学習塾におすすめの集金代行サービス4選！導入の流れと注意点も紹介

学習塾は限られた人数で運営されていることも多く、大勢の生徒の集金業務は大きな負担となりがちです。毎月の集金業務に時間を取られ、本来注力すべき教材づくりや生徒募集に時間を割けず、悩んでいる方も少なくありません。

そこで本記事では、学習塾での集金業務の負担軽減に役立つ、おすすめの集金代行サービスや導入ステップ、注意点を解説します。

なおＮＴＴファイナンスでは、学習塾と保護者の間にＮＴＴファイナンスが入り、月謝の請求から入金確認・回収までを代行する「回収代行サービス」を提供しています。

ＮＴＴグループならではの信頼感で保護者の方にも安心感を与えられる「回収代行サービス」については、下記のバナーをクリックのうえ、資料をダウンロードしてチェックしてみてください。

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集金代行サービスを選ぶ際の3つのポイント

集金代行サービスとは、企業や店舗に代わり顧客からの料金回収を業者が代行するサービスです。

学習塾の場合、保護者からの月謝を代行サービス業者が集金し、塾に入金するまでの一連の業務を担います。

本章では、集金代行サービスを選ぶ際の主なポイント3つを紹介します。

1. 豊富な決済方法に対応しているか

2. 学習塾での導入実績があるか

3. 問い合わせ対応やサポート体制が整っているか

学習塾に集金代行サービスを導入する際は、塾側だけでなく保護者も安心して使えるサービスを選びましょう。

ポイント1.豊富な決済方法に対応しているか

集金代行サービスは、対応している決済方法がそれぞれのサービスによって異なります。

例えば、口座振替やクレジットカード払いだけに対応しているサービスもあれば、バーコード決済や電子マネー決済など、幅広く対応しているものまでさまざまです。

近年はバーコード決済や電子マネーによる決済を希望する保護者も増えています。

多様な保護者のニーズを考慮し幅広い決済方法を提供しているサービスを選べば、保護者の満足度アップに貢献でき、支払忘れの軽減にもつながります。

ポイント2.学習塾での導入実績があるか

学習塾への導入実績があるかどうかも、集金代行サービスを選ぶポイントの一つです。

下記のように、塾ならではの複雑な請求形態に対応できるかどうかを判断材料にしましょう。

学習塾特有の請求形態にスムーズに対応できる業者であれば、導入後の塾側の負担も少なくなります。

スムーズな運用のためにも、Webサイトや資料請求、問い合わせ、実際に導入した「お客さまの声」などを活用・チェックし、学習塾への導入実績の有無を確認しておきましょう。

ポイント3.問い合わせ対応やサポート体制が整っているか

導入後にトラブルが起きた際、迅速に対応してもらえるかどうかは重要です。

メール以外にも電話やチャットのような複数の問い合わせ手段があるか、土日祝日の対応可否、保護者からの問い合わせへの対応など、どのようなサポートをどこまでしてもらえるのかを事前に確認しておきましょう。

本章では、集金代行サービスを選ぶポイントを3つに絞って解説しましたが、下記のお役立ち資料では全部で6つのポイントをご紹介しています。

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学習塾におすすめの集金代行サービス4選

本章では、学習塾におすすめの集金代行サービスを4つ紹介します。

※サービス名をクリックすると該当ページにジャンプします

それぞれのサービスを詳しくみていきましょう。

サービス1.回収代行サービス

「回収代行サービス」は、30種類以上の決済方法に対応しているＮＴＴグループの集金代行サービスです。請求情報さえ作成すれば、塾に代わりＮＴＴファイナンスが保護者に月謝の集金を行います。

国内の主要な金融機関に対応しているため、保護者が使い慣れた口座を選べるのも魅力です。30種類以上の豊富な決済手段で回収率アップにも貢献する「回収代行サービス」の詳細は、下記のバナーをクリックのうえ資料をダウンロードしてご確認ください。

