PTA会費の集金方法で失敗しない！押さえるべき3つの課題と対策

PTA会費の集金では、多額の現金管理の負担や未納の保護者への対応など、さまざまな課題に直面します。

そこで本記事では、PTA会費の主な集金方法や、集金にまつわる課題・対策をまとめました。

トラブル回避に役立つ情報も紹介するので、現在の集金方法を見直したい方だけではなく、これから集金担当になる方にも役立つ内容です。

記事の最後には、PTA会費集金のお知らせに活用できる例文も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

なお、下記の記事では集金を効率良くこなすための3つのコツを紹介しています。PTA会費の集金にも共通する内容になっていますので、併せて参考にしてみてください。

PTA会費の集金方法4選！それぞれのメリット・デメリットも紹介

まずは、PTA会費の主な集金方法4つをメリット・デメリット併せて紹介します。

ちなみに、下記の記事では会費を集金する4つの方法のメリット・デメリットだけでなく、会費の集金を効率化する3つのコツについても紹介しています。具体的なコツを知って活用したい方は、併せてご覧ください。

集金方法1.現金

現金による集金は、保護者同士や役員間のコミュニケーションを深める機会として、対面を重視している地域で好まれます。

「前年度も同じだったから」と、従来のやり方を変えることへの抵抗感から、現金集金を続けているケースもあります。

現金の集金では担当するPTA役員が集金日に学校へ行き、教室などで集金するケースが一般的です。

集金方法2.口座振替

給食費や教材費が口座振替の場合、PTA会費の集金も同じく口座振替で行われる場合が多くあります。

集金方法3.銀行振込

銀行振込の際には、子どもの名前・学年・クラス・出席番号などを入力します。
入力されたデータを会員情報と照合する作業が必要です。

感染症の影響から保護者が学校に立ち入る機会を減らすため、PTA会費の集金方法を振込に変更したケースもあります。

集金方法4.電子決済（バーコード決済・電子マネーなど）

キャッシュレス化の普及を積極的に進めている学校では、PTA会費の集金もキャッシュレス化に前向きです。

キャッシュレス決済には、交通系のICカードなど電子マネーによる決済・バーコード決済・スマートフォン決済などがあります。

ちなみに、下記の記事ではPTA会費だけでなく、学校集金のキャッシュレス化について詳しく解説しています。

学校の集金をキャッシュレスにして効率化できる3つのサービスも紹介していますので、どのようなサービスがあるのか気になる方は、併せてチェックしてみてください。

PTA会費の集金方法における課題と対策

PTA会費の集金では、方法によってさまざまな課題に直面します。ここでは、下記3つの課題と対策について取り上げます。

1. 現金回収のリスクと手間
2. 未納者への対応の負担
3. 集金役員への依存

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.現金回収のリスクと手間

集金袋を使用して現金を集める場合、「中身が入っていない」「もらった・もらわない」など、受け渡しのトラブルや現金紛失のリスクが課題です。

こうしたトラブルを防ぐには、下記のような対策があります。

学校の規模にもよりますが、PTA会費の集金は数百人以上の規模になるため、どうしても金額が大きくなりがちです。

多額の現金を扱うので、トラブル防止の対策を役員全員で共有し徹底するようにしましょう。

2.未納者への対応の負担

集金方法が現金であれ口座振替であれ、入金や振込忘れなどでPTA会費の未納者が発生するおそれは常にあります。

未納者に直接連絡を取る担当者の負担や、対応方法による人間関係への配慮が必要となることが課題です。

未納者への対応のポイントとしては下記を参考にしてください。

保護者の入院などで、すぐに対応が難しい事情があることも理解しておきましょう。

未納の連絡は、対面で行うとその後の関係悪化につながる場合もあるため、メールや手紙、ツールなどを使い慎重に進めるのがおすすめです。

下記の記事では「会費の集金に関するQ＆A」を紹介しています。会費集金用や督促の例文も記載しているので、集金のお知らせや督促メールの文面にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

3.集金役員への依存

PTA会費の集金はPTAが行うべきとされていますが、実際には特定の役員に大きく依存している場合が多く、負担が集中しがちです。

参考：一般社団法人全国PTA連絡協議会「PTAでのコンプライアンス 3. 会計」

集金日には学校へ出向いて集金や集計、未納の確認といった作業があります。

PTA会費の集金は扱う金額が大きく、管理や処理を担当するPTA役員の時間的・精神的な負担が大きいことも課題です。その負担の大きさが、次年度の役員が集まりにくくなる原因の一つにもなっています。

