Web口座振替（オンライン口座振替）の導入方法とメリット。サービス選定のポイントや事例まで徹底解説！
口座振替の申し込み手続きを、インターネットを使ってパソコンやスマートフォンだけで完結できるWeb口座振替（オンライン口座振替・ネット口座振替）。口座登録にかかる手間やコストを削減できるため、毎月の請求業務の効率化に役立ちます。
本記事では、Web口座振替の仕組みやメリット・デメリットを解説します。導入方法やサービスの選び方もご紹介しますので、ぜひご覧ください。
Web口座振替など利便性の高い決済手段を用意しておくことで、顧客満足度向上につながります。近年は口座振替以外にもバーコード決済や電子マネー決済へのニーズも高まっているため、幅広い決済に対応できるサービスを導入するのがおすすめです。
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Web口座振替（オンライン口座振替・ネット口座振替）とは？
口座振替（口座引き落とし）とは、毎月の公共料金や各種サービスの利用料金を、利用者が指定した銀行口座から自動的に引き落とすことで支払いを完了する決済手段です。
そのなかでも「Web口座振替」は、口座振替の申し込み手続きを「インターネットを使ってパソコンやスマートフォンだけで完結できるようにしたもの」をさします。「オンライン口座振替」や「ネット口座振替」とも呼ばれています。
紙・Webにおける口座振替の利用ステップの比較は、下記のとおりです。
紙の口座振替依頼書の場合 | Web口座振替の場合 |
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これまでの口座振替の手続きでは、紙の口座振替依頼書に直接記入や銀行印を捺印し、事業者や金融機関に持参または郵送する必要がありました。
【事業者側】Web口座振替（オンライン口座振替）導入の主なメリット
Web口座振替を導入することで、事業者にとっても、利用者（顧客）にとっても、メリットが多く存在します。代表的なものは下記のとおりです。
それぞれの立場にとって、どのような課題が解決されるのか具体的にみていきましょう。
メリット1.手続き業務を大幅に効率化できる
Web口座振替では、利用者がインターネット上で直接手続きをするため、事業者を通じての書類のやり取りや入力作業をほぼ削減できます。
具体的に不要になる作業は、下記のとおりです。
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手続きが効率化することで顧客の利便性も向上し、満足度アップにもつながります。
メリット2.サービス開始までの時間を短縮化できる
Web口座振替は、インターネット上で手続きを行うと、リアルタイムで口座登録が完了します。
紙の手続きでは引き落としスタートまで1〜2ヵ月かかるのが一般的ですが、Web口座振替を利用すれば最短で即日申し込みが完了し、入会当月から引き落としも可能です。
申し込みからサービス利用開始までの期間を短縮化できるため、利用者の「すぐに利用したい」というニーズに応えられ、満足度向上や機会損失の防止にもつながります。
メリット3.ペーパーレス化でコスト削減・セキュリティ強化ができる
Web口座振替を導入することで、紙の口座振替依頼書の手続きで発生していた印刷代・封筒代・郵送料などのコストを削減できます。口座振替依頼書の保管・管理にかかっていた手間や保管場所の確保も抑えられるため、保管にかかるコストや人件費の削減も可能です。
また、紙の口座振替依頼書の保管には紛失や情報漏洩リスクがありますが、Web口座振替であれば、そもそも事業者は利用者の情報を直接扱うことがありません。
システム上でデータとして安全に管理されるため、紙の書類のように紛失したり、誰かに見られたりするリスクも減らすことができます。
【利用者側】Web口座振替（オンライン口座振替）導入の主なメリット
続いて、利用者から見たメリットも確認しましょう。
メリット1.時間と場所を選ばず、オンラインで手続きができる
Web口座振替は、金融機関や事業者の営業時間に合わせて手続きをする必要がなく、インターネット環境さえあれば自宅や職場、外出先など場所を選ばずいつでも手続きができます。思い立ったときにすぐ申し込めるので、手続き忘れも回避しやすい点もメリットです。
メリット2.書類の記入や押印の手間なく、簡単に手続きができる
Web口座振替の手続きは、画面表示にしたがって口座情報などを入力するだけで、印鑑も不要です。
システムによる入力内容のチェックがある場合も多いので、申し込み時点で入力エラーの件数を抑えることができます。書き間違えや印鑑のかすれによる書き直しなど、記入ミスで何度も書類のやりとりが必要になる煩わしさがなくなるのは魅力です。
メリット3.基本的に紙より早く引き落としをスタートできる
Web口座振替では、手続きがインターネット上でリアルタイムに近い形で完了するため、サービス利用開始初月から口座振替で決済を開始できるケースがあります。
紙の手続きの場合、サービスの利用開始月に登録が間に合わず、初回の支払いは銀行振込やコンビニ決済等で対応せざるを得ない場合も考えられます。口座の登録が完了しているのかわからず、引き落とし日まで不安に思いながら過ごすストレスがないのもうれしいポイントです。
Web口座振替（オンライン口座振替）導入のデメリット
利用者にとってメリットが多く、導入が喜ばれるWeb口座振替ですが、事業者としては押さえておきたいデメリットもあります。
デメリット1.対応していない金融機関もある
都市銀行や主要な地方銀行を中心に対応が進んでいますが、一部、Web口座振替に対応していない金融機関もあります。
利用者の保有口座が未対応金融機関の場合、紙の口座振替依頼書による手続きや銀行振込などの代替となる決済手段が必要になるため、用意しておくのがおすすめです。
デメリット2.インターネット操作に慣れていない利用者にはフォローが必要
