、最新の不正手口や対策方法について情報共有を行うのがおすすめです。
一番関わりの深い経理部門では、「請求書の確認ポイント」や「不正の兆候」などについて、詳細な教育を実施しましょう。
あわせて、情報セキュリティに関する基本的な知識や、社内規定の遵守の重要性について確認することも重要です。
従業員一人ひとりが高いセキュリティ意識を持ち、不正が起きる可能性の軽減につながります。
対策4.内部通報制度の設置と運用
内部通報制度を設置するのも、さまざまな不正行為の早期発見と抑止に効果的です。
匿名性を保証した通報窓口を設置し、従業員が安心して情報提供できる環境を整備します。通報された情報は、公平かつ迅速に調査・対応する体制を構築しておきましょう。
また、通報者の保護や報復行為の禁止を明確に規定し「通報したら自分に何かリスクがあるかも」といった不安をなくすことも重要です。
対策5.監査チームの強化と定期的な内部監査
監査チームの強化と定期的な内部監査の実施も、架空請求・不正請求を防止する策のひとつです。専門知識を持った監査チームを編成し、定期的に取引記録や請求書の精査を実施します。
内部監査では、請求書の正当性確認はもちろん、支払いプロセスの適切性や内部統制の有効性についても評価するとよいでしょう。
監査結果は経営陣に報告し、必要に応じて改善策を講じながらより強固な体制を整えていくことが望ましいです。
対策6.請求書管理システムの導入・請求書の電子化
請求書管理システムの導入や請求書の電子化は、架空請求・不正請求対策の効率化と高度化を実現できる施策です。
請求書管理システムを導入すると、請求書の受領から支払いまでのプロセスを一元管理し、人為的ミスや不正を減らせます。
時代のトレンドに乗り、AIやデータ分析技術を活用して、異常な請求パターンや不自然な取引を検出できるようにするのも一つの手です。
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【本記事のまとめ】
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架空請求・不正請求は、時代の流れとともにいろいろな手口が出てきています。常に知識をアップデートできる環境を用意して、従業員や経理担当の意識を高めていきましょう。
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