入金管理システムで効率化！13サービスの比較や選び方、導入事例を解説

入金管理システムとは、企業のキャッシュ管理のサポートをするシステムのことです。手間がかかるうえに、正確さが求められる入金管理業務の一部を自動化できるので、業務の効率化やミスの防止に役立ちます。

本記事では、入金管理の基本的な業務内容をふまえたうえで、入金管理システムを導入するメリットや選び方、代表的なサービスを解説します。

なお、請求管理や入金消込作業が担当者の負担になっていて、「すぐにでもシステム導入を検討したい」という場合は、NTTファイナンスが提供する、「楽々クラウド決済サービス」がおすすめです。

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入金管理システムとは？主な機能や導入が必要な理由

入金管理システムとは、企業の入金状況を効率的に把握・管理するためのツールです。経理業務において欠かすことのできない未入金の管理や消込といった作業を自動化できるので、経理担当者の負担を軽減する効果が見込めます。

なお入金管理とは、サービスや商品の提供などの対価として取引先に請求した金額に対し、入金予定日までに入金があったかを確認する一連の業務を指します。企業のキャッシュフローを健全に保つために重要な業務です。

入金管理システムの主な機能

サービスによって異なりますが、入金管理システムの主な機能は下記のとおりです。

入金管理システムには、インターネットを介して利用する「クラウド型」と、 自社のサーバーにシステムをインストールして利用する「オンプレミス型」があります。

「クラウド型」はコストやメンテナンスの手間を抑えて導入できる一方、「オンプレミス型」はカスタマイズやセキュリティ体制の構築のしやすさが魅力。自社の状況に合わせて検討するのがおすすめです。

入金管理システムが必要な理由

入金管理業務には、手間やミスが発生しやすい複雑な作業が多く、業務効率化が求められています。

例えば、経理部門が直面する主な課題は下記のとおりです。

経理部門が抱える課題をふまえると、業務効率化と正確性の向上のためにも入金管理システムの導入は必要といえます。

入金管理システムとExcelでの管理の違い

現状、Excelを使用して入金管理を実施している企業もあるでしょう。システムとExcelの管理方法のメリットやデメリットを、下記のとおり比較しました。

〇優れている、または有利・△条件次第で有利になる可能性がある・×不得手、または不利

Excelはほとんどの企業で標準的に導入されており、新たなコストをかけずに管理できるため活用している企業も多いのが特徴です。関数やマクロを活用すれば、企業のニーズに合わせてカスタマイズできる点もメリットです。

ただし、Excel管理では自動化や入金状況のリアルタイム反映はできないため、手作業での更新が必要です。手作業ゆえに人的ミスやセキュリティに注意する必要があります。

入金管理システムを導入するメリット

続いて、入金管理システムを導入する4つのメリットをご紹介します。

1. 自動化による入金消込作業の効率化・人的ミスの軽減
2. 業務効率化によるコスト削減
3. 迅速な入金状況の把握と債権管理の効率化
4. 強固なセキュリティの構築

メリットを知ることで現在の業務課題が整理され、自社に合った導入計画の資料としても活用できます。

メリット1.自動化による入金消込作業の効率化・人的ミスの軽減

入金管理システムは、銀行口座や請求データと自動で連携し、煩雑な入金消込作業を効率化できます。

正確で迅速な処理が可能になるため、手作業による人的ミスにお悩みなら有効な手段です。

メリット2.業務効率化によるコスト削減

入金関連の業務が自動化されることで、従来必要だった人手を他の業務に充てて、人的コストを削減できる場合があります。

またオンライン決済と連携することで、入金状況や未回収分管理の効率化も可能に。経理部門全体の生産性が向上し、全社的なコスト最適化が期待できます。

メリット3.迅速な入金状況の把握と債権管理の効率化

システム導入により、ダッシュボードなどで入金状況をリアルタイムに確認できるようになります。未入金や遅延入金の早期発見につながり、迅速な対応がとれるようになる点がメリットです。

未回収債権の把握や催促対応を迅速に対応できるようになれば、キャッシュフロー管理の精度向上につながります。特に複数の取引先がある企業にとっては、大きなメリットです。

メリット4.強固なセキュリティの構築

入金管理システムの多くは最新のセキュリティ技術を採用しているため、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐ仕組みが整っています。

クラウド型のサービスの場合、データの転送時や保存時に高度な暗号化技術が使用されるため、第三者によるデータの盗聴や改ざんを防ぐ効果も。従業員ごとにアクセス権限を設定できるシステムなら、情報漏洩をさらに防ぎやすくなります。