普段からパソコンやスマートフォンの操作に慣れていない人にとっては、Web口座振替の手続きが難しく感じられることがあります。特に利用者の年齢層が高いサービスでは、手厚いサポートが必要です。
インターネットを利用できる環境がないケースもあるため、やはりWeb口座振替以外の決算手段を用意しておくと良いでしょう。
デメリット3.インターネット上の手続きに安全性に不安を覚える利用者もいる
個人情報漏洩やハッキングなどの問題が取り沙汰されることも多い昨今、インターネット上で口座情報を入力することに不安を感じる利用者もいます。
Web口座振替を導入する際には、ISMS認証の取得など、実績・信頼のあるサービスを選ぶようにすると、利用者の安心感にもつながります。
Web口座振替（オンライン口座振替）の導入方法
自社のサービスでWeb口座振替を利用するには、金融機関と直接契約をする方法と、決済代行会社と契約する方法があります。
「直接契約」は各金融機関とやりとりする必要があり、非常に手間がかかるため複数の金融機関を取り扱うケースには向きません。
一方、決済代行会社が提供するWeb口座振替サービスを利用する場合は、決済代行会社とだけ契約をすれば複数の金融機関で決済ができるため導入手続きが簡単です。
一般的な決済代行会社のWeb口座振替サービスの導入手順は、下記のとおりです。
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なお、決済代行会社のサービスは、クレジットカードや電子決済など口座振替以外の決済手段が使えるものが多いので、より多様な顧客ニーズに対応できるところも魅力です。
Web口座振替（オンライン口座振替）サービスの選び方
自社に合う口座振替サービスを選ぶために、チェックしておきたい大切なポイントを4点ご紹介します。
1.対応している金融機関の範囲が広いか
口座振替サービスを選ぶ際には、対応している金融機関の範囲を確認しましょう。できるだけ多くの銀行や信用金庫で使えるものを選ぶと、幅広い利用者に対応できるので利便性が上がります。
2.信頼できる運営会社か
利用者の大切な口座情報などを取り扱うWeb口座振替サービスでは、運営会社のセキュリティ体制や信頼度が重要です。個人情報漏洩リスクに対する利用者の不安を取り除けるように、信頼できる会社を選びましょう。
【信頼のおける企業かどうか見分けるポイントの例】
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上記に加えて、さまざまな企業での導入実績もあるとより安心です。特に、自社と同じ業種の実績が豊富であれば、サービスとの相性の良さが期待できます。
3.自社に見合うコストか
口座振替代行サービスを利用するには、初期費用・月額費用・手数料がかかります。導入により業務効率化した場合の「効果」と「コスト」が見合うかどうか、しっかり検討しましょう。
公式サイトでは費用の確認ができないサービスも多いため、複数社の見積もりを取って比較しましょう。自社の規模感に合うものを選ぶのがおすすめです。
4.サポート体制が充実しているか
導入後、業務をスムーズに進めるためのサポート体制も重要です。
導入時の解説動画や、残高不足時の自動再請求サポートなど、自社が必要としているサポートがあるかどうか確認するのがおすすめです。各地に営業担当者がいるような全国展開のサービスを選ぶと、さらに心強いでしょう。
導入前でもサービスの利用に関する相談ができる場合があるので、サポートの雰囲気を知るために利用してみるのも一つの手です。
なお、下記の資料では、口座振替などの回収代行サービスの選び方をより詳しく解説しています。リンク先から簡単にダウンロードできるので、ぜひチェックしてみてください。
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料金回収の効率化におすすめのＮＴＴファイナンスの回収代行サービス
この記事ではWeb口座振替について解説をしましたが、料金回収業務を効率化できるのはWeb口座振替だけではありません。
最後に、料金回収の効率化におすすめのサービスをご紹介します。
「回収代行サービス」は、ＮＴＴファイナンスが導入企業と利用者の間に入り、自社商品やサービスの対価となる料金を代わりに回収するサービスです。
大きな特長は、口座振替を含む30以上の決済手段を顧客に提供できる点です。口座振替に対応可能な金融機関も豊富に取り扱っており、全国の主要銀行をはじめとした幅広い金融機関と連携することができます。
【利用できる決済手段】
※電話料金合算とは、ＮＴＴグループ各社の通信料金などと一緒に請求するお支払い方法です。 |
サービスの利用料金の回収を自動化できるため、定期的な集金が発生する、ECビジネスやソフトウェア会社・学習塾をはじめ、あらゆる業界で導入されています。
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Web口座振替（オンライン口座振替）で請求業務を効率化しよう
【本記事のまとめ】
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Web口座振替は口座登録手続きの手間を大きく削減できるため、うまく活用すれば自社の業務効率化だけでなく、利用者の満足度も上げることができます。
メリット・デメリットや、サービスを選ぶポイントを理解して、自社にぴったりな導入方法を選びましょう。
料金回収業務を効率化できるのは、Web口座振替だけではありません。例えば、ＮＴＴファイナンスの回収代行サービスには、利用者ごとの入金状況の確認ができる機能も付属しています。
顧客満足度の向上も、自社の業務効率化も叶えるなら、ＮＴＴファイナンスの回収代行サービスの利用を検討してみてください。
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