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サービス2.JACCS 集金代行サービス

出典：https://www.syukindaiko.jp/

JACCS 集金代行サービスは、ジャックスの口座振替ネットワークを利用し、口座振替で代金を集金するサービスです。

基本は口座振替ですが、口座振替依頼書が不要になるインターネット口座振替受付サービスもオプションにて対応しています。

サービス3.アプラス 集金代行サービス

出典：https://syukin.aplus.co.jp/

アプラス 集金代行サービスは、SBI新生銀行グループが提供しているサービスです。

とある学習塾では、集金率が約11％アップの99.3％になった事例も報告されており、集金率アップと業務効率化が期待できます。

サービス4.リコーリース 集金代行サービス

出典：https://www.rl-shukin.jp/

リコーリースの集金代行サービスは、導入実績が20,000社を超えるリコーグループの集金代行サービスです。

専用ソフト等の導入は不要で初期費用がかからず、Webサイト上で請求操作できるのが特徴です。

学習塾に集金代行サービスを導入する4つのメリット

集金代行サービスを導入すると、塾の運営におけるさまざまな負担を軽減できます。

主なメリットは、次の4つです。

集金代行サービスは塾経営を効率化し、生徒や保護者との関係強化にもつながります。

学習塾での集金代行サービスの導入前に知っておきたい3つの注意点

本章では、集金代行サービスの導入に関する注意点を3つに絞って解説します。

1. サービス利用料や各種手数料がかかる

2. 何をどこまで担ってもらうかを明確にする

3. セキュリティ面のリスクがゼロではない

導入前にこれらの注意点を把握し、サービス選定の際にお役立てください。

注意点1.サービス利用料や各種手数料がかかる

業務効率化や顧客満足度アップに貢献する集金代行サービスですが、導入・運用に際して次のような料金（※）が発生します。

※それぞれのサービスによって内容や呼び方が異なります

目先の手数料にとらわれると、集金の件数や金額で上限を超え追加の従量制課金が適用されることもあるため、総合的な判断が重要です。

1ヵ月間の集金件数や金額をあらかじめ算出しておくと、各サービスの費用感や適合性を比較しやすくなります。

集金代行サービスの手数料や料金相場については、下記の記事で詳しく紹介しているので、併せてご覧ください。

サービス導入後の予期せぬトラブルや混乱を招かないためにも、集金代行業者に「何をどこまで担ってもらうか」を明確にしておくのがおすすめです。確認すべき内容は下記を参考にしてください。

集金代行サービスでは、保護者の個人情報や銀行口座など重要な情報を扱うため、情報漏洩のリスクに十分配慮する必要があります。

集金代行業者が、万全なセキュリティ対策を施しているかのチェックは不可欠です。チェックすべき項目を下記にまとめましたので、見積もりや問い合わせの際の参考にしてください。

こうしたチェックを行うことで、安心して集金業務を任せられる信頼性の高いパートナーを選べます。

学習塾に集金代行サービスを導入する際の流れ

本章では、集金代行を導入する際のおおまかな流れをまとめました。

1. サービスの選定

2. 契約・申し込み手続き

3. 書面やメールによる保護者への案内

4. サービス開始

スムーズな運用につなげるために流れを把握しておきましょう。

ステップ1.サービスの選定

まず、サービスの選定を行います。学習塾向けのプランや料金・導入実績・サポート体制などを比較するために、Webサイトから情報収集や資料請求を行い、複数のサービスを比較検討しましょう。

初期費用・月額費用・手数料・対応可能な決済手段などの詳細を一覧化しておくと比較しやすくなるのでおすすめです。

気になるサービスには、下記のような塾特有の請求パターンについても確認してみましょう。

この時点で、希望の請求パターンの対応ができるサービスかどうかを確認しておくと安心です。

ステップ2.契約・申し込みの手続き

サービスを選定したら、必要書類をそろえて申し込みの手続きに進みます。契約を締結する前に、契約期間の縛りや途中解約時の条件なども忘れずに確認するのがポイントです。

契約を締結したら、必要に応じて請求システムや塾の生徒管理システムとの連携を進めます。生徒情報や請求データのフォーマットを整え、スムーズな運用に向けた準備を行いましょう。

ステップ3.書面やメールによる保護者への案内

次は、サービス開始に向けて下記のような内容を書面やメールで保護者に説明しましょう。

要望があれば、保護者からの質問に回答する説明会の場を設けることも検討し、保護者の不安を取りのぞけるよう注力します。

図を用いた資料やよくある質問も紹介しつつ、サービスの利用案内や申込書を配布するのがおすすめです。その後、保護者が申込書に銀行口座情報などを記入し、塾へ提出する流れが一般的です（オンライン入力による申し込みの場合もあり）。

ステップ4.サービス開始

申込書をとりまとめたらその情報を塾または代行業者がシステムに入力し、手続きは完了です。

その後、トラブルを避けるためテスト入力による運用を実施し、本稼働へと進むケースも存在します。

多くの場合、集金代行サービスによる実際の集金業務は翌月以降の開始です。あらかじめ設定した指定日に合わせ、請求と回収がスタートします。

回収フェーズでは、集金代行業者が保護者から口座振替などの決済方法で集金。その後、回収された月謝は塾の指定口座に入金される流れです。

塾の管理画面からは、リアルタイムで入金状況が確認できるようになります。

ちなみに下記の記事では、ＮＴＴファイナンスの集金代行サービスを導入して、月に約2営業日かかっていた集金業務が1時間になった塾の事例を紹介しています。

学習塾ならではの集金トラブルにお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

学習塾の運営に集金代行サービスを活用し本来の業務に注力しよう

学習塾の運営において、集金業務は毎月の請求作業や入金確認、保護者への対応など、信頼関係にもつながる大切な業務です。ミスが起きないよう、慎重な対応が求められます。

負担が大きい集金業務を代行業者に任せることで、心理的にも余裕が生まれ、教育の質向上や新規生徒の集客、講師の育成といった本来注力すべき業務に集中できます。学習塾が提供する授業の質がアップし、生徒や保護者からの満足度や信頼感の向上にもつながる点も、サービスを利用するメリットです。

なお、ＮＴＴファイナンスが提供する「回収代行サービス」は、請求データの作成から入金消込、未集金管理まで、一連の集金業務を自動化できるサービスです。

ＮＴＴグループの長年の実績と信頼感で利用者も安心の「回収代行サービス」の詳細は、下記バナーをクリックのうえ、資料をダウンロードしてご確認ください。

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