また、役員は子どもの入学や卒業に合わせて交代していくため、引き継ぎを考慮した充実したマニュアルづくりが必要です。

具体的には、下記のような対策を検討しましょう。

PTA会費の集金は、集金の対象が顔見知りや同級生の保護者のケースも多いため、督促の際は言葉遣いなどにも配慮が必要です。

対応を間違えると、その後の保護者としての関係や子どもの友人関係にも影響を及ぼしかねません。

PTA役員の精神的な負担を軽減するには、PTA会費の集金方法として外部委託サービスの活用がおすすめです。

なお当サイトでは、給食費に外部委託サービスを導入したケースを紹介しています。PTA会費の集金代行サービスの導入に向けても参考になる内容なので、ぜひご覧ください。

PTA会費の集金の課題を解決する2つの「外部委託サービス」

本章では、PTA会費の集金の課題を解決する方法として活用できる「外部委託サービス」を2つ紹介します。

1. 回収に特化した回収代行サービス
2. 集金業務全般を代行する集金代行サービス

図解を見ながらサービス内容を確認してみましょう。

サービス1.回収代行サービス

▲例：NTTファイナンスの回収代行サービスの場合

回収代行サービスは、サービスを導入する企業や団体とエンドユーザーの間に委託業者が入り、代わりに料金を回収してくれるサービスです。

例えば、NTTファイナンスが提供している「回収代行サービス」は、請求情報を登録するだけで、NTTファイナンスがPTAと保護者の間へ入り、料金を代わりに回収します。

入金状況は管理画面上で確認できるので、PTA役員の方が入金状況を確認する負担が軽減されます。

下記のように決済方法が豊富な点もメリットの一つです。

口座振替を含む30種類以上の決済手段を提供できるため、保護者にとっても好みの支払い方法を選択でき、利便性が向上します。

自治体や学習塾・スポーツスクールなど、さまざまな業種で導入されている本サービスの詳細は、下記のバナーをクリックのうえ、資料を無料ダウンロードしてチェックしてみてください。

※本サービスは、学校または自治体を通じて契約を行う必要があります。PTA単独での契約は対象外となりますので、まずは学校や自治体のご担当者様にご相談ください。

＼ 国内の主要決済手段に対応！ ／

▲1分でダウンロード完了！

なお、下記の記事では回収代行サービスについて、さらに詳しく解説しています。4つの種類や特徴についても紹介しているので、併せてチェックしてみてください。

サービス2.集金代行サービス

▲例：NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」の場合

集金代行サービスは、集金業務を丸ごと任せられるサービスです。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、事前に登録したPTA会員の情報をもとに、毎月の請求金額を自動計算して請求・回収します。

PTA会費の集金だけでなく、教材費などの徴収金も扱えるため、PTA役員はもちろん学校教員の手間を省いて、集金業務の効率化が期待できます。

クラウド管理で、保護者の情報や未回収状況が一元管理でき、インターネット環境があれば手軽に短期間で導入できるのもメリットです。

具体的な活用方法や導入事例を知りたい方は、下記のバナーをクリックのうえ、活用ガイド資料をダウンロードしてください。

※本サービスは、学校または自治体を通じて契約を行う必要があります。PTA単独での契約は対象外となりますので、まずは学校や自治体のご担当者様にご相談ください。
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【補足】PTA会費集金のお知らせ例文集4選

最後に、補足としてPTA会費集金のお知らせに関する例文を紹介します。

集金方法の変更など、どのような文面にするか悩んでいるPTA役員の方は、下記を参考に状況に合わせて適宜調整してご活用ください。

1. 現金集金のお知らせ例文
2. 口座振替のお知らせ例文
3. 銀行振込のお知らせ例文
4. 電子決済（バーコード決済・電子マネーなど）のお知らせ例文

1.現金集金の例文

2.口座振替の例文

3.銀行振込の例文

4.電子決済（バーコード決済・電子マネーなど）の例文

PTA会費の集金方法を効率化して負担軽減を図ろう

PTA会費の集金は、学校の規模にもよりますが生徒数が多ければ会員の数も数百人以上の規模になります。

集計や照合、未納に対する対応など、担当する役員の負担を軽減するためにも代行サービスの活用がおすすめです。

とはいえ、数ある中から「どのサービスを選べばいいかわからない」「知らない会社に任せるのは不安」と感じる方も多いかもしれません。

そのような方のために、当サイトでは「回収代行サービスの失敗しない選び方」のお役立ち資料を無料で配布しています。

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