入金管理システムを選ぶ際の4つのポイント

入金管理システムは商品によって対応業務や機能がさまざまです。自社に合うシステムを選ぶために、下記の項目をチェックしましょう。

1. 効率化したい業務をカバーできるか
2. 既存のシステムとの連携が可能か
3. イレギュラーな入金への対応にも対応できるか
4. 導入効果がコストに見合うか

ポイントを押さえてシステム選定の失敗を防ぎ、スムーズな運用につなげてください。

ポイント1.効率化したい業務をカバーできるか

まずは事前に自社のニーズを整理したうえで、システムの対応業務を確認します。

入金管理は法律に則って行う必要があるため、法改正に自動対応できるシステムなのかも確認しておくとよいでしょう。

ポイント2.既存のシステムとの連携が可能か

すでに使用している会計システムや銀行口座などと連携できるか、という観点も重要です。

連携していないシステムの場合、導入してもシステム間のデータ移行を手作業で行う手間が発生するため、作業効率が低下するおそれがあります。

データの連携方法は主に2種類です。「API連携」はシステム間でデータを自動的に連携する方法で、「CSVファイル連携」はデータをCSVファイル形式で出力・入力する方法です。データ反映の速度やセキュリティ面を重視するなら、自動で連携できるAPI連携を検討しましょう。

ポイント3.イレギュラーな入金にも対応できるか

入金額の間違いやクレジットカードの期限切れなど、イレギュラーな入金に対応できるかどうかも確認しておきましょう。

イレギュラーな入金に対応できないと、結局手作業での確認・消込を行うことになります。イレギュラーな入金を自動で検知し、一覧として抽出できる機能があると便利です。

ポイント4.導入効果がコストに見合うか

固定費か変動費か、また従量制か定額制かなど、まずは料金体系を確認します。そのうえで単純に料金体系を確認するだけでなく、システム導入によるコスト削減効果も事前に把握しておくと真の導入効果を把握できます。

初期設定費用や追加オプション費用など、隠れコストにも注意しましょう。

入金管理システム導入までの流れ

入金管理システムを導入する大まかな流れは、下記のとおりです。

手順を把握して、導入時期の見通しを立てておきましょう。

【タイプ別】入金管理システム13選

入金管理システムは、対応可能な業務範囲に応じて大まかに下記の4タイプに分けられます。自社の課題に応じて、効率化したい業務をカバーするサービスを選びましょう。

請求代行サービスの付帯機能で入金消込ができるタイプ

普段、請求業務に時間がかかっているなら、請求代行サービスの導入を検討しましょう。本章では、請求代行サービスの付帯機能として入金消込まで自動化できるシステムをご紹介します。

システム1.回収代行サービス

NTTファイナンスの「回収代行サービス」は、請求データの作成から入金管理までを一括して代行し、企業の業務効率化を支援するサービスです。

多くの決済手段の中でも、「電話料金合算」はNTTファイナンスオリジナルであり、NTTグループの各種通信料金と一緒にお支払いいただける便利なサービスです。個別の決済忘れや支払い遅延のリスク軽減に役立ちます。

インボイス制度にも対応している「回収代行サービス」の詳細は、下記のバナーをクリックのうえ、資料をダウンロードしてご覧ください。

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システム2.Paid

出典：https://paid.jp/

Paidは、請求書発行から回収までの請求業務を代行する企業間の決済サービスです。

万が一、未入金が発生した場合でも代金を100％保証してくれるため安心です。

請求書発行システムの付帯機能で入金消込ができるタイプ

次に、請求書発行システムの付帯機能として入金消込まで自動化できるシステムをご紹介します。請求書発行業務から入金管理までの効率化を図るなら、請求書発行システムの導入を検討してみましょう。

システム1.楽々クラウド決済サービス

楽々クラウド決済サービスは、NTTファイナンスが提供するクラウド型決済管理システムです。

クラウド上で管理している情報に収納状況が自動反映され、顧客情報や入金状況をクラウド上で一覧にして閲覧できるため、ひと目で未入金の確認が行えます。 特に、多数の顧客に対して定期的な請求が発生する企業におすすめです。

毎月の請求額計算・金融機関へのデータ送付・請求書の印刷・封入などを自動化し、担当者の負担軽減にもつながる「楽々クラウド決済サービス」の詳細は、下記からサービス資料をダウンロードのうえご確認ください。

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システム2. 請求管理ロボ

出典：https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/

請求管理ロボは、請求書の作成から送付、入金確認、催促までの一連のプロセスを自動化するクラウド型請求管理システムです。

電話やオンラインで、実際の画面を共有しながら請求業務の相談や操作デモなどのサポートを実施しています。

システム3. 楽楽明細

出典：https://www.rakurakumeisai.jp/

楽楽明細は、請求書や納品書、支払明細などの帳票をWEB上で自動発行できるクラウド型電子請求書発行システムです。

郵送を希望する取引先のために、郵送依頼も受け付けており、郵送の件数が少なくても、1通198円～という低価格で依頼ができる点も特徴です。

システム4. eSeikyu

出典：https://www.net-land.co.jp/products/225

eSeikyuは、請求書の発行から入金管理までを一元的に管理する請求管理サービスです。

紙ベースでの請求書発行にも対応しており、ワンタッチで社印画像が刷り込まれた請求書を作成することができます。

システム5. MakeLeaps

出典：https://www.makeleaps.jp/

MakeLeapsは、すべての機能が30日間無料で試せるクラウド型の請求管理サービスです。

「最低限の機能だけ使いたい企業」や「取引先は少ない企業」など、規模に合わせた4つのプランから選べる点も特徴です。

システム6. freee請求書

出典：https://www.freee.co.jp/invoice/

freee請求書は、請求書の見た目を“そのまま”一括送付・発行・送付～入金消込まで自動化できるサービスです。

チャットやメール、体系的に請求書やインボイス制度を学びたい方向けのヘルプページなど、充実したサポート体制が整っています。

システム7. BtoBプラットフォーム 請求書

出典：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp

BtoBプラットフォーム 請求書は、国内利用者数No.1（※）の請求書クラウドサービスです。

（※）2023年6月時点　東京商工リサーチ調べ

紙やPDFでの請求書をやり取りしている取引先にも、郵送代行サービスやAI-OCRなどの利用で、電子請求書（WEB請求書）で一元管理することも可能です。

なお当サイトでは、請求書発行システムの比較記事も掲載しています。請求書発行システムの導入を検討しているなら、こちらもあわせてご確認ください。

販売管理業務全体を管理するタイプ

営業から経理まで、部署をまたいで業務や情報を一元管理したい企業におすすめなのがERPや販売管理システム。今回はそのなかでも、入金消込や債権管理の機能が一体となったものをご紹介します。

システム1.販売管理システムAlly

出典：https://www.d-tide.co.jp/ally/

販売管理システムAllyは、包括的な販売管理ソフトウェアです。見積りや受注、出荷、納品、請求、入金といった一連の流れを管理できます。

多様な契約形態に対応し、契約の情報をデーターベース化します。また、請求や売上計上タイミングの設定や計上先・請求書送付先・納品先の柔軟な設定が可能です。

システム2. ProActive

出典：https://proactive.jp/

ProActiveは、クラウドERPソリューションのひとつです。ERPとは基幹システムとも呼ばれ、ヒト・モノ・カネ・情報の経営資源を一元管理できるシステムを指します。

事前定義が不要なため、請求書フォーマットが異なっている場合でも、請求日付・請求書番号・金額などの情報をデータ化します。

入金消込〜債権管理業務に特化したタイプ

最後に、入金消込〜債権管理業務に強みをもつシステムをご紹介します。

消込作業と債権管理に特化しているサービスなので、価格を抑えてスモールスタートできるところが魅力。すでに請求書発行サービスや販売管理システムを導入している企業におすすめです。

システム1.V-ONEクラウド

出典：https://www.r-ac.co.jp/

V-ONEクラウドは、入金消込および債権管理に特化したクラウド型システムです。AIを活用して入金データと請求データを自動照合し、手作業による消込作業の手間を削減できます。

豊富な学習機能や照合ロジックの活用で、振込手数料の自動計算や科目をまたいだ自動照合などがワンボタンで完結できます。

システム2.債権奉行クラウド

出典：https://www.obc.co.jp/bugyo-cloud/saiken

債権奉行クラウドは銀行入金データの自動取得や、学習機能を使った細やかなマッチングにより入金消込・照合業務を自動化するクラウド型システムです。

国内ほぼすべての金融機関から入金情報を自動取得できるため、入金状況がスピーディーに可視化できます。

入金管理システムの導入事例

最後に、入金管理システムの導入により業務効率化を達成した事例として、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」で入金管理の課題解決に取り組んだ企業を紹介します。

株式会社はまなすインフォメーション様は、北海道岩見沢市のICT管理施設運営やデータセンター事業などを手がける第三セクター企業です。

NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」を導入し、1つのシステム上で顧客管理・請求管理・入金管理が完結するようになりました。

業務効率化と管理体制の強化を実現した株式会社はまなすインフォメーション様は、さらなる地域貢献と事業拡大をめざしています。

NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、顧客管理から料金請求・回収までワンストップのオールインワン型クラウドソリューションです。

手動で実施していた収納後の消込処理も自動で反映できるので、手間がかかっていた入金管理業務も効率化できます。自治体・学習塾・Web制作会社など幅広い業種で選ばれているサービスです。

当サイトでは、入金管理の負担を軽減する「楽々クラウド決済サービス」と「回収代行サービス」の2大サービスの導入事例集を無料で配布しています。

実際の取り組みから得られる、業務改善の具体的なノウハウが詰まっているので、入金管理の効率化や負担軽減のヒントとして、お役立てください。

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業務効率化をめざすなら、入金管理システムを活用しよう

正確性が求められる入金管理業務を効率化するには、入金管理システムを活用するのがおすすめです。自社のニーズや課題を把握して、適切なシステムを選びましょう。

請求管理の効率化なら、30以上の決済手段を提供できるNTTファイナンスの「回収代行サービス」がおすすめです。

さらに顧客管理も効率化するなら、回収代行サービスに顧客管理機能を加え、請求→回収→入金管理までの一連の関連業務をクラウド上で提供する「楽々クラウド決済サービス」もお役に立ちます。

当サイトでは、両サービスの詳細や、お悩み別の解決提案を解説した資料を無料で配布しています。両サービスを見比べたい方は、下記のバナーをクリックのうえ、お気軽に資料をダウンロードしてください。

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